Relocation ChecklistA STEP-BY-STEP

Relocation Checklist
A STEP-BY-STEP GUIDE
PRELIMINARY
r Finalize lease for new location
r Notify present landlord of termination date
r Advise staff of date and location of move
r Engage designer for new premises
r Create a master change-of-address list
PRE-MOVE—GENERAL
r Reserve elevators and loading docks for moving day
r Bid and award moving contract
r Bid and award telephone and computer cabling
r Inventory existing furniture
r Code furniture and equipment on a color-coded floor plan
r Audit keys
r Order any new office furniture and equipment
r Order new stationery
r File change-of-address forms with post office and forward mail
r Check your insurance coverage for the move
r Obtain the Certificate of Occupancy and any other required permits or licenses
r Advise suppliers (telephone, bottled water, coffee service) of new address
r Alert photocopier contractor
r Decide on security procedures for the move
r Mail moving notices
r Banks and financial institutions
r Clients and customers
r Professional organizations
r Credit accounts and credit cards
r Insurance companies
r Accounts receivable and payable
r Newspaper and magazine subscriptions
r Telephone company and internet service provider
r Prospects and special services
r Hold a meeting at new premises three weeks prior to move. Bring in all parties involved (design/construction/mover/cabling company/information technology specialist) to ensure all details are covered and all responsibilities clear
r Change locks/access codes on new premises as close to moving day as possible
to secure access
r Schedule public relations effort, including plans for news releases and an “office warming” party
r Arrange for listing on lobby directory of new building
r Arrange for post-move cleaning
PRE-MOVE—INTERNAL
r Organize a “staff moving committee” if appropriate and delegate responsibilities
r Schedule and prepare agenda for your employee move orientation meeting
r Finalize seating plan and identify each location
r Prepare labels for moving furniture and boxes to new locations
r Assign move supervisors in each department
r Develop a master relocation project schedule
r Schedule and implement a clean-up program (purge files, dispose of trash)
r Schedule staff for unpacking, including stocking supply cabinets, storerooms, file rooms, and removing tags from all furniture and equipment to ensure your company will be operational as rapidly as possible after move
r Arrange for off-site storage of old files
r Pack contents of all filing cabinets and desks, ensuring everything is properly labeled
r Arrange for staff to tour new premises a few weeks prior to move
r Schedule post-move training for security, fire, and life safety procedures at the new facility
r Distribute access cards and keys for new premises
MOVING DAY
r Arrange with the building manager to have the air conditioning on during the move
r Remove computer equipment (server) and phone system prior to arrival of movers and commence reinstallation at new site
r Draft an emergency contact list for vendors such as elevator maintenance, building management, utilities, telecommunications and moving company
POST-MOVE
r Install and test telephone system
r Distribute new phone list and map showing the locations of departments
r Install and test all computers
r Do a detailed walk-through of the premises and report any damage to moving company
r Transfer your insurance to the new location
r Obtain Certificates of Insurance from your insurance company
r Confirm termination of old leases
r Collect parking passes, security cards and keys for the old facility. Confirm the return of any deposits held by the landlord for these items
r Audit final invoices against contracts
r Complete and file all warranty information for all new furniture and equipment
r Update fixed asset accounting system for any new furniture and equipment purchased
r Confirm the change-of-address corrections made
r Schedule press release and client announcement

Kết quả (Việt) 1:

Danh sách kiểm tra di chuyểnMỘT HƯỚNG DẪN TỪNG BƯỚCSƠ BỘr Finalize thuê cho vị trí mớir thông báo cho chủ nhà hiện tại của ngày chấm dứtr tư vấn cho nhân viên của ngày và vị trí của di chuyểnr tham gia thiết kế cho các cơ sở mớir tạo một danh sách tổng thể thay đổi địa chỉPRE-DI CHUYỂN-CHUNGr Reserve Thang máy và ổ cắm cho tải cho di chuyển ngàyr giá thầu và giải thưởng di chuyển hợp đồngr giá thầu và giải điện thoại và máy tính cápr đồ nội thất hiện có hàng tồn khor mã đồ nội thất và thiết bị trên một kế hoạch sàn ghépr kiểm toán phímr để bất kỳ mới nội thất văn phòng và thiết bịr thứ tự mới văn phòng phẩmr tập tin thay đổi địa chỉ các hình thức với bưu điện và chuyển tiếp thưr kiểm tra của bạn bảo hiểm cho chuyến đir có được giấy chứng nhận cư và bất kỳ khác yêu cầu cho phép hoặc giấy phépr tư vấn cho nhà cung cấp (điện thoại, nước đóng chai, Dịch vụ cà phê) của địa chỉ mớir Alert Photocopy nhà thầur quyết định về thủ tục bảo mật cho chuyến đir thư thông báo chuyển độngr ngân hàng và các tổ chức tài chínhr khách hàng và khách hàngtổ chức chuyên nghiệp rr tín dụng tài khoản và thẻ tín dụngcông ty bảo hiểm rr tài khoản phải thu và phải nộpr báo và tạp chí các mục đăng kýr công ty điện thoại và nhà cung cấp dịch vụ internetr khách hàng tiềm năng và dịch vụ đặc biệtr tổ chức một cuộc họp tại cơ sở mới ba tuần trước khi di chuyển. Mang lại cho tất cả các bên liên quan (thiết kế/xây dựng/triển khai nhanh/cáp/thông tin công ty chuyên gia công nghệ), để đảm bảo tất cả chi tiết được bảo hiểm và tất cả trách nhiệm rõ ràngr thay đổi khóa/truy cập mã trên cơ sở mới càng gần di chuyển ngày càng tốtđể truy cập an toànr lịch nỗ lực quan hệ công chúng, bao gồm cả kế hoạch cho bản phát hành tin tức và một "văn phòng sự nóng lên" Đảngr sắp xếp cho các danh sách vào thư mục vận động hành lang của tòa nhà mớir sắp xếp để di chuyển sau khi làm sạchPRE-DI CHUYỂN-NỘI BỘr tổ chức một "di chuyển nhân viên ban" nếu thích hợp và đoàn trách nhiệmr lịch trình và chuẩn cho chương trình nghị sự cho cuộc họp định hướng di chuyển nhân viên của bạnr hoàn thành kế hoạch bố trí chỗ ngồi và xác định vị trí mỗir nhãn chuẩn bị để di chuyển các đồ nội thất và hộp đến địa điểm mớir Ấn định di chuyển người giám sát ở từng bộ phậnr phát triển một lịch trình dự án tổng thể tái định cưr lịch trình và thực hiện một chương trình làm sạch-up (dọn sạch tệp, vứt bỏ thùng rác)r lịch nhân viên cho giải nén, bao gồm cả thả cung cấp tủ, nhà kho, tập tin phòng và loại bỏ thẻ từ tất cả các đồ nội thất và trang thiết bị để đảm bảo công ty của bạn sẽ được hoạt động nhanh chóng càng tốt sau khi di chuyểnr sắp xếp cho off-trang web lưu trữ các tập tin cũr gói nội dung của tất cả các tủ nộp đơn và bàn làm việc, đảm bảo tất cả mọi thứ được dán nhãn đúng cáchr sắp xếp cho nhân viên để bán tour mới cơ sở một vài tuần trước để di chuyểnr lịch trình đào tạo sau di chuyển cho an ninh, lửa, và cuộc sống thủ tục an toàn tại cơ sở mớir phân phối thẻ truy cập và phím cho các cơ sở mớiDI CHUYỂN NGÀYr sắp xếp với người quản lý xây dựng để có máy lạnh trong quá trình di chuyển• loại bỏ thiết bị máy tính (máy chủ) và hệ thống điện thoại trước khi xuất hiện của máy động lực và bắt đầu cài đặt lại tại trang web mớir dự thảo một danh sách liên lạc khẩn cấp cho nhà cung cấp như bảo trì Thang máy, quản lý tòa nhà, Tiện ích, viễn thông và di chuyển công tySAU KHI DI CHUYỂNr cài đặt và thử nghiệm hệ thống điện thoạidanh sách điện thoại mới của r phân phối và bản đồ hiển thị vị trí của bộ phậnr cài đặt và thử nghiệm tất cả các máy tínhr làm một hướng dẫn chi tiết của các cơ sở và báo cáo bất kỳ thiệt hại nào để di chuyển công tyr chuyển bảo hiểm của bạn đến vị trí mớir có được giấy chứng nhận của bảo hiểm từ công ty bảo hiểm của bạnr xác nhận chấm dứt của tuổi cho thuêr bãi đậu xe thu thập Pass, thẻ an ninh và phím cho các thiết bị cũ. Xác nhận sự trở lại của bất kỳ tiền gửi được tổ chức bởi chủ nhà cho những mục nàyr kiểm toán hoá đơn cuối cùng chống lại hợp đồngr hoàn thành và nộp tất cả các thông tin bảo hành cho tất cả các đồ nội thất mới và các thiết bịr Cập Nhật cố định hệ thống kế toán tài sản cho bất kỳ đồ nội thất mới và các thiết bị muar xác nhận thay đổi của địa chỉ sửa chữa được thực hiệnr lịch thông cáo báo chí và thông báo khách hàng

Kết quả (Việt) 2:

Di dời Checklist
A STEP-BY-BƯỚC HƯỚNG DẪN
SƠ
r Finalize thuê cho vị trí mới
r Thông báo cho chủ nhà hiện tại của ngày chấm dứt
nhân viên r Tư vấn thời và di chuyển vị trí của
r Tham gia thiết kế cho cơ sở mới
r Tạo một bậc thầy thay đổi-of-danh sách địa chỉ
trước MOVE-CHUNG
r thang máy dự trữ và tải bến tàu để di chuyển ngày
r thầu và trao hợp đồng chuyển
r thầu và giải thưởng điện thoại và cáp máy tính
r Inventory đồ nội thất hiện
r Mã đồ nội thất và trang thiết bị trên một mã màu sàn kế hoạch
r phím Kiểm toán
r thứ tự bất kỳ văn phòng mới đồ nội thất và thiết bị
văn phòng phẩm mới r tự
r tập tin thay đổi-of-địa chỉ hình thức với các bưu điện và chuyển tiếp thư
r Kiểm tra bảo hiểm của bạn để di chuyển
r Có được giấy chứng nhận của Occupancy và bất kỳ giấy phép cần thiết khác hoặc giấy phép
các nhà cung cấp r Advise (điện thoại, nước đóng chai , dịch vụ cà phê) về địa chỉ mới
r photocopy Alert thầu
r Quyết định về thủ tục an ninh cho việc di chuyển
r Thư thông báo di chuyển
r Các ngân hàng và tổ chức tài chính
r khách hàng và khách hàng của
các tổ chức chuyên nghiệp r
r các tài khoản tín dụng và thẻ tín dụng
công ty bảo hiểm r
r Các khoản phải thu và phải trả
r Báo và tạp chí đăng ký
r Công ty điện thoại và dịch vụ Internet cung cấp dịch vụ
triển vọng r và dịch vụ đặc biệt
r Tổ chức một cuộc họp tại cơ sở mới ba tuần trước khi di chuyển. Mang trong mình tất cả các bên liên quan (thiết kế / xây dựng / mover / cáp công ty / công nghệ thông tin chuyên ngành) để đảm bảo tất cả các chi tiết được bảo hiểm và tất cả trách nhiệm rõ ràng
r đổi ổ khóa / mã truy cập vào cơ sở mới càng gần ngày chuyển càng tốt
để đảm bảo tiếp cận
Schedule r quan hệ công chúng nỗ lực, bao gồm cả kế hoạch phát hành tin tức và một "văn phòng làm ấm" bên
r Sắp xếp để niêm yết trên sảnh thư mục của tòa nhà mới
r Sắp xếp cho sau động thái làm sạch
PRE-MOVE-NỘI
r Tổ chức một "nhân viên ủy ban chuyển động" nếu thích hợp và đại biểu trách nhiệm
r Schedule và chuẩn bị chương trình nghị sự cho nhân viên họp định hướng di chuyển của bạn
r Finalize ngồi kế hoạch và xác định từng vị trí
r Chuẩn bị nhãn cho di chuyển đồ đạc và hộp đến địa điểm mới
r giám sát di chuyển Assign trong từng bộ phận
r Xây dựng tổng thể di dời tiến độ dự án
Schedule r và thực hiện một chương trình làm sạch (tẩy file, vứt thùng rác)
Schedule r nhân viên cho giải nén, bao gồm tủ cung cấp giống, nhà kho, phòng tập, và loại bỏ tất cả các thẻ từ đồ nội thất và trang thiết bị để đảm bảo công ty của bạn sẽ hoạt động càng nhanh càng tốt sau khi di chuyển
r Sắp xếp để lưu trữ off-site của các tập tin cũ
r Gói nội dung của tất cả các tủ đựng hồ sơ và bàn, đảm bảo tất cả mọi thứ được dán nhãn đúng
r Sắp xếp cho nhân viên đi tham quan cơ sở mới một vài tuần trước khi di chuyển
Schedule r đào tạo sau động thái cho an ninh, phòng cháy và quy trình an toàn sinh tại cơ sở mới
r Phân phối thẻ truy cập và các phím cho các cơ sở mới
CHUYỂN NGÀY
r Sắp xếp với người quản lý tòa nhà để có điều hòa không khí trong quá trình chuyển
r Tháo thiết bị máy tính (máy chủ) và hệ thống điện thoại trước khi đến các máy động lực và bắt cài đặt lại tại trang web mới
r Soạn thảo một danh sách liên lạc khẩn cấp cho các nhà cung cấp như bảo trì thang máy, xây dựng quản lý, điện nước, viễn thông và chuyển Công ty
POST-MOVE
r Cài đặt và kiểm tra hệ thống điện thoại
r Distribute danh sách điện thoại mới và bản đồ hiển thị vị trí của các phòng ban
r Cài đặt và kiểm tra tất cả các máy tính
r Làm một chi tiết đi bộ qua các cơ sở và báo cáo bất kỳ thiệt hại để đưa công ty
bảo hiểm của bạn r chuyển đến vị trí mới
r Nhận Giấy chứng nhận bảo hiểm từ công ty bảo hiểm của bạn
chấm dứt r Xác nhận hợp đồng cho thuê cũ
r đậu xe Thu đi, thẻ an ninh và các phím cho các cơ sở cũ. Xác nhận sự trở lại của bất kỳ tổ chức tiền gửi của chủ nhà cho các mặt hàng này
r Kiểm toán hóa đơn cuối cùng chống lại hợp đồng
r Hoàn thành và nộp tất cả các thông tin bảo hành cho tất cả các đồ nội thất và trang thiết bị mới
Cập nhật hệ thống kế toán tài sản cố định r cho bất kỳ đồ nội thất và thiết bị mới mua
r Xác nhận change- sửa chữa các địa chỉ đã
phát hành báo chí Schedule r và thông báo khách hàng