Gửi Phil
Tôi muốn gửi cho anh 1 bản kế hoạch tham khảo về việc điều hành và quản lý đội ngũ bảo trì trong công ty chúng ta
Như anh đã biết, hiện nay trong tay chúng ta có tất cả 6 nhân viên mà giám đốc đã đề xuất để giúp chúng ta hoàn thành tố công việc bao gồm 4 kĩ sư dịch vụ từ F-B và xây dựng các ngành công nghiệp, 2 kỹ sư quản lý việc bảo dưỡng định kì. Công việc chính của chúng ta là đáp ứng sự trơn tru cũng như khắc phục tốt nhất những yếu tố phát sinh trong quá trình hoạt động của mọi thứ trong công ty.
Vì công ty chúng ta là 1 công ty về điện tử và các thiết bị công nghiệp phần cứng viễn thông, máy móc cũng như sản xuất các vi mạch… nên độ ngũ nhân viên bảo trỉ của chúng ta có rất nhiêu việc phải làm, và vì thế theo tôi chúng ta nên tuyển thêm nhân lực để đáp ứng yêu cầu câng việc.
Trước tiên,theo tôi chúng ta nên chia các thành viên trong đội chúng ta thành 2 nhóm lớn, đó là : bảo dưỡng định kì và bảo dưỡng cơ động
Tôi muốn tuyển thêm nhân viên cho nhóm bảo dưỡng cơ động bởi vì công ty Samsung chúng ta không ngừng sản xuất và cung cấp các sản phẩm công nghệ cũng như đáp ứng tốt các đơn đặt hàng từ khách hàng. Vậy nên, công việc đảm bảo tốt chất lượng và tiến độ công ty là hết sức quan trọng. Đội ngũ bảo dưỡng cơ động có vai trò rất lớn trong việc khắc phục các sự cố và đảm bảo sự vận hành tốt của máy móc. Vậy nên, số người trong tay chúng ta hiện nay là quá ít.
Tôi muốn tuyển thêm 3 kĩ sư phụ trách tốt công việc kiểm tra chấ lượng máy móc bao gồm cả các thiết bị điện, cơ khí….
Về phần quy trình và thủ tục tuyển dụng, tôi yêu cầu các người lao động phải đáp ứng tốt các vấn đề như sau:
- Độ tuổi từ 22-28
- Trình độ đại học, cao đẳng , tiếng Anh giao tiếp tốt
- Có kinh nghiệm trong việc tiếp xúc máy móc ít nhất 2 năm
- Tốt nghiệp các chuyên gành điện-điện tử, cơ - điện tử, cơ khí chế tạo máy….
Quá trình tuyển dụng:
- Phỏng vấn các kiến thức chuyên môn, yêu cầu đưa ra những ý kiến cá nhân trong các trường hợp cần thiết
- Kiểm tra sức khỏe, y tế
- Kiểm tra kĩ năng giao tiếp tiếng Anh
- Làm những bài test trong thời gian cho phép
Đó là một vài ý kiến tôi đưa ra về tình hình nhân sự hiện nay của cả đội chúng ta, tôi rất hi vọng anh suy nghĩ thêm về nó.
Tiếp theo, tôi muốn trình bày với anh vài nguyện vọng về cách quản lý nhân viên cũng như môi trường làm việc của họ với nhau để đảm bảo chất lượng công việc
Hiện nay, tôi có lắng nghe những suy nghĩ và ý kiến của họ nhưng có lẽ họ chưa dám đưa ra bởi vì giữa họ và anh còn rất nhiều khoảng cách
- Họ muốn giữa họ và cấp trên có sự tôn trọng hơn, nhất là trong quá trình giao tiếp
- Họ muốn cấp trên có thêm chút kiên nhẫn và biết chấp nhận những sơ xuất nhỏ của họ chứ không phải gạt bỏ ý kiến của họ và không đưa ra bất cứ lý do hay giải pháp nào
- Họ nuốn có cơ hội sửa sai nếu phạm lỗi và nhận được sự tôn trọng từ cấp trên
Ở một khía cạnh khác, tôi mong muốn chúng ta sẽ làm việc theo mô hình nhóm. Tức là chúng ta sẽ chia công việc cụ thể cho từng nhóm và họ bắt buộc phải có trách nhiệm về chuyên môn của họ thay vì từng cá nhân như trước đây. Ví dụ chúng ta có thể chia chi tiết các nhóm hơn như sau:
- Nhóm cơ khí (phụ trách mọi công việc liên qua đến cơ khí)
- Nhóm điện-điện tử, cơ-điện tử
- Nhóm cơ sở vật chất
- Nhóm làm việc với nhà thầu
Chúng ta yêu cầu từng nhóm phải báo cáo định kì về chất lượng công việc cũng như sự phát sinh trong những cuộc họp hàng tuần, hàng tháng.
Chúng ta nên có kế hoạch kiểm tra đột xuất bất cứ lúc nào chúng ta nghi ngờ hoặc cảm thấy không tin tưởng nhằm đưa ra những giải pháp khen thưởng cũng như khắc phục sai sót kịp thời.
Tôi tin rằng với sự sắp xếp và phân công như vậy, hiệu quả công việc sẽ đạt được tốt nhất. Bên cạnh đó, chúng ta sẽ kết nối mọi người lại gần nhau hơn, tạo không khí làm việc vui vẻ, phù hợp trách nhiệm và chuyên môn tốt nhất của từng người. Vì vậy, chúng ta sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong cách quản lý và hoàn thành tốt công việc của đội chúng ta.
Còn một vấn đề khác liên quan hơn đến nhân sự mà tôi muốn đề cập với anh. Như anh đã biết, trong nhóm 6 người ban đầu của chúng ta có 2 kỹ sư chạy việc cơ động. Theo tôi, về mặt này chúng ta nên tạo điều kiện để họ làm việc trực tiếp với các nhà thầu phục vụ nhằm đáp ứng tốt nhất chất lượng công việc vì đây là chuyên môn của họ. Chúng ta chỉ quản lý bằng cách yêu cầu họ đưa ra những bản báo cáo chi tiết trước mỗi dự án. Bản báo cáo bao gồm các kế hoạch cụ thể, tiến độ công việc dự tính và ước tính chi phí cho mỗi bản hợp đồng. Chúng ta sẽ dựa vào đó để lựa chọn, sàng lọc và đưa ra quyết định hợp lí nhất. Bên cạnh đó, chúng ta phải có kế hoạch cụ thể về việc giám sát, kiểm tra đột xuất hoặc định kì chất lượng công việc nhằm tìm ra và phát huy các ưu điểm cũng như khắc phục và ngăn chặn kịp thời những bất lợi cho công việc
Tôi rất hy vọng những đề xuất trên sẽ được anh dành thơi gian quan tâm và suy nghĩ để các mối quan hệ của công việc cũng như con người ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn