PolicyDocument NoA0069Version04Page

Policy
Document No
A0069
Version
04
Page 1 of 7
Approval Date:
May 01, 2013
Effective date:
Immediate
Effective Until
replaced
Document Claims Handling
Document Owner:
Head of Center of Excellence Logistics – Michael Dreher
Author:
CSD - Vincent Ng
Center of Excellence Logistics - Alice Lai
Approval:
Head of Customer Service Desk - Phillip Tetteroo
Head of Center of Excellence Logistics – Michael
Dreher
People Affected:
Liaison Offices, Customer Service Desk (CSD), Sales Subsidiaries, Product Suppliers,
aSL Finance, CoEL, adidas Group nominated 3PL
Version Date Modifications Page
02 Sept 2009 add in TL&C as a document claim party and the related process all
03 Sept 15, 2012 Department name, document owner and approver all
04 May 01, 2013 Claim handling process for document lost caused by 3PL
Documentation claim from subs.
Redefine the scope of 3PL
Insert GTS as a tool for communication among subs/factory/CSD
all
1.0 Purpose:
The purpose of this policy is to define the handling of document claims from adidas
group’s subs. or CoEL to factory and factory claims to 3PL when necessary.
2.0 Scope:
This policy covers the procedure of claiming incomplete and/or incorrect and lost in
transit documentation for sample orders and production orders.
The policy is applicable across all product divisions and brands.
Damco and DHL/DGF are the adidas Group’s nominated 3PLs applied this policy.
Policy
Document No
A0069
Version
04
Page 2 of 7
Approval Date:
May 01, 2013
Effective date:
Immediate
Effective Until
replaced
Document Claims Handling
3.0 Definitions and Abbreviations:
aSL : adidas Sourcing Ltd.
CSD : Customer Service Desk
LO : Liaison Office
CoEL : Center of Excellence Logistics
3PL: 3rd Party Logistics Service Provider
HAWB: House Air Way Bill
BL: Bill of Lading
SWB: Seaway Bill
FCR: Forwarder’s Cargo Receipt
DEN: Document Exception Notice
eLCS: electronic Ledger Claim System
EMEA Europe, Middle East and Africa
NAM North America
LAM Latin America
GTS: Global Ticketing System
4.0 Policy Statements:
4.1 General
Three types of claims will be raised for documentation issues discovered in origins and
destinations independently.
Sales subsidiaries may raise claims for incomplete or incorrect documentation that
causes a delay at destination customs clearance, i.e., for any order for which the
documentation was not executed according to the requirements given in the Shipping
Instructions and Shipping Manuals.
CoEL origin team may raise claims for missing/late, incomplete or incorrect
documentation after document check in 3PL origin offices against Shipping
Instructions and Shipping Manuals. The document check by 3PL includes:
a. Timeliness check
b. Documents Completeness check
c. Documents Content Compliance check
All Shipping Instructions & Shipping Manuals are maintained in the eRoom by the
CoEL origin team. Documentation which is not communicated via shipping instruction
or late requested by sales subsidiaries cannot be claimed by this policy.
Policy
Document No
A0069
Version
04
Page 3 of 7
Approval Date:
May 01, 2013
Effective date:
Immediate
Effective Until
replaced
Document Claims Handling
The shipment scope for CoEL origin team claims is per appendix 1. Appendix 1 will be
updated periodically as document check and scan service is rolled out to other 3PLs or
other regions in the future. Because claims can be raised independently by sales
subsidiaries and CoEL origin team, it is understood that a product supplier can be
penalized twice for one set of documents.
Factory may raise claims for missing documents after received by 3PL in origin but not
delivered to document receiver in destinations. Document receiver has to get the
agreement from 3PL for the non-deliverable documents and communicate to the
factory via GTS. It is only limited and applicable for Damco and DHL/DGF under the
current contract (not for other 3PL)
4.2 Claim Submission – Communication and Timing
There are two types of communication that need to be distinguished: documentation
claim and documentation penalty.
4.2.1 Documentation claim
From Sales Subsidiaries: Missing or incomplete documentation from sales subsidiaries
or customs should inform factory through GTS and e-mail to 3PL for prompt (re-
)issuance or correction. This is provided as soon as a problem is known and is sent
from sales subsidiaries/ customs to the individual LO/product supplier for immediate
review.
From CoEL origin team: 2 types of Document Exception Notice (DEN) will be sent
from 3PL to product suppliers with copy to LO -
1) DEN – Content Discrepancy
2) DEN – Document Delay
From factory: proved missing notice has been received from 3PL and acknowledged
by the consignee.
The product supplier is expected to respond promptly to any inquiries and provide the
corrected /re-issued documentation by return.
4.2.2 Documentation penalty
4.2.2.1 From sales subsidiaries
Sales subsidiaries can ask for a penalty relating to the failure of the product
supplier to provide timely and accurate

Kết quả (Việt) 1:

Chính sáchKhông có tài liệuA0069Phiên bản04Trang 1 của 7Ngày phê duyệt:Ngày 01 tháng 8 năm 2013Ngày hiệu lực:Ngay lập tứcCó hiệu lực cho đến khithay thếTài liệu tuyên bố xử lýTài liệu chủ đầu tư:Người đứng đầu Trung tâm xuất sắc Logistics-Michael DreherTác giả:CSD - Vincent NgTrung tâm xuất sắc Logistics - Alice LaiPhê duyệt:Đầu của khách hàng dịch vụ bàn - Phillip TetterooNgười đứng đầu Trung tâm xuất sắc Logistics-MichaelDreherNgười bị ảnh hưởng:Văn phòng liên lạc, khách hàng dịch vụ bàn (CSD), công ty con bán hàng, nhà cung cấp sản phẩm,aSL tài chính, CoEL, adidas nhóm đề cử 3PLPhiên bản ngày sửa đổi trangNgày 02 tháng 9 năm 2009 thêm ở TL & C là một bên yêu cầu bồi thường tài liệu và quá trình liên quan đến tất cả03 tháng chín 15, 2012 sở tên, chủ sở hữu tài liệu và approver tất cả04 Tháng ba, 2013 cho quá trình xử lý đối với tài liệu bị mất do 3PLTài liệu hướng dẫn yêu cầu bồi thường từ dự bị.Xác định lại phạm vi 3PLChèn GTS như là một công cụ để giao tiếp giữa các nhà máy-subs-CSDTất cả1.0 mục đích:Mục đích của chính sách này là để xác định việc xử lý tài liệu yêu cầu từ adidassubs. hoặc CoEL để nhà máy sản xuất và nhà máy sản xuất của nhóm tuyên bố 3PL khi cần thiết.2.0 phạm vi:Chính sách này bao gồm các thủ tục của tuyên bố không đầy đủ hoặc không chính xác và mất trongvận chuyển các tài liệu cho các mẫu đơn đặt hàng và đơn đặt hàng sản xuất.Các chính sách được áp dụng trên tất cả các đơn vị sản phẩm và thương hiệu.Damco và DHL/DGF là đề cử của adidas nhóm 3PLs áp dụng chính sách này.Chính sáchKhông có tài liệuA0069Phiên bản04Trang 2 của 7Ngày phê duyệt:Ngày 01 tháng 8 năm 2013Ngày hiệu lực:Ngay lập tứcCó hiệu lực cho đến khithay thếTài liệu tuyên bố xử lý3.0 định nghĩa và chữ viết tắt:aSL: adidas Sourcing Ltd.CSD: Khách hàng dịch vụ bànLO: Liên lạc văn phòngCoEL: Trung tâm xuất sắc Logistics3PL: Dịch vụ Logistics bên thứ 3 nhà cung cấpHAWB: Nhà máy đường BillBL: Bill vận đơnSWB: Seaway BillTỐN: Của ngành giao nhận vận tải hàng hóa nhậnDEN: Tài liệu thông báo ngoại lệeLCS: sổ kế toán yêu cầu hệ thống điện tửEMEA châu Âu, Trung Đông và PhiNAM Bắc MỹLÂM Mỹ LatinhGTS: Hệ thống bán vé toàn cầu4.0 tuyên bố chính sách:4.1 tổng hợpBa loại yêu cầu bồi thường sẽ được nâng lên cho tài liệu các vấn đề phát hiện trong nguồn gốc vàđiểm đến độc lập.Công ty con bán hàng có thể nâng cao yêu cầu bồi thường cho tài liệu không đầy đủ hoặc không chính xác màgây ra một sự chậm trễ lúc đích thủ tục hải quan, tức là, đối với bất kỳ thứ tự mà cáctài liệu không được thực hiện theo các yêu cầu được đưa ra trong vận chuyểnHướng dẫn và hướng dẫn sử dụng vận chuyển.CoEL nguồn gốc đội có thể nâng cao yêu cầu bồi thường cho mất tích/muộn, không đầy đủ hoặc không chính xácCác tài liệu sau khi kiểm tra tài liệu trong văn phòng nguồn gốc 3PL tàu bèHướng dẫn và hướng dẫn sử dụng vận chuyển. Kiểm tra tài liệu bằng cách 3PL bao gồm:a. kịp thời kiểm trab. kiểm tra tài liệu đầy đủc. kiểm tra việc tuân thủ nội dung tài liệuTất cả các vận chuyển hướng dẫn & vận chuyển hướng dẫn sử dụng được duy trì ở eRoom bởi cácCoEL nguồn gốc đội. Tài liệu hướng dẫn mà không phải là truyền đạt thông qua vận chuyển hướng dẫnhoặc cuối yêu cầu của doanh số bán hàng công ty con không thể được tuyên bố bởi chính sách này.Chính sáchKhông có tài liệuA0069Phiên bản04Trang 3 của 7Ngày phê duyệt:Ngày 01 tháng 8 năm 2013Ngày hiệu lực:Ngay lập tứcCó hiệu lực cho đến khithay thếTài liệu tuyên bố xử lýPhạm vi lô hàng cho CoEL nguồn gốc đội tuyên bố là một phụ lục 1. Phụ lục 1 sẽCập Nhật định kỳ là tài liệu kiểm tra và dịch vụ quét là lăn ra để các 3PLs hoặccác khu vực khác trong tương lai. Vì yêu cầu bồi thường có thể được nâng lên một cách độc lập bởi doanh số bán hàngcông ty thành viên và các đội ngũ nguồn gốc CoEL, nó được hiểu là một nhà cung cấp sản phẩm có thểphạt hai lần cho một tập hợp các tài liệu.Nhà máy sản xuất có thể nâng cao yêu cầu bồi thường cho các tài liệu còn thiếu sau khi nhận được bởi 3PL trong nguồn gốc nhưng khônggiao cho người nhận tài liệu tại điểm đến. Tài liệu người nhận đã nhận được cácthỏa thuận từ 3PL cho các tài liệu không deliverable và giao tiếp với cácnhà máy sản xuất thông qua GTS. Nó chỉ là giới hạn và áp dụng cho Damco và DHL/DGF theo cácCác hợp đồng hiện tại (không phải cho 3PL)4.2 yêu cầu thông tin-truyền thông và thời gianCó hai loại giao tiếp cần phân biệt: tài liệuyêu cầu bồi thường và các tài liệu bị phạt.4.2.1 tài liệu yêu cầu bồi thườngTừ công ty con bán hàng: Thiếu hoặc không đầy đủ tài liệu hướng dẫn từ công ty con bán hànghoặc hải quan phải thông báo cho các nhà máy thông qua GTS và e-mail để 3PL cho dấu nhắc (re-) ban hành hoặc sửa chữa. Điều này được cung cấp ngay sau khi một vấn đề được biết đến và được gửitừ công ty con bán hàng / hải quan để các nhà cung cấp LO/sản phẩm cá nhân cho ngay lập tứcxem xét lại.CoEL nguồn gốc đội: 2 loại của tài liệu ngoại lệ thông báo (DEN) sẽ được gửitừ 3PL nhà cung cấp sản phẩm với các bản sao để LO-1) DEN-sự khác biệt nội dung2) DEN-tài liệu sự chậm trễTừ nhà máy: thông báo mất tích được chứng minh đã được nhận được từ 3PL và công nhậnbởi người nhận hàng.Các nhà cung cấp sản phẩm dự kiến sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ yêu cầu và cung cấp cácSửa chữa / tái phát hành tài liệu bằng cách quay trở lại.4.2.2 tài liệu hướng dẫn phạt4.2.2.1 từ công ty con bán hàngCông ty con bán hàng có thể yêu cầu cho một hình phạt liên quan đến sự thất bại của sản phẩmnhà cung cấp để cung cấp kịp thời và chính xác

Kết quả (Việt) 2:

Chính sách
văn số
A0069
Version
04
Trang 1 của 7
phê duyệt ngày:
May 01, 2013
Ngày có hiệu lực:
Ngay lập tức
có hiệu lực cho đến
thay thế
bố tài liệu Xử lý
tài liệu Chủ đầu tư:
Trưởng Trung tâm Xuất sắc Logistics - Michael Dreher
Tác giả:
CSD - Vincent Ng
Trung tâm xuất sắc Logistics - Alice Lai
phê duyệt:
Trưởng Customer Service Desk - Phillip Tetteroo
Trưởng Trung tâm Xuất sắc Logistics - Michael
Dreher
dân bị ảnh hưởng:
Liên lạc Văn phòng, dịch vụ khách hàng bàn (CSD), công ty con bán hàng, nhà cung cấp sản phẩm,
ASL Tài chính, Coel, adidas Nhóm đề cử 3PL
Version ngày Sửa đổi trang
02 Tháng 9 năm 2009 thêm vào TL & C như là một bên tuyên bố tài liệu và các quá trình liên quan tất cả
03 ngày 15 tháng chín năm 2012 tên cục, chủ sở hữu tài liệu và phê duyệt tất cả
04 ngày 01 tháng năm năm 2013 yêu cầu bồi thường quá trình cho tài liệu xử lý bị mất do 3PL
Tài liệu xác nhận từ tàu ngầm .
xác định lại phạm vi của 3PL
Insert GTS như một công cụ để giao tiếp giữa các tàu ngầm / nhà máy / CSD
tất cả
1.0 mục đích:
mục đích của chính sách này là để xác định việc xử lý các yêu cầu tài liệu từ adidas
tàu ngầm của nhóm. hoặc Coel đến nhà máy và yêu cầu nhà máy để 3PL khi cần thiết.
2.0 Phạm vi:
chính sách này bao gồm các thủ tục tuyên bố không đầy đủ và / hoặc không chính xác và mất tích trong
. tài liệu vận chuyển cho các đơn đặt hàng mẫu và đơn đặt hàng sản xuất
chính sách này được áp dụng trên tất cả các đơn vị sản phẩm và thương hiệu.
Damco và DHL / DGF các 3PL đề cử của Tập đoàn adidas áp dụng chính sách này.
chính sách
văn số
A0069
Version
04
trang 2 của 7
phê duyệt ngày:
May 01, 2013
ngày có hiệu lực:
ngay lập tức
có hiệu lực cho đến
thay thế
bố tài liệu Xử lý
3.0 các định nghĩa và từ viết tắt:
ASL: adidas Sourcing TNHH
CSD: Dịch vụ khách hàng bàn
LO: văn phòng liên lạc
Coel: Trung tâm xuất sắc Logistics
3PL: 3 nhà cung cấp Đảng Logistics Dịch vụ
HAWB: Nhà Air Way Bill
BL: Bill of Lading
SWB: Seaway Bill
FCR: Cargo Receipt Forwarder của
DEN: Thông báo tài liệu ngoại lệ
eLCS: điện tử Ledger yêu cầu hệ thống
EMEA Châu Âu, Trung Đông và châu Phi
NAM Bắc Mỹ
LAM Latin America
GTS: Hệ thống vé toàn cầu
4.0 Chính sách Báo cáo:
4.1 chung
Ba loại khiếu nại này sẽ được quyên góp cho các vấn đề tài liệu phát hiện trong nguồn gốc và
. khu độc lập
các công ty con bán hàng có thể nâng cao yêu cầu cho tài liệu không đầy đủ hoặc không chính xác
gây ra một sự chậm trễ tại điểm thủ tục hải quan, tức là, đối với bất kỳ đơn hàng mà các
tài liệu đã không được thực hiện theo các yêu cầu nêu trong các Vận chuyển
Hướng dẫn và Vận Chuyển Hướng dẫn sử dụng.
Coel đội xứ có thể nâng cao tuyên bố mất tích / trễ, không đầy đủ hoặc không chính xác
tài liệu sau khi kiểm tra tài liệu văn phòng nguồn gốc 3PL đối với Vận Chuyển
Hướng dẫn và Vận Chuyển Hướng dẫn sử dụng. Việc kiểm tra tài liệu của 3PL bao gồm:
a. Kiểm tra kịp thời
b. Tài liệu đầy đủ kiểm tra
c. Tài liệu Tuân thủ nội dung kiểm tra
Tất cả các Hướng dẫn Vận chuyển & Vận Chuyển Hướng dẫn sử dụng được duy trì trong eRoom bởi
đội ngũ nguồn gốc Coel. Tài liệu được truyền đạt không qua hướng dẫn vận chuyển
hoặc muộn theo yêu cầu của các công ty con bán hàng không thể được tuyên bố bởi chính sách này.
Chính sách
văn số
A0069
Version
04
Trang 3 của 7
phê duyệt ngày:
May 01, 2013
Ngày có hiệu lực:
Ngay lập tức
có hiệu lực cho đến
thay thế
bố tài liệu Xử lý
các lô hàng phạm vi cho Coel tuyên bố đội bóng xứ là mỗi phụ lục 1. Phụ lục 1 sẽ được
cập nhật định kỳ là kiểm tra tài liệu và dịch vụ quét được nhân rộng ra các 3PL khác hoặc
các khu vực khác trong tương lai. Bởi vì yêu cầu có thể được nâng lên một cách độc lập bởi doanh số
công ty con và đội ngũ nguồn gốc Coel, nó được hiểu rằng một nhà cung cấp sản phẩm có thể
bị xử phạt hai lần cho một tập hợp các tài liệu.
Nhà máy có thể nâng cao tuyên bố mất tích tài liệu sau khi nhận được 3PL trong nguồn gốc, nhưng không
cung cấp tài liệu thu tại các điểm đến. Tài liệu thu có để có được những
thỏa thuận từ 3PL đối với tài liệu không chuyển giao và giao tiếp với các
nhà máy qua GTS. Nó chỉ được giới hạn và áp dụng cho Damco và DHL / DGF dưới
hợp đồng hiện tại (không phải cho 3PL khác)
4.2 Yêu cầu thông tin - Truyền thông và Timing
Có hai loại giao tiếp mà cần phải được phân biệt: tài liệu
yêu cầu và hình phạt tài liệu.
4.2.1 Tài liệu tuyên bố
từ công ty con bán hàng: tài liệu Thiếu hoặc không đầy đủ từ các công ty con bán hàng
hoặc hải quan phải thông báo cho nhà máy thông qua GTS và e-mail để 3PL cho dấu nhắc (lại
) phát hành hoặc sửa chữa. Này được cung cấp ngay sau khi một vấn đề được biết đến và được gửi
từ các công ty con bán hàng / hải quan cho LO / nhà cung cấp sản phẩm riêng biệt cho ngay lập tức
xem xét lại.
Từ đội Coel xứ: 2 loại Thông báo Exception Document (DEN) sẽ được gửi
từ 3PL đến sản phẩm nhà cung cấp với bản sao cho LO -
1) DEN - Nội dung sự cách biệt
2) DEN - Tài liệu trễ
từ nhà máy: chứng minh thông báo mất tích đã được nhận được từ 3PL và thừa nhận
bởi người nhận hàng.
các nhà cung cấp sản phẩm dự kiến sẽ đáp ứng kịp thời với bất cứ yêu cầu và cung cấp
sửa chữa / cấp lại tài liệu bằng cách trả lại.
4.2.2 Tài liệu hình phạt
4.2.2.1 Từ các công ty con bán hàng
công ty con bán hàng có thể yêu cầu một hình phạt liên quan đến sự thất bại của sản phẩm
nhà cung cấp để cung cấp kịp thời và chính xác