OBSERVATIONS AND MANAGEMENT ACTION

OBSERVATIONS AND MANAGEMENT ACTION PLANS
1. Payment terms updated in SAP are not always consistent with the legal contract agreed with the logistics services vendors (Operational / Medium Priority)
Mondelēz Vietnam does not always ensure that payment terms updated in Vendor master and SAP Purchase Orders (POs) are in line with the agreements/ contracts entered into with the vendors. On review of agreements with the logistics services vendors, IA noted three vendors (~25% of all logistics services vendors) wherein there were mismatches between the payment terms agreed in the legal contracts and vendor master records / POs created in SAP Catalyst. Of these, payment terms in the vendor master records were incorrectly updated for two vendors which were replicated while creating the POs from the master records.
In case of two vendors (PO value - ~USD 80 k) the payment terms in POs created after implementation of SAP-Catalyst were lower than agreed in the legal contract (ranging up-to 30 days) whereas in one vendor (PO value – ~USD 10k) the payment terms were higher than agreed in the legal contract (higher by 10 days). Further, IA reviewed a sample of actual payments made to these two vendors having lower payment terms in the SAP-Catalyst and noted in case of one vendor there were actual early payments made up-to seven days as against the contractual due date, whereas in case of other vendor, no early payments were made as invoices were submitted for payments after the contractual due date.
Management represented that as part of transition to SAP catalyst, the vendor master and the open PO’s in the legacy SAP were updated / created by the migration team (HP) in SAP Catalyst and these were not always accurately updated resulting in some of the above exceptions.
The total value of PO’s raised on the logistics vendors for the review period amounted to USD 667K (pre-catalyst USD 297K and post-catalyst transition USD 370k) and the logistics expenses for YTD August 2016 amounted to ~ USD 1 MM.
Root cause (People)
For POs created by migration team
Absence of adequate validations performed by the buyers (procurement team) with respect to POs created in SAP by the Procurement Operations team.
For POs created by Procurement team
Lack of user discipline within the procurement team to ensure accurate payment terms are updated in the vendor master and at the time of creation and approval of POs in SAP.
Risk
Financial loss to the company on account of early payments made to the vendors.
Page 8 of 20
Delayed

Kết quả (Việt) 1:

QUAN SÁT VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG QUẢN LÝ1. thanh toán điều khoản Cập Nhật trong SAP là không luôn luôn nhất quán với các hợp đồng pháp lý đã đồng ý với các nhà cung cấp dịch vụ logistics (hoạt động / trung bình ưu tiên)Mondelēz Việt Nam không phải luôn luôn đảm bảo rằng Cập Nhật điều khoản thanh toán trong đại lý master và SAP đơn đặt mua hàng (POs) là phù hợp với các thoả thuận / hợp đồng nhập vào với các nhà cung cấp. Xem xét thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ logistics, IA ghi nhận ba nhà cung cấp (~ 25% của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần) trong đó có đã đồng ý mismatches giữa các điều khoản thanh toán trong hợp đồng pháp lý và hồ sơ tổng thể nhà cung cấp / POs tạo trong SAP chất xúc tác. Trong số này, điều khoản thanh toán trong hồ sơ tổng thể của nhà cung cấp không chính xác được Cập Nhật cho hai nhà cung cấp đã được nhân rộng trong khi tạo ra các POs từ các hồ sơ tổng thể.Trong trường hợp của hai nhà cung cấp (giá trị PO - ~ USD 80 k) điều khoản thanh toán tại POs tạo sau khi thực hiện SAP-chất xúc tác là thấp hơn so với thỏa thuận trong hợp đồng pháp lý (khác nhau, lên đến 30 ngày) trong khi trong một trong những nhà bán (giá trị PO-~ USD 10 k) điều khoản thanh toán đã cao hơn so với thỏa thuận trong hợp đồng pháp lý (cao hơn 10 ngày). Hơn nữa, IA nhận xét một mẫu thực tế các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp hai có điều khoản thanh toán thấp hơn trong các SAP, chất xúc tác và lưu ý trong trường hợp của một đại lý đã có thực tế đầu khoản thanh toán được thực hiện lên đến bảy ngày như chống lại do hợp đồng nay, trong khi trong trường hợp người bán hàng khác, không có thanh toán ban đầu đã được thực hiện như hoá đơn đã được gửi cho các khoản thanh toán sau khi đến hạn hợp đồng ngày.Quản lý đại diện cho rằng là một phần của quá trình chuyển đổi để SAP chất xúc tác, chủ nhà cung cấp và PO mở trong SAP di sản đã Cập Nhật / tạo bởi đội di chuyển (mã lực) trong SAP chất xúc tác và những đã không luôn luôn chính xác Cập Nhật kết quả trong một số trường hợp ngoại lệ ở trên.Tổng giá trị của PO của lớn lên trên các nhà cung cấp hậu cần cho giai đoạn đánh giá lên tới USD 667K (Pre-catalyst USD 297 K và sau chất xúc tác quá trình chuyển đổi USD 370 k) và các chi phí hậu cần cho YTD tháng tám 2016 lên tới ~ USD 1 MM.Nguyên nhân gốc (người)Nhất POs tạo ra bởi nhóm di chuyểnSự vắng mặt của đầy đủ validations thực hiện bởi người mua hàng (procurement team) đối với POs tạo trong SAP bởi nhóm hoạt động đấu thầu.Nhất POs tạo bởi đội ngũ đấu thầuThiếu kỷ luật người dùng trong đội đấu thầu để đảm bảo thanh toán chính xác điều khoản được Cập Nhật trong master nhà cung cấp và được thành lập và phê duyệt của POs trong SAP.Rủi roMất mát tài chính cho các công ty trên tài khoản thanh toán đầu tiên được thực hiện cho các nhà cung cấp.Trang 8 / 20Trì hoãn

Kết quả (Việt) 2:

QUAN SÁT VÀ KẾ HOẠCH QUẢN LÝ HÀNH ĐỘNG
1. Phương thức thanh toán được cập nhật trong SAP không phải luôn luôn phù hợp với hợp đồng pháp lý đồng ý với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần (hoạt động / trung ưu tiên)
Mondelēz Việt Nam không phải luôn luôn đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán được cập nhật trong tổng bán hàng và đơn đặt hàng mua SAP (PO) là phù hợp với các thỏa thuận / hợp đồng ký kết với các nhà cung cấp. Tổng kết các thỏa thuận với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần, IA ghi nhận ba nhà cung cấp (~ 25% của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần), trong đó có những sai lệch giữa các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng pháp lý và hồ sơ nhà cung cấp tổng thể / PO tạo trong SAP Catalyst. Trong số này, các điều khoản thanh toán trong hồ sơ chủ nhà cung cấp đã được cập nhật không chính xác cho hai nhà cung cấp mà đã được nhân rộng trong khi tạo ra các PO từ các hồ sơ tổng thể.
Trong trường hợp của hai nhà cung cấp (PO giá trị - ~ 80 k USD) các điều khoản thanh toán trong PO tạo ra sau khi thực hiện SAP-Catalyst thấp hơn so với thoả thuận trong hợp đồng pháp lý (dao động lên đến 30 ngày) trong khi ở một nhà cung cấp (PO giá trị - ~ USD 10k) các điều khoản thanh toán cao hơn so với thoả thuận trong hợp đồng pháp lý (cao hơn 10 ngày). Hơn nữa, IA xem xét một mẫu thanh toán thực tế được thực hiện với hai nhà cung cấp này có điều khoản thanh toán thấp hơn trong SAP-Catalyst và lưu ý trong trường hợp của một nhà cung cấp có khoản thanh toán đầu thực tế đã lên đến bảy ngày so với ngày hết hạn hợp đồng, trong khi ở trường hợp của nhà cung cấp khác, không có thanh toán ban đầu đã được thực hiện như là hoá đơn đã được nộp cho thanh toán sau ngày hết hạn hợp đồng.
Quản lý đại diện cho rằng như là một phần của quá trình chuyển đổi chất xúc tác của SAP, chủ nhà cung cấp và các PO mở của trong SAP di sản đã được cập nhật / tạo ra bởi các nhóm di cư (HP) trong Catalyst SAP và đó không phải lúc nào cũng chính xác cập nhật kết quả trong một số trường hợp ngoại lệ trên.
tổng giá trị lớn lên trên các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần cho các giai đoạn đánh giá của PO lên tới 667K USD (tiền chất xúc tác USD 297K và hậu chất xúc tác quá trình chuyển đổi USD 370k) và các chi phí hậu cần cho YTD tháng 8 năm 2016 đã lên đến ~ 1 MM. USD
nguyên nhân (nhân dân)
đối với các PO tạo ra bởi nhóm di cư
Thiếu kiểm chứng thực đầy đủ được thực hiện bởi những người mua (đội mua sắm) đối với các PO tạo trong SAP bởi nhóm hoạt động đấu thầu.
Đối với PO tạo ra bởi nhóm mua sắm
Thiếu dùng kỷ luật trong đội mua sắm để đảm bảo điều kiện thanh toán chính xác được cập nhật trong tổng thể nhà cung cấp và tại thời điểm tạo ra và phê duyệt các PO trong SAP.
rủi ro
mất mát tài chính cho công ty trên tài khoản thanh toán đầu thực hiện cho các nhà cung cấp.
trang 8 của 20
bị trì hoãn