We have looked at the layout of cor

We have looked at the layout of correspondence, and we will now look at the content. In Unit 1, some differences between letters, faxes and emails were discussed. Ultimately, you must choose the most appropriate form of correspondence for the circumstances, but always remember that your correspondence creates an impression on the reader. You must decide how much information you need to provide, but it’s important to be concise. If you can limit your correspondence to a single page (letters/faxes) or a single screen (emails), so much the better, but you must also take care not to seem abrupt, or to provide too little information.

2.4.2 Planning your correspondence
There are two important questions to ask yourself before you start writing:
i) What is the purpose of my correspondence?
ii) What response would I like to receive?
When thinking about the purpose of your correspondence, try to limit the content to one subject only. If you write about more than one subject, it may require the attention of somebody other than the addressee, or the attention of a different department. A response to the main subject could be delayed unnecessarily.

Make notes of the points you want to include in your correspondence and check to ensure that you have asked for, or provided, only information that is relevant. The next step is to organise the information into a logical order, which links one piece of information with another and avoids repetition.
Hot tip:
In formal correspondence, avoid using contractions, e.g. I have notI've, she would not she'd.
Here is the body of a typical letter replying to an enquiry about a company’s products.
.

Kết quả (Việt) 1:

Chúng tôi đã xem xét cách bố trí tương ứng, và bây giờ chúng tôi sẽ xem xét nội dung. Đơn vị 1, một số khác biệt giữa thư, Fax và email đã được thảo luận. Cuối cùng, bạn phải chọn các hình thức thích hợp nhất của thư cho các trường hợp, nhưng luôn luôn nhớ rằng thư của bạn tạo ra một ấn tượng trên người đọc. Bạn phải quyết định bao nhiêu thông tin bạn cần để cung cấp, nhưng nó là quan trọng để được ngắn gọn. Nếu bạn có thể giới hạn thư của bạn đến một trang duy nhất (chữ cái/Fax) hoặc một màn hình duy nhất (email), rất nhiều càng tốt, nhưng bạn cũng phải chăm sóc không có vẻ đột ngột, hoặc cung cấp thông tin quá ít.2.4.2 kế hoạch thư của bạn Chúng ta có hai câu hỏi quan trọng để tự hỏi mình trước khi bạn bắt đầu bằng văn bản:i) những gì là mục đích của thư của tôi? II) tôi muốn nhận được phản ứng những gì nào? Khi suy nghĩ về mục đích của thư của bạn, cố gắng để giới hạn nội dung cho một đối tượng chỉ. Nếu bạn viết về nhiều chủ đề, nó có thể yêu cầu sự chú ý của người khác hơn so với người nhận, hoặc sự chú ý của một bộ phận khác nhau. Một phản ứng với chủ đề chính có thể bị chậm trễ không cần thiết. Hãy ghi chú của điểm mà bạn muốn bao gồm trong thư từ của bạn và kiểm tra để đảm bảo rằng bạn có yêu cầu, hoặc cung cấp, chỉ có thông tin đó là có liên quan. Bước tiếp theo là để sắp xếp các thông tin vào một thứ tự hợp lý, liên kết một mảnh của các thông tin với nhau và tránh lặp lại.Hot tip:In formal correspondence, avoid using contractions, e.g. I have notI've, she would not she'd. Here is the body of a typical letter replying to an enquiry about a company’s products..

Kết quả (Việt) 2:

Chúng tôi đã xem xét cách bố trí của thư tín, và bây giờ chúng ta sẽ xem xét các nội dung. Trong Unit 1, một số khác biệt giữa các chữ cái, fax và email đã được thảo luận. Cuối cùng, bạn phải lựa chọn hình thức phù hợp nhất tương ứng cho từng trường hợp, nhưng luôn luôn nhớ rằng thư của bạn tạo ra một ấn tượng về người đọc. Bạn phải quyết định bao nhiêu thông tin bạn cần cung cấp, nhưng điều quan trọng là phải ngắn gọn. Nếu bạn có thể giới hạn các thư của bạn đến một trang duy nhất (thư / fax) hoặc một màn hình duy nhất (email), rất nhiều càng tốt, nhưng bạn cũng phải cẩn thận không có vẻ đột ngột, hoặc để cung cấp quá ít thông tin. 2.4.2 Kế hoạch thư từ của bạn Có hai câu hỏi quan trọng để hỏi bản thân trước khi bạn bắt đầu viết: ? i) mục đích của thư của tôi là gì ? ii) phản ứng gì tôi muốn nhận Khi suy nghĩ về mục đích của thư tín của bạn, cố gắng hạn chế các nội dung để một chủ đề duy nhất. Nếu bạn viết về nhiều chủ đề, nó có thể đòi hỏi sự chú ý của ai đó khác hơn so với người nhận, hoặc được sự chú ý của một bộ phận khác nhau. Một phản hồi về các chủ đề chính có thể bị trì hoãn không cần thiết. Hãy ghi chú lại những điểm bạn muốn bao gồm trong thư của bạn và kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đã yêu cầu, hoặc cung cấp, chỉ có thông tin liên quan. Bước tiếp theo là tổ chức các thông tin vào một thứ tự hợp lý, trong đó liên kết một mẩu thông tin với nhau và tránh lặp lại. tip Hot: Trong thư chính thức, tránh sử dụng co bóp, ví dụ như tôi có notI've, cô sẽ không cô muốn. Dưới đây là phần thân của thư điển hình trả lời cho một cuộc điều tra về các sản phẩm của công ty. .