Having an effective meeting is as m

Having an effective meeting is as much dependent on people participating in it as it does on the surrounding environment in which the meeting is held. Proper environment can foster healthy dialog and quick decision making. It may sound trivial, but having the right room temperature or proper seating arrangement can sometimes be the difference between having a fruitful meeting versus the one where everyone departs thinking why they had the meeting in the first place and what they accomplished.

So, what factors do you need to take into account when arranging business meetings that are highly effective? Here are 5 important ones we have come across in no particular order:




1. Transportation

If people arrive at the meeting feeling tired they will have difficulty focusing on the meeting. It is important that they arrive on time and without having to go through lot of hassle. This is particularly important for those who are coming from out of town.

Make sure you prepare detailed directions to the meeting place from different locations. Let them know what parking options are available and how much they will cost. If some of the participants plan to take public transit give them details about the nearest transit stop, as well as walking direction from there to the meeting location. If there are large number of participants arriving from one location (e.g. hotel or airport) it is advisable to rent a shuttle.



2. Seating

How you arrange tables and seats can make a big difference in the meeting dynamics and participation. To some extent, seating arrangement also depends on the purpose of the meeting. If you want to encourage an open discussion, seating everyone at a round table is preferred. If you want to hold a meeting for decision making, using a rectangle table with the leader at the head is the most effective. With this arrangement, you may also want to place people of authority around the head and sprinkle people with opposing view-points facing each other. Having comfortable chairs are as important as internet access and phone connections.



3. Room Temperature

It is difficult to find the right room temperature that will satisfy everyone. Inevitably you will find some people who will feel cold and others who like arctic temperature. However, as a general rule, it is better to have cooler room, especially if you have large number of participants. Not only will the temperature rise when more people arrive, but cooler temperature will also keep people from nodding off.



4. Lighting

Having plenty of light is a necessity unless presenters need to use overhead projector. Make sure you have variable lighting control so that you can dim the light to desired level depending on the situation. Studies have shown that having a natural light in the room can elevate mood of the participants and encourage creative thinking.



5. Distractions

Nothing is worse than having participants who are distracted by surroundings. In this age of constant electronic notifications it is expected, and sometimes accepted, that participants will be checking their emails on their phone and computers during meetings. However, do not be afraid to declare no electronic interference zone when the meeting requires full attention of all participants.



Businesses spend significant time and money in holding meetings with large number of participants. By looking into these 5 factors you can ensure good return on your investment.



- See more at: http://www.smallbizviewpoints.com/2013/09/23/from-seating-to-heating-5-factors-to-consider-for-effective-business-meetings/#sthash.OvuChjtB.dpuf

Kết quả (Việt) 1:

Có một cuộc họp hiệu quả là càng nhiều phụ thuộc vào người tham gia trong nó như nó vào môi trường xung quanh trong đó cuộc họp được tổ chức. Môi trường thích hợp có thể nuôi dưỡng đối thoại lành mạnh và nhanh chóng ra quyết định. Nó nghe có vẻ tầm thường, nhưng có đúng nhiệt độ phòng hoặc sắp xếp chỗ ngồi phù hợp đôi khi có thể là sự khác biệt giữa việc có một cuộc họp hiệu quả so với một nơi mà tất cả mọi người khởi hành suy nghĩ tại sao họ có cuộc họp tại địa điểm đầu tiên và những gì họ thực hiện.Vì vậy, những yếu tố bạn cần phải đưa vào tài khoản khi sắp xếp các cuộc họp kinh doanh có hiệu quả cao? Dưới đây là 5 người quan trọng, chúng tôi đã đi qua trong không có thứ tự cụ thể: 1. giao thông vận tảiNếu mọi người đến cuộc họp cảm thấy mệt mỏi họ sẽ gặp khó khăn khi tập trung vào cuộc họp. Nó là quan trọng rằng họ đến vào thời gian và mà không cần phải đi qua nhiều rắc rối. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người đang đến từ trên thị trấn.Hãy chắc chắn rằng bạn chuẩn bị hướng dẫn chi tiết đến nơi gặp gỡ từ địa điểm khác nhau. Cho họ biết những gì tùy chọn bãi đậu xe có sẵn và bao nhiêu họ sẽ chi phí. Nếu một số của những người tham gia kế hoạch để có khu vực quá cảnh cung cấp cho họ các chi tiết về quá cảnh cửa gần nhất, như là cũng như đi bộ hướng từ đó đến vị trí họp. Nếu có nhiều người tham gia đến từ một vị trí (ví dụ như khách sạn hoặc sân bay), nó được khuyến khích để thuê một đưa đón sân bay. 2. tiếp kháchLàm thế nào bạn sắp xếp bàn và ghế có thể làm cho một sự khác biệt lớn trong các cuộc họp động lực và sự tham gia. Để một số phạm vi, sắp xếp chỗ ngồi cũng phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp. Nếu bạn muốn để khuyến khích một cuộc thảo luận mở, chỗ ngồi tất cả mọi người tại một bàn tròn được ưa thích. Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp cho ra quyết định, bằng cách sử dụng một bảng hình chữ nhật với các nhà lãnh đạo ở phần đầu là hiệu quả nhất. Với sự sắp xếp này, bạn cũng có thể muốn đặt người quyền xung quanh đầu và rắc những người phản đối xem-điểm phải đối mặt với nhau. Có ghế thoải mái là quan trọng như truy cập internet và điện thoại kết nối. 3. nhiệt độ phòngNó rất khó để tìm thấy nhiệt độ phòng bên phải sẽ làm hài lòng tất cả mọi người. Chắc chắn bạn sẽ tìm thấy một số người sẽ cảm thấy lạnh và những người khác những người như nhiệt độ Bắc cực. Tuy nhiên, như một quy luật chung, nó là tốt hơn để có phòng mát, đặc biệt là nếu bạn có nhiều người tham gia. Không chỉ sẽ nhiệt độ tăng lên khi nhiều người đến, nhưng nhiệt độ mát cũng sẽ giữ người từ nodding off. 4. ánh sángCó rất nhiều ánh sáng là một điều cần thiết trừ khi diễn giả cần phải sử dụng chiếu. Đảm bảo rằng bạn có kiểm soát ánh sáng biến để bạn có thể mờ ánh sáng để mong muốn mức độ tùy thuộc vào tình hình. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một ánh sáng tự nhiên tại Phòng có thể nâng cao tâm trạng của những người tham gia và khuyến khích tư duy sáng tạo. 5. phiền nhiễuKhông có gì là tồi tệ hơn so với việc học viên được phân tâm bởi môi trường xung quanh. Trong độ tuổi này liên tục thông báo điện tử, nó dự kiến, và đôi khi được chấp nhận rằng những người tham gia sẽ kiểm tra email của họ trên điện thoại và máy tính của họ trong các cuộc họp. Tuy nhiên, đừng ngại để tuyên bố không có khu vực can thiệp điện tử khi yêu cầu cuộc họp các quan tâm đầy đủ của tất cả những người tham gia. Các doanh nghiệp chi tiêu đáng kể thời gian và tiền bạc trong tổ chức các cuộc họp với nhiều người tham gia. Bằng cách nhìn vào những 5 yếu tố bạn có thể đảm bảo tốt trở lại đầu tư của bạn. -Xem chi tiết tại: http://www.smallbizviewpoints.com/2013/09/23/from-seating-to-heating-5-factors-to-consider-for-effective-business-meetings/#sthash.OvuChjtB.dpuf

Kết quả (Việt) 2:

Có một cuộc họp hiệu quả là càng nhiều phụ thuộc vào những người tham gia trong nó như là nó đến môi trường xung quanh, trong đó tổ chức cuộc họp. Môi trường thích hợp có thể thúc đẩy thoại lành mạnh và ra quyết định nhanh chóng. Nó nghe có vẻ tầm thường, nhưng có nhiệt độ phòng phải hoặc sắp xếp chỗ ngồi thích hợp đôi khi có thể là sự khác biệt giữa việc có một cuộc họp hiệu quả so với một nơi mà tất cả mọi người rời suy nghĩ tại sao họ đã có những cuộc họp ở nơi đầu tiên và những gì họ đạt được. Vì vậy, những yếu tố nào Bạn cần phải đưa vào tài khoản khi tổ chức các cuộc họp kinh doanh có hiệu quả cao? Dưới đây là 5 người quan trọng, chúng tôi đã đi qua không theo thứ tự cụ thể: 1. Giao thông vận tải Nếu mọi người đến họp cảm thấy mệt mỏi họ sẽ gặp khó khăn trong việc tập trung vào cuộc họp. Điều quan trọng là họ đến đúng giờ và không cần phải đi qua rất nhiều rắc rối. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người đang đến từ ngoài thành phố. Hãy chắc chắn rằng bạn chuẩn bị hướng dẫn chi tiết đến nơi họp từ các địa điểm khác nhau. Hãy để họ biết những tùy chọn bãi đậu xe có sẵn và bao nhiêu họ sẽ chi phí. Nếu một số người tham gia kế hoạch để có vận chuyển công cộng cung cấp cho họ thông tin chi tiết về điểm dừng chân quá cảnh gần nhất, cũng như đi bộ hướng từ đó đến nơi nhóm họp. Nếu có số lượng lớn người tham gia đến từ một địa điểm (ví dụ như khách sạn hoặc sân bay) thì nên thuê một tàu con thoi. 2. Ngồi thế nào bạn sắp xếp các bàn và ghế có thể làm cho một sự khác biệt lớn trong sự năng động và tham gia cuộc họp. Trong chừng mực nào, sắp xếp chỗ ngồi cũng phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp. Nếu bạn muốn khuyến khích một cuộc thảo luận mở, tất cả mọi người ngồi tại một bàn tròn được ưa thích. Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp để ra quyết định, bằng cách sử dụng một bảng hình chữ nhật với các nhà lãnh đạo ở phần đầu là hiệu quả nhất. Với sự sắp xếp này, bạn cũng có thể muốn đặt con người của cơ quan xung quanh đầu và rắc những người phản đối quan điểm-điểm đối diện với nhau. Có ghế ngồi thoải mái là quan trọng như truy cập internet và kết nối điện thoại. 3. Nhiệt độ phòng Rất khó để tìm ra nhiệt độ phòng ngay rằng sẽ làm hài lòng tất cả mọi người. Chắc chắn bạn sẽ tìm thấy một số người sẽ cảm thấy lạnh và những người thích nhiệt độ Bắc Cực. Tuy nhiên, như một quy luật chung, nó là tốt hơn để có chỗ mát, đặc biệt là nếu bạn có số lượng lớn người tham gia. Không chỉ sự gia tăng nhiệt độ khi có nhiều người đến, nhưng nhiệt độ mát hơn cũng sẽ giữ cho mọi người gật đầu ra. 4. Ánh sáng Có nhiều ánh sáng là một điều cần thiết trừ khi thuyết trình cần phải sử dụng máy chiếu. Hãy chắc chắn rằng bạn có quyền kiểm soát ánh sáng biến để bạn có thể làm mờ nhạt đến mức mong muốn phụ thuộc vào tình hình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một ánh sáng tự nhiên trong phòng có thể nâng cao tâm trạng của những người tham gia và khuyến khích tư duy sáng tạo. 5. Phiền nhiễu Không có gì tệ hơn là có những người tham gia đang bị phân tâm bởi môi trường xung quanh. Trong thời đại của thông báo điện tử liên tục dự kiến, và đôi khi chấp nhận, những người tham gia sẽ được kiểm tra email của họ trên điện thoại và máy tính của họ trong các cuộc họp. Tuy nhiên, không ngại tuyên bố không có vùng giao thoa điện tử khi cuộc họp đòi hỏi sự quan tâm đầy đủ của tất cả những người tham gia. Các doanh nghiệp dành thời gian đáng kể và tiền bạc trong việc tổ chức các cuộc họp với số lượng lớn người tham gia. . Bằng cách nhìn vào những 5 yếu tố bạn có thể đảm bảo lợi nhuận tốt về đầu tư của bạn - Xem chi tiết tại: