Information and ManagersThinking of

Information and Managers

Thinking of an organization in terms of its suborganizations or subsystems-called systems thinking-is a powerful management approach because it creates a framework for excellent problem solving and decision making. To solve problems, managers need to identify them, which they do by recognizing the subsystems in which the problems occur and solving the problems within those subsystems' constraints and strengths.
Systems thinking can also help keep managers focused on the overall goals and operations of a business. It encourages them to consider the entire system, not only their specific subsystem, when solving problems and making decisions. A satisfactory solution for one subsystem might be inadequate for the business as a whole. For example, when the sales department creates a Web site to take online customer orders, it automates a formerly labor-intensive activity of the sales subsystem. This saves cost. However, increased orders may cause understocking of finished goods. With systems thinking, improving the sales process could also improve other company processes. Without systems thinking, managers from other departments aren't involved in the decision, so they don't benefit. In the case of the sales department, if other managers are involved in planning for automated online ordering, they could suggest that sales data recorded on a shared database-a large collection of electronic records-connected to the Web also be accessible to other departments such as shipping and manufacturing. The shipping department could use the records to expedite packaging and shipping, thanks to the information that appears on a computer monitor rather than a sheet of paper. The manufacturing units could use the order records for planning resources such as laborers and inventory. Figuratively, by applying systems thinking, effective managers view their areas of responsibility as puzzle pieces. Each piece is important and should fit well with adjacent pieces, but the entire picture should always be kept in view.
Consider the different approaches Wal-Mart and Kmart took in the 1980s and 1990s. Kmart spent millions of dollars on information systems that helped it advertise and market products. Wal-Mart, on the other hand, spent money on developing information systems that support the entire supply chain-the processes from purchasing through stocking and selling. Kmart suc- ceeded in creating more demand, but often could not satisfy it. Wal-Mart's systems thinking helped it adjust inventories based on demand, saving the costs involved in overstocking and avoiding lost sales due to understocking. Kmart later filed for bankruptcy while Wal-Mart became the world's largest company.
One of an information system's most important contributions to the sound workings of an organization is the automation of information exchange among subsystems (such as depart- ments and divisions). Consider the earlier example: customer orders taken via a Web site by the sales department could be automatically routed to the manufacturing and shipping units and processed by their own information systems for their specific purposes. In fact, such information exchanges make up a major portion of all interactions among business subsystems.
The information map of a modern business-that is, the description of data and informa- tion flow within an organization-shows a network of information subsystems that exchange information with each other and with the world outside the system. In an ideal organization, no human would need to retrieve information from one IS and transfer it to another. The organization would capture only new raw data, usually from its operations or from outside the organization. Then, data captured at any point in the system would automatically become available to any other subsystem that needs it. Thus, systems thinking is served well by information technology (IT), a term that refers to all technologies that collectively facilitate construction and maintenance of information systems. Systems thinking is the basic reasoning behind equipping organizations with enterprise software applications. Enterprise software appli- cations are systems that serve many parts of the organization by minimizing the need for human data entry and ensuring timely, useful information for the organization's entire supply chain, including taking customer orders, receiving raw materials, manufacturing and shipping, and billing and collection. In the service sector, companies often use document management systems, enabling workers from many departments to add information and signatures to a document from request to approval, or from draft to a final document. You will learn about these systems throughout this book.

Kết quả (Việt) 1:

Thông tin và quản lýSuy nghĩ của một tổ chức trong điều khoản của suborganizations hoặc hệ thống gọi là hệ thống con suy nghĩ của nó-là một cách tiếp cận mạnh mẽ quản lý vì nó tạo ra một khuôn khổ để giải quyết vấn đề tuyệt vời và đưa ra quyết định. Để giải quyết vấn đề, nhà quản lý cần phải xác định chúng, mà họ làm bằng công nhận hệ thống con trong đó những vấn đề xảy ra và giải quyết các vấn đề trong những hệ thống con khó khăn và thế mạnh.Hệ thống suy nghĩ cũng có thể giúp giữ cho các nhà quản lý tập trung vào các mục tiêu tổng thể và hoạt động của một doanh nghiệp. Nó khuyến khích họ xem xét toàn bộ hệ thống, không chỉ của hệ thống phụ cụ thể, khi giải quyết vấn đề và thực hiện các quyết định. Một giải pháp thỏa đáng cho một hệ thống phụ nữ có thể không đủ cho các doanh nghiệp như một toàn thể. Ví dụ, khi bộ phận bán hàng tạo ra một trang Web để nhận đơn đặt hàng của khách hàng trực tuyến, nó tự động một hoạt động trước đây là lao động của hệ thống bán hàng. Điều này tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, đơn hàng tăng có thể gây ra understocking hàng hóa đã hoàn thành. Với hệ thống tư duy, cải thiện bán hàng quá trình có thể cũng cải thiện các quy trình khác của công ty. Nếu không có hệ thống suy nghĩ, nhà quản lý phòng ban khác không phải là tham gia vào các quyết định, vì vậy họ không hưởng lợi. Trong trường hợp của bộ phận bán hàng, nếu người quản lý khác được tham gia vào lập kế hoạch để đặt hàng trực tuyến tự động, họ có thể đề nghị rằng bán hàng dữ liệu được ghi lại trên một chia sẻ cơ sở dữ liệu-một bộ sưu tập lớn của điện tử hồ sơ kết nối với các trang Web cũng có thể truy cập đến các phòng ban khác chẳng hạn như vận chuyển và sản xuất. Tỉnh vận chuyển có thể sử dụng các bản ghi để đẩy nhanh việc đóng gói và vận chuyển, nhờ các thông tin mà xuất hiện trên một màn hình máy tính chứ không phải là một tờ giấy. Các đơn vị sản xuất có thể sử dụng các bản ghi để lập kế hoạch các nguồn tài nguyên chẳng hạn như người lao động và hàng tồn kho. Ẩn dụ, bằng cách áp dụng hệ thống suy nghĩ, nhà quản lý hiệu quả xem các khu vực của trách nhiệm như là mảnh ghép. Mỗi phần là quan trọng và nên phù hợp tốt với mảnh liền kề, nhưng toàn bộ hình ảnh nên luôn luôn được giữ trong xem.Xem xét khác nhau phương pháp tiếp cận Wal-Mart và Kmart diễn vào thập niên 1980 và thập niên 1990. Kmart chi hàng triệu đô la cho hệ thống thông tin giúp nó quảng cáo và tiếp thị sản phẩm. Wal-Mart, mặt khác, đã dành tiền phát triển thông tin hệ thống hỗ trợ toàn bộ cung cấp các chuỗi quá trình từ mua thông qua thả và bán. Kmart suc-ceeded trong việc tạo ra nhiều hơn nữa nhu cầu, nhưng thường có thể không đáp ứng nó. Wal-Mart của hệ thống tư duy đã giúp nó điều chỉnh hàng tồn kho dựa theo yêu cầu, tiết kiệm chi phí liên quan trong overstocking và tránh bị mất bán hàng do understocking. Kmart sau đó nộp cho phá sản trong khi Wal-Mart đã trở thành công ty lớn nhất thế giới.Một trong những đóng góp quan trọng nhất của một hệ thống thông tin cho các hoạt động âm thanh của một tổ chức là tự động hóa của trao đổi thông tin giữa các hệ thống con (chẳng hạn như ments khởi hành và đơn vị). Xem xét ví dụ trước đó: khách hàng đơn đặt hàng thực hiện thông qua một trang Web bởi bộ phận bán hàng có thể được tự động chuyển đến sản xuất và vận chuyển các đơn vị và xử lý bởi hệ thống thông tin riêng của họ cho mục đích cụ thể của họ. Trong thực tế, trao đổi thông tin như vậy làm cho một phần lớn của tất cả các tương tác giữa các hệ thống con kinh doanh. Bản đồ thông tin của một doanh nghiệp hiện đại-có nghĩa là, các mô tả về dữ liệu và informa tion chảy trong vòng một tổ chức cho thấy một mạng lưới các hệ thống con thông tin trao đổi thông tin với nhau và với thế giới bên ngoài hệ thống. Trong một tổ chức lý tưởng, không có con người sẽ cần phải truy xuất thông tin từ một IS và chuyển nó vào khác. Tổ chức sẽ nắm bắt chỉ mới dữ liệu thô, thường từ hoạt động của nó hoặc từ bên ngoài tổ chức. Sau đó, dữ liệu bị bắt giữ tại bất kỳ điểm nào trong hệ thống sẽ tự động trở thành có sẵn cho bất kỳ hệ thống khác mà cần nó. Vì vậy, Hệ thống suy nghĩ được phục vụ tốt bằng công nghệ thông tin (CNTT), một thuật ngữ dùng để chỉ tất cả các công nghệ đó chung tạo thuận lợi cho xây dựng và bảo trì của hệ thống thông tin. Hệ thống tư duy là lý do cơ bản đằng sau trang cho các tổ chức với các doanh nghiệp phần mềm ứng dụng. Doanh nghiệp phần mềm öùng-cation là hệ thống phục vụ nhiều bộ phận của tổ chức bằng cách giảm thiểu sự cần thiết cho mục nhập dữ liệu của con người và đảm bảo kịp thời, các thông tin hữu ích cho chuỗi cung cấp toàn bộ của tổ chức, bao gồm chụp khách hàng đơn đặt hàng, nhận được nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển, và thanh toán và bộ sưu tập. Trong lĩnh vực dịch vụ, công ty thường sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu, cho phép người lao động từ nhiều phòng ban để thêm thông tin và chữ ký vào một tài liệu từ yêu cầu phê duyệt, hoặc từ các dự thảo cho một tài liệu cuối cùng. Bạn sẽ tìm hiểu về các hệ thống này trong suốt cuốn sách này.

Kết quả (Việt) 2:

Thông tin và quản lý Suy nghĩ của một tổ chức về suborganizations hoặc hệ thống con của nó được gọi là hệ thống tư duy là một phương pháp quản lý mạnh mẽ bởi vì nó tạo ra một khuôn khổ cho việc giải quyết vấn đề và ra quyết định tuyệt vời. Để giải quyết vấn đề, ​​các nhà quản lý cần phải xác định cho họ, mà họ làm bằng cách nhận ra các hệ thống con trong đó các vấn đề xảy ra và giải quyết các vấn đề trong phạm vi hạn chế và thế mạnh những hệ thống con ". Tư duy hệ thống cũng có thể giúp giữ cho các nhà quản lý tập trung vào các mục tiêu tổng thể và các hoạt động của một kinh doanh. Nó khuyến khích họ để xem xét toàn bộ hệ thống, không chỉ hệ thống phụ cụ thể của họ, khi giải quyết vấn đề và ra quyết định. Một giải pháp thỏa đáng cho một hệ thống con có thể không đủ cho việc kinh doanh như một toàn thể. Ví dụ, khi các bộ phận bán hàng tạo ra một trang web để nhận đơn đặt hàng của khách hàng trực tuyến, nó tự động hóa một hoạt động trước đây là lao động của các hệ thống phụ bán hàng. Điều này tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, các đơn đặt hàng tăng lên có thể gây understocking hàng hóa thành phẩm. Với tư duy hệ thống, cải thiện quá trình bán hàng cũng có thể cải thiện các quy trình công ty khác. Nếu không có tư duy hệ thống, quản lý đến từ các phòng ban khác không tham gia vào các quyết định, vì vậy họ không được hưởng lợi. Trong trường hợp của các bộ phận bán hàng, nếu người quản lý khác có liên quan đến kế hoạch cho đặt hàng trực tuyến tự động, họ có thể gợi ý rằng dữ liệu bán hàng được ghi trên một cơ sở dữ liệu một bộ sưu tập lớn chia sẻ các bản ghi kết nối điện tử với Web cũng có thể truy cập đến các phòng ban khác như như vận chuyển và sản xuất. Các bộ phận vận chuyển có thể sử dụng hồ sơ để tiến hành đóng gói và vận chuyển, nhờ vào thông tin xuất hiện trên một màn hình máy tính hơn là một tờ giấy. Các đơn vị sản xuất có thể sử dụng hồ sơ để các nguồn lực lập kế hoạch như người lao động và hàng tồn kho. Nói theo nghĩa bóng, bằng cách áp dụng tư duy hệ thống, quản lý hiệu quả xem phạm vi trách nhiệm như những mảnh ghép. Mỗi tác phẩm là quan trọng và cần phù hợp tốt với mảnh liền kề, nhưng toàn bộ hình ảnh luôn luôn phải được giữ trong xem. Xem xét các phương pháp tiếp cận khác nhau Wal-Mart và Kmart mất trong những năm 1980 và 1990. Kmart đã chi hàng triệu đô la vào hệ thống thông tin đó đã giúp nó quảng cáo và tiếp thị sản phẩm. Wal-Mart, mặt khác, đã dành tiền vào việc phát triển các hệ thống thông tin hỗ trợ việc cung cấp toàn bộ chuỗi các quá trình từ thu mua thông qua kho và bán hàng. Kmart suc- ceeded trong việc tạo ra nhu cầu nhiều hơn, nhưng thường không thể đáp ứng nó. Hệ thống Wal-Mart của tư duy đã giúp nó điều chỉnh hàng tồn kho dựa trên nhu cầu, tiết kiệm các chi phí liên quan đến overstocking và tránh bán hàng bị mất do understocking. Kmart sau đó đã đệ đơn xin phá sản trong khi Wal-Mart trở thành công ty lớn nhất thế giới. Một trong những đóng góp của một hệ thống thông tin quan trọng nhất của các hoạt động âm thanh của một tổ chức là sự tự động trao đổi thông tin giữa các hệ thống con (như ments phòng ban và các bộ phận). Hãy xem xét các ví dụ trước: các đơn đặt hàng của khách hàng được thực hiện thông qua một trang web của các bộ phận bán hàng có thể được tự động chuyển đến các đơn vị sản xuất, vận chuyển và xử lý bởi hệ thống thông tin riêng của họ cho mục đích cụ thể của họ. Trong thực tế, trao đổi thông tin như vậy tạo nên một phần quan trọng của tất cả các tương tác giữa các hệ thống con kinh doanh. Các thông tin bản đồ của một doanh nghiệp-hiện đại đó là, các mô tả về dữ liệu và dòng chảy tion informa- trong một tổ chức, cho thấy một mạng lưới thông tin hệ thống con trao đổi mà thông tin với nhau và với thế giới bên ngoài hệ thống. Trong một tổ chức lý tưởng, không có con người sẽ cần phải lấy thông tin từ một IS và chuyển nó đến một. Những tổ chức sẽ nắm bắt chỉ dữ liệu thô mới, thường là từ các hoạt động của mình hoặc từ bên ngoài tổ chức. Sau đó, dữ liệu bị bắt tại bất kỳ điểm nào trong hệ thống sẽ tự động trở thành có sẵn cho bất kỳ hệ thống phụ khác mà cần nó. Như vậy, tư duy hệ thống được phục vụ tốt bởi công nghệ thông tin (CNTT), một thuật ngữ dùng để chỉ tất cả các công nghệ tạo điều kiện chung xây dựng và bảo trì các hệ thống thông tin. Tư duy hệ thống là lý do cơ bản đằng sau các tổ chức trang bị với các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp. Doanh nghiệp phần mềm cation dụng nào là những hệ thống phục vụ cho nhiều bộ phận của tổ chức bằng cách giảm thiểu nhu cầu để nhập dữ liệu của con người và đảm bảo kịp thời, thông tin hữu ích cho toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức, trong đó có nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiếp nhận nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển và thanh toán và bộ sưu tập. Trong lĩnh vực dịch vụ, các công ty thường sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu, tạo điều kiện cho người lao động từ nhiều khoa để thêm thông tin và chữ ký cho một tài liệu từ yêu cầu để phê duyệt hoặc từ dự thảo một tài liệu chính thức. Bạn sẽ tìm hiểu về các hệ thống này trong suốt cuốn sách này.