Title: TIMESHEET INPUT PROCEDURE Ap

Title: TIMESHEET INPUT PROCEDURE
Approved: Koji Watanabe
Author: Hoang Nhu Ngoc Tram
Version: 1
Last Updated: 09/10/2009
\finadmSAPPolicyTimesheeet Procedure



PURPOSE

This procedure ensures that all employee and timesheet approvers meet the requirements for timesheet input and approved.


TIMESHEET SYSTEM

All employees (except Finance, Administration, BOM, BMO) are required to input how much time you spend for each job.
The time entered in the Time Sheet System is used for calculating Direct Personnel Expenses and allocation rate of overhead.
The report generated from the time entered in the Time Sheet system could also be used to monitor the time spent on daily operation.

TIME SCHEDULE

Timesheet must be input, then approved weekly and end of month. However, it is suggest that everyday before going home each employee input the timesheet for working hours for that day.

This defines the actions taken and dead-line:

1. Every Friday

- All employees have to fill in all the timesheet for whole week

For Ha Noi employees or employees who can’t input the timesheet during the week will send email about your working time (for each job) to Administration or to your timesheet approver. Then they will be in your behalf to input your timesheet in the system.

2. On next Monday

- Timesheet approvers check timesheet input and remind all your staff to full-fill the timesheet.
- Administration input timesheet for Hanoi staff and sends report to Mr. Yamayuchi for checking and approve.
- Timesheet approvers approve timesheet in the SAP.

3. Month last working day:

- Timesheet approvers check and approve timesheet.
- Admin check if there is anybody who has not input the timesheet yet then reminds them to input it before month-end.
- Finance double confirms the timesheet again if there is anything wrong, request employee change the time sheet.

4. 1st day of Month (N+1):

- Finance posts the timesheet in the system again and close timesheet period.

After finance close the timesheet for (N) month, user cannot input time sheet for (N) month anymore

PROCEDURE

For the operation procedure for timesheet entry in SAP, please refer to Operation Manual which is allocated in share-folder by going to //finadm/SAP/01. Operation Manual

Rules
Please input working hours to each Job. When you cannot specify Jobs, please enter the appropriate time in the items such as “Planning & Development”, “In-house” and “Annual Leave/Holiday”.

Rules for time which cannot be assigned to specific jobs

Please follow the following rules to enter time which cannot be assigned to specific job:

1.
Even though the order has not been officially agreed upon, please create a job and enter the appropriate time.

2.
For every client, a job called ‘GENERAL’ should be created every year. Please enter time under this job throughout the year for this case.

3.
Please enter time under ‘Planning & Development’.

4.
Please enter time under ‘in-house’.

5.
Please enter time under ‘in-house’.

6.
Please enter the difference between the regulated labor hours and the actual working hours under ‘Annual Leave/Holiday’


INTERNAL CONTROLS / RESPONSIBILITIES
Officers Responsibilities
Employee who are required to input timesheet
• Daily input timesheet
• Timesheet input is correctly and timely: per week and per month as time schedule
Timesheet approvers:
1. Vu Thi Doan Trang : Account Management Division
2. Widi Hartono: Creative Division
3. Yamayuchi Yuji: Media Division
4. Vo Van Ha: Strategic planning Division
5. Nguyen Viet Hoc: Production Division
6. Melissa Caranto Jane: World Cup Division • Weekly and month-end check and approve for your division.
• Responsible for timesheet input of their staff incase they cannot do it due to out of the office.
• Responsible to remind employee input timesheet timely.

Administration:
Truong Ngoc Thuy • Weekly check if there us anybody have not input timesheet and remind them/their timesheet approver
• Be on behalf of Media in Hanoi or Media staff in HCM (in case they cannot input timesheet) to input timesheet in SAP.
• Co-ordinate with timesheet approvers for timesheet input if needed
• Send weekly and monthly timesheet report to Mr.Yamayuchi to check and approve.
• Double check if hourly rate of each employee need to be update
Finance:
Truong Thi Hoang Lan/Hoang Nhu Ngoc Tram • Double check and confirm the timesheet for the correctness.
• Post timesheet data to direct personnel cost.
• Close the timesheet period.

Kết quả (Việt) 1:

Tiêu đề: TIMESHEET đầu vào thủ tục Chấp thuận: Koji Watanabe Tác giả: Hoàng như Ngoc Tram Phiên bản: 1 Cập Nhật: 09/10/2009thủ tục \finadmSAPPolicyTimesheeet MỤC ĐÍCHThủ tục này đảm bảo rằng tất cả nhân viên và timesheet approvers đáp ứng các yêu cầu cho timesheet đầu vào và được chấp thuận. HỆ THỐNG TIMESHEETTất cả nhân viên (ngoại trừ tài chính, quản trị, BOM, BMO) được yêu cầu đầu vào bao nhiêu thời gian bạn chi tiêu cho mỗi công việc.Thời gian đi vào trong hệ thống thời gian tấm được sử dụng để tính toán chi phí nhân viên trực tiếp và phân bổ các tỷ lệ của chi phí.Báo cáo được tạo ra từ khi nhập vào hệ thống thời gian bảng cũng có thể được sử dụng để theo dõi thời gian hoạt động hàng ngày.THỜI GIAN BIỂUTimesheet phải là đầu vào, sau đó được chấp thuận hàng tuần và cuối tháng. Tuy nhiên, đó là đề nghị rằng mỗi ngày trước khi đi về nhà mỗi nhân viên nhập timesheet cho giờ làm việc cho ngày hôm đó.Điều này xác định các hành động thực hiện và chết-dòng:1. mỗi thứ sáu-Tất cả nhân viên phải điền vào tất cả timesheet cho cả tuầnHà Nội nhân viên hoặc nhân viên không thể nhập timesheet trong tuần sẽ gửi email về thời gian làm việc của bạn (cho mỗi công việc) chính quyền hoặc của bạn approver timesheet. Sau đó họ sẽ trong thay mặt bạn đầu vào của bạn timesheet trong hệ thống.2. ngày kế tiếp thứ hai-Timesheet approvers kiểm tra timesheet đầu vào và nhắc nhở tất cả các nhân viên của bạn để điền đầy đủ timesheet. -Quản lý đầu vào timesheet cho nhân viên Hanoi và gửi báo cáo cho ông Yamayuchi để kiểm tra và phê duyệt.-Timesheet approvers chấp thuận timesheet trong nhựa.3. Tháng ngày làm việc cuối cùng:-Timesheet approvers kiểm tra và phê duyệt timesheet.-Admin kiểm tra nếu có ai đó đã không nhập timesheet nhưng sau đó nhắc nhở họ để nhập vào nó trước khi kết thúc tháng.-Tài chính đôi khẳng định timesheet một lần nữa nếu có điều gì sai trái, yêu cầu nhân viên thay đổi bảng thời gian.4. 1 ngày của tháng (N + 1):-Tài chính bài viết timesheet trong hệ thống một lần nữa và thời gian gần timesheet.Sau khi tài chính đóng timesheet (N) tháng, người dùng không thể nhập vào thời gian tấm (N) tháng nữaTHỦ TỤC Cho các thủ tục hoạt động cho timesheet mục nhập trong SAP, xin vui lòng tham khảo hướng dẫn sử dụng hoạt động, mà được phân bổ trong thư mục chia sẻ bằng cách đi tới / / finadm/SAP/01. Hoạt động hướng dẫn sử dụngQuy tắcXin vui lòng nhập thời gian làm việc cho mỗi công việc. Khi bạn không thể chỉ định công việc, xin vui lòng nhập thời gian thích hợp ở các hạng mục như "Kế hoạch & phát triển", "Trong nhà" và "hàng năm để lại/Holiday".Các quy tắc cho thời gian mà không thể được giao cho các công việc cụ thểXin vui lòng làm theo các quy tắc sau đây để nhập vào thời gian đó không được gán vào công việc cụ thể:1. Mặc dù bộ đã không được chính thức thoả thuận, hãy tạo ra một công việc và nhập thời gian thích hợp.2. Đối với mỗi khách hàng, một công việc được gọi là 'GENERAL' nên được tạo ra mỗi năm. Vui lòng nhập thời gian trong công việc này trong suốt cả năm cho trường hợp này.3. Vui lòng nhập thời gian theo 'Kế hoạch & phát triển'.4. Vui lòng nhập thời gian dưới 'nhà'.5. Vui lòng nhập thời gian dưới 'nhà'.6. Vui lòng nhập sự khác biệt giữa những lao động quy định giờ và giờ làm việc thực tế dưới ' hàng năm để lại/Holiday 'KIỂM SOÁT NỘI BỘ / TRÁCH NHIỆMTrách nhiệm cán bộNhân viên được yêu cầu đầu vào timesheet • Hàng ngày nhập timesheet• Timesheet đầu vào là một cách chính xác và kịp thời: mỗi tuần và mỗi tháng là thời gian lịch trìnhTimesheet approvers:1. vũ thị Doan Trang: tài khoản quản lý bộ phận2. Widi Hartono: sáng tạo bộ phận3. Yamayuchi Yuji: bộ phận truyền thông4. Võ văn Hà: Bộ phận lập kế hoạch chiến lược5. Nguyễn Việt Hoc: bộ phận sản xuất6. Melissa Caranto Jane: thế giới tách bộ phận • hàng tuần và tháng kết thúc kiểm tra và chấp nhận cho các bộ phận của bạn.• Chịu trách nhiệm cho timesheet đầu vào của nhân viên của họ trong trường hợp họ không thể làm điều đó do ra khỏi văn phòng.• Chịu trách nhiệm để nhắc nhở các nhân viên nhập timesheet kịp thời.Quản lý:Truong Ngoc Thuy • hàng tuần kiểm tra xem nếu có chúng tôi ai có không nhập timesheet và nhắc nhở họ/của họ timesheet approver• Là thay mặt cho phương tiện truyền thông tại Hanoi hoặc phương tiện nhân viên ở Hồ Chí Minh (trong trường hợp họ không thể nhập vào timesheet) ñeå nhaäp timesheet trong SAP.• Phối hợp với timesheet approvers cho timesheet nhập nếu cần thiết• Gửi báo cáo hàng tuần và hàng tháng timesheet để Mr.Yamayuchi để kiểm tra và phê duyệt.• Kiểm tra nếu mức lương giờ của mỗi nhân viên cần phải Cập NhậtTài chính:Truong Thi Hoàng Lan/hoàng như Ngoc Tram • tăng gấp đôi kiểm tra và xác nhận timesheet cho tính đúng đắn.• Bài timesheet dữ liệu trực tiếp chi phí nhân sự.• Đóng giai đoạn timesheet.

Kết quả (Việt) 2:

Tiêu đề: timesheet VÀO THỦ TỤC
Approved: Koji Watanabe
Tác giả: Hoàng Như Ngọc Trâm
Version: 1
Cập nhật: 09/10/2009
\ finadm SAP Policy Timesheeet Procedure MỤC ĐÍCH Quy trình này đảm bảo rằng tất cả nhân viên và người phê duyệt timesheet đáp ứng các yêu cầu về đầu vào bảng chấm công và đã được phê duyệt. SYSTEM timesheet Tất cả nhân viên (trừ Tài chính, Quản trị, Ban giám đốc, BMO) là bắt buộc phải nhập vào bao nhiêu thời gian bạn dành cho mỗi công việc. Thời gian nhập vào hệ thống Time tấm được sử dụng để tính toán chi phí nhân sự trực tiếp và tỷ lệ phân bổ chi phí. Các báo cáo được tạo từ thời nhập vào hệ thống tấm Thời gian cũng có thể được sử dụng để theo dõi thời gian dành cho hoạt động hàng ngày. THỜI GIAN LỊCH Timesheet phải được nhập vào, sau đó đã được phê duyệt hàng tuần và cuối tháng. . Tuy nhiên, nó là gợi ý rằng hàng ngày trước khi đi về nhà mỗi đầu vào nhân viên timesheet cho giờ làm việc cho ngày hôm đó này định nghĩa các hành động và chết-line: 1. Mỗi thứ Sáu - Tất cả các nhân viên phải điền vào tất cả các bảng chấm công cho cả tuần Đối với người lao động Hà Nội hoặc nhân viên có thể không nhập timesheet trong tuần sẽ gửi email về thời gian làm việc của bạn (đối với từng công việc) để chính hoặc để duyệt timesheet của bạn . Sau đó, họ sẽ có trong danh bạn phải nhập timesheet của bạn trong hệ thống. 2. Hôm thứ Hai tiếp theo - người phê duyệt Timesheet kiểm tra timesheet đầu vào và nhắc nhở tất cả các nhân viên của bạn đến toàn điền vào bảng chấm công. - Quản trị đầu vào timesheet cho nhân viên Hà Nội và gửi báo cáo cho ông Yamayuchi cho việc kiểm tra và phê duyệt. - Timesheet người phê duyệt chấp thuận timesheet trong SAP. 3 . Tháng ngày làm việc cuối cùng: - người phê duyệt Timesheet kiểm tra và phê duyệt các bảng chấm công. - Admin kiểm tra nếu có bất cứ ai đã không nhập timesheet nhưng sau đó nhắc nhở họ để đầu vào nó trước khi kết thúc tháng. - Tài chính đôi khẳng định timesheet một lần nữa nếu có điều gì sai , nhân viên yêu cầu thay đổi của bảng chấm công. 4. Ngày 1 của tháng (N + 1): -. bài viết Tài chính timesheet trong hệ thống một lần nữa và thời gian timesheet gần Sau khi tài chính gần các timesheet cho (N) tháng, người dùng không thể nhập bảng thời gian cho (N) tháng nữa THỦ TỤC Đối với các hoạt động Thủ tục nhập cảnh timesheet trong SAP, vui lòng tham khảo Operation Manual được giao trong phần thư mục bằng cách vào // finadm / SAP / 01. Operation Manual Rules Xin giờ đầu vào làm việc cho từng công việc. Khi bạn không thể xác Jobs, xin vui lòng nhập vào thời gian thích hợp trong các mục như "Kế hoạch & Phát triển", "In-house" và "Huỷ thường niên / Holiday". Quy định về thời gian mà không thể được giao cho các công việc cụ thể vui lòng thực hiện theo các quy tắc sau đây để nhập thời gian mà không thể được giao cho công việc cụ thể: 1.
























































Mặc dù thứ tự đã không được chính thức thỏa thuận, xin vui lòng tạo một công việc và nhập thời gian thích hợp. 2.


Đối với mỗi khách hàng, một công việc gọi là "CHUNG" nên được tạo ra mỗi năm. Vui lòng nhập thời gian theo công việc này trong suốt cả năm cho trường hợp này. 3.


Vui lòng nhập lúc nào trong 'Kế hoạch & Phát triển ". 4.


Vui lòng nhập thời gian dưới 'ở nhà'. 5.


Vui lòng nhập thời gian dưới 'ở nhà'. 6.


Vui lòng nhập phần chênh lệch giữa giờ lao động quy định và số giờ làm việc thực tế dưới 'Leave / khách sạn Holiday thường niên NỘI BỘ ĐIỀU KHIỂN / TRÁCH NHIỆM Officers Trách nhiệm của nhân viên được yêu cầu có timesheet đầu vào • Daily timesheet đầu vào • Timesheet đầu vào là chính xác và kịp thời: mỗi tuần và mỗi tháng theo lịch thời là người phê duyệt Timesheet: 1. Vũ Thị Đoan Trang: Quản lý tài khoản Division 2. Widi Hartono: Division Creative 3. Yamayuchi Yuji: Media Division 4. Võ Văn Hà: Hoạch định chiến lược Division 5. Nguyen Viet Hoc: Production Division 6. Melissa Caranto Jane:. Division World Cup • Hàng tuần và cuối tháng kiểm tra và phê duyệt cho bộ phận của bạn . • Chịu trách nhiệm timesheet đầu vào của các nhân viên của họ trong trường hợp họ không thể làm điều đó do ra khỏi văn phòng • Chịu trách nhiệm nhắc nhở nhân viên đầu vào timesheet kịp thời. Administration : Trương Ngọc Thủy • kiểm tra hàng tuần nếu có chúng ta ai có timesheet không đầu vào và nhắc nhở họ / phê duyệt timesheet của họ • Hãy thay mặt truyền thông ở Hà Nội hoặc nhân viên truyền thông tại TP.HCM (trong trường hợp họ không thể nhập timesheet) để timesheet đầu vào trong SAP. • Phối hợp với người phê duyệt timesheet cho timesheet đầu vào nếu cần thiết • Gửi báo cáo hàng tuần và hàng tháng timesheet để Mr.Yamayuchi để kiểm tra và phê duyệt. • Kiểm tra lại nếu mức lương giờ của mỗi nhân viên cần phải được cập nhật Tài chính: Trương Thị Hoàng Lan / Hoàng Như Ngọc Tram • Kiểm tra lại và xác nhận timesheet cho sự đúng đắn. • Số liệu timesheet bài viết để nhân trực tiếp chi phí. • Đóng kỳ timesheet.