Accounting Workflow and Automatic I

Accounting Workflow and Automatic Invoice Creation

The chart Accounting workflow for invoicing and payment shows the financial workflow followed by each invoice.

../../../_images/account_flow.png
Accounting workflow for invoicing and payment

In general, when you use all of OpenERP’s functionality, invoices do not need to be entered manually. Draft invoices are generated automatically from other documents such as Purchase Orders.

Draft Invoices

The system generates invoice proposals which are initially set to the Draft state. While these invoices remain unconfirmed, they have no accounting impact within the system. There is nothing to stop users creating their own draft invoices if they want to.

You can create draft customer invoice manually using the menu Accounting ‣ Customers ‣ Customer Invoices.

The information that is needed for invoicing is automatically taken from the Partner form (such as payment conditions and the invoice address) or from the Product (such as the account to be used) or from a combination of the two (such as applicable Taxes and the Price of the product).

Tip Draft Invoices
There are several advantages in working with draft invoices:

You have got an intermediate validation state before the invoice is approved. This is useful when your accountants are not the people creating the initial invoice, but are still required to approve it before the invoice is entered into the accounts.
It enables you to create invoices in advance, without approving them at the same time. You are also able to list all of the invoices awaiting approval.
Open or Pro Forma Invoices

You can approve (or validate) an invoice in the Open or Pro-forma state. A pro forma invoice does not have an invoice number yet, nor accounting entries. It is commonly used as a preliminary invoice or for customs purposes. It is more formal than a draft invoice and a pro forma invoice can later be converted to an open invoice.

An open invoice has a unique invoice number. The invoice is sent to the customer and is marked on the system as awaiting payment.

Reconciliation and Payments

In OpenERP, an invoice is considered to be paid when its accounting entries have been reconciled with the payment entries. If there has not been a reconciliation, an invoice can remain in the Open state until you have entered the payment.

Tip Payment and Reconciliation
To avoid surprises, it is important to understand the idea of reconciliation and its link with invoice payment.

You will find the Paid/Reconciled checkbox on an invoice. It is checked if the Journal Entry of the invoice has been totally reconciled with one or several Journal Entries of payment.

Note Reconciliation
Reconciliation links entries in an account that cancel each other out – they are reconciled to each other (sum of credits = sum of debits).

This is generally applied to payments against corresponding invoices.

Without the reconciliation process, OpenERP would be incapable of marking invoices that have been paid. Suppose that you have got the following situation for the Smith and Offspring customer:

Invoice 145: 50,
Invoice 167: 120,
Invoice 184: 70.
If you receive a payment of 120, OpenERP will delay reconciliation because there is a choice of invoices to pay. It could either reconcile the payment against invoices 145 and 184 or against invoice 167.

Tip Treatment in Lots
Usually, different transactions are grouped together and handled at the same time rather than invoice by invoice. This is called batch work or lot handling.

You can select several documents in the list of invoices: check the checkboxes of the interesting lines using the web client and click the appropriate shortcut button at the right; or shift-click the lines using the mouse in the GTK client and use the action or print button at the top – these give you the option of a number of possible actions on the selected objects.

At regular intervals, and independent of the invoices, an automatic import procedure or a manual accounts procedure can be used to bring in bank statements. These comprise all of the payments of suppliers and customers and general transactions, such as between accounts.

When an account is validated, the corresponding accounting entries are automatically generated by OpenERP.

Invoices are marked as Paid when accounting entries on the invoice have been reconciled with accounting entries about their payment.

This reconciliation transaction can be carried out at various places in the process, depending on your preference:

at data entry for the accounting statement,
manually from the account records,
automatically using OpenERP’s intelligent reconciliation.
You can create the accounting records directly, without using the invoice and account statements. To do this, use the rapid data entry form in a journal. Some accountants prefer this approach because they are used to thinking in terms of accounting records rather than in terms of invoices and payments.

You should really u

Kết quả (Việt) 1:

Quy trình làm việc và sáng tạo tự động hoá đơn kế toánCông việc kế toán bảng xếp hạng cho các hoá đơn và thanh toán cho thấy công việc tài chính theo từng hóa đơn... /.. /.. /_images/account_flow.pngCông việc kế toán cho các hoá đơn và thanh toánNói chung, khi bạn sử dụng tất cả các chức năng của Open ERP, hoá đơn không cần phải được nhập theo cách thủ công. Hoá đơn dự thảo được tạo ra tự động từ các tài liệu khác như đơn đặt mua hàng.Hoá đơn dự thảoHệ thống này tạo ra các đề xuất hóa đơn đó ban đầu được thiết lập để nhà nước dự thảo. Trong khi các hóa đơn vẫn chưa được xác nhận, họ không có kế toán tác động trong hệ thống. Không có gì để ngăn chặn người dùng tạo ra các hoá đơn dự thảo riêng của họ nếu họ muốn.Bạn có thể tạo dự thảo khách hàng hoá đơn bằng tay bằng cách sử dụng trình đơn kế toán ‣ khách ‣ khách hàng hoá đơn.Các thông tin đó là cần thiết cho các hoá đơn sẽ tự động được lấy từ các hình thức đối tác (chẳng hạn như các điều kiện thanh toán và địa chỉ hóa đơn) hoặc từ các sản phẩm (ví dụ như tài khoản để được sử dụng) hoặc từ một sự kết hợp của hai (ví dụ như các khoản thuế áp dụng và giá cả của sản phẩm).Mẹo hóa đơn dự thảoCó một số lợi thế trong việc làm việc với hoá đơn dự thảo:Bạn đã có một nhà nước trung gian xác nhận trước khi hóa đơn được chấp thuận. Điều này rất hữu ích khi kế toán của bạn không có người tạo ra hoá đơn đầu tiên, nhưng vẫn bắt buộc phải chấp nhận nó trước khi hóa đơn được nhập vào tài khoản.Nó cho phép bạn tạo ra các hoá đơn trước, mà không cần phê duyệt chúng cùng một lúc. Bạn cũng có thể liệt kê tất cả các hoá đơn đang chờ phê duyệt.Mở hoặc Pro Forma hoá đơnBạn có thể chấp nhận (hoặc xác nhận) hoá đơn ở trạng thái mở hoặc Pro-forma. Một hóa đơn pro forma không có một số hóa đơn chưa, cũng không phải mục kế toán. Nó thường được sử dụng như là một hóa đơn sơ bộ hoặc cho các mục đích hải quan. It's chính thức hơn so với một hóa đơn dự thảo và một hóa đơn pro forma sau này có thể được chuyển đổi sang một hóa đơn mở.Mở hoá đơn có một số hóa đơn duy nhất. Hoá đơn được gửi đến khách hàng và được đánh dấu trên hệ thống như đang chờ thanh toán.Hoà giải và thanh toánTrong Open ERP, hóa đơn được coi là để được thanh toán khi các mục kế toán đã được đối chiếu với những mục thanh toán. Nếu đã không có một hòa giải, hóa đơn có thể vẫn ở trạng thái mở cho đến khi bạn đã nhập vào các khoản thanh toán.Mẹo thanh toán và hòa giảiĐể tránh sự ngạc nhiên, điều quan trọng là phải hiểu ý tưởng của hòa giải và liên kết của nó với hoá đơn thanh toán.Bạn sẽ tìm thấy các hộp kiểm trả tiền/Reconciled trên một hóa đơn. Nó được kiểm tra nếu bút trong hoá đơn đã hoàn toàn hòa giải với một hoặc một số tạp chí mục thanh toán.Lưu ý hòa giảiHòa giải liên kết mục nhập trong tài khoản hủy bỏ nhau ra-họ hòa giải với nhau (tổng số tín chỉ = số tiền ghi nợ).Điều này thường được áp dụng cho các khoản thanh toán đối với hoá đơn tương ứng.Không có quá trình hòa giải, Open ERP sẽ là không có khả năng đánh dấu hoá đơn đã được trả tiền. Giả sử rằng bạn đã có tình hình sau đây cho các khách hàng Smith và con cái:Hoá đơn 145:50,Hoá đơn 167:120,Hoá đơn 184:70.Nếu bạn nhận được một khoản thanh toán của 120, Open ERP sẽ trì hoãn hòa bởi vì có một sự lựa chọn của hoá đơn thanh toán. Nó hoặc là có thể tiến hành hoà giải các khoản thanh toán với hóa đơn 145 và 184 hoặc chống lại hóa đơn 167.Mẹo trị trong rất nhiềuThông thường, giao dịch khác nhau được nhóm lại với nhau và xử lý cùng một lúc thay vì hóa đơn bằng hoá đơn. Điều này được gọi là công việc hàng loạt hoặc xử lý nhiều.Bạn có thể chọn nhiều tài liệu trong danh sách các hoá đơn: kiểm tra hộp kiểm tra các đường thú vị bằng cách sử dụng các khách hàng web và nhấp vào nút thích hợp phím tắt ở trên bên phải; hoặc thay đổi nhấp chuột đường bằng cách sử dụng chuột trong khách hàng GTK và sử dụng các hành động hoặc nút in tại phía trên-những cung cấp cho bạn các tùy chọn của một số hành động có thể vào các đối tượng đã chọn.Chu kỳ bình thường, và độc lập của các hóa đơn, một thủ tục nhập khẩu tự động hoặc thủ tục hướng dẫn sử dụng các tài khoản có thể được sử dụng để mang lại trong báo cáo ngân hàng. Những bao gồm tất cả các khoản thanh toán của nhà cung cấp và khách hàng và giao dịch tổng hợp, chẳng hạn như giữa các tài khoản.Khi tài khoản được xác nhận, mục kế toán tương ứng sẽ được tự động tạo ra bởi Open ERP.Hoá đơn được đánh dấu là trả tiền khi mục kế toán trên hoá đơn đã được đối chiếu với kế toán mục về thanh toán của họ.Giao dịch hoà giải này có thể được thực hiện tại nhiều nơi khác nhau trong quá trình này, tùy thuộc vào sở thích của bạn:lúc nhập dữ liệu cho các báo cáo kế toán,theo cách thủ công từ các bản ghi tài khoản,tự động bằng cách sử dụng của Open ERP thông minh hòa giải.Bạn có thể tạo hồ sơ kế toán trực tiếp, mà không sử dụng hóa đơn và tài khoản báo cáo. Để làm điều này, sử dụng các hình thức nhập dữ liệu nhanh chóng trong một tạp chí. Kế toán một số thích cách tiếp cận này bởi vì chúng sử dụng để suy nghĩ về hồ sơ kế toán chứ không phải là về hoá đơn và thanh toán.Bạn thực sự nên u