ESTABLISH EVENT SPECIFICATIONS Sele

ESTABLISH EVENT SPECIFICATIONS

Selection starts with the needs assessment, which will identify the requirements of the event host or client, the needs and desires of the audience or attendees, and the specifications associated with the event elements. The results of the assessment, which are used to create the event profile or prospectus, include the event objectives (why), attendee expectations (who), event format and scope (what), physical requirements (where), and dates and schedules (when). The professional event coordinator often has many different options; however, a site evaluation may be conducted, rather than a selection, if only one site is possible or preselected. Several factors affect the search for potential sites or venues that can accommodate the event profile.

■ Availability—date(s) and duration, including move-in and moveout requirements, and acceptable service levels

■ Location: accessibility by air and ground transportation, proximity to other attractions, and the surrounding environment

■ Rates: rental fees, costs for site development, food and beverage prices, and surcharges

■ Attendance: occupancy capacity, anticipated behaviors, arrival and departure modes, and ancillary activities before, during, and after the event

■ Function type: educational, spectator, ceremonial, social, political, etc.

■ Event elements: room dimensions, spatial requirements, activities, access logistics, storage, and administrative functions

■ Style or personality: conservative, adventurous, youthful, mature, rustic, luxurious, unique, traditional, theme-specific, etc.

Location

For many association and corporate meetings, the destination or site may be affected by internal policies, such as mandated regional rotation of annual meetings or the requirement that there be a host chapter. Other conference, business, or event tourism factors are marketing-driven, such as the attractiveness of and attractions available at a destination. Local attractions include cultural sites, museums, restaurants, shopping, recreation, theaters, and festivals or other events. A local convention and visitors bureau or tourism authority should be able to provide a list of coinciding events, attractions, and activities that may enhance the overall event. Environmental factors include weather, scenic beauty, convenience, economic health, community spirit, and the friendliness of the local people. Numerous studies have shown that the number one criterion in selecting a destination, for both tourism and events, is safety. A survey conducted by the Travel Industry Association of America showed that nearly 44 percent of the respondents believed that safety was the main concern among international travelers to the United States (http://www.tia.org/tiaweb/ivis/oldivis/pollresults.asp). Peter Tarlow, author of Event Risk Management and Safety, notes that site selection is both a marketing issue and a risk-management issue, as “people now use safety and security as one of the reasons for choosing a particular site.” Therefore, the area surrounding an event site should be evaluated based on safety and security conditions in addition to its physical appeal. Political unrest, crime-ridden areas, extensive roadway construction, or other potentially hazardous conditions must be evaluated carefully. These do not necessarily prevent a site from being considered, but additional precautions may need to be implemented to make it feasible. The proximity and accessibility of the location may be important to the event, including such considerations as the distance to the airport, routes and access to adjacent parking areas, routes and access to public transportation (trains, buses, subways, etc.), and even access to the event grounds. When producing an off-premise conference event in an air and space museum on a military base, I had to provide a complete guest list to the facility 30 days prior to the event in order to be issued a security clearance allowing the guests on base.

Kết quả (Việt) 1:

THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ KỸ THUẬT SỰ KIỆN Lựa chọn bắt đầu với việc đánh giá nhu cầu, sẽ xác định các yêu cầu của chủ nhà tổ chức sự kiện hoặc khách hàng, nhu cầu và mong muốn của đối tượng hoặc người tham gia, và các thông số kỹ thuật liên quan đến các yếu tố của sự kiện. Kết quả đánh giá, được sử dụng để tạo ra sự kiện hồ sơ hoặc bản cáo bạch, bao gồm các sự kiện mục tiêu (tại sao), kỳ vọng người tham dự (người), sự kiện định dạng và phạm vi (những gì), yêu cầu vật chất (nơi), và ngày và lịch trình (khi). Điều phối viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có nhiều lựa chọn khác nhau; Tuy nhiên, một đánh giá trang web có thể được tiến hành, chứ không phải là một lựa chọn, nếu chỉ có một trang web có thể có hoặc preselected. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc tìm kiếm các trang web tiềm năng hoặc các địa điểm có thể chứa hồ sơ sự kiện. ■ có sẵn-ngày và thời gian thực hiện, bao gồm cả di chuyển trong yêu cầu moveout, và mức độ chấp nhận được dịch vụ ■ địa điểm: khả năng tiếp cận bằng phương tiện giao thông không khí và đất, nằm gần các điểm tham quan khác, và môi trường xung quanh ■ Mức: thuê lệ phí, chi phí cho các trang web phát triển, thực phẩm và đồ uống giá cả, và phụ thu ■ lượng khán giả: nâng cao năng suất phòng, dự đoán hành vi, chế độ đến và khởi hành và các hoạt động phụ trợ trước, trong và sau sự kiện ■ chức năng loại: giáo dục, khán giả, nghi lễ, xã hội, chính trị, vv. ■ Các yếu tố sự kiện: phòng kích thước, yêu cầu về không gian, hoạt động, hậu cần truy cập, lưu trữ, và chức năng hành chính ■ phong cách hay nhân cách: bảo thủ, phiêu lưu, trẻ trung, trưởng thành, mộc mạc, sang trọng, độc đáo, truyền thống, chủ đề cụ thể, vv.Vị trí Cho nhiều hiệp hội và các cuộc họp công ty, địa điểm hoặc trang web có thể bị ảnh hưởng bởi các chính sách nội bộ, chẳng hạn như uỷ thác khu vực vòng xoay cuộc họp thường niên hoặc yêu cầu có là một máy chủ lưu trữ chương. Hội nghị, doanh nghiệp hoặc tổ chức sự kiện du lịch các yếu tố khác đang tiếp thị-hướng, chẳng hạn như hấp dẫn của và các điểm tham quan có sẵn tại một địa điểm. Các điểm tham quan địa phương bao gồm các trang web văn hóa, bảo tàng, nhà hàng, Mua sắm, vui chơi giải trí, rạp chiếu phim, và Lễ hội hoặc các sự kiện khác. Một công ước và truy cập Cục hoặc đi du lịch chính quyền địa phương nên có thể cung cấp một danh sách các sự kiện trùng hợp, thu hút du khách và các hoạt động có thể tăng cường sự kiện tổng thể. Yếu tố môi trường bao gồm thời tiết, cảnh đẹp, thuận tiện, kinh tế sức khỏe, tinh thần cộng đồng và sự thân thiện của người dân địa phương. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một số tiêu chí trong việc lựa chọn một điểm đến du lịch và sự kiện, là an toàn. Một cuộc khảo sát tiến hành bởi Hiệp hội ngành công nghiệp du lịch Mỹ cho thấy rằng gần 44 phần trăm của người trả lời tin rằng an toàn là mối quan tâm chính trong số các du khách quốc tế đến Hoa Kỳ (http://www.tia.org/tiaweb/ivis/oldivis/pollresults.asp). Peter Tarlow, tác giả của các sự kiện quản lý rủi ro và an toàn, ghi chú rằng lựa chọn trang web là cả một vấn đề tiếp thị và một vấn đề quản lý rủi ro, như "người sử dụng an toàn và an ninh là một trong những lý do cho việc lựa chọn một trang web cụ thể." Do đó, khu vực xung quanh một trang web sự kiện nên được đánh giá dựa trên sự an toàn và bảo mật điều kiện ngoài hấp dẫn vật lý của nó. Tình trạng bất ổn chính trị, lĩnh vực tội phạm-ridden, xây dựng mở rộng đường hoặc các điều kiện khác có tiềm năng nguy hiểm phải được đánh giá một cách cẩn thận. Này không nhất thiết phải ngăn chặn một trang web từ đang được xem xét, nhưng biện pháp phòng ngừa bổ sung có thể cần phải được thực hiện để làm cho nó khả thi. Sự gần gũi và khả năng tiếp cận của các vị trí có thể quan trọng đối với sự kiện này, bao gồm cả những cân nhắc như là khoảng cách đến sân bay, các tuyến đường và truy cập vào khu vực liền kề đậu xe, tuyến đường và các tuyến giao thông công cộng (xe lửa, xe buýt, tàu điện ngầm, vv), và thậm chí truy cập vào các căn cứ tổ chức sự kiện. Khi sản xuất một sự kiện ra tiền đề nghị trong một bảo tàng máy và không gian trên một căn cứ quân sự, tôi đã phải cung cấp một danh sách hoàn chỉnh khách đến cơ sở 30 ngày trước khi sự kiện này để được phát hành một giải phóng mặt bằng an ninh cho phép các khách hàng trên cơ sở.

Kết quả (Việt) 2:

THÀNH LẬP TRƯỜNG KỸ THUẬT

Lựa chọn bắt đầu với việc đánh giá nhu cầu, mà sẽ xác định các yêu cầu của máy chủ sự kiện hoặc khách hàng, nhu cầu và mong muốn của khán giả hoặc người tham dự, và các thông số kỹ thuật liên quan đến các yếu tố sự kiện. Các kết quả đánh giá, được sử dụng để tạo ra các hồ sơ kiện hoặc bạch, bao gồm các mục tiêu sự kiện (tại sao), kỳ vọng của người tham dự (người), định dạng sự kiện và phạm vi (cái gì), các yêu cầu về thể chất (ở đâu), và ngày và lịch trình ( khi nào). Các điều phối viên sự kiện chuyên nghiệp thường có nhiều lựa chọn khác nhau; Tuy nhiên, một đánh giá trang web có thể được thực hiện, chứ không phải là một lựa chọn, nếu chỉ có một trang web là có thể hoặc chọn trước. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc tìm kiếm các địa điểm tiềm năng hoặc địa điểm có thể chứa những thông tin sự kiện.

■ Availability-date (s) và thời gian, bao gồm cả các mức dịch vụ chấp nhận được dọn vào và yêu cầu moveout, và

■ Đến từ: khả năng tiếp cận bằng đường hàng không và vận tải mặt đất, gần đến điểm tham quan khác, và môi trường xung quanh

■ giá: phí thuê, chi phí cho việc phát triển trang web, giá thực phẩm và đồ uống, phụ thu

■ Attendance: khả năng chiếm dụng, hành vi dự đoán, đến và khởi hành chế độ, và các hoạt động phụ trợ trước, trong và sau khi sự kiện

loại ■ chức năng: giáo dục, khán giả, nghi lễ, xã hội, chính trị, vv

■ yếu tố tổ chức sự kiện: kích thước phòng, các yêu cầu về không gian, các hoạt động, dịch vụ hậu cần truy cập, lưu trữ, hành chính và chức năng

■ phong cách hay nhân cách: bảo thủ, thích mạo hiểm, trẻ trung, trưởng thành, mộc mạc, sang trọng, độc đáo, truyền thống, chủ đề cụ thể, vv

Location

Đối với nhiều cuộc họp hiệp hội và doanh nghiệp, các điểm đến hoặc trang web có thể bị ảnh hưởng bởi chính sách nội bộ, chẳng hạn như xoay khu vực bắt buộc của các cuộc họp hàng năm hoặc theo yêu cầu đó có thể là một chương chủ . Yếu tố du lịch hội nghị, kinh doanh, hoặc sự kiện khác được tiếp thị theo định hướng, chẳng hạn như sự hấp dẫn và hấp dẫn có sẵn tại một điểm đến. Địa điểm hấp dẫn bao gồm các trang web văn hóa, bảo tàng, nhà hàng, mua sắm, giải trí, rạp chiếu phim, và các lễ hội hoặc các sự kiện khác. Một quy ước của địa phương và du khách văn phòng hoặc cơ quan du lịch nên có thể cung cấp một danh sách các sự kiện trùng hợp, hấp dẫn, và các hoạt động mà có thể làm tăng sự kiện tổng thể. Yếu tố môi trường như: thời tiết, phong cảnh đẹp, tiện nghi, sức khỏe kinh tế, tinh thần cộng đồng, và sự thân thiện của người dân địa phương. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một số tiêu chí trong việc lựa chọn một điểm đến, cho cả du lịch và các sự kiện, là an toàn. Một cuộc khảo sát được tiến hành bởi Hiệp hội công nghiệp du lịch của Mỹ cho thấy gần 44 phần trăm số người được hỏi tin rằng an toàn là mối quan tâm chính của các du khách quốc tế đến Hoa Kỳ (http://www.tia.org/tiaweb/ivis/oldivis/pollresults asp). Peter Tarlow, tác giả của quản lý rủi ro cho sự kiện và an toàn, lưu ý rằng lựa chọn địa điểm là cả một vấn đề tiếp thị và vấn đề quản lý rủi ro, như "người đang sử dụng an toàn và an ninh là một trong những lý do cho việc lựa chọn một trang web cụ thể." Do đó, khu vực xung quanh một trang web sự kiện nên được đánh giá dựa trên các điều kiện an toàn và an ninh ngoài hấp dẫn vật lý của nó. Tình trạng bất ổn chính trị, khu vực tội phạm-ridden, xây dựng đường rộng, hoặc các điều kiện nguy hiểm khác phải được đánh giá cẩn thận. Những điều này không nhất thiết phải ngăn chặn một trang web từ đang được xem xét, nhưng biện pháp phòng ngừa bổ sung có thể cần phải được thực hiện để làm cho nó khả thi. Sự gần gũi và dễ tiếp cận các địa điểm có thể quan trọng đối với sự kiện này, trong đó có xem xét như là khoảng cách đến sân bay, đường bay và tiếp cận liền kề khu vực đậu xe, các tuyến đường và tiếp cận với giao thông công cộng (xe lửa, xe buýt, tàu điện ngầm, vv), và thậm chí truy cập đến các căn cứ sự kiện. Khi sản xuất một sự kiện hội nghị off-tiền đề trong một không khí và không gian bảo tàng trên một căn cứ quân sự, tôi đã phải cung cấp một danh sách khách mời đầy đủ đến cơ sở 30 ngày trước khi sự kiện để được cấp giấy phép an ninh cho phép khách trên cơ sở.