A common business process is the ex

A common business process is the exchange of purchase orders and invoices. So, let’s compare how this is done using paper or EDI.

In the paper-based method, the following process typically occurs:

The inventory system automatically notifies the buyer to place an order, or, after querying the inventory system, the buyer determines that an order needs to be created
The buyer enters data onto the screen of a purchasing system to create the PO, prints and mails it
After several days, the vendor receives the PO and manually enters it into the sales order system
The vendor prints an invoice and encloses it with the shipment and/or sends it separately by mail
The buyer manually enters the invoice into the Accounts Payable system
The exchange of paper documents can add a week to the process. If there are errors caused by manual data entry, the time can be greatly increased.

Now compare that with the EDI process:

The buyer’s procurement system, which utilizes EDI software, automatically generates and sends an EDI-formatted PO when inventory reaches the critical level
Within minutes the vendor’s sales order system, utilizing EDI software, receives the EDI PO, notifies the shipping department to ship the goods and generates an EDI invoice to be transmitted directly to the buyer’s accounts payable system
The EDI process can be completed within hours.

Kết quả (Việt) 1:

Một quá trình kinh doanh phổ biến là việc trao đổi các lệnh mua hàng và hóa đơn. Vì vậy, chúng ta hãy so sánh làm thế nào điều này được thực hiện bằng cách sử dụng giấy hoặc EDI.Trong phương pháp dựa trên giấy, sau quá trình thường xảy ra:Hệ thống hàng tồn kho tự động thông báo cho người mua để đặt hàng, hoặc, sau khi truy vấn hệ thống hàng tồn kho, người mua sẽ xác định rằng một đơn đặt hàng phải được tạo raNgười mua nhập dữ liệu vào màn hình của một hệ thống mua để tạo ra sông PO, in và thư nóSau nhiều ngày, các nhà cung cấp nhận được sông PO và tự nhập nó vào bán hàng đặt hàng hệ thốngCác nhà cung cấp in hóa đơn và bao quanh nó với lô hàng và/hoặc gửi nó một cách riêng biệt bằng thưNgười mua theo cách thủ công vào hóa đơn vào hệ thống thanh toán tài khoảnTrao đổi tài liệu giấy có thể thêm một tuần cho quá trình. Nếu có lỗi gây ra bởi nhập dữ liệu hướng dẫn sử dụng, thời gian có thể được tăng lên rất nhiều.Bây giờ so sánh với trình EDI:Hệ thống thu mua của người mua, sử dụng phần mềm EDI, tự động tạo ra và gửi một định dạng EDI PO khi hàng tồn kho đạt tới mức độ quan trọngTrong vòng vài phút của nhà cung cấp bán hàng đặt hàng hệ thống, bằng cách sử dụng phần mềm EDI, nhận được EDI PO, thông báo cho tỉnh vận chuyển tàu hàng hóa và tạo ra một hóa đơn EDI được chuyển trực tiếp đến hệ thống thanh toán của người mua tài khoảnTrình EDI có thể được hoàn thành trong vòng giờ.

Kết quả (Việt) 2:

Một quá trình kinh doanh chung là việc trao đổi các đơn đặt hàng và hoá đơn. Vì vậy, chúng ta hãy so sánh cách thức này được thực hiện bằng cách sử dụng giấy hoặc EDI. Trong phương pháp trên giấy, các quá trình sau đây thường xảy ra: Các hệ thống kiểm kê tự động thông báo cho người mua để đặt mua hàng, hoặc, sau khi truy vấn các hệ thống hàng tồn kho, mua xác định rằng một trật tự cần phải được tạo Người mua vào dữ liệu trên màn hình của một hệ thống thu mua để tạo ra các PO, in và mail nó Sau nhiều ngày, các nhà cung cấp nhận được PO và tự nhập số đó vào hệ thống bán hàng đặt hàng nhà cung cấp này in ra hóa đơn và bao quanh nó với các lô hàng và / hoặc gửi nó riêng bằng thư Người mua tay vào hóa đơn vào tài khoản hệ thống Payable Việc trao đổi tài liệu giấy có thể thêm một tuần để xử lý. . Nếu có lỗi gây ra bởi việc nhập dữ liệu sử dụng, thời gian có thể được tăng lên rất nhiều Bây giờ so sánh rằng với quá trình EDI: hệ thống mua sắm của người mua, trong đó sử dụng các phần mềm EDI, tự động tạo ra và gửi một PO EDI định dạng khi hàng tồn kho đạt đến mức độ quan trọng Trong vòng vài phút để hệ thống bán hàng của nhà cung cấp, sử dụng phần mềm EDI, nhận PO EDI, thông báo cho các bộ phận vận chuyển để vận chuyển hàng hóa và tạo ra một hóa đơn EDI được truyền trực tiếp vào các tài khoản của người mua hệ thống thanh toán Quá trình EDI có thể được hoàn tất trong vòng vài giờ.