Chapter 2: Entering and Editing Wor

Chapter 2: Entering and Editing Worksheet Data
39
FIGURE 2.5
This series was created by using AutoFill.
Using AutoComplete to automate data entry
The Excel AutoComplete feature makes entering the same text into multiple cells easy. With
AutoComplete, you type the first few letters of a text entry into a cell, and Excel automatically
completes the entry based on other entries that you already made in the column. Besides reducing
typing, this feature also ensures that your entries are spelled correctly and are consistent.
Here’s how it works. Suppose that you’re entering product information in a column. One of your
products is named Widgets. The first time that you enter
Widgets
into a cell, Excel remembers it.
Later, when you start typing
Widgets
in that same column, Excel recognizes it by the first few let-
ters and finishes typing it for you. Just press Enter, and you’re done. To override the suggestion,
just keep typing.
AutoComplete also changes the case of letters for you automatically. If you start entering
widget
(with a lowercase w) in the second entry, Excel makes the w uppercase to be consistent with the
previous entry in the column.
Tip
You also can access a mouse-oriented version of AutoComplete by right-clicking the cell and choosing Pick
from Drop-Down List from the shortcut menu. Excel then displays a drop-down box that has all the entries in
the current column, and you just click the one that you want.
n
Keep in mind that AutoComplete works only within a contiguous column of cells. If you have a
blank row, for example, AutoComplete identifies only the cell contents below the blank row.
If you find the AutoComplete feature distracting, you can turn it off by using the Advanced tab of
the Excel Options dialog box. Remove the check mark from the check box labeled Enable
AutoComplete for Cell Values.
06_474877-ch02.indd 39
06_474877-ch02.indd 39
3/29/10 11:34 PM
3/29/10 11:34 PM
Part I: Getting Started with Excel

Kết quả (Việt) 1:

Chương 2: Nhập và chỉnh sửa bảng dữ liệu39HÌNH 2,5Loạt bài này được tạo ra bằng cách sử dụng tự động điền.Sử dụng tự hoàn tất để tự động nhập dữ liệuCác tính năng Excel AutoComplete làm cho nhập cùng văn bản vào các tế bào nhiều dễ dàng. Với Tự hoàn tất, bạn gõ vài kí tự đầu tiên của một mục nhập văn bản vào một tế bào, và Excel tự động hoàn thành các mục dựa trên các mục mà bạn đã thực hiện trong cột. Bên cạnh việc giảm đánh máy, tính năng này cũng đảm bảo rằng mục của bạn được viết đúng chính tả và phù hợp.Dưới đây là cách hoạt động. Giả sử rằng bạn đang nhập thông tin sản phẩm trong một cột. Một trong của bạn sản phẩm được đặt tên widget. Lần đầu tiên bạn nhập Widgetvào một tế bào, Excel nhớ nó. Sau đó, khi bạn bắt đầu nhập Widgettrong cùng một cột, Excel công nhận nó bằng cách để cho đầu tiên vài-ters và kết thúc gõ nó cho bạn. Chỉ cần nhấn Enter, và bạn đã hoàn tất. Để ghi đè lên những đề nghị, chỉ cần giữ gõ.Tự động hoàn thành cũng thay đổi trường hợp thư cho bạn tự động. Nếu bạn bắt đầu nhập Tiện ích(với một w chữ thường) trong các mục nhập Thứ hai, Excel làm cho w chữ hoa để phù hợp với các trước entry trong cột.MẹoBạn cũng có thể truy cập một phiên bản chuột theo định hướng của tự động hoàn thành bằng cách nhấp chuột phải các tế bào và chọn lựa chọn từ danh sách thả xuống từ trình đơn phím tắt. Excel sau đó sẽ hiển thị một hộp thả xuống này có tất cả các mục trong hiện tại cột, và bạn chỉ cần nhấp vào một trong những bạn muốn. nHãy nhớ rằng AutoComplete hoạt động chỉ trong vòng một cột tiếp giáp của các tế bào. Nếu bạn có một hàng trống, ví dụ, AutoComplete xác định chỉ là các nội dung di động dưới dòng trống.Nếu bạn tìm thấy các tính năng AutoComplete distracting, bạn có thể tắt nó đi bằng cách sử dụng tab chuyên sâu của hộp thoại tùy chọn Excel. Xoá dấu kiểm từ hộp kiểm có nhãn kích hoạt AutoComplete cho giá trị di động.06_474877-ch02.indd 3906_474877-ch02.indd 393/29/10 11:34 PM3/29/10 11:34 PMPhần I: Bắt đầu với Excel

Kết quả (Việt) 2:

Chương 2: Nhập và chỉnh sửa dữ liệu bảng tính
39
Hình 2.5
Loạt bài này đã được tạo ra bằng cách sử dụng AutoFill.
Sử dụng AutoComplete để tự động nhập dữ liệu
Các tính năng AutoComplete Excel giúp bạn nhập văn bản cùng nhiều vào tế bào dễ dàng. Với
AutoComplete, bạn gõ một vài ký tự đầu tiên của một mục nhập văn bản vào một ô, Excel tự động và
hoàn thành các mục dựa trên các mục khác mà bạn đã thực hiện trong cột. Bên cạnh việc giảm
đánh máy, tính năng này cũng đảm bảo rằng các mục của bạn được đánh vần một cách chính xác và phù hợp.
Đây là cách nó hoạt động. Giả sử rằng bạn đang nhập thông tin sản phẩm trong một cột. Một trong những bạn
sản phẩm được đặt tên Widgets. Lần đầu tiên bạn nhập
Widgets
vào một ô, Excel nhớ nó.
Sau đó, khi bạn bắt đầu gõ
Widgets
trong cùng một cột, Excel công nhận nó bằng vài let- đầu
ters và kết thúc gõ nó cho bạn. Chỉ cần nhấn Enter, và bạn đang làm. Để ghi đè lên các gợi ý,
chỉ tiếp tục nhập.
AutoComplete cũng thay đổi các trường hợp của các chữ cái cho bạn tự động. Nếu bạn bắt đầu nhập
phụ tùng
(với w chữ thường) trong mục thứ hai, Excel làm cho hoa w để phù hợp với các
mục trước đó trong cột.
Mẹo
Bạn cũng có thể truy cập vào một phiên bản hướng chuột của AutoComplete bằng cách kích phải vào tế bào và chọn Pick
từ Drop-Down List từ menu shortcut. Excel sẽ hiển thị một hộp thả xuống đó có tất cả các mục trong
cột hiện tại, và bạn chỉ cần click chuột vào phần bạn muốn.
n
Hãy nhớ rằng AutoComplete làm việc chỉ trong vòng một cột tiếp giáp của các tế bào. Nếu bạn có một
hàng trống, ví dụ, AutoComplete chỉ nhận các nội dung trong ô dưới dòng trống.
Nếu bạn tìm thấy những tính năng AutoComplete mất tập trung, bạn có thể tắt nó đi bằng cách sử dụng các tab Advanced của
Excel hộp thoại Options. Hủy bỏ các dấu kiểm từ hộp kiểm có nhãn Enable
AutoComplete cho các giá trị di động.
06_474877-ch02.indd 39
06_474877-ch02.indd 39
3/29/10 23:34
3/29/10 23:34
Phần I: Bắt đầu với Excel