1. Standard list of documents In ad

1. Standard list of documents
In advance of fieldwork [request from Conference if not available at HQ]
1. Financing agreement (between GBGM and the Conference) – if not available in permanent file;
2. Quarterly reports and all associated documents including bank statements, bank reconciliations, balance sheet and general ledger;
3. Overseas consolidation reports (OCR) for GBGM and UMCOR;
4. Wire transfer notifications;
5. UMCOR agreements, GBGM Agreements and Advance agreements
6. Advance project reports;
7. Prior period audit report, work programme and work-papers;
8. Any relevant correspondence.
To be available for the fieldwork mission
1. Any written financial procedures
2. Bank statements (for both USD and local currency accounts)
3. Cheque book(s)
4. Bank reconciliations
5. Cash book and petty cash vouchers
6. Payroll records
7. Employment contracts
8. Inventory list (if property and assets held)
9. Investment certificates (if investments are held)
10. Receivables list
For disbursements:
1. Vouchers
2. Requests for funds
3. Bank withdrawal forms
4. All supporting documents accompanying the vouchers
5. Quotes
For selected projects:
1. Grant agreement / works contract / service contract
2. Budget
3. Any financial or narrative reports available
4. List of expenditure
5. Invoices
6. Listing of funds disbursed to the project, with payee and dates
To be available at the projects chosen to visit: Grant agreement
1. Bank statements showing receipt of GBGM funds
2. List of expenditure for the project
3. Budget for the project / disbursement
4. Supporting documentation (e.g. invoices and contracts) for project expenditure
5. Proformas for larger value expenses
6. Deliverables / outputs of the project

Kết quả (Việt) 1:

1. tiêu chuẩn các danh sách tài liệu Trước nghiên cứu thực địa [yêu cầu từ hội nghị nếu không có sẵn tại HQ]1. nguồn tài chính các thỏa thuận (từ GBGM đến hội nghị)-nếu không có sẵn trong tập tin vĩnh viễn;2. hàng quý báo cáo và tất cả các liên kết các tài liệu bao gồm cả báo cáo ngân hàng, ngân hàng reconciliations, cân bằng và sổ kế toán tổng hợp;3. nước ngoài củng cố báo cáo (OCR) cho GBGM và UMCOR;4. dây chuyển thông báo;5. UMCOR thoả thuận, GBGM Hiệp định và thỏa thuận tạm ứng6. trước dự án báo cáo;7. trước khoảng thời gian kiểm toán báo cáo, chương trình làm việc và nơi làm việc, giấy tờ;8. bất cứ thư có liên quan.Để sẵn sàng cho nhiệm vụ nghiên cứu thực địa 1. bất kỳ viết thủ tục tài chính2. ngân hàng báo cáo (đối với cả hai USD và tiền tệ địa phương tài khoản)3. chi phiếu Book (s)4. ngân hàng reconciliations5. cash book và petty cash chứng từ6. tiền lương ghi7. việc làm hợp đồng8. danh sách hàng tồn kho (nếu bất động sản và tài sản tổ chức)9. đầu tư chứng nhận (nếu đầu tư tổ chức)10. danh sách khoản phải thuĐể giải ngân:1. chứng từ2. yêu cầu đối với quỹ3. ngân hàng thu hồi các hình thức4. hỗ trợ tất cả các tài liệu kèm theo các chứng từ5. dấu ngoặc képĐối với dự án được lựa chọn:1. cấp thoả thuận / hợp đồng làm việc / dịch vụ hợp đồng2. ngân sách3. các báo cáo tài chính hoặc tường thuật có sẵn4. danh sách các chi5. hóa đơn6. danh sách các quỹ giải ngân cho các dự án, với người nhận thanh toán và ngày tháng Để có sẵn tại các dự án được lựa chọn để truy cập vào: cấp thỏa thuận 1. ngân hàng báo cáo hiển thị nhận được khoản tiền GBGM2. danh sách các chi phí cho dự án3. ngân sách cho các dự án / giải ngân4. tài liệu (ví dụ: hóa đơn và hợp đồng) hỗ trợ cho chi phí dự án5. Proformas cho lớn hơn giá trị chi phí6. phân phôi / kết quả đầu ra của dự án

Kết quả (Việt) 2:

1. Danh mục tiêu chuẩn của tài liệu
Trong trước tác thực địa [yêu cầu từ Hội nghị, nếu không có sẵn tại HQ]
1. Thỏa thuận tài chính (giữa GBGM và Hội nghị) - nếu không có sẵn trong tập tin vĩnh viễn;
2. Báo cáo quý và tất cả các tài liệu liên quan bao gồm cả báo cáo ngân hàng, điều đình với ngân hàng, bảng cân đối và sổ cái chung;
3. Báo cáo hợp nhất ở nước ngoài (OCR) cho GBGM và UMCOR;
4. Dây truyền thông báo;
5. Thỏa thuận UMCOR, Hiệp GBGM và thỏa thuận trước
6. Tiến báo cáo dự án;
7. Trước thời kỳ báo cáo kiểm toán, chương trình làm việc và công việc giấy tờ;
8. Bất kỳ thư có liên quan.
Để sẵn sàng cho nhiệm vụ nghiên cứu thực địa
1. Bất kỳ thủ tục tài chính bằng văn bản
2. Báo cáo ngân hàng (đối với cả USD và các tài khoản nội tệ)
3. Sổ Séc (s)
4. Ngân hàng đối chiếu
5. Sổ quỹ tiền mặt và các chứng từ tiền mặt
6. Biên chế ghi
7. Hợp đồng lao động
8. Danh sách hàng tồn kho (nếu tài sản và tài sản tổ chức)
9. Giấy chứng nhận đầu tư (nếu đầu tư được tổ chức)
10. Các khoản phải thu danh
cho giải ngân:
1. Chứng từ
2. Các yêu cầu đối với các quỹ
3. Rút ngân hàng hình
4. Tất cả các tài liệu hỗ trợ kèm theo các chứng từ
5. Quotes
Đối với dự án được lựa chọn:
1. Thỏa thuận tài trợ / các công trình hợp đồng hợp đồng / dịch vụ
2. Ngân sách nhà nước
3. Bất kỳ báo cáo tài chính hoặc tường thuật có sẵn
4. Danh sách chi tiêu
5. Hoá đơn
6. Liệt kê các quỹ giải ngân cho dự án, với người thụ hưởng và ngày
Để có sẵn tại các dự án được lựa chọn để tham quan: thỏa thuận Grant
1. Báo cáo ngân hàng cho thấy nhận quỹ GBGM
2. Danh sách chi cho dự án
3. Ngân sách nhà nước cho các dự án / giải ngân
4. Tài liệu hỗ trợ (ví dụ như hóa đơn, hợp đồng) cho các chi phí dự án
5. Proformas cho chi phí giá trị lớn hơn
6. Phân phôi / đầu ra của dự án