• Purpose. In thinking about types

• Purpose. In thinking about types of communication, remember that you are
looking for the best type of communication to suit your purpose. If your
purpose is to tell 30 people some information that you know will not need any
discussion, it would not be sensible to arrange to meet each one of them
separately. A memo, email or report would probably be a good choice here.
• Target audience. Here you need to take account of the needs, expectations and
feelings of the target audience. If you know that the customer expects you to
meet each senior manager at least once, then you will have to have some
compelling reason not to do so, but if one particular person is very difficult to
meet, you may have to resort to written communication, on the grounds that a
memo is better than nothing.
• Level of understanding. It is very important to gauge the level of understanding
of your intended receivers. If you don’t do this, you run the risk of using
over-simplified explanations and perhaps being seen as patronising or,
alternatively, of using complex technical jargon with someone who doesn’t
understand it. It is clearly important to communicate at the right level in order
to create your intended impression, but how can you do this? The answer is
thorough preparation. When preparing to communicate, whether for an
interview, a meeting, a presentation or in writing, you must always prepare
your ground, to ensure that you are not wasting your time.
Having chosen the most appropriate form of communication, it is useful then to
consider good ways of ensuring that you achieve your purpose. Let’s look at the
Types of Communication 65
66 Communicating with People
advantages of spoken, written and non-verbal communication, from the point of
view of the sender first and then from the point of view of the receiver.
One of the strongest reasons for an analyst to use spoken communication is
that people tend to feel more personally involved in the work of analysis if they
have participated in an active way. Another major advantage is that it allows you
to tailor your information, remarks or questions to the responses of the person or
people you are talking to. This will mean that you will be able to get your points
across more effectively and understand theirs better. If there are strong feelings
about the subject under discussion, you are much more likely to find this out in a
meeting than at any other time, because people are more likely to talk of their
feelings as well as hard, plain facts. Finally, it will enable you to use non-verbal
communication. When we communicate with people who are physically present,
we read their body language constantly, looking at their expression and their
gestures, and evaluating their tone of voice. Since we do this constantly, it is possible
to take for granted the skill that we all have in reading others. If communication
breaks down, however, we are most likely to notice this through body
language. For example, if someone tries to avoid talking about something with
you, you are most likely to notice that something is going on through their body
language first, then through their tone of voice, and lastly, a long way behind the
other two, through the actual words they speak

Kết quả (Việt) 2:

• Mục đích. Trong suy nghĩ về loại thông tin liên lạc, hãy nhớ rằng bạn đang
tìm kiếm loại tốt nhất của truyền thông cho phù hợp với mục đích của bạn. Nếu bạn
mục đích là để cho 30 người một số thông tin mà bạn biết sẽ không cần bất kỳ
thảo luận, nó sẽ không được hợp lý để sắp xếp để đáp ứng mỗi một trong số họ
một cách riêng biệt. Một bản ghi nhớ, email hoặc báo cáo có lẽ sẽ là một sự lựa chọn tốt ở đây.
• Đối tượng tham dự. Ở đây bạn cần phải tính đến các nhu cầu, mong muốn và
cảm xúc của khán giả mục tiêu. Nếu bạn biết rằng khách hàng mong bạn để
đáp ứng mỗi nhà quản lý cao cấp ít nhất một lần, sau đó bạn sẽ phải có một số
lý do gì không làm như vậy, nhưng nếu một người cụ thể là rất khó khăn để
đáp ứng, bạn có thể phải nghỉ mát để giao tiếp bằng văn bản , trên cơ sở là một
bản ghi nhớ tốt hơn là không có gì.
• Mức độ hiểu biết. Nó là rất quan trọng để đánh giá mức độ hiểu biết
của người nhận dự định của bạn. Nếu bạn không làm điều này, bạn chạy các nguy cơ của việc sử dụng
giải thích quá đơn giản và có lẽ được xem là kẻ hay
cách khác, sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp với một người không
hiểu nó. Nó rõ ràng là quan trọng để giao tiếp ở mức đúng theo thứ tự
để tạo ra ấn tượng dự định của bạn, nhưng làm thế nào bạn có thể làm điều này? Câu trả lời là
sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Khi chuẩn bị để giao tiếp, dù cho một
cuộc phỏng vấn, một cuộc họp, một bài thuyết trình hoặc bằng văn bản, bạn phải luôn luôn chuẩn bị
mặt đất của bạn, để đảm bảo rằng bạn không phải lãng phí thời gian của bạn.
Sau khi đã lựa chọn các hình thức thích hợp nhất của truyền thông, nó rất hữu ích sau đó đến
xem xét cách tốt để đảm bảo rằng bạn đạt được mục đích của bạn. Hãy xem xét các
dạng truyền thông 65
66 Giao tiếp với dân
ưu điểm của giao tiếp nói, viết và phi ngôn ngữ, từ điểm
nhìn của người gửi đầu tiên và sau đó từ quan điểm của người nhận.
Một trong những lý do mạnh mẽ nhất cho một phân tích sử dụng thông tin liên lạc được nói là
mọi người có xu hướng cảm thấy cá nhân tham gia nhiều hơn trong công tác phân tích, nếu họ
đã tham gia một cách chủ động. Một ưu điểm lớn là nó cho phép bạn
điều chỉnh thông tin của bạn, nhận xét ​​hoặc câu hỏi với câu trả lời của người hoặc
những người mà bạn đang nói đến. Điều này sẽ có nghĩa là bạn sẽ có thể để có được điểm của bạn
trên một cách hiệu quả hơn và hiểu họ tốt hơn. Nếu có những cảm xúc mạnh mẽ
về các chủ đề được thảo luận, bạn có nhiều khả năng để tìm thấy điều này trong một
buổi họp nhiều hơn bất cứ lúc nào khác, bởi vì mọi người có nhiều khả năng để nói chuyện của họ
cảm xúc cũng như khó khăn, sự kiện đồng bằng. Cuối cùng, nó sẽ cho phép bạn sử dụng không lời
truyền thông. Khi chúng ta giao tiếp với những người có mặt thể chất,
chúng ta đọc ngôn ngữ cơ thể của họ liên tục, nhìn vào biểu hiện của họ và họ
cử chỉ, và đánh giá giọng nói của họ. Kể từ khi chúng tôi làm điều này thường xuyên, có thể
để đưa cho các cấp các kỹ năng mà tất cả chúng ta có đọc những người khác. Nếu giao tiếp
bị phá vỡ, tuy nhiên, chúng ta có nhiều khả năng nhận thấy điều này thông qua cơ thể
ngôn ngữ. Ví dụ, nếu ai đó cố gắng tránh nói về một cái gì đó với
bạn, bạn có nhiều khả năng nhận thấy rằng một cái gì đó đang xảy ra thông qua cơ thể của họ
ngôn ngữ đầu tiên, sau đó thông qua giọng nói của họ, và cuối cùng, một chặng đường dài phía sau
hai khác, thông qua từ thực tế họ nói