As mentioned above, English has now

As mentioned above, English has now become an indispensable factor in commerce. And Export - Import is one out of hundred sectors where English plays a leading role.
Import and Export is an activity of selling or buying goods abroad which is based on a sale contracts between two parties. In other words, Import and Export is based on TRADING, and we all know that trading is depend on the success of “communication” which is now mainly in English. By integrating into the world economies, Vietnam has more opportunities and challenges for economic development. And Import-Export is a potential area for those who learning English wish to develope a career. The important thing is, for many employers in this field, having a solid foundation in English and can speak it fluently is their first requirement for applicants.
A Im-Exporter without English is just a swordsman without his sword. During the course of my work, English appears almost in everywhere. Receiving the products quotation, contact with suppliers and customers....its all required English. And luckily, being a student of Specialized Business English, I have nearly equiped enough “weapons” to let me be able to handle most of the requirements that my job required.
In the first week of my training, my mainly role was just being an assistant to the activities which happen in the Purchasing Division and mostly sit there watching people doing their work. But I do know that I can’t waste my time like that, so I came to talk to some colleagues, ask for their experiences and read some old doccuments, emails to get better understanding of the company, . I also witnessed some receiving, ordering procedures and learn some experiences in dealing with foreign customers over the phone and be aware of the enormous pressure from the working environment requires a high level of English like Import and Export.
After getting used to the work, I was allowed to participate in the course main task by my superviser, of course, under his supervision and support of my colleagues. Thereby, I’ve listed some main work I have to perform during the import-export activities at my company.
 Contact with foreign suppliers, request a quotation and then report to the director, negotiate with suppliers to get a profitable price and then write a confirmation email.
 Checking goods and transaction documents.
During the training process, I’ve realized that EVERYTHING must be clear in black and white.
To avoid unfortunate risks, all commitments are restricted to take place over the phone. Therefore the most important and frequently used skill is “Commercial Correspondence”. Almost every orders or quotations are via email so the mail writing skill is very important. Fortunately, I have been quite thoroughly studied it in school so I was pretty confident when being assigned to do this. But when it comes to the fact, things are not as easy as I thought. Because besides the basics learned in school, I have to study more about the company “writing style” to synchronize all correspondence, because correspondence is the factor which represents the culture of the company or the entire country when dealing with foreign partners. In addition, there are differences between email that sent to old suppliers and new suppliers. I have to pay attention to formal and informal language which is used while mailing with them.
For those who do business with your company before and you’re pretty close to them, in the header you can use “Dear (their name) and use “Best Regards” at the end of the mail, in the content you can also use acronyms like “I’ll instead of I will” or “I’ve instead of I have”. For those who do bussiness with you in the first time and you don’t know them well, you can use “Dear Sir or Madam” in the header and “Sincerely Yours” at the end, and remember NO ACRONYMS. You need to make your email formal in your first time doing business.
In addition to the focus on formal or imformal language, a business email should also have accuracy and concision to minimize the time for bothe paties. For example, If you send an email to order from a company in the U.S, the mail title must be brief and reflect the main content of the mail. If you write it long, maybe they will consider it as a spam mail because a company can received a lot of mail in one day. When there is an urgency need to be settled quickly, you can write the word “Urgent” in the mail’s name.

Kết quả (Việt) 2:

Như đã đề cập ở trên, tiếng Anh đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong thương mại. Và Xuất - Nhập khẩu là một trong số hàng trăm thành phần mà tiếng Anh đóng một vai trò hàng đầu.
Xuất nhập khẩu là một hoạt động bán hàng và mua hàng hoá ở nước ngoài mà là dựa trên một hợp đồng mua bán giữa hai bên. Nói cách khác, nhập khẩu và xuất khẩu dựa trên MẠI, và tất cả chúng ta đều biết rằng kinh doanh là phụ thuộc vào sự thành công của "truyền thông" mà hiện nay chủ yếu là bằng tiếng Anh. Bằng cách tích hợp vào các nền kinh tế thế giới, Việt Nam có nhiều cơ hội và thách thức đối với phát triển kinh tế. Xuất nhập khẩu và là một khu vực tiềm năng cho những người muốn học tiếng Anh để phát triển một sự nghiệp. Điều quan trọng là, đối với nhiều nhà tuyển dụng trong lĩnh vực này, có một nền tảng vững chắc trong tiếng Anh và có thể nói nó trôi chảy là yêu cầu đầu tiên của họ cho các ứng viên.
A Im-xuất khẩu mà không có tiếng Anh chỉ là một kiếm sĩ mà không có thanh kiếm của mình. Trong quá trình làm việc của tôi, tiếng Anh xuất hiện hầu như ở khắp mọi nơi. Nhận được báo giá sản phẩm, liên hệ với nhà cung cấp và khách hàng của nó .... tất cả các yêu cầu tiếng Anh. Và may mắn, là một sinh viên của chuyên ngành tiếng Anh thương mại, tôi đã gần như được trang bị đủ "vũ khí" để cho tôi có thể xử lý hầu hết các yêu cầu mà công việc của tôi đòi hỏi.
Trong tuần đầu tiên của đào tạo của tôi, chủ yếu là vai trò của tôi đã được chỉ là một trợ lý cho các hoạt động đó xảy ra trong bộ phận mua hàng và chủ yếu là ngồi đó nhìn những người làm công việc của họ. Nhưng tôi biết rằng tôi không thể lãng phí thời gian của tôi như thế, nên tôi đến để nói chuyện với một số đồng nghiệp, yêu cầu kinh nghiệm của họ và đọc một số doccuments cũ, email để có được sự hiểu biết tốt hơn về các công ty,. Tôi cũng chứng kiến một số tiếp nhận, đặt hàng các thủ tục và tìm hiểu một số kinh nghiệm trong việc đối phó với khách hàng nước ngoài qua điện thoại và nhận thức được những áp lực rất lớn từ môi trường làm việc đòi hỏi trình độ tiếng Anh như nhập khẩu và xuất khẩu.
Sau khi nhận được sử dụng để làm việc này, tôi được phép tham gia vào các nhiệm vụ chính khóa học bằng superviser tôi, tất nhiên, dưới sự giám sát và hỗ trợ của các đồng nghiệp của tôi của mình. Qua đó, tôi đã liệt kê một số công việc chính của tôi phải thực hiện trong các hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty tôi.
 Liên hệ với các nhà cung cấp nước ngoài, yêu cầu báo giá và sau đó báo cáo với giám đốc, thương lượng với nhà cung cấp để có được một mức giá có lợi nhuận và sau đó viết một email xác nhận.
 Kiểm tra hàng hóa và các văn bản giao dịch.
Trong quá trình đào tạo, tôi đã nhận ra rằng mọi thứ phải rõ ràng trong màu đen và trắng.
Để tránh những rủi ro đáng tiếc, tất cả các cam kết này được giới hạn đến tận nơi qua điện thoại. Do đó các kỹ năng quan trọng nhất và thường được sử dụng là "Commercial Correspondence". Hầu như tất cả các đơn đặt hàng hoặc trích dẫn là thông qua email để các kỹ năng thư bằng văn bản là rất quan trọng. May mắn thay, tôi đã khá triệt để nghiên cứu nó trong trường nên tôi khá tự tin khi được giao để làm điều này. Nhưng khi nói đến thực tế, mọi thứ không dễ dàng như tôi nghĩ. Bởi vì bên cạnh những điều cơ bản đã học ở trường, tôi phải nghiên cứu thêm về các công ty "văn phong" để đồng bộ hóa tất cả các thư từ, bởi vì thư từ là yếu tố đại diện cho nền văn hóa của công ty hoặc toàn bộ đất nước khi giao dịch với các đối tác nước ngoài. Ngoài ra, có sự khác biệt giữa email đó gửi đến các nhà cung cấp cũ và các nhà cung cấp mới. Tôi phải chú ý đến ngôn ngữ chính thức và không chính thức được sử dụng trong khi gửi thư với họ.
Đối với những người làm kinh doanh với công ty của bạn trước và bạn đang khá gần gũi với họ, trong tiêu đề bạn có thể sử dụng "Dear (tên của họ) và sử dụng "Trân trọng" ở phần cuối của bức thư, trong nội dung bạn cũng có thể sử dụng từ viết tắt như "Tôi sẽ thay vì tôi sẽ" hay "Tôi đã thay vì tôi có". Đối với những người làm kinh doanh với bạn trong lần đầu tiên và bạn không biết họ tốt, bạn có thể sử dụng "Dear Sir or Madam" trong tiêu đề và "Trân trọng" ở cuối, và nhớ NO CHỮ. Bạn cần phải thực hiện email của bạn chính thức trong thời gian đầu tiên của bạn đang làm kinh doanh.
Ngoài việc tập trung vào ngôn ngữ chính thức hoặc imformal, một email doanh nghiệp cũng cần phải có độ chính xác và súc tích để giảm thiểu thời gian cho paties Bothe. Ví dụ, Nếu bạn gửi một email để đặt hàng từ một công ty ở Mỹ, tiêu đề thư phải tóm tắt và phản ánh các nội dung chính của bức thư. Nếu bạn viết dài, có thể họ sẽ xem xét nó như là một thư rác vì một công ty có thể nhận được rất nhiều thư trong một ngày. Khi có một sự khẩn cấp cần phải được giải quyết một cách nhanh chóng, bạn có thể viết chữ "khẩn cấp" trong tên của mail.