3. Tenants’ Request- Reception rece

3. Tenants’ Request
- Reception receives information from tenants directly at Front desk or on phone.
- Take note carefully all information.
- Write this info to log book for following.
- Separate which kind of work, which division related to that work (MTN/ HKP/ others).
- Prepare a tenant’s request (Villa, date, kind of work …) and send it immediately to the Secretary to get an approval from the Management.
- The Secretary should input series as follow: date_department_villa number. For example: 09_09_2013_MTN_IA25.
- Get back tenant’s request from Secretary, transfer to MTN/ HKP and follow up this work.
- Reception should check with MTN/ HKP the process of the work before 4:00 pm to make sure all works finish or not.
- When ending shift, receptionist has to make a handover all works he/ she is following to staff that is in charge of the next shift.
Note:
+ For URGENT REQUEST, impacting tenant quality of life, the tenant request may be submitted for signature to GM/DGM after the work is being completed. (For example: electrical leakage, broken water pipe, fire alarm…)
+ For not approved Tenants’ Request: Secretary transfers to Reception to answer to the tenants. In this case, tenant request is an internal document not to be passed/ shown to the tenant. In this case, Receptionist has to understand that the tenant request was kept is transferred to related Dept.
+ Request form is required for any request from tenants.

Kết quả (Việt) 2:

3. Người thuê 'Yêu cầu
- Tiếp nhận thông tin nhận được từ người thuê trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc trên điện thoại.
- Hãy lưu ý cẩn thận tất cả các thông tin.
- Viết thông tin này để đăng nhập sổ theo.
- Tách mà loại công việc, trong đó bộ phận liên quan đến công việc mà ( . MTN / HKP / người)
- Chuẩn bị theo yêu cầu của người thuê nhà (Villa, ngày, loại công việc ...) và gửi ngay cho thư ký để có được sự chấp thuận từ Ban Quản lý.
- Thư ký phải nhập hàng loạt như sau: date_department_villa số. Ví dụ:. 09_09_2013_MTN_IA25
- Lấy lại yêu cầu người thuê từ thư ký, chuyển giao cho MTN / HKP và theo dõi công việc này.
- Tiếp nhận nên kiểm tra với MTN / HKP quá trình công tác trước 04:00 để đảm bảo rằng tất cả các công trình hoàn thành hoặc không .
- Khi kết thúc ca, nhân viên tiếp tân có để làm cho một bàn giao tất cả các công trình anh / cô ấy là sau để nhân viên phụ trách ca sau.
Lưu ý:
+ Đối với yêu cầu cấp bách, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của người thuê nhà, yêu cầu người thuê nhà có thể được nộp cho chữ ký để GM / DGM sau khi công việc đã được hoàn thành. (Ví dụ: rò rỉ điện, đường ống nước bị vỡ, báo cháy ...)
+ Đối với các yêu cầu của người thuê nhà không được chấp thuận ': chuyển Thư ký tiếp tân để trả lời cho những người thuê nhà. Trong trường hợp này, yêu cầu người thuê nhà là một tài liệu nội bộ không được thông qua / hiển thị để người thuê nhà. Trong trường hợp này, Receptionist đã hiểu rằng các yêu cầu của người thuê nhà đã giữ được chuyển giao cho liên quan Dept.
mẫu Yêu cầu + là cần thiết cho bất kỳ yêu cầu từ người thuê.