Reports for managementProducing use

Reports for management
Producing useful management information such as a report depends on understanding the needs of the end user and of the organisation
Reports to managers should enable them to manage the resources for which they are responsible and give the required level of detail
If management information does not contain enough detail, it may fail to highlight problems within the organisation. N the other hand, too much detail may mean that the most importan information is not seen.
Number are often rounded to make reports easier to read, eg money may be expressed to the nearest $100, $1,000 or $10,000 depending on the size of the organisation.
The time periods covered by reports will also vary for different organisations and for different managers within them. Some computer systems allow managers access to information on a real time basis and/or to construct their own reports as necessary
It is more common for reports to be provided by the accounting department of an organisation every week or month (or any specified period)
Reporting information requires the active co-operation of the following groups
• End users: managers and supervisors
• The accounts department: which usually processes the information
• The information technology department: which usually sets up and makes changes to the computer system
Difficulties may arise when these groups fail to communicate effectively or when the system itself is not flexible enough to respond to changing needs. Information requirements must be clearly specified.
3.1 Example: Managemenr report
SUMMARY MONTHLY REPORT TO TRUSTEES OF A CHARITY FOR THE HOMELESS


Fund raising activities Donations Interest on investments Total

Income
Associated costs
Expenditure
Mobile caterign project
Medical services
Warm clothing
Hostel costs
Shortfall for the month

This type of report is often backed up with appendices. An appendix would give more details of costs and income to help the trustees decide what to do about the shortfall for the month..The charity has spent $800 more than it received in the month under consideration. Individual managers (or fund rasing, the catering project, the hostel etc) will need to receive more detailed reports for their own activities
3.2 Management information
Management information reports might also show the following
• Comparisons between planned results (budgets) and actual results
• Year-to-date (cumulative information)
• Comparison of company results and competitor results
• Comparison between current year and previous year’s results
• The profitability of a product or service or the whole organisation
• The value of inventories that are still held in store at the end of a period
3.3 The qualities of good information
Good management information should be:
Accurate
Complete
Cost-beneficial
User-targeted
Relevant
Authoritative
Timely
Easy to use

Good management information helps managers makes informed decisions. The qualities of good information are outlined below – in the form of a mneminic ‘accurate’
Quality Example
A ccurate Figures should add up, the degree of rounding should be approciate, there should be no mistakes
C omplete Information should include all relevant information- information that is correct but excludes something important is likely to be of little value.For example external data or comparative information may be required
C ost-beneficial It should not cost more to obtainthe information than the benefit derived from having it
U Ser-targeted The needs of the user should be borne in mind for instance senior managers may require sumaries
R elevant Information that is not relevant should be omitted
A uthoritative The source of the information should be reputable and reliable
T imely The information should be available when it is needed
E asy to use Information should be clearly presented, not excessively long, and sent using the right communication channel (e-mail, telephone, intranet,hard-copy report etc)

Kết quả (Việt) 1:

Báo cáo cho quản lý
sản xuất thông tin quản lý hữu ích như một báo cáo phụ thuộc vào sự hiểu biết nhu cầu của người dùng và tổ chức
báo cáo cho người quản lý nên kích hoạt chúng để quản lý các nguồn tài nguyên mà họ có trách nhiệm và cung cấp cho cấp chi tiết, yêu cầu
nếu quản lý thông tin không chứa đủ chi tiết, nó có thể thất bại để làm nổi bật các vấn đề trong tổ chức. N mặt khác, quá nhiều chi tiết có thể có nghĩa rằng hầu hết importan thông tin không được nhìn thấy.
số thường được làm tròn đến làm cho báo cáo dễ dàng hơn để đọc, ví dụ như tiền có thể được thể hiện gần nhất $100, $1,000 hoặc $10.000 tùy thuộc vào kích thước của tổ chức.
Khoảng thời gian được báo cáo cũng sẽ khác nhau cho các tổ chức khác nhau và cho nhà quản lý khác nhau trong vòng chúng. Một số hệ thống máy tính cho phép quản lý truy cập thông tin trên cơ sở thời gian thực và/hoặc xây dựng báo cáo riêng của họ khi cần thiết
nó là phổ biến hơn cho các báo cáo được cung cấp bởi phòng kế toán của một tổ chức mỗi tuần hoặc tháng (hoặc bất kỳ quy định thời gian)
Báo cáo thông tin yêu cầu hoạt động hợp tác của các nhóm sau
• người dùng cuối: quản lý và giám sát viên
• sở tài khoản: mà thường xử lý thông tin
• bộ phận công nghệ thông tin: mà thường thiết lập và làm cho những thay đổi để hệ thống máy tính
Khó khăn có thể phát sinh khi các nhóm không giao tiếp hiệu quả hoặc khi hệ thống chính nó không phải là linh hoạt, đủ để đối phó với thay đổi nhu cầu. Yêu cầu thông tin phải được xác định rõ ràng.
5.0 ví dụ: báo cáo Managemenr
tóm tắt hàng tháng báo cáo để quản trị của một tổ chức từ thiện cho THE vô gia cư


quỹ nâng cao hoạt động đóng góp lãi suất trên khoản đầu tư tổng số

thu nhập
liên quan đến chi phí
Chi tiêu
dự án điện thoại di động caterign
dịch vụ y tế
ấm quần áo
Hostel chi phí
thiếu hụt cho tháng

loại báo cáo thường được sao lưu với phụ lục. Một phụ lục sẽ cung cấp cho thêm chi tiết về chi phí và thu nhập để giúp quản trị quyết định phải làm gì về sự thiếu hụt cho tháng...Tổ chức từ thiện đã dành $800 hơn là nó nhận được trong tháng đang được xem xét. Cá nhân quản lý (hoặc quỹ rasing, dự án cung cấp thực phẩm, nhà nghỉ vv) sẽ cần phải nhận được các báo cáo chi tiết hơn cho các hoạt động riêng của họ
5.1 thông tin quản lý
quản lý thông tin báo cáo cũng có thể hiển thị như sau
• so sánh giữa các kế hoạch kết quả (ngân sách) và kết quả thực tế
• năm-to-date (tích lũy thông tin)
• so sánh kết quả công ty và các đối thủ cạnh tranh kết quả
• So sánh giữa năm hiện tại và kết quả năm trước
• lợi nhuận của một sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc tổ chức toàn bộ
• giá trị của hàng tồn kho vẫn được tổ chức tại cửa hàng ở phần cuối của một khoảng thời gian
5.3 những phẩm chất của thông tin tốt
quản lý tốt thông tin nên:
chính xác
Complete
mang lại lợi ích chi phí
nhắm mục tiêu người dùng
Relevant
Authoritative
kịp thời
dễ dàng sử dụng

Quản lý tốt thông tin giúp nhà quản lý làm cho thông báo quyết định. Những phẩm chất tốt thông tin được trình bày dưới đây-trong hình thức của một mneminic 'chính xác'
ví dụ chất lượng
ccurate một con số nên thêm, mức độ làm tròn phải approciate, không nên có không có những sai lầm
C omplete thông tin nên bao gồm tất cả có liên quan thông tin-thông tin đó là chính xác nhưng không bao gồm một cái gì đó quan trọng là khả năng ít giá trị.Ví dụ: dữ liệu bên ngoài hoặc so sánh các thông tin có thể được yêu cầu
C ost có lợi, nó không nên chi phí nhiều hơn để obtainthe thông tin hơn những lợi ích xuất phát từ có nó
U nhắm mục tiêu phục vụ nhu cầu của người sử dụng phải chịu trong tâm trí ví dụ quản lý cao cấp có thể yêu cầu sumaries
R elevant thông tin không có liên quan sẽ bị bỏ qua
uthoritative một nguồn thông tin nên được uy tín và đáng tin cậy
T imely thông tin nên có sẵn khi nó cần thiết
E asy sử dụng thông tin nên được trình bày rõ ràng, không quá dài, và gửi bằng cách sử dụng các kênh bên phải liên lạc (e-mail, điện thoại, mạng nội bộ, cứng sao chép báo cáo vv)