Meetings should not fill allotted t

Meetings should not fill allotted time, allot time to fulfill the meeting.

We tend to meet for blocks of time that fit neatly into our calendars. That is a backwards way of looking at time allocation. You don’t fit the meeting into the calendar; you use the calendar to capture the time needed for the meeting.

Meetings should go only as long as they need to accomplish the specified goal. When you schedule a meeting, ask yourself how long you would it will take to accomplish the intended outcomes. Plan the meeting for that time, even if not in blocks of hours, half hours or even tens of minutes. Schedule an 18-minute meeting if you feel that’s what you need. Should you accomplish your goals in a shorter time, adjourn earlier.

Most of the unproductive time comes when people feel like there is more time allocated than necessary. Show your colleagues you respect their time by allocating what you anticipate is necessary and then end early if the task was accomplished sooner.

4. You called it, you own it.

Whoever called the meeting, needs to be responsible to drive the agenda and keep the meeting focused and action oriented.




Many times, a meeting is called and there is a lack of clarity as to who is in charge. One person starts and then another chimes in and redirects the conversation. While everyone should be able to participate, only one person should be responsible for the overall flow of the meeting. The “owner” should begin with an agenda and take responsibility to shepherd the meeting along in an efficient manner. At the end, the owner should be the one to allocate, and record, the action items.

5. End with action steps.

Meetings are a place to talk, but talk is cheap unless it’s followed by action. At the end of every meeting, there should be an announcement of action items that emerged from the discussion.

Those actions items should be circulated to the group and then discussed at the beginning of the next meeting. Meeting participants should know what they should be doing and that there will be a time where their actions will be reviewed.

Meetings can be the most powerful tool in the success of your business. However, like any tool, you can only fully reap the benefits when you use it properly.

Kết quả (Việt) 1:

Cuộc họp không nên điền vào thời gian quy định, phân bổ thời gian để hoàn thành cuộc họp.Chúng tôi có xu hướng để đáp ứng cho khối thời gian phù hợp gọn gàng vào lịch của chúng tôi. Đó là một ngược cách nhìn vào thời gian phân bổ. Bạn không phù hợp với cuộc họp vào lịch; bạn sử dụng lịch để nắm bắt thời gian cần thiết cho cuộc họp.Cuộc họp nên đi chỉ miễn là họ cần phải thực hiện mục tiêu được chỉ định. Khi bạn lập lịch trình một cuộc họp, hãy tự hỏi mình bao lâu bạn nào nó sẽ đạt những kết quả dự định. Kế hoạch cuộc họp cho thời điểm đó, thậm chí nếu không phải trong khối của giờ, nửa giờ hoặc thậm chí hàng chục phút. Lịch trình một 18 phút cuộc họp nếu bạn cảm thấy đó là những gì bạn cần. Bạn nên đạt mục tiêu của bạn trong một thời gian ngắn hơn, hoãn trước đó.Phần lớn thời gian không sanh sản đến khi mọi người cảm thấy như có nhiều thời gian phân bổ hơn cần thiết. Hiển thị đồng nghiệp của bạn bạn tôn trọng thời gian của họ bởi phân bổ những gì bạn dự đoán là cần thiết và sau đó kết thúc sớm nếu nhiệm vụ được thực hiện sớm.4. bạn gọi nó, bạn sở hữu nó.Bất cứ ai gọi là hội nghị, cần phải chịu trách nhiệm để lái xe chương trình nghị sự và giữ cuộc họp tập trung và hành động theo định hướng.Many times, a meeting is called and there is a lack of clarity as to who is in charge. One person starts and then another chimes in and redirects the conversation. While everyone should be able to participate, only one person should be responsible for the overall flow of the meeting. The “owner” should begin with an agenda and take responsibility to shepherd the meeting along in an efficient manner. At the end, the owner should be the one to allocate, and record, the action items.5. End with action steps.Meetings are a place to talk, but talk is cheap unless it’s followed by action. At the end of every meeting, there should be an announcement of action items that emerged from the discussion.Those actions items should be circulated to the group and then discussed at the beginning of the next meeting. Meeting participants should know what they should be doing and that there will be a time where their actions will be reviewed.Meetings can be the most powerful tool in the success of your business. However, like any tool, you can only fully reap the benefits when you use it properly.