Receiving will immediately issue a

Receiving will immediately issue a credit memo, signed by the person delivering items, for any shortage or return of items. A copy of this credit memo is stapled to the invoice or delivery documents and forwarded to Accounting daily.

In the case of shorted goods or returned goods, the receiving document/packing slip/bill of lading should be signed only after the following steps are taken:

a Shorted goods – these are goods appearing on the invoice that are not delivered. “ITEM NOT DELIVERED” must be written next to the item and the receiving document/packing slip should be adjusted to reflect the changes. Obtain acknowledgement from the driver.

b Returned goods – these are goods appearing on the invoice that were not ordered or do not meet our specification. “ITEM RETURNED” must be written next to the item and receiving document/packing slip should be adjusted to reflect the changes. The receiving individual should tell the delivery person that we do not accept these goods and obtain acknowledgement from the driver.

A receiving log sheet must be completed once a day, listing all receipts for the day (food and non-food). All receiving documentation or receipts or invoices will be attached to the receiving log sheet and forwarded to Accounts Payable on a daily basis. Accounts payable will match all documentation to the receiving log before posting.

Periodically, at least every month, Receiving will verify with Accounts Payable all totals to ensure both departments agree on all items received during the week. Discrepancies must be resolved immediately.

To facilitate the receiving process for non-food items, copies of approved Purchase Orders must be organized by department in Receiving. This will help ensure easy access when items are delivered, and allow for the Purchase Order to be used as a reference for verifying items or products received.

At least once a week, Receiving will verify with Accounts Payable outstanding Purchase Orders to include open PO’s and partial PO’s. Purchase orders that remain open after thirty (30) days must be brought to the attention of the Financial Controller for disposition.

Kết quả (Việt) 1:

Tiếp nhận sẽ ngay lập tức phát hành một bản ghi nhớ tín dụng, có chữ ký của người cung cấp cho bất kỳ sự thiếu hụt các mục hoặc trả lại các mặt hàng. Một bản sao của bản ghi nhớ tín dụng này là stapled hóa đơn hoặc cung cấp tài liệu và được chuyển tiếp đến kế toán hàng ngày.Trong trường hợp quá thiếu hàng hóa hoặc trả lại hàng hoá, nhận được tài liệu/bao bì phiếu/bill của vận đơn phải có chữ ký chỉ sau khi các bước sau đây được thực hiện:một sản phẩm Shorted-đây là những hàng hoá xuất hiện trên các hoá đơn mà không được chuyển giao. "Mục không được chuyển giao" phải được viết bên cạnh mục và nhận được tài liệu/bao bì giấy nên được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi. Có được ghi nhận từ các trình điều khiển.b trả lại hàng hóa-những hàng hoá xuất hiện trên các hoá đơn mà không được ra lệnh hoặc không đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật của chúng tôi. "Trở về mục" phải được viết bên cạnh mục và nhận được tài liệu/bao bì giấy nên được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi. Cá nhân nhận được nên nói với người giao hàng mà chúng tôi không chấp nhận các hàng hóa và được ghi nhận từ các trình điều khiển.Một tờ nhật ký tiếp nhận phải hoàn thành mỗi ngày một lần, liệt kê tất cả các biên lai cho ngày (thực phẩm và không phải là thực phẩm). Tất cả nhận được tài liệu hoặc biên nhận hoặc hóa đơn sẽ được gắn vào bảng Nhật ký tiếp nhận và chuyển tiếp đến tài khoản thanh toán trên cơ sở hàng ngày. Tài khoản nợ phải trả sẽ phù hợp với tất cả tài liệu ghi nhận trước khi gửi bài.Định kỳ ít nhất mỗi tháng, tiếp nhận sẽ xác minh với Accounts Payable tổng số tất cả để đảm bảo cả hai ngành đồng ý trên tất cả các mục đã nhận được trong tuần. Sự khác biệt phải được giải quyết ngay lập tức.Để tạo thuận lợi cho quá trình tiếp nhận cho khoản mục không phải là thực phẩm, bản sao của đơn đặt mua hàng được phê duyệt phải được tổ chức bởi các bộ phận trong tiếp nhận. Điều này sẽ giúp đảm bảo dễ dàng khi mục được gửi, và cho phép mua hàng được sử dụng như là một tham chiếu để xác nhận các mặt hàng hoặc sản phẩm đã nhận được.Ít nhất một lần một tuần, nhận sẽ xác minh với Accounts Payable đơn đặt mua hàng xuất sắc bao gồm mở của PO và PO một phần. Đơn đặt mua hàng vẫn mở sau ba mươi (30) ngày phải được đưa đến sự chú ý của điều khiển tài chính cho các bố trí.

Kết quả (Việt) 2:

Nhận ngay lập tức sẽ phát hành một bản ghi nhớ tín dụng, chữ ký của người cung cấp mặt hàng, đối với bất kỳ sự thiếu hụt hoặc trở lại của các mặt hàng. Một bản sao của bản ghi nhớ tín dụng này được đóng ghim các văn bản hóa đơn hoặc giao hàng và chuyển cho kế toán hàng ngày.

Trong trường hợp hàng hóa quá thiếu hoặc hàng hoá trả lại, các tài liệu nhận / đóng gói trượt / vận đơn nên chỉ được ký sau các bước sau đây được lấy :

một hàng hóa Ngắn - đây là những mặt hàng xuất hiện trên hoá đơn không được phân phối. "ITEM KHÔNG GIAO" phải được viết bên cạnh mục và các tài liệu nhận / đóng gói trượt nên được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi. Có được sự thừa nhận từ người lái xe.

B hàng trả lại - đây là những mặt hàng xuất hiện trên hoá đơn đó đã không yêu cầu hay không đáp ứng đặc điểm kỹ thuật của chúng tôi. "ITEM TRẢ LẠI" phải được viết bên cạnh mục và nhận tài liệu / đóng gói trượt nên được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi. Các cá nhân nhận nên nói cho người giao hàng mà chúng tôi không chấp nhận những hàng hóa và có được sự thừa nhận từ người lái xe.

Một tấm ghi nhận phải được hoàn thành một lần một ngày, liệt kê tất cả các biên nhận cho ngày (thực phẩm và phi thực phẩm). Tất cả nhận tài liệu hoặc biên lai hoặc hóa đơn sẽ được gắn vào bảng nhận đăng nhập và chuyển tiếp đến tài khoản phải trả trên một cơ sở hàng ngày. Các khoản phải trả sẽ phù hợp với tất cả các tài liệu hướng dẫn để ghi nhận trước khi đăng.

Theo định kỳ, ít nhất mỗi tháng, tiếp nhận sẽ kiểm chứng với các tài khoản phải trả tất cả số tổng cộng để đảm bảo cả phòng ban đồng ý về tất cả các mặt hàng nhận được trong tuần. Sự khác nhau phải được giải quyết ngay lập tức.

Để tạo thuận lợi cho quá trình tiếp nhận đối với các mặt hàng phi lương thực, bản sao các đơn đặt hàng mua được phê duyệt phải được tổ chức bởi bộ phận trong nhận. Điều này sẽ giúp đảm bảo dễ dàng truy cập khi các mặt hàng được giao, và cho phép mua hàng đặt hàng để được sử dụng như một tài liệu tham khảo cho việc xác minh các mặt hàng hoặc sản phẩm nhận được.

Ít nhất một lần một tuần, tiếp nhận sẽ kiểm tra với các tài khoản đơn đặt hàng mua nợ phải trả bao gồm mở PO và PO một phần của. Đơn đặt hàng mà vẫn mở sau ba mươi (30) ngày phải được đưa đến sự chú ý của các kiểm soát tài chính cho bố.