This position Human Resource Assist

This position Human Resource Assistant assists Human Resource Manager in management of three schools ISHCMC, American Academy, and ISSP, particularly performance evaluation, recruitment, and training development for both Expatriate and local Vietnamese staff members.

HR Assistant reports directly to the HR Manager on daily basis, and perform a full range of duties, including but not limited to:

Recruitment and Staffing (50%)
1. Assists HR Manager monitors applications and develops/reports to HR Manager timely the database of qualified Vietnamese candidates; proceeds screening and create shortlist for interviews when required.
2. Be responsible for posting/updating local Vietnamese vacancies on recruitment publications/websites e.g. Cognita Career website, Online Job websites through recruitment agencies/fairs and appropriate publications.
3. Assists HR Manager attend interview panel when required.
4. Assists HR Manager in compliance with Safeguarding Policies i.e. Safer Recruitment (background security checks, criminal checks, references checks etc. for all regular staff members, relief/causal staff, volunteers, and outside contractors etc.),
5. Works closely with HR Assistant provides advice to newly hired Expatriate employees as required for issues such as working permits, visas, freight, air fares, notarizations, reimbursement and other expatriation issues.
6. Works closely with HR Assistants in communicating with the School’s approved moving companies and travel agents for the inbound/outbound shipment and flights arrangements.
7. Monitors and timely reports to HR Manager the status of recruitment and staffing for local Vietnamese staff.

Training and Development (30%)
1. Works closely with HR Assistant and assists HR Manager in preparation for Orientation/Induction program for newly hired employees, in particular Vietnamese staff.
2. Assists HR Manager in organising Safeguarding training
3. Assists with the arrangements for Professional Development for Expat and local Vietnamese staff all kinds of training courses; work closely with HR Assistant monitors and timely reports to HR Manager the accurate costs of training and development for budget projection
4. Maintains training results/records; assists to evaluate the effectiveness of the training courses.
5. Assists HR Manager in managing Performance Evaluation for local Vietnamese staff, conduct training needs analysis for training proposal.

Compensation and Benefits (10%)
1. Assists HR Manager with preparation of offer letter and employment contracts for local Vietnamese staff.
2. Works closely with HR Assistants in managing accurate personnel files/records maintenance, in particular, all fringe benefits i.e. relocation/repatriation flights and baggage/shipping, in particular annual flights etc. for Expatriate staff.
3. Works closely with HR Assistant in updating relevant data of contractual salary and benefits, salary advance/deductions of expatriate employees for payroll generation.
4. Works closely with HR Assistants in termination/exit processes e.g. exit interviews for both local expatriate and local Vietnamese staff.

HR Information System and Clerical Duties (10%)
1. Assists to maintain employee database HRIS, employee profile ensuring all data updated accurately on timely basis.
2. Maintains and updates all expatriate employees’ database; assists in developing reports for DoLISA, DOET on regular basis.
3. Maintains and updates timely leave records of expatriate staffs; monitors and develops reports of absenteeism and turnover data on timely basis.
4. Helps logistic arrangements for SLT for abroad conferences/meetings.
5. Works closely with HR Assistant in managing the school’s group health insurance for both expatriate and local Vietnamese staff.
6. Undertakes other tasks as and when required.

Kết quả (Việt) 1:

Vị trí này con người tài nguyên trợ giúp Human Resource Manager trong quản lý của ba trường ISHCMC, Viện Hàn lâm và ISSP, đặc biệt là đánh giá hiệu suất, tuyển dụng, và đào tạo phát triển cho cả người nước ngoài và địa phương Việt Nam nhân viên thành viên.Nhân sự trợ lý báo cáo trực tiếp cho các giám đốc nhân trên cơ sở hàng ngày, và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, bao gồm nhưng không giới hạn:Tuyển dụng và nhân sự (50%)1. hỗ trợ nhân sự quản lý màn hình ứng dụng và phát triển/báo cáo cho Giám đốc nhân kịp thời cơ sở dữ liệu của ứng cử viên Việt Nam đủ điều kiện; tiến hành kiểm tra và tạo các danh sách cho cuộc phỏng vấn khi cần thiết. 2. trách nhiệm gửi bài/cập nhật địa phương Việt Nam vị trí tuyển dụng Ấn phẩm/trang web ví dụ như Cognita sự nghiệp trang web, trang web trực tuyến việc làm thông qua các cơ quan/tuyển dụng hội chợ và các ấn phẩm thích hợp. 3. hỗ trợ nhân sự quản lý tham dự phỏng vấn bảng khi có yêu cầu.4. hỗ trợ nhân sự quản lý việc tuân thủ chính sách Safeguarding tức là an toàn hơn tuyển dụng (kiểm tra an ninh nền, hình sự kiểm tra, kiểm tra tài liệu tham khảo vv cho tất cả nhân viên thường xuyên thành viên, nhân viên cứu trợ/causal, tình nguyện viên, và bên ngoài nhà thầu vv.),5. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý cung cấp tư vấn cho nhân viên người nước ngoài mới được thuê theo yêu cầu cho các vấn đề chẳng hạn như làm việc cho phép, thị thực, vận chuyển hàng hóa, giá vé máy, notarizations, bồi hoàn và các vấn đề expatriation. 6. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý trong giao tiếp với các trường học đã được phê duyệt các công ty chuyển động và đại lý du lịch cho lô hàng gửi đến/đi và sắp xếp chuyến bay. 7. theo dõi và kịp thời thông báo cho Giám đốc nhân tình trạng của tuyển dụng và nhân sự cho nhân viên Việt Nam. Đào tạo và phát triển (30%)1. làm việc chặt chẽ với nhân sự chương trình hỗ trợ và hỗ trợ Giám đốc nhân để chuẩn bị cho chương trình định hướng/cảm ứng cho nhân viên mới được thuê, đội ngũ nhân viên Việt Nam nói riêng. 2. hỗ trợ quản lý nhân sự trong tổ chức đào tạo Safeguarding 3. hỗ trợ với những sắp xếp cho sự phát triển chuyên nghiệp cho người nước ngoài và địa phương Việt Nam nhân viên tất cả các loại đào tạo; làm việc chặt chẽ với nhân sự chương trình hỗ trợ màn hình và kịp thời báo cáo cho Giám đốc nhân chính xác của chi phí đào tạo và phát triển cho ngân sách chiếu 4. duy trì đào tạo kết quả/hồ sơ; hỗ trợ để đánh giá hiệu quả của các khóa học đào tạo. 5. hỗ trợ quản lý nhân sự trong việc quản lý đánh giá hiệu suất cho nhân viên địa phương Việt Nam, tiến hành phân tích nhu cầu cho đề nghị đào tạo đào tạo.Bồi thường và lợi ích (10%)1. hỗ trợ Giám đốc nhân với chuẩn bị cung cấp thư và việc làm hợp đồng cho nhân viên Việt Nam.2. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý trong việc quản lý nhân sự chính xác tập tin/hồ sơ bảo trì, đặc biệt, tất cả fringe lợi tức là di dời/hồi hương chuyến bay và Giữ hành/vận chuyển, các chuyến bay đặc biệt hàng năm... cho nhân viên người nước ngoài.3. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý trong việc cập nhật các dữ liệu có liên quan của hợp đồng lương và phúc lợi, tiền lương trước/khoản khấu trừ của nhân viên người nước ngoài cho thế hệ biên chế. 4. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý trong quy trình chấm dứt/lối ra ví dụ thoát khỏi cuộc phỏng vấn cho cả người nước ngoài địa phương và nhân viên Việt Nam. Hệ thống thông tin nhân sự và nhiệm vụ thư ký (10%)1. hỗ trợ để duy trì nhân viên cơ sở dữ liệu HRIS, Hồ sơ nhân viên đảm bảo tất cả dữ liệu cập nhật chính xác trên cơ sở kịp thời. 2. duy trì và Cập Nhật cơ sở dữ liệu của tất cả nhân viên người nước ngoài; hỗ trợ trong việc phát triển báo cáo cho LĐ, DOET thường xuyên. 3. duy trì và cập nhật kịp thời để lại hồ sơ của nhân viên người nước ngoài; theo dõi và phát triển báo cáo dữ liệu vắng mặt và doanh thu trên cơ sở kịp thời. 4. giúp sự sắp xếp hậu cần cho SLT cho các hội nghị/cuộc họp ở nước ngoài.5. làm việc chặt chẽ với nhân sự trợ lý trong việc quản lý của trường nhóm bảo hiểm y tế cho người nước ngoài và nhân viên Việt Nam.6. đảm nhận các nhiệm vụ khác như và khi cần thiết.