The Company will reserve the basic

The Company will reserve the basic standard of room for employees.

 If the employee stays in a class of hotel lower than his/her entitlement, he/she

cannot claim for the difference in hotel rates.

 Employees may stay in a higher class of accommodation, subject to approval

by the Department Head (at least General Manager level), if he/she is

accompanying clients, investors, bankers and/or government officials who are

staying in the same hotel of higher class.

 If the employee has made personal arrangements for accommodation (eg. stay

in his/her own house, or a friend/relative’s house), he/she cannot claim for any

accommodation costs from the Company.

b) No-show

 Employees are required to inform the department’s appointed travel

administrator to cancel the room reservation if they know they will be a no-
show. If it is after office hours, the employee is responsible to liaise with the

hotel directly to make the cancellation.

 The employee should record the cancellation reference number, full name of

hotel staff he/she corresponded with, and the date and time of the

correspondence.

 If the cancellation is not made in time to avoid cancellation or no-show charges,

and it is found to have been possible for the employee to cancel the

reservations in a timely fashion thereby avoiding the charges, the employee will

bear the charges.

c) Room Charges

 Employees are required to pay for accommodation costs first, and claim for the

expenses with supporting receipt(s).

 Mini-bar, on-demand movies and other miscellaneous expenses are

considered personal expenses.

Approved by: Corporate HR Effective Date: 25 March 2014 Page: 4 of 7

INTERNAL – V1

STAFF HANDBOOK

Handbook Code: IWC_VN_HB_R0_Section 9 Revision Date: 25 March 2014

Title: Business Travel

9.1.4 Travel Documents

 The employee must ensure his/her passport has at least 6 months’ validity for the

 The employee is responsible for bearing all passport-related fees, including

 The employee must apply for any necessary visas prior to the business travel.

duration of the overseas business travel to avoid possible rejection at immigration.

application, replacement and renewal.

He/she may approach the department’s appointed travel administrator for

assistance.

9.1.5 Business Travel Allowance

 All employees are eligible to claim for incidental out-of-pocket expenses incurred

while on business travel.

 All employees internal rank Senior Manager & below can claim for daily travel

allowance. This allowance is for the purpose of covering meals, drinks between

meals, personal calls, tips, laundry and other personal expenses and will be auto-
computed based on the travel itinerary in the Travel Expense when the employee

submits his/her travel claim.

 The daily travel allowance for each full day spent overseas is as follows:

Kết quả (Việt) 2:

Công ty sẽ bảo lưu tiêu chuẩn cơ bản của căn phòng cho nhân viên.  Nếu nhân viên ở lại trong một lớp học của các khách sạn thấp hơn của ông / quyền lợi của mình, anh / cô ấy không thể yêu cầu bồi thường cho sự khác biệt trong mức giá khách sạn.  Nhân viên có thể ở lại trong một lớp học cao hơn chỗ ở, phải được chấp thuận bởi Bộ Trưởng (ít nhất là cấp Tổng Giám đốc), nếu anh / cô ấy đang cùng khách hàng, nhà đầu tư, ngân hàng và / hoặc quan chức chính phủ đang ở trong cùng một khách sạn của lớp cao hơn.  Nếu người lao động đã thực hiện sắp xếp cá nhân cho ăn nghỉ (ví dụ. ở trong / nhà riêng của mình, hoặc một / nhà tương đối của bạn bè), anh / cô ấy không thể yêu cầu bồi thường cho bất kỳ chi phí chỗ ở từ Công ty. b) Không-show  Nhân viên được yêu cầu phải thông báo cho các bộ phận của bổ nhiệm đi du lịch quản trị để hủy đặt phòng phòng nếu họ biết rằng họ sẽ là một không- show. Nếu đó là sau giờ làm việc, các nhân viên có trách nhiệm liên hệ với các khách sạn trực tiếp để thực hiện việc hủy bỏ.  Các nhân viên nên ghi lại số tài liệu tham khảo hủy, tên đầy đủ của nhân viên khách sạn anh / cô ấy trao đổi thư từ với, và ngày và thời gian của thư.  Nếu việc hủy bỏ không được thực hiện trong thời gian để tránh phí hủy hoặc không hiển thị, và nó được tìm thấy để có được có thể cho các nhân viên để hủy bỏ việc đặt một cách kịp thời do đó tránh được những chi phí, các nhân viên sẽ phải chịu những chi phí . c) Phí Phòng  Nhân viên được yêu cầu phải trả cho chi phí ăn nghỉ đầu tiên, và yêu cầu bồi thường cho những chi phí có hỗ trợ khi nhận hàng (s).  Mini-bar, phim theo yêu cầu và chi phí linh tinh khác được coi là chi phí cá nhân. Người duyệt: Corporate Nhân Ngày có hiệu lực: Tháng Ba 25, 2014 Page: 4 của 7 NỘI - V1 NHÂN SỔ Sổ tay Mã: IWC_VN_HB_R0_Section 9 Revision Date: Tháng Ba 25, 2014 Title: Business Travel Documents 9.1.4 Travel  Các nhân viên phải đảm bảo / hộ chiếu của mình có ít nhất 6 hiệu lực tháng cho  Các nhân viên có trách nhiệm mang tất cả lệ phí cấp hộ chiếu có liên quan, bao gồm cả  Các nhân viên phải áp dụng cho bất kỳ thị thực cần thiết trước khi kinh doanh du lịch. Thời gian của chuyến du lịch kinh doanh ở nước ngoài để tránh sự loại bỏ có thể nhập cảnh. ứng dụng, thay thế và đổi mới. Ông / bà có thể tiếp cận quản trị du lịch bổ nhiệm của bộ phận để hỗ trợ. 9.1.5 Business Travel Allowance  Tất cả các nhân viên có đủ điều kiện để yêu cầu bồi thường cho nhau out-of-pocket chi phí phát sinh trong khi đi du lịch kinh doanh.  Tất cả các nhân viên cấp bậc nội bộ Quản lý cấp cao & dưới đây có thể yêu cầu bồi thường cho việc đi lại hàng ngày phụ cấp. Khoản trợ cấp này là nhằm mục đích bao gồm các bữa ăn, thức uống giữa các bữa ăn, các cuộc gọi cá nhân, thủ thuật, giặt ủi và các chi phí cá nhân khác và sẽ được tự động chuyển đổi tính toán dựa trên các hành trình du lịch tại Chi Travel khi người lao động nộp / yêu cầu du lịch của mình.  Mức trợ cấp đi lại hàng ngày cho mỗi ngày đầy đủ chi ở nước ngoài như sau: