What items should a letter of offer

What items should a letter of offer definitely contain


Every business has different needs when it hires a new employee. But regardless of company size or type of industry, it’s a good idea to present new hires with an offer letter that outlines some of the critical terms of the employment relationship to set initial expectations, introduce your culture, and minimize future legal risk. To achieve a tone that does not become “too legal,” it’s a good idea to include information about some of your company’s policies that reflect your employment philosophies and employee programs that the person may find beneficial. You may need to customize the letters for different people and positions, but it is worth the effort in the long run because if done properly, it will help minimize legal risk while communicating about standards and expectations in the workplace.

Some smaller businesses do not like to use offer letters because they are inexperienced with crafting the wording and may view them as overly legal and officious. But keep in mind that, in this day and age, most people have come to expect offer letters will contain some amount of legalese and “cover your back” terms. So don’t let this dissuade you.

Below are some of the items you may want to consider addressing. Remember that your letter does not need to have the same tone as this list. There are ways to write the terms so that they are more “friendly” but still protect you against certain risks.

A few of the items to consider including in an offer letter are:

An opening paragraph with a welcome to the potential new hire, specifying the title of the position offered and the anticipated start date, should they accept
A paragraph that includes:
the name of the person to whom the position reports
a statement that the reporting relationship may be changed, based on business needs
whether the position is exempt or non-exempt
the compensation (specified as salary or hourly wage), and that compensation is paid X times monthly in accordance with the regular payroll process
the bonus opportunities for the position (including whether bonuses are discretionary) and that the company has written bonus plans that apply
an explanation that the company reviews employee performance annually and may change the compensation based on a variety of business factors
whether the position is eligible for overtime and, if so, how that is calculated
that advance approval is needed for working overtime
the anticipated work schedule and that it may be changed to meet business needs
A paragraph that includes a summary of:
The employee benefits plans (group insurance, 401(k), etc.) the position is eligible to participate in and a summary of any waiting periods for enrollment
An explanation that eligibility and participation is handled consistent with the plan documents
A paragraph summarizing which type of paid time off, such as vacation and sick time, will accrue, along with the rate at which it accrues and the timing of accruals
A paragraph that gives a high-level summary of some of the company’s other beneficial employee plans or programs such as matching contributions for charitable donations, sabbatical programs after X years of service, tuition reimbursement programs, reimbursement for gym memberships, and/or transportation reimbursement
A paragraph explaining that the company has various HR, compliance, information security, and other policies and procedures that all employees need to comply with
explain that as a condition of employment, employees must sign an acknowledgement that they’ve received and read the policies included with the offer letter and will comply with them
explain that policies may change over time and employees need to comply with any policy changes
A paragraph explaining that employment relationships with the company are “at will” and what that means
explain that even though company policies may change over time, nothing will change the at-will employment relationship or the at-will employment policy
A paragraph explaining that the company requires all employees, as a condition of employment and continued employment, to sign a confidentiality agreement
tell them the agreement is attached to the letter
explain that they are free to consult with their own counsel about the agreement but they need to return the signed document by the date specified (give them at least five business days to consult with counsel)
If your company conducts post-offer drug testing, explain that it is a condition of employment and continued employment that they pass (provide the details about the program that are required by law)
A paragraph explaining that your company complies with federal immigration laws, that the person must be legally authorized to work in the U.S. and must complete the I9 process as a condition of employment. Include that any fraud or misrepresentation on the I9 is grounds for discipline, up to and including termination.
A paragraph explaining that your company strives to provide a rewarding work environment, supports the goals of the laws that prohibit employment discrimination and harassment, and complies with all applicable discrimination and harassment laws
tell them that a copy of your sexual harassment policy is attached to the offer letter and that the person needs to sign an acknowledgment that they’ve received and read the policy and will comply with it
A paragraph that lists any other documents you are attaching to the offer letter (such as confidentiality agreement, Form I9, HR policy handbook, acknowledgement of receipt of HR handbook, etc.) and gives them the date by which they need to return any documents that require their signature
A final paragraph letting them know how long they have to accept the offer and providing a contact name in case they have any questions
Below your signature on the letter, include an acknowledgment that the person has to sign to show their acceptance of the offer. Consider including these statements in the acknowledgment:
that they have read and understand the letter and have had a chance to speak with their own counsel about the contents
that they understand that employment with the company is at-will and nothing will change the at-will relationship
that the letter supersedes any other statements or promises from any representative of the company, and any such statements or promises do not have force or effect

Kết quả (Việt) 2:

Những sản phẩm nào cần có thư mời chắc chắn chứa Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau khi thuê một nhân viên mới. Nhưng bất kể quy mô công ty hoặc loại công nghiệp, nó là một ý tưởng tốt để giới thiệu nhân viên mới với một bức thư đề nghị đó vạch ra một số các điều khoản quan trọng của các mối quan hệ làm việc để thiết lập những kỳ vọng ban đầu, giới thiệu văn hóa của bạn, và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong tương lai. Để đạt được một giai điệu mà không trở nên "quá quy phạm pháp luật," đó là một ý tưởng tốt để bao gồm các thông tin về một số chính sách của công ty bạn mà phản ánh triết lý làm việc của bạn và các chương trình của nhân viên mà người đó có thể tìm thấy lợi. Bạn có thể cần phải tùy chỉnh các chữ cái cho người khác nhau và vị trí, nhưng nó là giá trị các nỗ lực trong thời gian dài bởi vì nếu thực hiện đúng cách, nó sẽ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý trong khi giao tiếp về các tiêu chuẩn và kỳ vọng ở nơi làm việc. Một số doanh nghiệp nhỏ không thích để sử dụng các thư chào bán, vì họ không có kinh nghiệm với việc tạo các từ ngữ và có thể xem chúng như là quá hợp pháp và không chính thức. Nhưng hãy nhớ rằng, trong thời đại ngày nay, hầu hết mọi người đã mong đợi thư mời sẽ chứa một số lượng legalese và "che lưng" các điều khoản. Vì vậy, đừng để can ngăn này bạn. Dưới đây là một số mục bạn có thể muốn xem xét giải quyết. Hãy nhớ rằng thư của bạn không cần phải có ý kiến tương tự như danh sách này. . Có nhiều cách để viết các từ ngữ để họ có nhiều "thân thiện", nhưng vẫn bảo vệ bạn chống lại những rủi ro nhất định Một vài trong số các mặt hàng để xem xét bao gồm trong một bức thư đề nghị là: Một đoạn mở đầu với một sự chào đón cho nhân viên mới tiềm năng, chỉ định danh hiệu của vị trí được cung cấp và ngày bắt đầu dự đoán, họ phải chấp nhận một đoạn bao gồm: tên của người mà vị trí các báo cáo một tuyên bố rằng mối quan hệ báo cáo có thể được thay đổi, dựa trên nhu cầu doanh nghiệp cho dù vị trí đó được miễn hoặc không được miễn bồi thường (quy định như tiền lương hoặc tiền lương theo giờ), và bồi thường được trả lần X hàng tháng phù hợp với quá trình biên chế thường xuyên các cơ hội thưởng cho vị trí này (bao gồm cả tiền thưởng cho dù là tùy ý) và rằng công ty đã viết kế hoạch thưởng áp dụng một lời giải thích rằng công ty đánh giá hiệu suất làm việc hàng năm và có thể thay đổi được thù lao dựa trên nhiều yếu tố kinh doanh cho dù vị trí là đủ điều kiện để làm thêm giờ, và nếu như vậy, làm thế nào mà được tính toán rằng chấp thuận trước là cần thiết để làm việc thêm giờ làm việc dự kiến lịch trình và nó có thể được thay đổi để đáp ứng nhu cầu kinh doanh Một đoạn đó bao gồm một bản tóm tắt của: Các nhân viên được hưởng lợi (bảo hiểm nhóm, 401 (k), vv) kế hoạch vị trí là đủ điều kiện để tham gia và một bản tóm tắt của bất kỳ khoảng thời gian chờ đợi tuyển sinh Một lời giải thích rằng đủ điều kiện tham gia và được xử lý phù hợp với kế hoạch tài liệu tổng kết Một đoạn mà loại thời gian trả hết, như kỳ nghỉ và thời gian bị bệnh, sẽ tích luỹ, cùng với tốc độ mà nó dồn tích và thời gian trích trước một đoạn văn đưa ra một bản tóm tắt cấp cao của một số kế hoạch nhân viên có lợi khác của công ty hoặc các chương trình như đóng góp phù hợp với sự đóng góp từ thiện, chương trình nghỉ phép sau khi X năm phục vụ, chương trình bồi hoàn học phí, hoàn trả cho các thành viên phòng tập thể dục, và / hoặc hoàn vận chuyển Một đoạn giải thích rằng công ty có nhân sự khác nhau, tuân thủ, an ninh thông tin, và các chính sách và các thủ tục khác mà tất cả các nhân viên cần phải thực hiện theo giải thích rằng khi một điều kiện làm việc, nhân viên phải ký một sự thừa nhận rằng họ đã nhận và đọc các chính sách bao gồm các đề nghị thư và sẽ tuân theo họ giải thích rằng các chính sách có thể thay đổi theo thời gian và nhân viên cần tuân thủ các chính sách bất kỳ thay đổi một đoạn giải thích rằng các mối quan hệ làm việc với các công ty là "tự nguyện" và điều đó có nghĩa là giải thích rằng mặc dù chính sách của công ty có thể thay đổi theo thời gian , sẽ không có gì thay đổi mối quan hệ lao động tại-chúc hoặc các chính sách việc làm ở-chí Một đoạn giải thích rằng công ty yêu cầu tất cả nhân viên, như một điều kiện làm việc và tiếp tục sử dụng, để ký một thỏa thuận bí mật nói với họ thỏa thuận được gắn liền với các thư giải thích rằng họ được tự do tham khảo với luật sư riêng của họ về hiệp định này nhưng họ cần phải trả lại các tài liệu có chữ ký của những ngày quy định (cung cấp cho họ ít nhất là năm ngày làm việc để tham khảo ý kiến tư vấn) Nếu công ty của bạn tiến hành kiểm nghiệm thuốc sau vụ, giải thích mà nó là một điều kiện của việc làm và tiếp tục làm việc mà họ vượt qua (cung cấp chi tiết về các chương trình được yêu cầu của pháp luật) Một đoạn giải thích rằng công ty của bạn tuân thủ với luật nhập cư liên bang, mà người đó phải được ủy quyền hợp pháp để làm việc tại Mỹ và phải hoàn thành quá trình I9 như một điều kiện làm việc. Bao gồm bất kỳ gian lận hay khai trên I9 là căn cứ để kỷ luật, lên đến và bao gồm chấm dứt. Một đoạn giải thích rằng công ty của bạn phấn đấu để cung cấp một môi trường làm việc đáng làm, hỗ trợ các mục tiêu của luật cấm kỳ thị việc làm và quấy rối, và tuân thủ tất cả các phân biệt đối xử và quấy rối pháp luật cho họ biết rằng một bản sao của chính sách quấy rối tình dục của bạn được gắn vào thư đề nghị và rằng con người cần phải ký một sự thừa nhận rằng họ đã nhận và đọc chính sách và sẽ tuân thủ nó một đoạn liệt kê bất kỳ các tài liệu khác mà bạn đang gắn với thư đề nghị (như thỏa thuận bí mật, Form I9, sổ tay chính sách nhân sự, xác nhận nhận sổ tay nhân sự, vv) và cung cấp cho họ những ngày mà họ cần phải trả lại bất kỳ tài liệu yêu cầu chữ ký của họ A đoạn cuối cùng cho họ biết bao lâu họ phải chấp nhận lời đề nghị và cung cấp tên liên hệ trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi dưới chữ ký của bạn trên các bức thư, bao gồm một sự thừa nhận rằng người đó phải ký tên để hiển thị họ chấp nhận đề nghị này. Xem xét bao gồm các báo cáo trong sự thừa nhận: là họ đã đọc và hiểu các thư và đã có một cơ hội để nói chuyện với luật sư của mình về các nội dung mà họ hiểu rằng việc làm với các công ty ít-chí và sẽ không có gì thay đổi ở-chí mối quan hệ mà các thư thay thế bất kỳ báo cáo khác hoặc bất kỳ lời hứa từ các đại diện của các công ty, và bất kỳ tuyên bố hoặc lời hứa đó không có hiệu lực hoặc hiệu lực