Bad office layouts are made, not bo

Bad office layouts are made, not born. An office configuration
that suited the way business was done even five years ago might be irrelevant
now. Gervais Tompkin, a vice president in Gensler’s San Francisco
office, says the best way to find out if your office is dysfunctional is to
conduct a formal study. His firm creates an “activity portrait,”
a drawing of traffic patterns around the office, by shadowing employees for
several days in a row. Whether you conduct an in-house study or hire a design
consultant, Tompkin says the three key methods for gathering information are shadowing employees on their paths through the office; visiting conference rooms and desk areas every half hour to
determine how they are being used; and asking employees to track their own movements and report back on
how they spend their time.

Here’s what to look for:

Space Layout

Study whether the layout of the building is helping or hindering
employees in the quest to get work done. Shadowing workers for a few days will
reveal wasted motion and inefficient organization of space.

Red flags:

Collaborative spaces are bunched at the far end of the
building
People whose jobs are highly collaborative do not naturally
come into contact with colleagues during the workday
Employees spend a lot of time in transit to meeting rooms,
printers, copiers, and fax machines
Space Usage

Find out how often people are using existing spaces. Check in on
what’s happening by stopping by cubicles and conference rooms every
half hour.

Red flags:

An area is always empty
An area is overcrowded
Workers are competing for certain furnishings or equipment
and not using others
Workarounds

Look closely at whether workers are using their space,
furnishings, and equipment as intended. Does the environment support their
process, or have they been forced to circumvent it?

Red flags:

Employees meet at a coffee shop because they can’t
find common space
Workers use drop-in space on another floor because the area
around their desks is too loud
They bring lamps from home to avoid harsh fluorescent
lighting
If your study reveals a number of red flags, it’s time
to hire an architect and find out how a redesign can improve the efficiency of
your space.

Case Study
A Customer-Driven Redesign
At GE Commercial Finance, a 2006 study showed that poor use of office space was
actually hindering the company’s relationship with customers. Sharon
Garavel, vice president of global operations and quality at GE Capital
Solutions, says business clients were unhappy with how much time loan processing
required, so the financial conglomerate launched a study of how the process
worked.

The study pinpointed a major problem: the physical location
of key employees. Loan approval required 22 different handoffs and two miles of
walking, which meant loan approval dragged out for months. Franchise-lending
operations were spread across two buildings, with different teams —
legal, sales, closing — situated on different floors. “Much
of this was due to the fact that we’d been organized by department,”
Garavel says. “We decided to organize the business differently.”

Instead of isolating employees in single-function
departments, GE created new, cross-functional teams so workers no longer had to
walk or send documents back and forth between departments. After physically
reassigning employees, loan processing time dropped to less than a month and
required only seven handoffs.


Involve Your Employees in the Process

Goal: Find out what they need up front, and keep them
in the loop to avoid backlash.

Involving employees in a redesign is a double-edged sword. On
the one hand, it’s vital to know how they operate in order to create
a space that’s more conducive to their work. On the other, asking
them what they want can lead to unrealistic demands. As you gather input, be
clear that you will try to address all concerns but that no one design can be
perfect for everyone.

Once the new design has been chosen, let employees know what to
expect, especially if the change will be significant. Make sure employees
understand why the company is making each specific change. For example, if you’re
moving people out of offices and into cubes, remind staff that the office now
offers other perks: a souped-up dining area or benefits like concierge
services, showers in bathrooms for lunchtime workouts, or a better cafeteria.

Gensler’s Tompkin says two types of redesigns create “cultural
revolt”: a move from closed-door offices to open office space, and a
move in which two companies are merging and creating a new culture. With an
office-to-cubes situation, companies need to up the ratio of conference rooms
from one conference seat per three people to one conference seat for every two
people. With a merger, managers should remind employees of their role’s
significance, reassure them that their importance continues,

Kết quả (Việt) 1:

Tình trạng văn phòng bố trí được thực hiện, không phải sinh ra. Một cấu hình văn phòngmà phù hợp với cách thức kinh doanh đã được thực hiện ngay cả khi năm năm trước đây có thể là không thích hợpbây giờ. Gervais Tompkin, phó chủ tịch của Gensler San Franciscovăn phòng, nói rằng cách tốt nhất để tìm hiểu xem văn phòng của bạn là rối loạn chức năng làtiến hành một nghiên cứu chính thức. Công ty của ông tạo ra một "chân dung hoạt động"bản vẽ các mẫu lưu lượng truy cập xung quanh văn phòng, bởi theo dõi cho nhân viênmột vài ngày trong một hàng. Cho dù bạn tiến hành một nghiên cứu trong nhà hoặc thuê một thiết kếtư vấn, Tompkin nói ba phương pháp chính để thu thập thông tin đang dõi theo nhân viên trên con đường của họ thông qua văn phòng; tham quan các phòng hội nghị và khu vực bàn mỗi nửa giờ đểxác định như thế nào, họ đang được sử dụng; và yêu cầu nhân viên để theo dõi chuyển động riêng của họ và báo cáo lại vềlàm thế nào họ dành nhiều thời gian của họ.Dưới đây là những gì để tìm:Bố trí SpaceNghiên cứu cho dù cách bố trí của tòa nhà là giúp đỡ hay cản trởnhân viên trong việc tìm kiếm để có được công việc làm. Theo dõi các công nhân cho một vài ngày sẽtiết lộ lãng phí chuyển động và các tổ chức không hiệu quả không gian.Lá cờ đỏ:Hợp tác tại toàn tụ vào cuối xa của cácxây dựngNgười có công việc đánh giá cao hợp tác làm không tự nhiêntiếp xúc với đồng nghiệp trong suốt ngày làm việcNhân viên dành nhiều thời gian quá cảnh để phòng, họpMáy in, máy Photocopy và máy faxSử dụng không gianTìm hiểu làm thế nào thường người đang sử dụng hiện tại. Kiểm tra trong ngàynhững gì đang xảy ra bằng cách ngăn chặn bởi góc và phòng hội nghị mỗinửa giờ.Lá cờ đỏ:Một là luôn luôn có sản phẩm nàoDiện tích đông đúcNgười lao động đang cạnh tranh cho một số đồ nội thất hoặc thiết bịvà không sử dụng những người khácCách giải quyếtNhìn chặt chẽ cho dù người lao động đang sử dụng không gian của họ,đồ nội thất và trang thiết bị như dự định. Có sự hỗ trợ của môi trường của họquá trình, hoặc họ bị buộc phải phá vỡ nó?Lá cờ đỏ:Gặp gỡ nhân viên tại một cửa hàng cà phê bởi vì họ có thể khôngTìm không gian chungNgười lao động sử dụng thả trong không gian trên tầng khác vì khu vựcxung quanh bàn làm việc của họ là quá lớnHọ mang lại cho đèn từ nhà để tránh khắc nghiệt huỳnh quangchiếu sángNghiên cứu của bạn cho thấy một số lá cờ đỏ, đó là thời gianthuê một kiến trúc sư và tìm hiểu làm thế nào một thiết kế lại có thể cải thiện hiệu quả củakhông gian của bạn.Trường hợp nghiên cứuMột thiết kế lại khách hàng-Driven.Tại GE thương mại tài chính, một nghiên cứu năm 2006 cho thấy người nghèo sử dụng không gian văn phòngthực sự cản trở của công ty mối quan hệ với khách hàng. SharonGaravel, vice president của toàn cầu hoạt động và chất lượng tại thủ đô GEGiải pháp, ông kinh doanh khách hàng không hài lòng với bao nhiêu thời gian cho vay xử lýyêu cầu, do đó, tập đoàn tài chính đã tung ra một nghiên cứu như thế nào trong quá trìnhlàm việc.Nghiên cứu xác định chính xác một vấn đề lớn: vị trí vật lýCác nhân viên chủ chốt. Chấp thuận cho vay yêu cầu 22 handoffs khác nhau và hai dặmđi bộ, mà có nghĩa là chấp thuận cho vay kéo ra cho vài tháng. Nhượng quyền thương mại cho vayhoạt động đã được lan truyền trên hai tòa nhà, với các nhóm khác nhau —pháp lý, bán hàng, đóng-nằm trên sàn nhà khác nhau. "NhiềuĐiều này là do thực tế là chúng tôi đã được tổ chức bởi bộ phận "Garavel của ông. "Chúng tôi quyết định tổ chức kinh doanh khác nhau."Thay vì cô lập các nhân viên trong đơn chức năngPhòng ban, GE tạo mới, đa chức năng đội công nhân không còn phảiđi bộ hoặc gửi tài liệu lại giữa các phòng ban. Sau khi cơ thểgiảm nhân viên, thời gian xử lý cho vay giảm xuống ít hơn một tháng vàyêu cầu chỉ bảy handoffs.Liên quan đến nhân viên của bạn trong quá trìnhMục tiêu: Tìm hiểu những gì họ cần lên phía trước, và giữ cho chúngtrong vòng lặp để tránh phản ứng dữ dội.Liên quan đến các nhân viên trong một thiết kế lại là một double-edged sword. Ngàymột mặt, nó là rất quan trọng để biết làm thế nào họ hoạt động để tạo ramột không gian đó là thuận lợi hơn cho công việc của họ. Mặt khác, yêu cầuhọ những gì họ muốn có thể dẫn đến nhu cầu không thực tế. Khi bạn thu thập đầu vào,rõ ràng rằng bạn sẽ cố gắng để giải quyết tất cả các mối quan tâm nhưng không có một thiết kế có thểhoàn hảo cho tất cả mọi người.Sau khi thiết kế mới đã được chọn, hãy cho nhân viên biết những gì đểmong đợi, đặc biệt là nếu những thay đổi sẽ được đáng kể. Hãy chắc chắn rằng nhân viênhiểu tại sao các công ty là làm cho mỗi thay đổi cụ thể. Ví dụ, nếu bạnngười dân di chuyển ra khỏi văn phòng và vào khối, nhắc nhở nhân viên mà văn phòng bây giờcung cấp các perks khác: một souped-up khu vực ăn uống hoặc các lợi ích như trợ giúp đặc biệtDịch vụ, tắm vòi sen trong phòng tắm cho buổi trưa workouts, hoặc một tiệm ăn tốt hơn.Của Gensler Tompkin nói hai loại redesigns tạo ra "văn hóacuộc nổi dậy": một di chuyển từ các văn phòng closed-door mở văn phòng, và mộtdi chuyển trong đó hai công ty được sáp nhập và tạo ra một nền văn hóa mới. Với mộttình hình văn phòng hình khối, công ty cần phải tăng tỉ lệ các phòng hội nghịtừ chỗ một hội nghị cho ba người một hội nghị ghế cho mỗi haingười. Với một sự hợp nhất, nhà quản lý nên nhắc nhở nhân viên của vai trò của họý nghĩa, trấn an họ rằng tầm quan trọng của họ vẫn tiếp tục,

Kết quả (Việt) 2:

Bố trí văn phòng xấu được thực hiện, không được sinh ra. Một cấu hình văn phòng
mà phù hợp với cách thức kinh doanh đã được thực hiện ngay cả năm năm trước đây có thể không thích hợp
với doanh nghiệp. Gervais Tompkin, một phó chủ tịch ở San Francisco Gensler của
văn phòng, nói rằng cách tốt nhất để tìm ra nếu văn phòng của bạn là rối loạn chức năng là để
tiến hành một nghiên cứu chính thức. Công ty của ông tạo ra một "chân dung hoạt động",
một bản vẽ của mô hình giao thông xung quanh văn phòng, bởi shadowing nhân viên cho
một vài ngày trong một hàng. Cho dù bạn tiến hành một nghiên cứu trong nhà hoặc thuê một nhà thiết kế
tư vấn, Tompkin nói ba phương pháp chính để thu thập thông tin được shadowing nhân viên trên đường đi của họ thông qua các văn phòng; tham quan các phòng hội nghị và khu vực bàn mỗi nửa giờ để
xác định làm thế nào họ đang được sử dụng; và yêu cầu nhân viên để theo dõi chuyển động của mình và báo cáo về
cách họ dành nhiều thời gian của họ.

Dưới đây là những điều cần xem xét:

Space Layout

nghiên cứu cho dù cách bố trí của các tòa nhà được giúp đỡ hay cản trở
nhân viên trong việc tìm kiếm để có được việc làm. Shadowing công nhân cho một vài ngày sẽ
tiết lộ chuyển động lãng phí và tổ chức không hiệu quả của không gian.

Cờ đỏ:

không gian hợp tác đang chụm lại ở phía cuối của các
tòa nhà
dân có công ăn việc làm được đánh giá cao hợp tác không tự nhiên
tiếp xúc với các đồng nghiệp trong ngày làm việc
nhân viên dành một rất nhiều thời gian quá cảnh đến phòng họp,
máy in, máy photocopy, máy fax
cách sử

Tìm hiểu làm thế nào thường mọi người đang sử dụng không gian hiện có. Kiểm tra ở trên
những gì đang xảy ra bằng cách ngăn chặn bởi các phòng nhỏ và phòng hội nghị mỗi
nửa giờ.

Cờ đỏ:

Một khu vực luôn trống rỗng
Một khu vực được đông đúc
người lao động đang cạnh tranh cho đồ nội thất, thiết bị nhất định
và không sử dụng những người khác
Cách giải quyết

Nhìn kĩ xem công nhân đang sử dụng không gian của họ ,
đồ nội thất và thiết bị như dự định. Liệu các môi trường hỗ trợ của
quá trình, hay họ bị buộc phải phá vỡ nó?

Cờ đỏ:

Nhân viên gặp nhau tại một quán cà phê vì họ không thể
tìm thấy không gian chung
Công nhân sử dụng thả trong không gian trên tầng khác vì khu vực
xung quanh bàn của họ là quá lớn
Họ mang theo đèn từ nhà để tránh huỳnh quang khắc nghiệt
ánh sáng
Nếu nghiên cứu của bạn cho thấy một số lá cờ màu đỏ, đó là thời gian
để thuê một kiến trúc sư và tìm hiểu làm thế nào một thiết kế lại có thể nâng cao hiệu quả của
không gian của bạn.

Trường hợp nghiên cứu
A Thiết kế lại khách hàng-Driven
Tại GE Tài chính thương mại, một nghiên cứu năm 2006 cho thấy rằng việc sử dụng kém của không gian văn phòng được
thực sự cản trở mối quan hệ của công ty với khách hàng. Sharon
Garavel, phó chủ tịch các hoạt động toàn cầu và chất lượng tại GE Capital
Solutions, cho biết khách hàng doanh nghiệp không hài lòng với bao nhiêu thời gian cho vay xử lý
yêu cầu, do các tập đoàn tài chính đưa ra một nghiên cứu như thế nào quá trình
làm việc.

Nghiên cứu này chỉ ra một vấn đề lớn: vật lý vị trí
của nhân viên chủ chốt. Phê duyệt khoản vay yêu cầu 22 Bàn giao khác nhau và hai dặm
đi bộ, có nghĩa là phê duyệt khoản vay kéo dài nhiều tháng. Nhượng quyền thương mại cho vay
các hoạt động đã được lan truyền trên hai tòa nhà, với các đội khác nhau -
pháp lý, bán hàng, đóng - nằm trên các tầng khác nhau. "Phần lớn
những điều này là do thực tế rằng chúng tôi đã được tổ chức bởi bộ phận,"
Garavel nói. "Chúng tôi quyết định tổ chức kinh doanh khác nhau."

Thay vì cách ly người lao động trong đơn chức
các phòng ban, GE tạo, các đội chéo chức năng mới để người lao động không còn phải
đi bộ hoặc gửi văn bản qua lại giữa các phòng ban. Sau khi chất
giao lại lao động, thời gian xử lý cho vay giảm xuống còn chưa đầy một tháng và
yêu cầu chỉ có bảy Bàn giao.


Liên quan đến nhân viên của bạn trong quá trình

Mục tiêu: Tìm hiểu những gì họ cần lên phía trước, và giữ chúng
. Trong vòng lặp để tránh phản ứng dữ dội

sự tham gia của nhân viên trong một thiết kế lại là một con dao hai lưỡi. Trên
một mặt, nó là quan trọng để biết cách họ hoạt động nhằm tạo ra
một không gian đó là thuận lợi hơn cho công việc của họ. Mặt khác, yêu cầu
họ những gì họ muốn có thể dẫn đến nhu cầu thực tế. Khi bạn thu thập đầu vào, được
rõ ràng rằng bạn sẽ cố gắng để giải quyết tất cả các mối quan tâm nhưng mà không có một thiết kế có thể được
hoàn hảo cho tất cả mọi người.

Một khi các thiết kế mới đã được lựa chọn, hãy để nhân viên biết những gì để
mong đợi, đặc biệt là nếu thay đổi sẽ là đáng kể. Hãy chắc chắn rằng nhân viên
hiểu được lý do tại sao các công ty đang làm cho mỗi sự thay đổi cụ thể. Ví dụ, nếu bạn đang
di chuyển dân ra khỏi cơ quan và thành hình khối, nhắc nhở nhân viên văn phòng hiện nay
cung cấp các đặc quyền khác: một khu vực ăn uống được cải tiến lên hoặc lợi ích như hướng dẫn khách
các dịch vụ, vòi sen trong phòng tắm cho các bài tập buổi trưa, hoặc một quán cà phê tốt hơn.

Tompkin Gensler cho biết hai loại thiết kế lại tạo ra "văn hóa
nổi loạn": một động thái từ các văn phòng đóng cửa để mở văn phòng, và một
động thái mà trong đó hai công ty được sáp nhập và tạo ra một nền văn hóa mới. Với
tình hình văn phòng-to-hình khối, các công ty cần phải lập tỷ lệ phòng hội nghị
từ một chỗ ngồi họp mỗi ba người một ghế hội nghị cho hai
người. Với việc sáp nhập, quản lý nên nhắc nhở nhân viên về vai trò của họ
có ý nghĩa, trấn an họ rằng tầm quan trọng của họ vẫn tiếp tục,