Write for ‘Scannability’Your reader

Write for ‘Scannability’

Your readers don’t have time to read every word of your email. It is important to make your email easy to scan. Make the important information stand out!

Use bullets – these help to break up the copy, but use them wisely. For example; we create email campaigns which are targeted and personalised to senior executives. Here we refrain from using too many bullet points as it can come across as ‘salesly.’
Emphasise key points by bolding certain text
Use one idea per paragraph. If you don’t, your messages can get muddled
Create a natural flow which ultimately leads to the CTA

There should be a natural flow that connects the email together. From the subject line to the headline through to the CTA must all be linked to convey your message or tell a story of some kind.

Excite, engage and entertain

When writing an email you assume that the reader will be excited to be receiving this message. They are not. Your writing needs to entice the reader to complete an action and needs to written with conviction and enthusiasm. If you can’t be bothered to write it then they won’t be bothered to read it. Think about emotive words and use a thesaurus to stop yourself from repeating words like ‘amazing.’

The copy needs to effectively communicate to the recipient how this product/offer/service will enrich their lives, no matter if you are writing about the next Apple product or the importance of technology when managing data.

Tone of voice can get a foot in the door

When writing copy to target CIOs the tone of voice will be different to when writing to One Direction fans. Remember to use a tone of voice that fits your brand values and conveys the message correctly to your intended audience. If you are unsure, ask a colleague or friend to read it and feedback to you what they thought, if they use too many negative words then you’ll probably need to re-write.

We have found that saying similar sentences in subtly different ways can increase response rates. You will have no doubt received an email that starts off like the first option below, but the second option sounds more positive allowing the reader to relax:

Dear Craig,

I wanted to discuss with you how we could help your business increase its ROI by 100%

VS

Dear Craig

I would welcome the opportunity to share with you how we could potentially help [CompanyName] to increase ROI by over 100%.

Prove it or lose it

If your email has successfully completed its purpose your reader will be drawn to the CTA. If he/she is still skeptical in any way they will need to see more proof or some evidence of the benefits you are promoting.

In order to build credibility you can:

Use buzzwords and language they understand
Spell out the benefits with links to features
Back up your statement with facts, figures, case studies or customer reviews
Use video to convey your message
The power of personalisation

By now I’m assuming that most marketers are using personalisation, but how much and how often? Aside from standard personalisation, the trick is create dynamic content which is inserted to offer a completely personalised experience while finding the balance of not using too much that it scares the socks off your reader.

Econsultancy wrote ’10 Things to avoid using in your email subject lines,’ they state that you should not personalise your subject lines, but we’ve found that personalisation of company name, when writing for B2B, leads to 4% more opens, while using their first name doesn’t have any drastic effects on the statistics at all.

Email marketing is constantly evolving and we as marketers face an uphill battle in the fight for our readers’ opens and clicks. Testing will help you to slowly improve your engagement rates, but never rest on your laurels as what works now might not work in 6 months’ time.

In closing I wish to share the most invaluable tip I was ever offered as a writer. When editing your work start by deleting all of your favourite lines within your copy. Take away the fluff, get to the point and your reader will thank you for it :)

Kết quả (Việt) 1:

Viết cho 'Scannability'Độc giả của bạn không có thời gian để đọc từng chữ của email của bạn. Nó là quan trọng để làm cho email của bạn dễ dàng để quét. Làm cho các quan trọng thông tin nổi bật!Sử dụng đạn-những giúp đỡ để phá vỡ các bản sao, nhưng sử dụng chúng một cách khôn ngoan. Ví dụ; chúng tôi tạo email chiến dịch được nhắm mục tiêu và cá nhân hoá để điều hành cấp cao. Ở đây chúng tôi không sử dụng quá nhiều bullet điểm như nó có thể đi qua như là 'salesly.'Nhấn mạnh điểm chính bởi bolding một số văn bảnSử dụng một ý tưởng cho một đoạn. Nếu bạn không, tin nhắn của bạn có thể nhận được muddledTạo ra một dòng chảy tự nhiên mà cuối cùng dẫn đến cố vấn trưởngKhông nên có một dòng chảy tự nhiên kết nối email với nhau. Từ chủ đề dòng để tiêu đề thông qua để cố vấn trưởng phải tất cả được liên kết với truyền tải thông điệp của bạn hoặc kể một câu chuyện của một số loại.Kích thích, tham gia và giải tríKhi viết một email bạn giả định rằng người đọc sẽ được vui mừng nhận tin nhắn này. Họ là không. Văn bản của bạn cần để lôi kéo người đọc để hoàn thành một hành động và nhu cầu để viết với niềm tin và sự nhiệt tình. Nếu bạn không thể được bực để viết nó sau đó họ sẽ không làm phiền để đọc nó. Suy nghĩ về đa cảm từ và sử dụng một từ điển để ngăn chặn chính mình từ lặp đi lặp lại từ như 'tuyệt vời'.Bản sao nhu cầu giao tiếp hiệu quả cho người nhận như thế nào sản phẩm này/cung cấp/dịch vụ sẽ làm phong phú thêm cuộc sống của họ, không có vấn đề nếu bạn đang viết về sản phẩm tiếp theo của Apple hoặc tầm quan trọng của công nghệ khi quản lý dữ liệu.Tone of voice can get a foot in the doorWhen writing copy to target CIOs the tone of voice will be different to when writing to One Direction fans. Remember to use a tone of voice that fits your brand values and conveys the message correctly to your intended audience. If you are unsure, ask a colleague or friend to read it and feedback to you what they thought, if they use too many negative words then you’ll probably need to re-write.We have found that saying similar sentences in subtly different ways can increase response rates. You will have no doubt received an email that starts off like the first option below, but the second option sounds more positive allowing the reader to relax:Dear Craig,I wanted to discuss with you how we could help your business increase its ROI by 100%VSDear CraigI would welcome the opportunity to share with you how we could potentially help [CompanyName] to increase ROI by over 100%.Prove it or lose itIf your email has successfully completed its purpose your reader will be drawn to the CTA. If he/she is still skeptical in any way they will need to see more proof or some evidence of the benefits you are promoting.In order to build credibility you can:Use buzzwords and language they understandSpell out the benefits with links to featuresBack up your statement with facts, figures, case studies or customer reviewsUse video to convey your messageThe power of personalisationBy now I’m assuming that most marketers are using personalisation, but how much and how often? Aside from standard personalisation, the trick is create dynamic content which is inserted to offer a completely personalised experience while finding the balance of not using too much that it scares the socks off your reader.Econsultancy wrote ’10 Things to avoid using in your email subject lines,’ they state that you should not personalise your subject lines, but we’ve found that personalisation of company name, when writing for B2B, leads to 4% more opens, while using their first name doesn’t have any drastic effects on the statistics at all.Email marketing is constantly evolving and we as marketers face an uphill battle in the fight for our readers’ opens and clicks. Testing will help you to slowly improve your engagement rates, but never rest on your laurels as what works now might not work in 6 months’ time.In closing I wish to share the most invaluable tip I was ever offered as a writer. When editing your work start by deleting all of your favourite lines within your copy. Take away the fluff, get to the point and your reader will thank you for it :)

Kết quả (Việt) 2:

Viết cho 'scannability' độc giả của bạn không có thời gian để đọc từng chữ của email của bạn. Điều quan trọng là làm cho email của bạn dễ dàng để quét. Làm cho các thông tin quan trọng nổi bật! Sử dụng đạn - những sự giúp đỡ để phá vỡ các bản sao, nhưng sử dụng chúng một cách khôn ngoan. Ví dụ; chúng ta tạo ra các chiến dịch email được nhắm mục tiêu và cá nhân để điều hành cấp cao. Ở đây chúng ta kiềm chế không sử dụng quá nhiều điểm đạn vì nó có thể đi qua như 'salesly. " Nhấn mạnh các điểm quan trọng bởi bolding văn bản nhất định Sử dụng một ý tưởng mỗi đoạn. Nếu bạn không, tin nhắn của bạn có thể bị rối tung Tạo một dòng chảy tự nhiên mà cuối cùng dẫn đến CTA Có phải là một dòng chảy tự nhiên mà có thể nối email với nhau. Từ dòng chủ đề để các tiêu đề thông qua các CTA phải tất cả được kết nối để truyền đạt thông điệp của bạn hay kể một câu chuyện của một số loại. Excite, tham gia và giải trí Khi viết một email bạn cho rằng người đọc sẽ được kích thích để được nhận tin nhắn này. Họ không. Văn bản của bạn cần phải lôi kéo người đọc để hoàn thành một hành động và cần phải được viết với niềm tin và sự nhiệt tình. Nếu bạn không thể bị làm phiền để viết nó sau đó họ sẽ không bị làm phiền để đọc nó. Hãy suy nghĩ về những từ dễ gây xúc động và sử dụng từ điển để ngăn mình khỏi lặp lại các từ như "tuyệt vời." Bản sao cần phải giao tiếp hiệu quả cho người nhận như thế nào về sản phẩm này / bán / dịch vụ sẽ làm phong phú thêm cuộc sống của họ, không có vấn đề nếu bạn đang viết về Apple tiếp theo sản phẩm hoặc tầm quan trọng của công nghệ khi quản lý dữ liệu. Giai điệu của giọng nói có thể có được một chân vào cửa Khi viết bản sao để nhắm mục tiêu các CIO thì giọng điệu sẽ khác với khi viết cho fan One Direction. Hãy nhớ sử dụng một giọng điệu phù hợp với giá trị thương hiệu của bạn và chuyển tải thông điệp một cách chính xác để khán giả dự định của bạn. Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi một đồng nghiệp hoặc bạn bè để đọc và phản hồi cho bạn những gì họ nghĩ, nếu họ sử dụng quá nhiều từ ngữ tiêu cực thì có thể bạn sẽ cần phải viết lại. Chúng tôi đã tìm thấy rằng nói câu tương tự như trong sự tinh tế có thể làm tăng tỷ lệ đáp ứng. Bạn sẽ không có nghi ngờ nhận được một email mà bắt đầu giảm giá như các tùy chọn đầu tiên dưới đây, nhưng các tùy chọn thứ hai có vẻ tích cực hơn cho phép người đọc để thư giãn: Thưa Craig, tôi muốn thảo luận với bạn làm thế nào chúng ta có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng ROI của nó bằng 100 % VS Thưa Craig tôi sẽ hoan nghênh cơ hội để chia sẻ với bạn như thế nào chúng ta có khả năng giúp đỡ [CompanyName] để tăng ROI của trên 100%. Chứng minh nó hay mất nó Nếu email của bạn đã hoàn thành mục đích của nó đọc của bạn sẽ được trích ra để các CTA . Nếu anh ấy / cô ấy vẫn còn hoài nghi trong bất kỳ cách nào họ sẽ cần phải nhìn thấy nhiều bằng chứng cho hay một số bằng chứng về các lợi ích mà bạn đang quảng bá. Để xây dựng sự tín nhiệm bạn có thể: Sử dụng thuật ngữ thông dụng và ngôn ngữ mà họ hiểu chính tả ra những lợi ích với các liên kết đến các tính năng Trở lại lên tuyên bố của bạn với các sự kiện, số liệu, nghiên cứu trường hợp hay đánh giá của khách Sử dụng video để truyền đạt thông điệp của bạn Sức mạnh của cá nhân Bởi bây giờ tôi giả định rằng hầu hết các nhà tiếp thị đang sử dụng cá nhân, nhưng bao nhiêu và bao lâu? Bên cạnh cá nhân tiêu chuẩn, thủ đoạn này là tạo ra nội dung động được chèn vào để cung cấp một kinh nghiệm hoàn toàn cá nhân hoá khi tìm sự cân bằng của việc không sử dụng quá nhiều mà nó sợ tất off của bạn đọc. Econsultancy viết '10 Những điều cần tránh sử dụng trong tiêu đề email của bạn đường ", họ nói rằng bạn không nên cá nhân hoá dòng tiêu đề của bạn, nhưng chúng tôi đã tìm thấy rằng cá nhân của tên công ty, khi viết cho B2B, dẫn đến hơn 4% mở ra, trong khi sử dụng tên của họ không có bất kỳ tác dụng mạnh lên số liệu thống kê ở tất cả. Email marketing không ngừng phát triển và chúng tôi là nhà tiếp thị phải đối mặt với một trận chiến khó khăn trong cuộc đấu tranh cho độc giả của chúng tôi 'mở ra và nhấp chuột. Thử nghiệm sẽ giúp bạn để từ từ cải thiện tỷ lệ tham gia của bạn, nhưng không bao giờ nghỉ ngơi trên vòng nguyệt quế của bạn như những gì làm việc bây giờ có thể không hoạt động trong thời gian 6 tháng. Cuối cùng tôi muốn chia sẻ những mẹo vô giá nhất mà tôi đã từng được cung cấp như là một nhà văn. Khi chỉnh sửa bắt đầu công việc của bạn bằng cách xóa tất cả các dòng yêu thích của bạn trong bản sao của bạn. Lấy đi các lông tơ, có được cho điểm và người đọc của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó :)