I have two words to say to everyone

I have two words to say to everyone: I'm sorry.

I'm sorry I've been so swamped I haven't gotten back to you, either by phone or email. But mostly by email. It's a hard pill to swallow, as a while back, I wrote a post about the virtues of organization and getting back to people on time. I thought I had a great system--collecting all my emails at the end of the day and replying to them in a rapid fire succession. I would find that article I wrote for you except I'm too busy to look for it.

In the past few months, I've gone from busy to ... I don't even know what to call it. Stupid crazy busy? As you may have learned, I've started a business around ourRadiate podcast. The number of people I need to talk to has doubled, on top of a full-time job that thankfully--knock on wood--has been graciously understanding. But the insanity has to stop, which is why it piqued my interest to hear how one CEO controls his inbox before it controls him.

His name is Tom Patterson, the founder of Tommy John undershirts for men. You may have heard of them--they're like Victoria's Secret for men except their unmentionables are actually comfortable.

Tom and I commiserated on how, despite all these new messaging apps, the email tsunami continues. In the course of a year, he described how incoming emails went from 150 to close to 300 to 400 in a day as the business grew.

"There weren't enough minutes in a day to answer all of them," he said.

His novel solution? Don't answer them.

Starting late last year, Tom set up an automatic message to people that told them he wouldn't be checking email from the hours of 9 a.m. to 5 p.m. The reply looks like this:

I am currently checking email before 9am and after 5pm EST so there will be a delayed response. If this is urgent please call or text.
The result was remarkable: Tom was able to step back and "focus more on operations, strategy ... it allowed me to be more present and impactful," he said. "It forced me to delegate and empower others to respond."

Matters that seemed urgent resolved themselves without 200-plus emails flying across a "Reply All" terrain. Things that were really urgent warranted phone calls. And if Tom's people knew he was only to be interrupted for really important matters, they took it upon themselves to make their own decisions. None of that would have happened if Tom were available all the time by email to take care of every little detail.

"If anything, it's been great for people who know that I won't respond for a certain period of time," he said. "It makes people more comfortable. They stop wondering 'Did he get the email?' or 'Did it go to spam?' There's more certainty."

Tom said it took him a while to break the email addiction, but since he put the process in place, he now routinely and religiously checks his emails before 9 a.m. and just after 5 p.m. I can't imagine what cornucopia of messages lie in his inbox at the end of the day, but I assume if he's been doing this for several months, it's clearly working.

In an attempt to share more productivity hacks from similarly successful founders and CEOs, we've been busy asking our guests and management experts "What is Your Biggest Time-Saving Trick?" and you can check out a sampling of what we've been told in the Radiate video below.

Kết quả (Việt) 1:

Tôi có hai từ để nói cho mọi người: tôi xin lỗi.Rất tiếc vì tôi đã được swamped vì vậy tôi đã không nhận được trở lại với bạn, hoặc bằng điện thoại hoặc email. Nhưng chủ yếu là bằng email. Đó là một viên thuốc khó nuốt, như một khi trở lại, tôi đã viết một bài về những Đức tính của tổ chức và nhận được trở lại để mọi người vào thời gian. Tôi nghĩ rằng tôi đã có một hệ thống tuyệt vời - thu thập tất cả các email của tôi vào cuối ngày và trả lời họ trong kế nhanh chóng cháy. Tôi tìm thấy bài viết tôi đã viết cho bạn ngoại trừ việc tôi quá bận rộn để tìm nó.Trong những tháng gần đây, tôi đã đi từ bận rộn để... Tôi thậm chí không biết những gì để gọi nó. Ngu ngốc điên bận rộn? Như bạn có thể đã học được, tôi đã bắt đầu một doanh nghiệp xung quanh thành phố ourRadiate podcast. Số người tôi cần nói chuyện với đã tăng gấp đôi, trên đầu trang của một công việc toàn thời gian may mắn - knock trên gỗ--đã ân cần sự hiểu biết. Nhưng chứng điên cuồng đã dừng lại, đó là lý do tại sao nó piqued quan tâm của tôi để biết làm thế nào một CEO điều khiển hộp thư đến của mình trước khi nó kiểm soát anh ta.Tên hắn là Tom Patterson, người sáng lập của Tommy John undershirts cho nam giới. Bạn có thể đã nghe nói của họ - họ đang như Victoria's Secret cho nam giới ngoại trừ unmentionables của họ đang thực sự thoải mái.Tom và tôi commiserated trên như thế nào, mặc dù tất cả các ứng dụng tin nhắn mới, email sóng thần tiếp tục. Trong quá trình một năm, ông mô tả như thế nào đến email đi từ 150 đến gần 300 đến 400 trong một ngày khi các doanh nghiệp lớn."Không có đủ giờ trong một ngày để trả lời tất cả các người trong số họ," ông nói.Giải pháp mới lạ của mình? Không trả lời họ.Bắt đầu từ cuối năm ngoái, Tom thiết lập thông báo tự động cho những người nói với họ, ông sẽ không kiểm tra email từ giờ của 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều Trả lời trông như thế này:Tôi là hiện đang kiểm tra email trước 09: 00 và sau 5 pm EST vì vậy sẽ có một phản ứng chậm trễ. Nếu điều này là khẩn cấp, xin vui lòng gọi điện thoại hoặc văn bản.Kết quả là đáng chú ý: Tom đã có thể bước trở lại và "tập trung nhiều hơn vào hoạt động, chiến lược... nó cho phép tôi nhiều hơn hiện tại và tác động", ông nói. " Nó buộc tôi để đại biểu và trao quyền cho người khác để đáp ứng."Những vấn đề có vẻ như khẩn cấp giải quyết chính mình mà không có email 200-plus bay qua một địa hình "Trả lời tất cả". Điều đó đã được thực sự cấp bách bảo hành gọi điện thoại. Và nếu người dân của Tom biết ông đã chỉ bị gián đoạn trong vấn đề thực sự quan trọng, họ mất nó khi mình để đưa ra quyết định riêng của họ. Không mà có thể xảy ra nếu Tom đã có sẵn tất cả thời gian bằng email để chăm sóc từng chi tiết nhỏ."Nếu bất cứ điều gì, nó đã được tuyệt vời cho những người sử dụng biết rằng tôi sẽ không trả lời trong một thời gian," ông nói. "Nó làm cho mọi người thấy thoải mái hơn. Họ dừng lại tự hỏi, 'Ông đã nhận được email?' hoặc 'Rồi để spam?' Không có thêm sự chắc chắn."Tom nói anh ta mất một lúc để phá vỡ nghiện email, nhưng kể từ khi ông đặt trình tại chỗ, ông bây giờ thường xuyên và tôn giáo kiểm tra email của mình trước 9 giờ sáng và chỉ sau 5 giờ chiều Tôi không thể tưởng tượng những gì dồi dào của tin nhắn nằm trong hộp thư đến của mình vào cuối ngày, nhưng tôi giả định rằng nếu ông đã làm điều này cho một vài tháng, nó rõ ràng làm việc.Trong một nỗ lực để chia sẻ nhiều hơn năng suất hacks từ tương tự như vậy thành công thành viên sáng lập và CEO, chúng tôi đã được bận rộn yêu cầu khách hàng của chúng tôi và các chuyên gia quản lý "Tiết kiệm thời gian mẹo lớn nhất của bạn là gì?" và bạn có thể kiểm tra một mẫu của những gì chúng tôi đã nói ở Radiate video dưới đây.

Kết quả (Việt) 2:

Tôi có hai từ để nói với tất cả mọi người. Tôi xin lỗi

tôi xin lỗi tôi đã được như vậy tràn ngập tôi đã không nhận lại cho bạn, bằng điện thoại hoặc email. Nhưng chủ yếu là qua email. Đó là một viên thuốc khó nuốt, vì một khi trở lại, tôi đã viết một bài về các đức tính của tổ chức và nhận được trở lại với mọi người về thời gian. Tôi nghĩ tôi đã có một hệ thống tuyệt vời - thu thập tất cả các email của tôi vào cuối ngày và trả lời chúng trong một kế cháy nhanh chóng. Tôi sẽ thấy rằng bài báo tôi đã viết cho bạn ngoại trừ tôi quá bận rộn để tìm nó.

Trong vài tháng qua, tôi đã đi từ bận rộn ... Tôi thậm chí không biết những gì để gọi nó. Ngu ngốc điên bận rộn? Như bạn có thể đã biết, tôi đã bắt đầu một doanh nghiệp xung quanh ourRadiate podcast. Số lượng những người tôi cần phải nói chuyện với đã tăng gấp đôi, trên đầu trang của một công việc toàn thời gian đó may mắn - gõ trên gỗ - đã được ân cần hiểu. Nhưng sự điên rồ phải dừng lại, đó là lý do tại sao nó khơi gợi sự quan tâm của tôi để nghe một Giám đốc điều hành kiểm soát hộp thư đến của mình trước khi nó điều khiển anh ta.

Tên của ông là Tom Patterson, người sáng lập của Tommy John undershirts cho nam giới. Bạn có thể đã nghe nói về họ - đỡ phải thao tác như Victoria 's Secret cho nam giới ngoại trừ quần đùi của họ là thực sự thoải mái.

Tom và tôi commiserated trên như thế nào, mặc dù tất cả các ứng dụng nhắn tin mới, sóng thần email tiếp tục. Trong quá trình một năm, ông đã mô tả cách gửi mail đi từ 150 đến gần 300 đến 400 trong một ngày như các doanh nghiệp lớn.

"Không có đủ phút trong một ngày để trả lời tất cả của họ," ông nói.

Ông giải pháp mới? . Đừng trả lời họ

Bắt đầu từ cuối năm ngoái, Tom thiết lập một thông báo tự động để người đó nói với họ rằng ông sẽ không kiểm tra email từ giờ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều trả lời như sau:

Tôi hiện đang kiểm tra email trước 09:00 và sau 17:00 EST như vậy sẽ có một phản ứng chậm. Nếu đây là khẩn cấp xin vui lòng gọi điện thoại hoặc văn bản.
Kết quả là đáng chú ý: Tom đã có thể bước trở lại và "tập trung nhiều hơn vào các hoạt động, chiến lược ... nó cho phép tôi có mặt nhiều hơn và sức ảnh hưởng," ông nói. "Nó buộc tôi phải giao quyền và trao quyền cho người khác để trả lời."

Những vấn đề mà dường như cấp bách giải quyết chính mình mà không cần email hơn 200 bay qua một "Reply All" địa hình. Những điều đó là thực sự cấp bách bảo đảm các cuộc gọi điện thoại. Và nếu mọi người Tom biết ông chỉ bị gián đoạn cho các vấn đề thực sự quan trọng, họ mất nó khi mình để đưa ra quyết định của riêng mình. Không ai trong số đó sẽ xảy ra nếu Tom đã có sẵn tất cả các thời gian bằng cách email để chăm sóc từng chi tiết nhỏ.

"Nếu bất cứ điều gì, nó được tuyệt vời cho những người biết rằng tôi sẽ không đáp ứng cho một thời gian nhất định", ông nói . "Nó làm cho mọi người cảm thấy thoải mái hơn. Họ dừng lại tự hỏi" Có phải ông nhận được email? ' hay "Có phải nó đi đến thư rác? ' Có chắc chắn hơn. "

Tom nói ông đã mất một thời gian để phá vỡ nghiện email, nhưng kể từ khi ông đưa tiến trình tại chỗ, bây giờ anh sẽ kiểm tra thường xuyên và đều đặn các email của mình trước 9 giờ sáng và chỉ sau 5 giờ chiều tôi không thể tưởng tượng dồi dào các thông điệp nằm trong hộp thư đến của mình vào cuối ngày, nhưng tôi giả sử nếu anh đã làm điều này trong vài tháng, nó làm việc rõ ràng.

trong một nỗ lực để chia sẻ hack suất nhiều hơn từ người sáng lập và CEO thành công tương tự, chúng tôi đã rất bận rộn chào bán khách của chúng tôi và các chuyên gia quản lý "trick lớn nhất Thời gian tiết kiệm của bạn là gì?" và bạn có thể kiểm tra một mẫu của những gì chúng tôi đã nói trong đoạn video dưới đây tỏa.