PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLESA proj

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
A project manager should have experience in the project domain and should also be fa¬miliar with the processes that make up project management.
You should now have an understanding of some of the problems involved when setting up a project that needs to run 'across' organizations, which tend to have vertical man¬agement structures. You should also be aware of some of the issues that are raised when assigning people to projects, particularly if they have continuing duties in their own de¬partment, and you can bring attention to potential issues before they arise.
Finally, with the knowledge of the specific roles and responsibilities of the project spon¬sor and the project manager you can ensure that others within your organization are aware of these requirements when developing a project.
KEY POINTS
✓ Irrespective of how the organization is structured, there are certain roles and responsibilities that are required in all projects.
✓ Project stakeholders are individuals and organizations that are actively in-volved in the project, or whose interests may be positively or negatively af-fected by execution of the project or project completion.
✓ The sponsor is responsible for securing the financing and overall resource budget approval and owns the opportunities and risks related to the financial outcome of the project.
✓ The project manager is appointed to deliver the project as it is defined in the project charter or project plan.
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
31


PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
Understanding the Project Life Cycle
There is very little agreement about the life cycle phases of a project and many organiza-tions have their own internal definitions and templates. This is understandable because of the complicated nature and diversity of projects, which can vary enormously in size and complexity.

Despite this, all projects can be mapped to the following simple life cycle structure:
1. Starting the project
2. Organizing and preparing
3. Carrying out the work
4. Closing the project
This is known as a four-phase life cycle and the phases are usually referred to as:
1. Initiation
2. Planning
3. Execution
4. Closure
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
32

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
Each of these phases is made up of discrete activities, each of which has an associated definition and guidelines. The number of activities depends on the scope of the project.
A simple project will involve only a few activities while a more complex project may in¬volve hundreds or thousands of individual activities. This model can be applied to a vari¬ety of project scenarios although the cost and duration of each phase will vary according to the particular project.
The PMBOK® defines the project life cycle as:
‘A collection of generally sequential project phases whose names and num¬ber are determined by the control needs of the organization or organizations involved in the project.'
The remainder of this section looks at each of these aspects of the life cycle in greater detail.
The Initiation Phase
The aim of this phase is to answer the questions 'what is this project trying to achieve and why?'
The PMBOK® defines initiation as:
‘Those processes performed to authorize and define the scope of a new phase or project or that can result in the continuation of halted project work.
A large number of the initiating processes are typically done outside the proj-ect's scope of control by the organization, program, or portfolio processes and those processes provide input to the project's initiating processes group.'
At each phase of the life cycle there are certain outputs that must be produced before the project can move onto the next phase.

ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
33


PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
The most important output from this phase is a document that answers the questions:
• What is this project going to achieve?
• What is the business case for doing it?
• What is the timeframe involved?
• Who is going to sponsor it?
• Who is going to manage it?
The answers to these questions are provisional at this point in time and will be subject to revision when and if the project proceeds to the next phase. This document is known as the Project Charter, the Project Brief, or the Project Initiation Document (PID) depending on the project management method being used.
r '
Project Charter
L à Defines and outlines the
k 1 11 1 VI 1 1 VI Vi VI III V* VI 1 V*
expectations of the project
j
If this phase is omitted or rushed then there may be misunderstandings that could cause serious problems when the project moves into the planning phase and the various peo¬ple involved realize that their expectations are quite different.
For example,
A sponsor may think that the project will produce a working piece of soft¬ware, while the members of the project team think they are developing a pro¬totype to prove that the concept is feasible.
Remember, if the project does not begin with a clear idea of what it is setting out to achieve and why, then it will need to evolve these things as it progresses, which will al¬ways carry far more risk than doing it from the start.
The most important function of this document is that it ensures that everyone involved is in agreement about what the project is going to deliver and that no one has any false expectations. The document itself may only be a single page in the case of a small project
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
34

Kết quả (Việt) 1:

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNMột người quản lý dự án cần phải có kinh nghiệm trong vùng dự án và cũng phải là fa¬miliar với các quá trình tạo nên quản lý dự án.Bây giờ bạn nên có một sự hiểu biết của một số trong những vấn đề liên quan đến khi thiết lập một dự án cần phải chạy 'qua' tổ chức, mà có xu hướng có cấu trúc thẳng đứng man¬agement. Bạn cũng cần phải nhận thức của một số trong những vấn đề được nêu ra khi gán người cho dự án, đặc biệt là nếu họ có tiếp tục nhiệm vụ trong partment riêng của họ, và bạn có thể mang lại sự chú ý đến các vấn đề tiềm năng trước khi họ phát sinh.Cuối cùng, với kiến thức về các vai trò cụ thể và trách nhiệm của spon¬sor dự án và quản lý dự án bạn có thể đảm bảo rằng những người khác trong tổ chức của bạn là nhận thức của các yêu cầu này khi phát triển một dự án.NHỮNG ĐIỂM CHÍNH✓ không phân biệt cách tổ chức cấu trúc, có là một số vai trò và trách nhiệm cần thiết trong tất cả các dự án.✓ dự án bên liên quan là cá nhân và tổ chức mà đang tích cực trong volved trong dự án, hoặc lợi ích mà có thể tích cực hay tiêu cực af-fected bởi thực hiện dự án hoặc hoàn thành dự án.✓ Nhà tài trợ có trách nhiệm bảo vệ tài chính và tổng thể tài nguyên phê duyệt ngân sách và sở hữu những cơ hội và rủi ro liên quan đến kết quả tài chính của dự án.✓ quản lý dự án được bổ nhiệm để cung cấp những dự án như nó được định nghĩa trong điều lệ dự án hoặc kế hoạch dự án.ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com31 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNHiểu biết về vòng đời dự ánCó rất ít các thỏa thuận về các giai đoạn vòng đời của một dự án và nhiều organiza-tions có nội bộ định nghĩa riêng của họ và các mẫu. Điều này là dễ hiểu vì tính chất phức tạp và đa dạng của dự án, mà có thể khác nhau rất nhiều về kích thước và độ phức tạp. Mặc dù vậy, tất cả các dự án có thể được ánh xạ tới cấu trúc đơn giản cuộc sống chu kỳ sau đây:1. bắt đầu dự án2. tổ chức và chuẩn bị3. thực hiện công việc4. đóng dự ánĐiều này được gọi là một chu kỳ cuộc sống bốn giai đoạn và các giai đoạn được thường được gọi là:1. bắt đầu2. lập kế hoạch3. thực hiện4. đóng cửaISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com32 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNNhững giai đoạn thành lập hoạt động rời rạc, mỗi trong số đó có một định nghĩa liên kết và hướng dẫn. Số lượng các hoạt động phụ thuộc vào phạm vi của dự án.Một dự án đơn giản sẽ liên quan đến chỉ một vài hoạt động trong khi một dự án phức tạp hơn có thể in¬volve hàng trăm hoặc hàng ngàn cá nhân hoạt động. Mô hình này có thể được áp dụng cho một vari¬ety của dự án kịch bản mặc dù chi phí và thời gian mỗi giai đoạn sẽ khác nhau tùy theo dự án cụ thể.The PMBOK ® xác định vòng đời dự án là:'Một bộ sưu tập của giai đoạn tuần tự thường dự án có tên và num¬ber được xác định bởi các nhu cầu kiểm soát của các tổ chức hoặc tổ chức tham gia vào dự án.'Phần còn lại của phần này nhìn vào mỗi người trong số những khía cạnh của chu kỳ cuộc sống chi tiết hơn.Giai đoạn khởi xướngMục đích của giai đoạn này là để trả lời các câu hỏi ' dự án này đang cố gắng để đạt được những gì và tại sao?'The PMBOK ® xác định giai đoạn khởi đầu như là:' Những quá trình thực hiện để cho phép và xác định phạm vi của một giai đoạn mới hoặc dự án hoặc mà có thể dẫn đến việc tiếp tục công việc dừng dự án.Một số lớn các quá trình khởi xướng thường được thực hiện bên ngoài phạm vi proj-ect kiểm soát bởi các quá trình tổ chức, chương trình hoặc danh mục đầu tư và các quá trình cung cấp đầu vào cho dự án của bắt đầu quá trình nhóm.'Ở mỗi giai đoạn của chu kỳ cuộc sống có là một số kết quả đầu ra phải được sản xuất trước khi dự án có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com33 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNSản lượng quan trọng nhất từ giai đoạn này là một tài liệu mà câu trả lời các câu hỏi:• Những gì là điều này sẽ dự án đạt được?• Trường hợp kinh doanh để làm việc đó là gì?• Những gì là khung thời gian tham gia?• Những người sẽ tài trợ cho nó?• Những người sẽ quản lý nó?Câu trả lời cho những câu hỏi này được tạm thời tại thời điểm này và sẽ có thể xem khi nào và nếu dự án tiến tới giai đoạn tiếp theo. Tài liệu này được gọi là điều lệ dự án, dự án ngắn, hoặc tài liệu giai đoạn khởi đầu dự án (PID) tùy thuộc vào phương pháp quản lý dự án đang được sử dụng.r ' Dự án điều lệL à Defines và vạch ra các k 1 11 1 VI 1 1 VI Vi VI III V * VI 1 V *mong đợi của các dự án jNếu giai đoạn này bỏ qua hoặc vội vàng sau đó có thể có hiểu lầm có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng khi dự án di chuyển vào giai đoạn lập kế hoạch và peo¬ple khác nhau liên quan đến nhận ra rằng mong đợi của họ là khá khác nhau.Ví dụ,Một nhà tài trợ có thể nghĩ rằng dự án sẽ sản xuất một mảnh làm việc của soft¬ware, trong khi các thành viên của nhóm dự án nghĩ rằng họ đang phát triển một pro¬totype để chứng minh rằng các khái niệm là khả thi.Hãy nhớ, nếu dự án không bắt đầu với một ý tưởng rõ ràng về những gì nó là thiết lập ra để đạt được và tại sao, sau đó nó sẽ cần phải phát triển những việc như nó tiến triển, mà sẽ al¬ways thực hiện thêm rất nhiều nguy cơ hơn làm nó từ đầu.Các chức năng quan trọng nhất của tài liệu này là nó đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia là trong thỏa thuận về những gì dự án là sẽ cung cấp và không có ai có bất kỳ những kỳ vọng sai. Các tài liệu chính nó có thể chỉ là một trang duy nhất trong trường hợp của một dự án nhỏISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com34

Kết quả (Việt) 2:

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Một người quản lý dự án phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án và cũng nên fa¬miliar với các quá trình tạo nên quản lý dự án.
Bây giờ bạn cần phải có một sự hiểu biết về một số vấn đề liên quan đến khi thiết lập một dự án mà cần phải chạy tổ chức 'qua', mà có xu hướng có cấu trúc man¬agement dọc. Bạn cũng cần phải nhận thức của một số các vấn đề được nêu ra khi phân công nhân cho các dự án, đặc biệt là nếu họ có nhiệm vụ tiếp tục trong de¬partment riêng của họ, và bạn có thể mang lại sự chú ý đến các vấn đề tiềm tàng trước khi chúng phát sinh.
Cuối cùng, với những kiến thức của các vai trò cụ thể và trách nhiệm của các spon¬sor dự án và quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo rằng những người khác trong tổ chức của bạn nhận thức được các yêu cầu này khi phát triển một dự án.
ĐIỂM CHÍNH
✓ Không phân biệt cách tổ chức có cấu trúc, có vai trò và trách nhiệm nhất định được yêu cầu trong tất cả các dự án.
✓ các bên liên quan của dự án là các cá nhân và các tổ chức đang tích cực trong volved trong dự án, hoặc có quyền lợi có thể được tích cực hay tiêu cực af-hưởng bởi thực hiện dự án hoặc dự án hoàn thành.
✓ Các nhà tài trợ chịu trách nhiệm đảm bảo chính ngân sách tài chính và nguồn lực tổng thể và sở hữu những cơ hội và rủi ro liên quan đến kết quả tài chính của dự án.
✓ quản lý dự án được bổ nhiệm để cung cấp dự án vì nó được xác định trong điều lệ của dự án hoặc kế hoạch dự án.
ISBN 978-1- 62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com
31 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN Tìm hiểu về vòng đời dự án Có rất ít thỏa thuận về các giai đoạn vòng đời của một dự án và nhiều organiza-tions có định nghĩa bên trong của mình và các mẫu. Điều này là dễ hiểu vì tính chất phức tạp và đa dạng của các dự án, trong đó có thể rất khác nhau về kích thước và độ phức tạp. Mặc dù vậy, tất cả các dự án có thể được ánh xạ tới các cấu trúc chu kỳ cuộc sống đơn giản sau đây: 1. Bắt đầu từ những dự án 2. Tổ chức và chuẩn bị 3. Thực hiện các công việc 4. Kết thúc dự án này được biết đến như là một chu kỳ sống bốn giai đoạn và giai đoạn này thường được gọi là: 1. Initiation 2. Lập kế hoạch 3. Thực hiện 4. Đóng cửa ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 32 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN Mỗi giai đoạn được tạo thành từ các hoạt động rời rạc, mỗi trong số đó có một định nghĩa và các hướng dẫn liên quan. Số lượng các hoạt động phụ thuộc vào phạm vi của dự án. Một dự án đơn giản sẽ chỉ liên quan đến một số hoạt động trong khi một dự án phức tạp hơn có thể in¬volve hàng trăm hoặc hàng ngàn hoạt động cá nhân. Mô hình này có thể được áp dụng cho một vari¬ety các kịch bản dự án mặc dù chi phí và thời gian của mỗi giai đoạn sẽ khác nhau tùy theo các dự án cụ thể. Các PMBOK® định nghĩa vòng đời dự án như: "Một bộ sưu tập các giai đoạn dự án nói chung tuần tự mà tên tuổi và num¬ber được xác định bởi các nhu cầu điều khiển của các tổ chức hoặc tổ chức tham gia vào dự án. "Phần còn lại của phần này sẽ xem xét mỗi khía cạnh này của chu kỳ sống chi tiết hơn. Giai đoạn Initiation Mục đích của giai đoạn này là để trả lời các câu hỏi "cái gì được dự án này đang cố gắng để đạt được và tại sao? 'The PMBOK® định nghĩa bắt đầu như:.' Những quá trình thực hiện để cho phép và xác định phạm vi của một giai đoạn mới, dự án hoặc có thể dẫn đến việc tiếp tục tạm dừng công việc dự án A số lượng lớn của các quá trình khởi thường được thực hiện bên ngoài proj-ect của phạm vi kiểm soát của quy trình tổ chức, chương trình, hoặc danh mục đầu tư và các quy trình cung cấp đầu vào cho quá trình khởi xướng nhóm của dự án. "Ở mỗi giai đoạn của chu kỳ cuộc sống có kết quả nhất định mà phải được sản xuất trước khi dự án có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 33 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN Các kết quả quan trọng nhất ở giai đoạn này là một tài liệu mà câu trả lời các câu hỏi: • là gì dự án này sẽ đạt được? • các trường hợp kinh doanh để làm việc đó là gì? • khung thời gian tham gia là gì? • Ai sẽ là người tài trợ cho nó? • Ai sẽ là người quản lý nó? Câu trả lời cho những câu hỏi này là tạm thời tại thời điểm này trong thời gian và sẽ được xem xét lại khi nào và nếu dự án tiến tới giai đoạn tiếp theo. Tài liệu này được gọi là Hiến chương dự án, tóm tắt dự án, hoặc các Initiation Tài liệu dự án (PID) tùy thuộc vào phương pháp quản lý dự án đang được sử dụng. 'R Điều lệ Project L à Định nghĩa và vạch ra các k 1 11 1 VI 1 1 VI Vi VI III V * VI 1 V * mong đợi của dự án j Nếu giai đoạn này được bỏ qua hoặc chạy thì có thể có hiểu lầm có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng khi dự án chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch và các peo¬ple khác nhau tham gia nhận ra rằng những kỳ vọng của họ là khá khác nhau. Ví dụ, một nhà tài trợ có thể nghĩ rằng dự án sẽ sản xuất một mảnh làm việc của soft¬ware, trong khi các thành viên của nhóm dự án nghĩ rằng họ đang phát triển một pro¬totype để chứng minh rằng các ý tưởng khả thi. Hãy nhớ rằng, nếu dự án không bắt đầu bằng một ý tưởng rõ ràng về những gì nó được thiết lập ra để đạt được và lý do tại sao, sau đó nó sẽ cần phải phát triển những điều này vì nó tiến triển, mà al¬ways sẽ chịu rủi ro nhiều hơn so với làm việc đó ngay từ đầu. Chức năng quan trọng nhất của tài liệu này là nó đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia là trong thỏa thuận về những gì dự án sẽ cung cấp và rằng không ai có bất kỳ sự mong đợi sai. Các tài liệu này chỉ có thể là một trang duy nhất trong trường hợp của một dự án nhỏ ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 34