State the purpose of your memo in y

State the purpose of your memo in your opening paragraph. Make your opening statement direct so that the reader clearly understands why he should pay attention. For example, you might write: “This memo details the communication strategy as determined by the task force selected by the agency last month.”

Write the context of the memo, or the background information. For example, it might be that the communications team had been meeting for several weeks and identified a key objective but could not come up with an agreed-upon strategy.

Write your task. This is the action that was taken. In this case, it might be that you were tasked with assembling a smaller group, including several people from outside the communications department, to develop some strategies and solicit feedback.

Write your summary segment. If your task was to generate a strategy, your summary would reveal the communications strategy that you, and any others involved, have developed. For example, your strategy might be to initiate public relations activities using a combination of agency resources and in-house personnel to reach your agreed-upon objectives.

Write your discussion to provide details that support the summary. You may include reminders that the chosen strategy needs to be feasible, should be the one most likely to be effective, and that the purpose of a strategy is to achieve the stated objectives with the resources available. Include alternative strategies that were reviewed, along with their pros and cons or an explanation of why they were discarded.

Write your closing segment. This is where you list action items or offer to be a resource if there are questions or you want to set up a follow-up meeting for further discussion. You also want to note here if there are attachments with the memo. For example, you might include notes from the strategy meeting, or a copy of the communications plan that includes the objective and key messages -- items that are crucial in determining the communications strategy. You may also indicate that selecting tactics appropriate to the strategy will be the next step and give a time frame and responsible party for that.

Kết quả (Việt) 1:

Ghi rõ mục đích của bạn ghi nhớ ở đoạn mở đầu của bạn. Làm cho tuyên bố khai mạc của bạn trực tiếp để người đọc hiểu rõ ràng lý do tại sao ông cần phải quan tâm. Ví dụ, bạn có thể viết: "bản ghi nhớ này chi tiết chiến lược truyền thông theo quyết định của lực lượng đặc nhiệm được lựa chọn bởi các cơ quan cuối tháng."Viết bối cảnh của các bản ghi nhớ, hoặc thông tin cơ bản. Ví dụ, nó có thể là đội thông tin liên lạc đã được đáp ứng cho một vài tuần và được xác định một mục tiêu quan trọng nhưng không thể đi với một thỏa thuận chiến lược.Ghi công việc của bạn. Đây là hành động được thực hiện. Trong trường hợp này, nó có thể là rằng bạn đã được giao nhiệm vụ lắp ráp một nhóm nhỏ hơn, bao gồm cả những người bên ngoài bộ phận thông tin liên lạc, để phát triển một số chiến lược và thu hút thông tin phản hồi.Viết đoạn tóm tắt của bạn. Nếu công việc của bạn là để tạo ra một chiến lược, tóm tắt của bạn sẽ tiết lộ các chiến lược truyền thông mà bạn, và bất kỳ những người khác tham gia, đã phát triển. Ví dụ, chiến lược của bạn có thể bắt đầu các hoạt động quan hệ công chúng bằng cách sử dụng một sự kết hợp của các cơ quan tài nguyên và nhân viên trong nhà để đạt được mục tiêu thỏa thuận của bạn.Viết thảo luận của bạn để cung cấp các chi tiết hỗ trợ các bản tóm tắt. Bạn có thể bao gồm lời nhắc nhở rằng cần lựa chọn chiến lược khả thi, nên là một trong nhiều khả năng để có hiệu quả, và mục đích của một chiến lược là để đạt được các mục tiêu đã định với các nguồn tài nguyên có sẵn. Bao gồm các chiến lược khác đã được xem xét, cùng với các ưu và khuyết điểm hoặc giải thích về lý do tại sao họ đã bỏ đi.Viết đoạn đóng cửa của bạn. Đây là nơi bạn danh sách các mục hành động hoặc cung cấp được một nguồn tài nguyên, nếu có câu hỏi hoặc bạn muốn thiết lập một cuộc họp tiếp theo để thảo luận thêm. Bạn cũng cần phải lưu ý ở đây nếu không có tập tin đính kèm với các bản ghi nhớ. Ví dụ, bạn có thể bao gồm ghi chú từ cuộc họp chiến lược, hoặc một bản sao của kế hoạch truyền thông bao gồm các mục tiêu và thông điệp chính--các mục là rất quan trọng trong việc xác định chiến lược truyền thông. Bạn cũng có thể chỉ ra rằng việc lựa chọn chiến thuật phù hợp với chiến lược sẽ là bước tiếp theo và cho một khung thời gian và các bên chịu trách nhiệm cho rằng.

Kết quả (Việt) 2:

Nêu rõ mục đích của bản ghi nhớ của bạn trong đoạn mở đầu của bạn. Hãy tuyên bố khai mạc của bạn trực tiếp để người đọc rõ ràng hiểu được lý do tại sao ông nên chú ý. Ví dụ, bạn có thể viết: "bản ghi nhớ này chi tiết các chiến lược truyền thông được xác định bởi các lực lượng đặc nhiệm của cơ quan tháng trước lựa chọn."

Viết bối cảnh của các bản ghi nhớ, hoặc các thông tin cơ bản. Ví dụ, nó có thể là các đội thông tin liên lạc đã được đáp ứng trong vài tuần và xác định một mục tiêu quan trọng nhưng không thể đến với một chiến lược đã được thỏa thuận.

Viết nhiệm vụ của bạn. Đây là hành động đã được thực hiện. Trong trường hợp này, nó có thể là bạn được giao nhiệm vụ lắp ráp một nhóm nhỏ hơn, bao gồm cả một số người từ bên ngoài các bộ phận truyền thông, phát triển một số chiến lược và thông tin phản hồi.

Viết đoạn tóm tắt của bạn. Nếu công việc của bạn là để tạo ra một chiến lược, tóm tắt của bạn sẽ tiết lộ các chiến lược truyền thông mà bạn, và bất kỳ những người khác tham gia, đã phát triển. Ví dụ, chiến lược của bạn có thể là để bắt đầu mối quan hệ công cộng hoạt động bằng cách kết hợp các nguồn lực cơ quan và nhân viên trong nhà để đạt của bạn đã thỏa thuận mục tiêu.

Viết thảo luận của bạn để cung cấp chi tiết hỗ trợ các bản tóm tắt. Bạn có thể bao gồm nhắc nhở rằng chiến lược đã chọn cần phải có tính khả thi, nên là một trong nhiều khả năng là có hiệu quả, và rằng mục đích của chiến lược là để đạt được các mục tiêu đề ra với các nguồn lực sẵn có. Bao gồm các chiến lược thay thế đã được xem xét, cùng với những ưu và khuyết điểm của họ hoặc giải thích về lý do tại sao họ đã bị loại bỏ.

Viết đoạn đóng cửa của bạn. Đây là nơi mà bạn liệt kê các hành động hoặc cung cấp được một nguồn lực nếu có thắc mắc hoặc bạn muốn thiết lập một cuộc họp tiếp theo để thảo luận thêm. Bạn cũng muốn lưu ý ở đây nếu có file đính kèm với các bản ghi nhớ. Ví dụ, bạn có thể bao gồm ghi chú từ các cuộc họp chiến lược, hoặc một bản sao của kế hoạch truyền thông bao gồm các thông điệp quan và chìa khóa - vật phẩm là rất quan trọng trong việc xác định các chiến lược truyền thông. Bạn cũng có thể chỉ ra rằng việc lựa chọn chiến thuật phù hợp với chiến lược sẽ là bước tiếp theo và đưa ra một khung thời gian và bên chịu trách nhiệm cho điều đó.