Level 1: "What" (e.g., manual) Lev

Level 1: "What" (e.g., manual)
Level 2: "How" (e.g., procedures and work instructions)
Level 3: "Evidence" (e.g., forms and records)

It is important to note that a document gives you information on what you should do to comply with the requirements of the system. A record tells you what actually did happen. The term data refers to electronically stored infor- mation/documentation and any related information (price lists, etc.) in paper or computerized format.
Manual. The manual should indicate how the organization intends to meet the requirements. The level of detail provided must be sufficient to describe the operation of the system. The manual may contain the required level of detail or may refer the user to more detailed procedures, instructions, process information, and plans. The following are key components of the MCS
manual:


• MCS policy, objectives, and targets
• list of significant risks (or reference to where they can be found)
• description of management programs
• organizational structure for MCS
• responsibility and authority for MCS system (could include job specifi-
cations of the key personnel)
• definition of how the manual is actually controlled
• reference to where other documentation (e.g., procedures, work instruc-
tions, etc.) are stored and what they address
• document structure for your company (priority of documents in use)

It is very important to remember that the company's systems manual and other documents are user friendly (i.e., they should be easy for your person- nel to use). This can be achieved by providing plentiful references, and menus, telling the user how to read it and how to find the information that they want.
It will be important to assess the overlap between the organization's MCS manual and other systems, for example, Environmental and Quality as per Section 9.1.3, Table 9.1, of this book. Typically integrated management system manuals cover Sections 4.1 to 4.20 of ISO 9001 and 4.1 to 4.6 of ISO 14001 (Note: ISO 14001 does not specifically require that the documented system be collated into one system manual).
Procedures. There is a set of written instructions in an agreed and controlled format that defines how specific operations, departments or functions are performed or operate. The procedures should be written to define how each function that can effect on the MCS could be controlled. The procedures should be short, simple, and concise as possible and user friendly. It is accept- able that you have as your procedures, flow charts as well as written proce-

Kết quả (Việt) 1:

Level 1: "cái gì" (ví dụ: hướng dẫn sử dụng) Level 2: "Thế nào" (ví dụ, thủ tục và hướng dẫn công việc) Cấp độ 3: "bằng chứng" (ví dụ, các hình thức và các hồ sơ) Nó là quan trọng cần lưu ý một tài liệu cung cấp cho bạn thông tin về những gì bạn nên làm để tuân thủ các yêu cầu của hệ thống. Một kỷ lục sẽ cho bạn biết những gì thực sự đã xảy ra. Dữ liệu cụm từ dùng để chỉ điện tử lưu trữ thông tin-mation/tài liệu hướng dẫn và bất kỳ liên quan đến thông tin (danh sách giá cả, vv) trong giấy hoặc trên máy vi tính định dạng. Hướng dẫn sử dụng. Hướng dẫn sử dụng nên chỉ ra cách thức tổ chức dự định để đáp ứng các yêu cầu. Mức độ chi tiết được cung cấp phải đủ để mô tả các hoạt động của hệ thống. Hướng dẫn sử dụng có thể chứa các yêu cầu mức độ chi tiết hoặc có thể chỉ người dùng chi tiết hơn về các thủ tục, hướng dẫn, xử lý thông tin và kế hoạch. Sau đây là các thành phần quan trọng của những MCS hướng dẫn sử dụng: • MCS chính sách, mục tiêu và mục tiêu • danh sách những rủi ro đáng kể (hoặc tham chiếu đến nơi mà họ có thể được tìm thấy) • Mô tả về chương trình quản lý • cơ cấu tổ chức cho MCS • trách nhiệm và quyền hạn cho hệ thống MCS (có thể bao gồm việc quí- cation của nhân sự chủ chốt) • định nghĩa như thế nào thực sự điều khiển tay • tham chiếu đến nơi các tài liệu khác (ví dụ, thủ tục, việc instruc - tions, vv) lưu trữ và những gì họ địa chỉ • cấu trúc tài liệu cho công ty của bạn (ưu tiên của các tài liệu sử dụng) Nó là rất quan trọng cần nhớ rằng hướng dẫn sử dụng hệ thống của công ty và các tài liệu khác là người dùng thân thiện (tức là, họ nên được dễ dàng cho bạn nel người sử dụng). Điều này có thể đạt được bằng cách cung cấp tài liệu tham khảo dồi dào và các menu, nói cho người sử dụng làm thế nào để đọc nó và làm thế nào để tìm thấy những thông tin mà họ muốn. Nó sẽ là quan trọng để đánh giá sự chồng chéo giữa các tổ chức MCS hướng dẫn sử dụng và các hệ thống, ví dụ, môi trường và chất lượng theo phần 9.1.3, bảng 9.1, cuốn sách này. Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý tích hợp thông thường bao gồm phần 4.1 để 4,20 của tiêu chuẩn ISO 9001 và 4.1 để 4.6 theo tiêu chuẩn ISO 14001 (lưu ý: ISO 14001 không cụ thể yêu cầu hệ thống tài liệu được chiếu vào hướng dẫn sử dụng một hệ thống). Thủ tục. Có một bộ các hướng dẫn viết trong một định dạng nhất trí và kiểm soát xác định các hoạt động cụ thể như thế nào, bộ phận hoặc chức năng được thực hiện hoặc hoạt động. Các thủ tục cần phải được viết để xác định cách mỗi chức năng có thể có hiệu lực trên các MCS có thể được kiểm soát. Các thủ tục cần được ngắn, đơn giản và ngắn gọn càng tốt và thân thiện. Nó chấp nhận - bảng xếp hạng flow có khả năng rằng bạn có làm thủ tục của bạn, cũng như văn proce -

Kết quả (Việt) 2:

Level 1: "Những gì" (ví dụ, hướng dẫn)
Cấp độ 2: "Làm thế nào" (ví dụ, các thủ tục và hướng dẫn công việc)
Level 3: "Bằng chứng" (ví dụ, hình thức và hồ sơ)

Điều quan trọng là cần lưu ý rằng một tài liệu cung cấp cho bạn thông tin về những gì bạn nên làm gì để thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống. Một hồ sơ cho bạn biết những gì thực sự đã xảy ra. Các dữ liệu thuật ngữ dùng để lưu trữ điện tử tin thông / tài liệu và các thông tin liên quan (bảng giá, vv) trong giấy hoặc định dạng máy vi tính.
Manual. Các hướng dẫn nên chỉ ra cách tổ chức cũng dự định để đáp ứng yêu cầu. Mức độ chi tiết được cung cấp phải đủ để mô tả hoạt động của hệ thống. Các nhãn hiệu có thể chứa mức độ yêu cầu của chi tiết hoặc có thể tham khảo những người sử dụng các thủ tục chi tiết, hướng dẫn, xử lý thông tin, và kế hoạch. Sau đây là những thành phần quan trọng của MCS
dẫn sử dụng:


chính sách • MCS, mục tiêu và mục tiêu
• danh sách các rủi ro đáng kể (hoặc tham chiếu đến nơi họ có thể được tìm thấy)
• Mô tả các chương trình quản lý
• Cơ cấu tổ chức cho MCS
• Trách nhiệm và quyền hạn cho hệ thống MCS (có thể bao gồm việc cầu kỹ thuật về
các ion dương của các cán bộ chủ chốt)
• định nghĩa như thế nào hướng dẫn được thực tế kiểm soát
• tham chiếu đến nơi khác tài liệu (ví dụ, thủ tục, làm việc instruc-
chức, vv) được lưu trữ và những gì họ giải quyết
• cấu trúc tài liệu cho công ty của bạn (ưu tiên các tài liệu sử dụng)

là rất quan trọng để nhớ rằng hệ thống của công ty hướng dẫn và các tài liệu khác là người dùng thân thiện (ví dụ, họ nên được dễ dàng cho nel Con người làm của bạn để sử dụng). Điều này có thể đạt được bằng cách cung cấp tài liệu tham khảo phong phú, và thực đơn, cho người dùng biết làm thế nào để đọc nó và làm thế nào để tìm thấy những thông tin mà họ muốn.
Nó sẽ rất quan trọng để đánh giá sự chồng chéo giữa MCS dẫn sử dụng và các hệ thống khác của tổ chức, ví dụ, môi trường và chất lượng theo mục 9.1.3, Bảng 9.1, trong cuốn sách này. Thông thường hệ thống hướng dẫn sử dụng quản lý tổng hợp bao gồm các mục 4,1-4,20 của tiêu chuẩn ISO 9001 và 4,1-4,6 ISO 14001 (Lưu ý: ISO 14001 không yêu cầu cụ thể mà các hệ thống tài liệu được chiếu vào trong một hệ thống hướng dẫn).
Thủ tục. Có một tập hợp các văn bản hướng dẫn trong một định dạng thống nhất và kiểm soát xác định cách hoạt động cụ thể, phòng ban hoặc các chức năng được thực hiện hoặc hoạt động. Các thủ tục cần phải được viết để xác định như thế nào mỗi chức năng mà có thể ảnh hưởng trên MCS có thể được kiểm soát. Các thủ tục nên ngắn gọn, đơn giản và ngắn gọn càng tốt và thân thiện. Đó là chấp nhận được rằng bạn đã làm thủ tục của bạn, fl ow bảng xếp hạng cũng như các văn bản proce-