As an executive or a manager, if yo

As an executive or a manager, if you are calling a meeting, here are five rules to ensure that your meeting does not end up wasting time, resources and money.

Related: 7 Secrets of the Most Productive Meetings

1. Before you schedule a meeting, justify it.

We are under the impression that meetings are, per se, productive. What if it were the opposite? What if meetings are mostly unproductive, and advisable only under specific conditions?






Before you call a meeting, justify it. Ask yourself, "What is my intended outcome? What am I trying to accomplish? Why do I need to put people in a room together?”

If you can not articulate the need for a meeting, don’t convene it. If you can, the process of articulation will enable you to sharpen your focus of what you want the meeting to accomplish and increase the chances of the meeting achieving your goals.

2. Invite players, not spectators.

We tend to over invite people to meetings. Just as we over “cc” people to emails, we assume it’s better to over-invite to a meeting then miss someone. That way of thinking may make sense for the annual holiday party, but it doesn’t for corporate meetings.

As a kid, I remember hearing a story about a village that wanted to honor their king with a barrel of wine. The townsmen mandated that everyone bring a pitcher of wine and collectively they will fill up the barrel. Each villager, assuming that everyone else would bring wine, filled his pitcher with water. The king received the gift only to find that the wine barrel consisted entirely of water.

The more people in a meeting, the less responsibility each person has. If each person does not feel necessary, they won't be as diligent to follow up on discussed items. They will assume that others will do it. By limiting ‘spectators’, you keep the meetings shorter, more engaging and easier to have effective follow up. In short, you get more wine.

Kết quả (Việt) 1:

Là một giám đốc hay một người quản lý, nếu bạn đang kêu gọi một cuộc họp, đây là 5 quy tắc để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn không sẽ lãng phí thời gian, nguồn lực và tiền bạc.Liên quan: 7 bí mật của các cuộc họp hiệu quả nhất1. trước khi bạn lập kế hoạch một cuộc họp, biện minh cho nó.Chúng tôi đang theo ấn tượng rằng cuộc họp là, mỗi se, sản xuất. Nếu đó là những đối diện? Điều gì nếu cuộc họp là chủ yếu là không hiệu quả, và khuyến khích chỉ dưới điều kiện cụ thể?Trước khi bạn gọi cho một cuộc họp, biện minh cho nó. Yêu cầu chính mình, "kết quả dự định của tôi là gì? Những gì tôi muốn đạt? Tại sao tôi cần đưa người dân trong một căn phòng với nhau?"Nếu bạn có thể không rõ sự cần thiết cho một cuộc họp, không triệu tập nó. Nếu bạn có thể, quá trình phát âm rõ ràng sẽ cho phép bạn để làm sắc nét của bạn tập trung về những gì bạn muốn cuộc họp để thực hiện và tăng cơ hội của cuộc họp để đạt được mục tiêu của bạn.2. mời người chơi, không có khán giả.Chúng tôi có xu hướng hơn mời mọi người đến cuộc họp. Cũng giống như chúng tôi hơn "cc" người để email, chúng tôi giả định nó là tốt hơn để over-mời đến cuộc họp sau đó bỏ lỡ một ai đó. Như vậy suy nghĩ có thể làm cho tinh thần cho Đảng kỳ nghỉ hàng năm, nhưng nó không cho các cuộc họp công ty.Khi còn bé, tôi nhớ nghe một câu chuyện về một ngôi làng mà muốn để vinh danh vua của họ với một thùng rượu vang. Townsmen các uỷ thác rằng tất cả mọi người mang lại một pitcher của rượu vang và chung họ sẽ điền vào thùng. Mỗi dân làng, giả định rằng tất cả mọi người khác nào mang rượu, đầy bình của mình với nước. Nhà vua đã nhận được những món quà chỉ để thấy rằng thùng rượu vang bao gồm hoàn toàn của nước.Nhiều người trong một cuộc họp, trách nhiệm ít hơn mà mỗi người có. Nếu mỗi người không cảm thấy cần thiết, họ sẽ không như siêng năng để theo dõi vào các mặt hàng thảo luận. Họ sẽ giả định rằng những người khác sẽ làm điều đó. Bằng cách hạn chế 'khán giả', bạn giữ các cuộc họp ngắn hơn, hấp dẫn và dễ dàng hơn để có hiệu quả theo lên. Trong ngắn hạn, bạn nhận được thêm rượu.