In system administration terms, doc

In system administration terms, documentation means keeping records of
where things are, explaining how to do things, and making useful information available to customers. In general, SAs dislike writing documentation:
There’s hardly enough time to do the work; why write documentation, too?
The reason is that documentation helps in many ways, and a lack of documentation hurts SAs’ ability to do a good job.
It can be difficult to decide what to document. We recommend being
selfish: Use documentation as a tool to make your work easier. Is the helpdesk
flooded with the same few questions over and over? Provide documentation
so that customers can help themselves. Are there tasks that you dislike doing?
Document them so it is easier to delegate them or to have a junior SA take them
over. Do you find it difficult to relax while on vacation? Do you skip vacations
altogether? Document the processes that only you can do. Do you spend days
fixing mistakes that could have been prevented? Maintain checklists and hint
sheets to improve repeatability.
Documentation is a way of creating an institutional memory that lets an
SA team increase its knowledge and skill level. Think of documentation as
RAID for the SA staff: It gives you redundancy in the group. Some SAs fear
that documentation will make them more replaceable and therefore refuse to
document what they do. As a result, they often eventually feel trapped, cornered, and unable to leave their position. They get stressed and, ironically,
quit out of frustration. The truth is that, because it simultaneously retains
and shares knowledge, documentation enables an organization to promote
people from within.
This chapter offers advice about how to create documentation, how to
store it and make it available, and how to manage larger and larger repositories. We stress techniques for making it easy to create documentation by

reducing the barriers, real and mental, that prevent people from maintaining
documentation.
9.1 The Basics
The basics involve having some easy ways to create documentation, store it
so that it’s easily used, and make it available to everyone who might need it.
9.1.1 What to Document
The things that are most important to document tend to be either (1) complicated and unpleasant and (2) things that you explain all the time. Sometimes,
an item is in both categories: for example, how to access the corporate intranet while traveling. We use the phrase complicated or unpleasant to refer
to both individual processes and the consequences if you make a mistake.
One good example is the process for setting up the IT presence of a new
employee: setting up the new hire’s computer; creating the accounts he needs,
including any department-specific aspects; whom to notify; and so on.
Thus, if a process has a lot of steps, especially ones for which the order
is significant—or messing up requires you to call your manager—it’s a good
idea to document it as soon as possible. You will be saving someone a lot of
trouble, and that someone could be you.
Documenting Disliked Processes
Tom finds that he’s bad at doing processes he dislikes. He gets distracted, forgets steps,
and so on. By documenting them as a checklist, he is less likely to skip a step and less
likely to make mistakes. It’s also easier to delegate the process to someone else once the
difficult work of creating the process is done.
Documenting the tasks that you disklike makes it easier to find someone
else to do them. Often, the difficult part is to create the process itself. Doing
the process then becomes easier. When we get permission to hire an additional
system administrator for our team, we are often tempted to hire someone with
the same skill set we have and to divide the work evenly. It can be difficult
to hire someone so senior. If we have documented the tasks that we dislike
doing, we can hire a junior person to do them and mentor the person over
time and promote from within. A junior person is less expensive and will
9.1 The Basics
eventually be someone with the knowledge of how the company and your IT
department works and the competency you’ve fostered.
A job description usually has two parts: the list of responsibilities and
the list of required skills. Generate the list of responsibilities by enumerating
the processes that you dislike and that have been documented. Generate the
list of required skills by drilling down into each document and cataloging
the skills and technologies an SA needs to be familiar with to understand the
documents. The entire job description basically writes itself.
9.1.2 A Simple Template for Getting Started
The most difficult part of creating a document is getting started. Here’s a
simple formula: Identify the four basic elements of a piece of documentation:
title, metadata, what, and how. Create a document template or outline, and
then fill in the sections from start to end.
1. Title: A simple title that others will understand.
2. Metadata: The document’s author—usually your—contact information, and revision date or history. People reading the document will be
able to contact the author with questions and when you get promoted,
and your successors will honor you as the person who gifted them
with this document. The revision date and history will help people
understand whether the document is still relevant.
3. What: A sentence describing the contents of the document or the goal
that someone can achieve by following the directions. One or two
sentences is fine.
4. How: The steps to take to accomplish the goal. For any step that seems
mysterious or confusing, you might add a why, such as “Re-tension
the tape (Why? Because we find that on a full backup, we get tape
errors less often if we have done so, even with a new tape).”
Next, do some basic quality assurance (QA) on the document. Accuracy
is important. A typo or a skipped step could result in someone’s creating more
problems than the document seeks to fix.
Follow the steps in the document yourself, typing each command, and so
on. Next, have someone else use your document to accomplish the goal and
to give you feedback on where he had any problems. Give the person a copy
on paper, making it more likely that the person will take notes to give back
to you.

Although it is possible to do this interactively, with you watching and
writing down the person’s feedback, it’s easy to have the session turn into
a conversation, with you helping the person along with the process, taking
mental notes to write down when you get back to your desk. Be strict with
yourself: If you don’t let the person do the work, he is not testing your instructions. If the person is comfortable with you watching, sit out of view
and watch, taking notes on what causes confusion.
After a few people have successfully used this documentation, use it to
create a shorter “quick guide” that summarizes the steps. This guide simply
helps the experienced SA not to forget anything. The SA should be able to cut
and paste command lines from this document into a shell so that the process
goes quickly.
Case Study: Two Sets of Documentation
At Bell Labs, Cliff Miller created a system for maintaining a software depot for homogeneous UNIX environments. An important part of the depot’s design was the namespace used for the various packages, some of which would be visible only on certain
platforms or certain individual hosts. The process for adding software packages into
the namespace was a little tricky; although it was well documented, that documentation contained a lot of hand-holding verbiage. This was great the first time a package
was added but was cumbersome after that. His solution was to create a brief ‘‘quick
guide’’that included only the commands to be entered, with brief reminders of what
the person was doing and hypertext links to the appropriate section of the full documentation. Now, both new and experienced SAs could easily execute the process and
receive the right amount of documentation.
9.1.3 Easy Sources for Documentation
One way to make documenting your tasks easy is to take notes the next time
you do the task. Even if this slows down the process, it is easier than writing
the document from memory.
9.1.3.1 Saving Screen Shots
Learn how to use a tool for capturing screen shots. The next time you are
doing something that you’d like to have documented, take screen shots as
you perform each step. If you create the document from the screen shots, all
you need is a line or two of text for each picture, describing what is being
done in that step. Suddenly, you have a multimedia document, complete with
9.1 The Basics
visual aids. It’s another cross-check for correctness, since anyone using the
document can compare the screen shot to the real monitor at each step and
be satisfied that everything looks like it is supposed to before moving on.
9.1.3.2 Capturing the Command Line
If you are working on a command line rather than with a graphical interface,
copy and paste the terminal or console window into the document. Some
terminal or console window programs include a capture-to-file feature; the
UNIX script command captures entire sessions to a file.
The UNIX command history lists the last commands that were executed.
These saved commands can be the starting point for documenting a process,
by converting them into an automated script. Documentation is the first step
to automation: If you don’t know exactly how you do something, you can’t
automate it.
The combination of script and history is a powerful tool. The script
command gathers both what you type and what the computer puts out but
can, however, get obscured with odd characters if you use various aspects
of command line editing. The history command accurately shows the commands that were used and can be used to verify that they were recorded.
Whether you use a cut-and-paste ability or automatically capture output,
it’s better than retyping things from scratch. It is less work

Kết quả (Việt) 1:

Về hệ thống quản lý tài liệu có nghĩa là giữ hồ sơ củaKhi những điều là, giải thích làm thế nào để làm điều này, và làm cho thông tin hữu ích có sẵn cho khách hàng. Nói chung, SAs không thích bằng văn bản tài liệu:Đó là hầu như không đủ thời gian để làm việc; tại sao viết tài liệu, quá?Lý do là tài liệu hướng dẫn giúp trong nhiều cách, và một thiếu tài liệu đau SAs' khả năng để làm một công việc tốt.Nó có thể được khó khăn để quyết định những gì để tài liệu. Chúng tôi khuyên bạn nên đượcích kỷ: sử dụng các tài liệu như một công cụ để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Là bộ phận trợ giúpbị ngập nước với cùng một số câu hỏi qua? Cung cấp tài liệu hướng dẫnkhách có thể giúp mình. Có nhiệm vụ mà bạn không thích làm?Tài liệu cho họ vì vậy nó là dễ dàng hơn để phân bổ chúng hoặc để có một học cơ sở SA cởikết thúc rồi. Bạn có thấy nó khó khăn để thư giãn trong khi ngày nghỉ? Bạn có bỏ qua kỳ nghỉhoàn toàn? Tài liệu quy trình mà chỉ có bạn có thể làm. Bạn có chi tiêu ngàySửa chữa những sai lầm mà có thể đã được ngăn chặn? Duy trì danh sách kiểm tra và gợi ýtấm để cải thiện độ.Tài liệu là một cách để tạo ra một bộ nhớ thể chế cho phép mộtĐội ngũ SA tăng mức độ kiến thức và kỹ năng của nó. Hãy suy nghĩ của các tài liệu nhưRAID cho các nhân viên SA: nó sẽ cho bạn sự thừa trong nhóm. Một số sợ hãi SAstài liệu sẽ làm cho họ thay thế hơn và do đó từ chốitài liệu từ những gì họ làm. Kết quả là, họ thường cuối cùng cảm thấy bị mắc kẹt, góc, và không thể rời khỏi vị trí của họ. Họ nhận được nhấn mạnh và, trở trêu là,bỏ thuốc lá ra khỏi thất vọng. Sự thật là, bởi vì nó vẫn giữ cùng một lúcvà chia sẻ kiến thức, tài liệu hướng dẫn cho phép một tổ chức để thúc đẩyngười từ bên trong.Chương này cung cấp lời khuyên về làm thế nào để tạo tài liệu hướng dẫn, làm thế nào đểlưu trữ nó và làm cho nó có sẵn, và làm thế nào để quản lý kho lớn hơn và lớn hơn. Chúng tôi nhấn mạnh các kỹ thuật để làm cho nó dễ dàng để tạo ra các tài liệu bằnggiảm các rào cản, thực tế và tâm thần, mà ngăn chặn người từ việc duy trìtài liệu hướng dẫn.9.1 những điều cơ bảnNhững điều cơ bản liên quan đến việc có một số cách dễ dàng để tạo ra các tài liệu, lưu trữ nóVì vậy mà nó dễ dàng sử dụng, và làm cho nó có sẵn cho tất cả những người có thể cần nó.9.1.1 gì để tài liệuNhững điều quan trọng nhất để tài liệu có xu hướng là một trong hai (1) phức tạp và khó chịu và (2) những điều mà bạn giải thích tất cả thời gian. Đôi khi,một mục là trong cả hai loại: ví dụ, làm thế nào để truy cập mạng nội bộ công ty trong khi đi du lịch. Chúng tôi sử dụng cụm từ phức tạp hoặc khó chịu để tham khảocả hai quá trình cá nhân và những hậu quả nếu bạn làm lỗi.Một ví dụ điển hình là quá trình để thiết lập sự hiện diện CNTT mớinhân viên: thiết lập máy tính thuê mới; tạo tài khoản ông nhu cầu,bao gồm bất kỳ khía cạnh cụ thể vùng; người mà thông báo cho; và như vậy.Vì vậy, nếu một quá trình có rất nhiều bước, đặc biệt là những người mà bộlà đáng kể- hoặc rối tung lên đòi hỏi bạn phải gọi quản lý của bạn-đó là một tốtý tưởng để tài liệu nó càng sớm càng tốt. Bạn sẽ có thể tiết kiệm một ai đó rất nhiềurắc rối, và rằng ai đó có thể là bạn.Tài liệu không thích quá trìnhTom thấy rằng ông là xấu lúc làm quá trình ông không thích. Ông bị phân tâm, quên bước,và như vậy. Bởi ghi lại chúng như là một danh sách kiểm tra, ông là ít có khả năng để bỏ qua một bước và ítcó khả năng để làm cho những sai lầm. Nó cũng là dễ dàng hơn để phân bổ quá trình cho người khác một lần cácCác công việc khó khăn của việc tạo ra quá trình được thực hiện.Tài liệu về các tác vụ mà bạn disklike làm cho nó dễ dàng hơn để tìm một ai đókhác để làm cho họ. Thông thường, một phần khó khăn là tạo ra quá trình tự nó. Làmquá trình này sau đó trở nên dễ dàng hơn. Khi chúng tôi nhận được sự cho phép để thuê một bổ sungquản trị hệ thống cho nhóm của chúng tôi, chúng tôi thường là cám dỗ để thuê một ai đó vớicùng một tập hợp kỹ năng hiện có và để phân chia công việc đồng đều. Nó có thể được khó khănthuê một ai đó rất cao cấp. Nếu chúng tôi có tài liệu các tác vụ mà chúng tôi không thíchlàm, chúng tôi có thể thuê một người học cơ sở để làm cho họ và cố vấn người trênthời gian và thúc đẩy từ bên trong. Một người học cơ sở là ít tốn kém và sẽ9.1 những điều cơ bản cuối cùng có một người có kiến thức về làm thế nào công ty và CNTT của bạnvùng hoạt động và khả năng bạn đã bồi dưỡng.Một mô tả công việc thường có hai phần: danh sách các trách nhiệm vàdanh sách các kỹ năng cần thiết. Tạo danh sách trách nhiệm bởi liệt kêcác quá trình mà bạn không thích và đó đã được ghi nhận. Tạo ra cácdanh sách các kỹ năng cần thiết bởi khoan xuống vào mỗi tài liệu và làm catalôcác kỹ năng và công nghệ SA một cần phải được làm quen với để hiểu cáctài liệu. Mô tả toàn bộ công việc cơ bản viết riêng của mình.9.1.2 một khuôn mẫu đơn giản để bắt đầuPhần khó khăn nhất của việc tạo ra một tài liệu bắt đầu. Đây là mộtcông thức đơn giản: xác định bốn yếu tố cơ bản của một phần của tài liệu:tiêu đề, siêu dữ liệu, những gì, và làm thế nào. Tạo một tài liệu mẫu hoặc phác thảo, vàsau đó điền vào các phần từ đầu đến kết thúc.1. tiêu đề: Một tiêu đề đơn giản mà những người khác sẽ hiểu.2. siêu dữ liệu: Tác giả của tài liệu — thông thường của bạn-liên hệ với thông tin, và sửa đổi ngày hoặc lịch sử. Những người đọc các tài liệu sẽcó thể liên hệ với tác giả với câu hỏi và khi bạn nhận được lên,và những người kế vị của bạn sẽ tôn vinh bạn là người có năng khiếu chúngvới tài liệu này. Sửa đổi ngày và lịch sử sẽ giúp mọi ngườihiểu cho dù các tài liệu có liên quan vẫn còn.3. những gì: Một câu mô tả nội dung của tài liệu hoặc mục tiêurằng ai đó có thể đạt được bằng cách làm theo các hướng dẫn. Một hoặc haicâu là tốt.4. làm thế nào: Các bước để có để đạt mục tiêu. Cho bất kỳ bước nào có vẻbí ẩn hoặc khó hiểu, bạn có thể thêm một lý do tại sao, chẳng hạn như "căng lạibăng (lý do tại sao? Bởi vì chúng tôi thấy rằng trên một sao lưu đầy đủ, chúng tôi nhận được bănglỗi ít thường xuyên hơn nếu chúng tôi đã làm như vậy, ngay cả với một băng mới). "Tiếp theo, làm một số cơ bản chất lượng (QA) tài liệu. Độ chính xáclà quan trọng. Một lỗi đánh máy hoặc đã bỏ qua bước có thể dẫn đến của một ai đó tạo thêmvấn đề hơn tài liệu tìm kiếm để sửa chữa.Làm theo các bước trong tài liệu chính mình, gõ mỗi lệnh, và như vậyngày. Tiếp theo, có một người nào khác sử dụng tài liệu của bạn để đạt mục tiêu vàđể cung cấp cho bạn thông tin phản hồi trên nơi ông đã có bất kỳ vấn đề. Cung cấp cho người một bản saotrên giấy, làm cho nó nhiều khả năng rằng những người sẽ đưa các ghi chú để cho trở lạicho bạn.Mặc dù nó có thể làm điều này một cách tương tác, với bạn xem vàviết xuống các thông tin phản hồi của người, thật dễ dàng để có phiên biến thànhmột cuộc trò chuyện với bạn giúp đỡ những người cùng với quá trình, tham giaghi chú tâm thần để ghi lại khi bạn nhận được trở lại bàn làm việc của bạn. Được nghiêm ngặt vớibản thân bạn: nếu bạn không cho phép những người làm việc, ông không phải thử nghiệm hướng dẫn của bạn. Nếu người đó là thoải mái với bạn xem, ngồi ra khỏi xemvà xem, ghi chú trên những gì gây ra sự nhầm lẫn.Sau khi một vài người đã thành công sử dụng tài liệu này, sử dụng nó đểtạo một ngắn hơn "hướng dẫn nhanh" mà tóm tắt các bước. Điều này hướng dẫn đơn giảngiúp SA có kinh nghiệm không phải để quên bất cứ điều gì. SA sẽ có thể cắtvà dán lệnh dòng từ đây tài liệu vào một vỏ vì vậy mà quá trìnhđi một cách nhanh chóng.Trường hợp nghiên cứu: Hai bộ của tài liệu hướng dẫnTại Phòng thí nghiệm Bell, Cliff Miller tạo ra một hệ thống cho việc duy trì một kho phần mềm cho đồng nhất UNIX môi trường. Một phần quan trọng của nhà kho thiết kế là không gian tên được sử dụng cho các gói khác nhau, một số trong đó sẽ được hiển thị chỉ trên một sốnền tảng hoặc máy chủ cá nhân nhất định. Quá trình thêm gói phần mềm vàokhông gian tên là một chút khôn lanh; mặc dù nó đã được tốt tài liệu, tài liệu đó chứa rất nhiều tay nắm giữ verbiage. Điều này là tuyệt vời lần đầu tiên một góiđã được bổ sung nhưng là rườm rà sau đó. Giải pháp của ông là tạo ra một giới thiệu tóm tắt '' nhanh chónghướng dẫn '' mà bao gồm chỉ các lệnh được nhập với các nhắc nhở ngắn gọn về những gìnhững người đã là thực hiện và siêu văn bản liên kết đến phần thích hợp của tài liệu hướng dẫn đầy đủ. Bây giờ, cả hai mới và kinh nghiệm SAs có thể dễ dàng thực hiện quá trình vànhận được số tiền phải của tài liệu hướng dẫn.9.1.3 dễ dàng nguồn tài liệuMột cách để làm cho tài liệu của bạn nhiệm vụ dễ dàng là để ghi chép thời gian tớibạn làm nhiệm vụ. Ngay cả nếu điều này làm chậm quá trình này, nó dễ dàng hơn bằng văn bảntài liệu từ bộ nhớ.9.1.3.1 ảnh chụp màn hình tiết kiệmTìm hiểu làm thế nào để sử dụng một công cụ cho việc chụp ảnh chụp màn hình. Khi bạn đanglàm một cái gì đó mà bạn muốn có tài liệu, hãy ảnh chụp màn hình nhưbạn thực hiện mỗi bước. Nếu bạn tạo ra các tài liệu từ các ảnh chụp màn hình, tất cảbạn cần là một dòng hoặc hai trong số các văn bản cho mỗi hình ảnh, mô tả những gì đangthực hiện trong bước đó. Đột nhiên, bạn có một đa phương tiện tài liệu, hoàn chỉnh với9.1 những điều cơ bản viện trợ trực quan. Nó là một chéo-kiểm tra cho đúng đắn, từ bất cứ ai sử dụng cáctài liệu có thể so sánh màn hình bắn để giám sát thực tại mỗi bước vàđược hài lòng rằng tất cả mọi thứ có vẻ như nó là nghĩa vụ phải trước khi di chuyển.9.1.3.2 bắt dòng lệnhNếu bạn đang làm việc trên một dòng lệnh hơn là với một giao diện đồ họa,sao chép và dán cửa sổ thiết bị đầu cuối hoặc giao diện điều khiển vào tài liệu. Một sốthiết bị đầu cuối hoặc giao diện điều khiển cửa sổ chương trình bao gồm một tính năng chụp tập tin; CácUNIX kịch bản lệnh bắt các phiên họp toàn bộ vào một tập tin.Lịch sử lệnh UNIX liệt kê các lệnh cuối cùng đã được thực hiện.Những lệnh này đã lưu có thể là điểm khởi đầu cho một quá trình, tài liệubằng cách chuyển đổi chúng thành một kịch bản tự động. Tài liệu là bước đầu tiênđể tự động hóa: nếu bạn không biết chính xác làm thế nào bạn làm điều gì đó, bạn có thể khôngtự động hoá nó.Sự kết hợp của kịch bản và lịch sử là một công cụ mạnh mẽ. Kịch bảnlệnh tập hợp cả những gì bạn gõ và những gì các máy tính đặt ra nhưngTuy nhiên, có thể, có được che khuất với ký tự lẻ nếu bạn sử dụng khía cạnh khác nhaudòng lệnh chỉnh sửa. Lệnh lịch sử chính xác Hiển thị các lệnh được sử dụng và có thể được sử dụng để xác minh rằng họ đã được ghi lại.Cho dù bạn sử dụng một khả năng cắt và dán hoặc tự động nắm bắt đầu ra,nó là tốt hơn so với retyping những thứ từ đầu. Nó là công việc ít hơn

Kết quả (Việt) 2:

Về quản trị hệ thống, tài liệu hướng dẫn có nghĩa là hồ sơ lưu
giữ, nơi mọi thứ đang có, giải thích làm thế nào để làm điều đó, và làm cho thông tin hữu ích có sẵn cho khách hàng. Nói chung, tài liệu SAs không thích bằng văn bản:
Có hầu như không đủ thời gian để làm công việc; tại sao viết tài liệu, quá?
Lý do là tài liệu giúp bằng nhiều cách, và một thiếu tài liệu khả năng đau SAs 'để làm một công việc tốt.
Nó có thể được khó khăn để quyết định những gì đến tài liệu. Chúng tôi đề nghị là
ích kỷ: Sử dụng các tài liệu như một công cụ để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Sản helpdesk
ngập với những câu hỏi tương tự hơn và hơn? Cung cấp tài liệu
để khách hàng có thể tự giúp mình. Có những công việc mà bạn không thích làm gì?
Tài liệu chúng vì vậy nó là dễ dàng hơn để đại biểu họ hay để có một cơ sở SA đưa họ
hơn. Bạn có cảm thấy khó khăn để thư giãn trong khi đi nghỉ? Bạn bỏ qua những kỳ nghỉ
hoàn toàn? Tài liệu về quy trình mà chỉ có bạn có thể làm. Bạn dành cả ngày
sửa chữa những sai lầm mà có thể đã được ngăn chặn? Duy trì danh sách kiểm tra và gợi ý
tờ để cải thiện khả năng lặp lại.
Tài liệu là một cách để tạo ra một bộ nhớ thể chế cho phép một
đội SA nâng cao kiến thức và kỹ năng cấp của nó. Hãy suy nghĩ về tài liệu như
RAID cho các nhân viên SA: Nó cung cấp cho bạn khả năng dự phòng trong nhóm. Một số SAs sợ
tài liệu đó sẽ làm cho họ có thể thay thế nhiều hơn và do đó từ chối
tài liệu những gì họ làm. Kết quả là, họ thường cảm thấy cuối cùng bị mắc kẹt, bị dồn ép, và không thể rời khỏi vị trí của họ. Họ nhận được nhấn mạnh và, trớ trêu thay,
bỏ ra khỏi thất vọng. Sự thật là, vì nó đồng thời giữ lại
và chia sẻ kiến thức, tài liệu cho phép một tổ chức thúc đẩy
mọi người từ bên trong.
Chương này cung cấp lời khuyên về làm thế nào để tạo ra tài liệu, làm thế nào để
lưu trữ nó và làm cho nó có sẵn, và làm thế nào để quản lý kho lớn hơn và lớn hơn . Chúng tôi nhấn mạnh các kỹ thuật để làm cho nó dễ dàng để tạo ra tài liệu bằng cách giảm các rào cản, thực tế và tinh thần, đó ngăn chặn những người duy trì tài liệu. 9.1 Khái niệm cơ bản Các vấn đề cơ bản liên quan đến việc có một số cách dễ dàng để tạo ra tài liệu, lưu trữ nó để nó dễ dàng sử dụng, và làm cho nó có sẵn cho tất cả những người có thể cần nó. 9.1.1 gì vào tài liệu Những điều đó là quan trọng nhất đối với tài liệu có xu hướng là một trong hai (1) phức tạp và khó chịu và (2) những điều mà bạn giải thích tất cả các thời gian. Đôi khi, một mục là trong cả hai loại: ví dụ, làm thế nào để truy cập vào mạng nội bộ của công ty khi đi du lịch. Chúng tôi sử dụng các cụm từ phức tạp hay khó chịu để tham khảo cho cả quá trình cá nhân và các hậu quả nếu bạn thực hiện một sai lầm. Một ví dụ điển hình là quá trình để thiết lập sự hiện diện của một IT mới nhân viên: thiết lập máy tính người mới được tuyển; tạo ra các tài khoản ông cần, bao gồm bất kỳ khía cạnh bộ phận cụ thể; mà thông báo; và như vậy. Do đó, nếu một quá trình có rất nhiều bước, đặc biệt là những người mà theo thứ tự là quan trọng hay rối tung lên đòi hỏi bạn phải gọi bạn quản lý-đó là một tốt ý tưởng để tài liệu đó càng sớm càng tốt. Bạn sẽ tiết kiệm được một ai đó rất nhiều rắc rối, và rằng ai đó có thể là bạn. Tư liệu không thích các quá trình Tom thấy rằng ông là xấu tại đang làm quá trình ông không thích. Ông bị phân tâm, quên bước, và như vậy. Bằng cách ghi chúng như là một danh sách kiểm tra, ông ít có khả năng bỏ qua một bước và ít có khả năng để làm cho những sai lầm. Nó cũng dễ dàng hơn để đại biểu quá trình này cho người khác một khi công việc khó khăn của việc tạo ra quá trình này được thực hiện. Ghi chép các công việc mà bạn disklike làm cho nó dễ dàng hơn để tìm thấy một người nào đó khác để làm cho họ. Thông thường, phần khó khăn là để tạo ra quá trình tự nó. Làm quá trình sau đó trở nên dễ dàng hơn. Khi chúng ta có được phép thuê thêm người quản trị hệ thống cho đội ngũ của chúng tôi, chúng ta thường bị cám dỗ để thuê một ai đó với các bộ kỹ năng cùng chúng ta có và để phân chia công việc đồng đều. Nó có thể là khó khăn để thuê một ai đó rất cao cấp. Nếu chúng tôi đã ghi nhận những nhiệm vụ mà chúng ta không thích làm, chúng ta có thể thuê một người học cơ sở để thực hiện chúng và cố vấn người qua thời gian và thúc đẩy từ bên trong. Một người học là ít tốn kém và sẽ 9.1 Khái niệm cơ bản cuối cùng là một người có kiến thức về cách các công ty và CNTT của bạn. Phận này làm việc và năng lực bạn đã nuôi dưỡng Một mô tả công việc thường có hai phần: danh sách trách nhiệm và danh sách các kỹ năng cần thiết. Tạo danh sách trách nhiệm bằng cách liệt kê các quá trình mà bạn không thích và đã được ghi nhận. Tạo danh sách các kỹ năng cần thiết bằng cách đi sâu vào từng tài liệu và lập danh mục các kỹ năng và công nghệ một SA cần phải làm quen để hiểu các tài liệu. Toàn bộ mô tả công việc cơ bản viết riêng của mình. 9.1.2 Một mẫu đơn giản để Bắt đầu Phần khó nhất của việc tạo ra một tài liệu được bắt đầu. Dưới đây là một công thức đơn giản: Xác định bốn yếu tố cơ bản của một phần tài liệu: tiêu đề, siêu dữ liệu, những gì, và làm thế nào. Tạo một mẫu tài liệu hoặc phác thảo, và sau đó điền vào các phần từ đầu đến cuối. 1. Tiêu đề: Một tiêu đề đơn giản mà những người khác sẽ hiểu. 2. Metadata: thông tin tác giả-thường của bạn tiếp xúc Các tài liệu, và ngày sửa đổi hay lịch sử. Người đọc tài liệu sẽ có thể liên hệ với tác giả với những câu hỏi và khi bạn được thăng tiến, và những người kế của bạn sẽ tôn trọng bạn như là người có năng khiếu chúng với tài liệu này. Những ngày sửa đổi và lịch sử sẽ giúp mọi người hiểu xem tài liệu vẫn còn có liên quan. 3. Có gì: Một câu mô tả nội dung của các tài liệu hoặc các mục tiêu mà ai đó có thể đạt được bằng cách làm theo các hướng dẫn. Một hoặc hai câu là tốt. 4. Làm thế nào: Các bước cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Đối với bất cứ bước nào đó có vẻ bí ẩn hoặc khó hiểu, bạn có thể thêm một lý do, chẳng hạn như "Re-căng băng (Tại sao? Bởi vì chúng tôi thấy rằng trên một bản sao lưu đầy đủ, chúng tôi nhận được băng lỗi ít thường xuyên hơn nếu chúng tôi đã làm như vậy, ngay cả với một băng mới). "Tiếp theo, làm một số bảo đảm chất lượng cơ bản (QA) trên tài liệu. Độ chính xác là rất quan trọng. Một lỗi đánh máy hoặc một bước bỏ qua có thể dẫn đến một ai đó tạo ra nhiều vấn đề hơn là các tài liệu tìm cách khắc phục. Thực hiện theo các bước trong các tài liệu chính mình, gõ từng lệnh, và do đó trên. Tiếp theo, có người khác sử dụng tài liệu của bạn để hoàn thành mục tiêu và cung cấp cho bạn thông tin phản hồi về nơi mà ông có bất kỳ vấn đề. Cho người này một bản sao trên giấy, làm cho nó nhiều khả năng người đó sẽ ghi chép để trả lại cho bạn. Mặc dù nó có thể làm điều này một cách tương tác, với bạn xem và ghi lại thông tin phản hồi của người đó, thật dễ dàng để có lượt phiên vào một cuộc trò chuyện với bạn giúp đỡ người cùng với quá trình này, việc ghi chú về tinh thần để viết xuống khi bạn nhận được trở lại để bàn của bạn. Nghiêm khắc với bản thân: Nếu bạn không cho người làm việc, anh không được kiểm tra hướng dẫn của bạn. Nếu người đó là thoải mái với bạn xem, ngồi ngoài tầm nhìn và quan sát, ghi chép về những gì gây nhầm lẫn. Sau một vài người đã sử dụng thành công tài liệu này, hãy sử dụng nó để tạo ra một "hướng dẫn nhanh chóng" ngắn tóm tắt các bước. Hướng dẫn này chỉ đơn giản là giúp các SA có kinh nghiệm không quên bất cứ điều gì. Các SA sẽ có thể cắt và dán dòng lệnh từ tài liệu này sang một vỏ để quá trình đi một cách nhanh chóng. Trường hợp nghiên cứu: Hai Bộ Tài liệu Tại Bell Labs, Cliff Miller tạo ra một hệ thống để duy trì một kho phần mềm cho các môi trường UNIX đồng nhất. Một phần quan trọng của thiết kế của kho là không gian tên được sử dụng cho các gói khác nhau, một số trong đó sẽ được hiển thị chỉ trên một số nền tảng hoặc một số máy chủ cá nhân. Quá trình để thêm các gói phần mềm vào không gian tên là một chút khó khăn; mặc dù nó là tài liệu tốt, các tài liệu có chứa rất nhiều nắm tay nói dài giòng. Điều này là tuyệt vời lần đầu tiên một gói đã được bổ sung nhưng cồng kềnh sau đó. Giải pháp của ông là tạo ra một '' nhanh chóng ngắn gọn guide''that chỉ bao gồm các lệnh được nhập vào, với lời nhắc nhở ngắn gọn về những gì người đó đã làm và các liên kết siêu văn bản đến các phần phù hợp trong tài liệu hướng dẫn đầy đủ. Bây giờ, cả hai mới và kinh nghiệm SAs có thể dễ dàng thực hiện quá trình và nhận được số tiền phải của tài liệu. 9.1.3 Các nguồn dễ dàng cho Tài liệu Một cách để làm cho tài liệu công việc của bạn dễ dàng là để ghi chép thời gian tiếp theo bạn làm nhiệm vụ. Ngay cả nếu điều này làm chậm quá trình này, nó dễ hơn là viết các tài liệu từ bộ nhớ. 9.1.3.1 Saving Screen Shots Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng một công cụ để chụp ảnh chụp màn hình. Lần tới khi bạn đang làm một cái gì đó mà bạn muốn có tài liệu, chụp ảnh màn hình khi bạn thực hiện từng bước. Nếu bạn tạo ra các tài liệu từ các ảnh chụp màn hình, tất cả bạn cần là một hoặc hai dòng văn bản cho mỗi hình ảnh, mô tả những gì đang được thực hiện trong bước này. Đột nhiên, bạn có một tài liệu đa phương tiện, hoàn chỉnh với 9.1 Khái niệm cơ bản cụ trực quan. Đó là một cross-check cho đúng đắn, vì bất cứ ai sử dụng các tài liệu có thể so sánh các ảnh chụp màn hình để màn hình thực tế tại mỗi bước và được hài lòng tất cả mọi thứ có vẻ như nó là vụ phải trước khi chuyển. 9.1.3.2 Chụp Command Line Nếu bạn là làm việc trên một dòng lệnh hơn là với một giao diện đồ họa, sao chép và dán cửa sổ thiết bị đầu cuối hoặc console vào tài liệu. Một số chương trình cửa sổ thiết bị đầu cuối hoặc giao diện điều khiển bao gồm một tính năng chụp-to-file; các lệnh script UNIX chụp toàn bộ phiên vào một tập tin. Lịch sử lệnh UNIX liệt kê các lệnh cuối cùng đã được thực hiện. Những lệnh này được lưu có thể là điểm khởi đầu cho tài liệu một quá trình, bằng cách chuyển đổi chúng thành một kịch bản tự động. Tài liệu là bước đầu tiên để tự động hóa: Nếu bạn không biết chính xác làm thế nào bạn làm điều gì đó, bạn không thể tự động hoá nó. Sự kết hợp của kịch bản và lịch sử là một công cụ mạnh mẽ. Các kịch bản lệnh tập hợp cả những gì bạn gõ và những gì các máy tính đặt ra nhưng có thể, tuy nhiên, được che khuất với các nhân vật kỳ lạ nếu bạn sử dụng các khía cạnh khác nhau của biên tập dòng lệnh. Các lệnh lịch sử cho thấy chính xác các lệnh đã được sử dụng và có thể được sử dụng để xác minh rằng họ đã được ghi. Cho dù bạn sử dụng một khả năng cắt-và-dán hoặc tự động nắm bắt đầu ra, nó là tốt hơn so với việc gõ lại mọi thứ từ đầu. Đó là công việc ít hơn