Have you ever received an amazing e

Have you ever received an amazing email, one that you’d like to print out and pin to your wall, one that made you grin from ear to ear or slow-clap in appreciation and reverence?

When I come across these gems, I drop them into a "Snippets" folder. I study them, I swoon over them, and I borrow bits and pieces of them to send better email.

Now imagine that every email you send is as great as these occasional all-stars you receive.

Impossible? Not at all.

Worth shooting for? Definitely.

At Buffer, we strive for 100% awesomeness in the emails we send to customers, and that pursuit of excellence carries over to the emails we send to teammates, colleagues, friends, and family. We want to send better email, the kind that delivers the intended message plus the desired emotion.

So I’m happy to share some of my sources of email inspiration. These are the templates and snippets that have caught my attention over the past few months, and which I’m hoping to include in more of my communication in the inbox. Think you might like to try any of these out in your daily emailing?

AN EMAIL TEMPLATE FOR SHAVING 20 HOURS OFF YOUR WORK WEEK
Author Robbie Abed took to LinkedIn to share a pair of emails that he had used successfully to shave his workweek from 60 hours to 40 hours.

Here is email number one, which is to be sent on Monday.

Subject: My plan for the week

Jane,

After reviewing my activities here is my plan for the week in order of priority. Let me know if you think I should re-prioritize:

Planned Major Activities for the week

1) Complete project charter for X Project

2) Finish the financial analysis report that was started last week

3) Kick off Project X – requires planning and prep documentation creation. Scheduled for Thursday.

Open items that I will look into, but won’t get finished this week

1) Coordinate activities for year-end financial close

2) Research Y product for our shared service team

Let me know if you have any comments. Thank you!

— Robbie
The clear intention here is to set the expectation for the week ahead and give a supervisor a clear understanding of what you’re working on.

Then, on Friday, you send a second email, summarizing what you completed during the week and noting any open items that need further attention or follow-up from colleagues.

The idea here is simple: Set expectations early on in the week and follow through at the end of the week. According to Abed, this provides clear boundaries on your time, it shows your supervisor that you are responsible and organized, and—if everything goes according to plan—it might get you out of the office on Friday having worked zero overtime.

HOW MICHAEL HYATT SAYS NO TO GUEST BLOGGERS
Author and speaker Michael Hyatt gets a lot of email requests for a lot of different things. One of the most popular requests is for guest blogging – either bloggers who wish to submit guest posts to his site or other sites looking for Hyatt to write for theirs.

Here’s how he says no to guest blog pitches.

Dear [Name]:

Thanks for your interest in being a guest blogger on my site. I am grateful that you took the time to write this post and submit it. Unfortunately, I don’t think I will be able to use it.

I have received scores of submissions—more than I expected. As a result, I am having to turn down many well-written posts, including yours. Sometimes this is because the topics overlap or the posts are too general for my audience. Regardless, because of my time constraints, I can’t really provide more detailed feedback.

I wish you the best in your writing endeavors. If you have another post, I would be happy to consider it.

Kind regards,

Michael
Here’s how he says no to invitations to guest blog.

Dear [Name]:

Thanks so much for thinking of me as a potential guest blogger. I am honored.

Unfortunately, I just don’t have the time. It is all I can do to keep up with my own blog! As a result, I’m afraid I will have to decline your kind invitation.

Again, thanks for thinking of me.

Kind regards,

Michael
I’ve been on the sending and receiving end of similar emails several times over the past few months. I happened to save a favorite "thanks but no thanks" snippet that I thought sounded appreciative and kind yet still said no.

I’d love to take part and it sounds like an amazing opportunity. Unfortunately I’ll have to pass, as I’m currently a little over-committed and won’t be able to make the time right now.
EMAIL SNIPPETS FOR SAYING NO
In the examples above, Michael Hyatt said no to guest blogging. That’s a great start. And what about the scores of other opportunities we may need to turn down throughout the week?

Elizabeth Grace Saunders, a time coach and trainer, shared a series of snippets for saying no in a post published on 99U. She seemingly had a "no" snippet for any scenario. Here are a few of my favorites.

When you receive perpetual last-minute requests:

Kết quả (Việt) 1:

Bạn đã bao giờ nhận được một email tuyệt vời, một trong những mà bạn muốn in ra và pin của bạn tường, một trong đó làm cho bạn nụ cười từ tai hoặc clap chậm trong sự đánh giá cao và tôn kính?Khi tôi đi qua những đá quý, tôi thả chúng vào một thư mục "Đoạn". Tôi nghiên cứu chúng, tôi swoon qua chúng và cho tôi mượn bit và miếng của họ để gửi email tốt hơn.Bây giờ hãy tưởng tượng rằng tất cả các email bạn gửi là như tuyệt vời như những all-stars thỉnh thoảng bạn nhận được.Không thể? Không có gì.Trị giá chụp cho? Chắc chắn.Đệm, chúng tôi phấn đấu 100% khiếp sợ trong email chúng tôi gửi cho khách hàng, và rằng theo đuổi sự xuất sắc mang email chúng tôi gửi cho đồng đội, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Chúng tôi muốn gửi thư điện tử tốt hơn, các loại mà cung cấp thư dự định cộng với những cảm xúc mong muốn.Vì vậy, tôi hạnh phúc để chia sẻ một số nguồn cảm hứng email của tôi. Đây là những mẫu và đoạn mà đã bắt gặp sự chú ý của tôi trong vài tháng qua, và tôi hy vọng để bao gồm trong giao tiếp của tôi trong hộp thư đến. Nghĩ rằng bạn có thể muốn thử bất kỳ của các ra trong hàng ngày của bạn gửi email?MỘT MẪU THƯ ĐIỆN TỬ CHO CẠO RÂU 3 GIỜ ĐI TUẦN LÀM VIỆC CỦA BẠNTác giả Robbie Abed đã đến LinkedIn để chia sẻ một cặp của các email mà ông đã sử dụng thành công để cạo râu của ông tuần làm việc từ 60 giờ đến 40 giờ.Dưới đây là một số thư điện tử, mà là để được gửi vào ngày thứ hai.Chủ đề: Kế hoạch của tôi trong tuầnJane,Sau khi xem xét hoạt động của tôi ở đây là kế hoạch của tôi cho tuần trong thứ tự ưu tiên. Hãy cho tôi biết nếu bạn nghĩ rằng tôi nên lại ưu tiên:Kế hoạch các hoạt động chính trong tuần1) hoàn thành dự án điều lệ cho các dự án X2) hoàn thành báo cáo phân tích tài chính đã được bắt đầu cuối tuần3) bắt đầu dự án X-đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị tài liệu sáng tạo. Lên kế hoạch cho thứ năm.Mở mục mà tôi sẽ xem xét, nhưng sẽ không nhận được hoàn thành trong tuần này1) phối hợp hoạt động cho cuối năm tài chính gần2) sản phẩm nghiên cứu Y cho đội ngũ dịch vụ chia sẻHãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ ý kiến. Cảm ơn bạn!-RobbieÝ định rõ ràng ở đây là để thiết lập những kỳ vọng trong tuần trước và cung cấp cho một giám sát viên một sự hiểu biết rõ ràng về những gì bạn đang làm việc trên.Sau đó, vào ngày thứ sáu, bạn gửi một email thứ hai, tổng kết những gì bạn đã hoàn tất trong tuần và ghi nhận các mục mở cần hơn nữa sự chú ý hoặc theo dõi từ các đồng nghiệp.Ý tưởng ở đây là đơn giản: đặt kỳ vọng sớm trong tuần và làm theo thông qua vào cuối tuần. Theo Abed, điều này cung cấp rõ ràng ranh giới về thời gian của bạn, nó cho thấy người giám sát của bạn rằng bạn đang chịu trách nhiệm và tổ chức, và -nếu tất cả mọi thứ đi theo kế hoạch — nó có thể giúp bạn ra khỏi văn phòng vào thứ sáu có làm việc thêm giờ không.LÀM THẾ NÀO MICHAEL HYATT NÓI KHÔNG VỚI KHÁCH BLOGGERTác giả và diễn giả Michael Hyatt được rất nhiều email yêu cầu rất nhiều điều khác nhau. Một trong các yêu cầu phổ biến nhất là dành cho khách viết blog-blog hoặc là những người muốn gửi đánh bài viết cho trang web của mình hoặc các trang web tìm kiếm Hyatt để viết cho họ.Dưới đây là cách ông nói không đánh blog nốt.Thân mến [Name]:Cảm ơn bạn đã quan tâm của bạn đang được một blogger khách trên trang web của tôi. Tôi biết ơn rằng bạn mất thời gian để viết bài đăng này và gửi nó. Thật không may, tôi không nghĩ rằng tôi sẽ có thể sử dụng nó.Tôi đã nhận được điểm số của bài nộp — hơn tôi dự kiến. Kết quả là, tôi có xuống bài viết rất nhiều bài viết, bao gồm cả bạn. Đôi khi điều này là bởi vì các chủ đề chồng chéo lên nhau hoặc các bài viết là quá chung chung cho các đối tượng của tôi. Bất kể, do hạn chế về thời gian của tôi, tôi không thực sự cung cấp thông tin phản hồi chi tiết hơn.Tôi muốn bạn tốt nhất trong nỗ lực bằng văn bản của bạn. Nếu bạn có một bài viết, tôi sẽ rất vui để xem xét nó.Trân trọngMichaelDưới đây là cách ông nói không với lời mời đến khách blog.Thân mến [Name]:Cảm ơn bạn rất nhiều suy nghĩ của tôi như là một blogger khách hàng tiềm năng. Tôi là vinh dự.Thật không may, tôi chỉ không có thời gian. Đó là tất cả tôi có thể làm để theo kịp với blog của riêng tôi! Kết quả là, tôi sợ rằng tôi sẽ phải từ chối lời mời của bạn loại.Một lần nữa, cảm ơn các suy nghĩ của tôi.Trân trọngMichaelTôi đã vào cuối gửi và nhận email tương tự nhiều lần trong vài tháng qua. Tôi đã xảy ra để tiết kiệm một yêu thích "nhờ nhưng không nhờ" đoạn mà tôi nghĩ rằng vẻ đánh giá cao và loại nhưng vẫn nói là không.Tôi rất muốn tham gia và nó âm thanh như một cơ hội tuyệt vời. Thật không may, tôi sẽ phải vượt qua, như tôi là hiện tại một chút over-cam kết và không thể thực hiện ngay bây giờ.EMAIL ĐOẠN NÓI KHÔNGTrong ví dụ trên, Michael Hyatt nói rằng không có để viết blog khách. Đó là một khởi đầu tuyệt vời. Và những gì về điểm số của các cơ hội khác mà chúng tôi có thể cần phải chuyển xuống trong suốt tuần?Elizabeth Grace Saunders, một thời gian huấn luyện viên và huấn luyện viên, chia sẻ một loạt các đoạn cho nói rằng không có một bài viết được đăng trên 99U. Cô ấy dường như đã có một đoạn "có" cho bất kỳ trường hợp. Dưới đây là một vài trong số yêu thích của tôi.Khi bạn nhận được vĩnh viễn phút cuối yêu cầu:

Kết quả (Việt) 2:

Bạn đã bao giờ nhận được một email tuyệt vời, một trong những bạn muốn in ra và pin vào tường của bạn, một trong đó làm cho bạn nụ cười từ tai nghe hoặc chậm vỗ tay trong sự đánh giá cao và tôn kính?

Khi tôi đi qua những đá quý, tôi thả chúng vào một thư mục "Snippets". Tôi nghiên cứu chúng, tôi ngất đi qua chúng, và tôi mượn các bit và miếng của họ để gửi email tốt hơn.

Bây giờ tưởng tượng rằng mỗi email bạn gửi cũng tuyệt vời như những đôi tất cả các ngôi sao bạn nhận được.

Impossible? Không phải ở tất cả.

Worth chụp cho? Chắc chắn.

Tại vùng đệm, chúng tôi phấn đấu 100% khiếp sợ trong email chúng tôi gửi cho khách hàng, và theo đuổi sự xuất sắc mang sang email chúng tôi gửi đến các đồng đội, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Chúng tôi muốn gửi email tốt hơn, loại đó cung cấp các thông báo dự định cộng với cảm xúc mong muốn.

Vì vậy, tôi đang hạnh phúc để chia sẻ một số nguồn cảm hứng của tôi email. Đây là những mẫu thiết kế và các đoạn đó đã làm tôi chú ý trong vài tháng qua, và trong đó tôi hy vọng để đưa vào chi tiết của thông tin liên lạc của tôi trong hộp thư đến. Hãy suy nghĩ bạn có thể muốn thử bất kỳ của các hiện gửi email hàng ngày của bạn?

AN TEMPLATE EMAIL để cạo râu 20 GIỜ TẮT CỦA CÔNG TÁC TUẦN
Tác giả Robbie Abed đã xuống LinkedIn để chia sẻ một cặp của các email mà ông đã sử dụng thành công để cạo tuần làm việc của ông từ 60 giờ . 40 giờ

đây là email số một, mà là để được gửi vào thứ Hai.

Chủ đề: Kế hoạch của tôi trong tuần

Jane,

Sau khi xem xét các hoạt động của tôi ở đây là kế hoạch của tôi trong tuần theo thứ tự ưu tiên. Hãy cho tôi biết nếu bạn nghĩ rằng tôi nên tái ưu tiên:

Kế hoạch hoạt động chính trong tuần

1) Hoàn thành điều lệ dự án X Dự án

2) Hoàn thành các báo cáo phân tích tài chính đã được bắt đầu vào tuần trước

3) Kick off dự án X - đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị tài liệu sự sáng tạo. Theo lịch trình cho ngày thứ năm.

Mục mở mà tôi sẽ nhìn vào, nhưng sẽ không được hoàn thành trong tuần này

1) Phối hợp các hoạt động cuối năm tài chính gần

2) Sản phẩm nghiên cứu Y cho đội ngũ dịch vụ chia sẻ của chúng tôi

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ ý kiến. Cảm ơn bạn!

- Robbie
. Mục đích rõ ràng ở đây là để thiết lập những kỳ vọng trong tuần trước và cho một giám sát viên một sự hiểu biết rõ ràng về những gì bạn đang làm việc trên

Sau đó, vào ngày thứ Sáu, bạn gửi một email thứ hai, tổng kết những gì bạn hoàn thành trong . tuần và ghi nhận bất kỳ mở các mục cần quan tâm hơn nữa hoặc theo dõi từ các đồng nghiệp

ý tưởng ở đây là đơn giản: đặt kỳ vọng rất sớm trong tuần và theo thông qua vào cuối tuần. Theo Abed, điều này cung cấp ranh giới rõ ràng về thời gian của bạn, nó cho thấy người giám sát của bạn mà bạn có trách nhiệm và có tổ chức, và nếu mọi thứ diễn ra theo kế hoạch, nó có thể giúp bạn có được ra khỏi văn phòng vào thứ Sáu đã làm việc không làm thêm giờ.

CÁCH MICHAEL HYATT SAYS KHÔNG vỚI KHÁCH BLOGGERS
tác giả và diễn giả Michael Hyatt được rất nhiều yêu cầu email cho rất nhiều thứ khác nhau. . Một trong những yêu cầu phổ biến nhất là cho blog của khách - một trong hai blogger muốn gửi bài viết của khách đến trang web của mình hoặc các trang web khác đang tìm kiếm Hyatt để viết cho họ

đây là cách ông nói không với nốt blog của khách.

Kính gửi [Tên]:

Cám ơn quan tâm của bạn là một blogger của khách trên trang web của tôi. Tôi biết ơn rằng bạn đã dành thời gian để viết bài này và gửi nó. Thật không may, tôi không nghĩ rằng tôi sẽ có thể sử dụng nó.

Tôi đã nhận được điểm số của bài nộp, nhiều hơn tôi mong đợi. Kết quả là, tôi phải từ chối nhiều bài viết tốt, bao gồm cả bạn. Đôi khi điều này là bởi vì các chủ đề chồng chéo hoặc các bài viết quá chung chung cho khán giả của tôi. Bất kể, vì những hạn chế về thời gian của tôi, tôi có thể không thực sự cung cấp thông tin phản hồi chi tiết hơn.

Tôi muốn bạn tốt nhất bằng văn bản nỗ lực của bạn. Nếu bạn có bài khác, tôi sẽ được hạnh phúc để xem xét nó.

Kind regards,

Michael
Đây là cách ông nói không với lời mời vào blog của khách.

Kính gửi [Tên]:

Cảm ơn rất nhiều vì đã nghĩ đến tôi như là một blogger của khách tiềm năng. Tôi rất vinh dự.

Thật không may, tôi chỉ không có thời gian. Đó là tất cả tôi có thể làm gì để theo kịp với blog của riêng tôi! Kết quả là, tôi sợ tôi sẽ phải từ chối lời mời của các bạn.

Một lần nữa, cảm ơn cho suy nghĩ của tôi.

Trân trọng!

Michael
Tôi đã vào việc gửi và nhận cuối email tương tự nhiều lần trong vài tháng qua. Tôi đã xảy ra để lưu mục ưa thích "cảm ơn, nhưng không nhờ" Đoạn mà tôi nghĩ có vẻ đánh giá cao và loại nhưng vẫn nói không.

Tôi rất muốn tham gia và nó có vẻ giống như một cơ hội tuyệt vời. Đáng tiếc là tôi sẽ phải vượt qua, như tôi hiện nay là một chút quá cam kết và sẽ không có thể làm cho thời gian ngay bây giờ.
Snippets EMAIL CHO NÓI KHÔNG
Trong ví dụ trên, Michael Hyatt nói không với blog của khách. Đó là một khởi đầu tuyệt vời. Và những gì về các điểm số của các cơ hội khác mà chúng tôi có thể cần phải chuyển xuống trong suốt cả tuần?

Elizabeth Grace Saunders, một huấn luyện viên thời gian và huấn luyện viên, chia sẻ một loạt các đoạn trích cho rằng không có trong một bài đăng trên 99U. Cô dường như đã có một "không" đoạn mã cho bất kỳ kịch bản. Dưới đây là một vài trong những yêu thích của tôi.

Khi bạn nhận được yêu cầu ở phút cuối cùng vĩnh viễn: