Second, you should briefly summariz

Second, you should briefly summarize the advantages and disadvantages of the policy that you recommend. Why should your client accept your recommendation? What bnefits can be expected? What will be the costs? Are there any risks that deserve consideration? By answering these questions, you appropriately draw your client's attention to the consequences of following your advice. Finally, you must provide a clear set of instructions for action. Exactly what must your client do to realize.the policy that you recommend? Sometimes the set of instructions can be very short, For example, if your client is a legislator, then the instruction "Vote for bill X” may be adequate. Often, however, adoption and implementation of your recommendation require a much more complex set of actions by your client. For example, imagine that, you recommend to the director of the county social services department that funds be shifted from one day-care vendor to another. When and how should approval be secured from the county manager? Is it necessary to consult with the county's legal department? When and how should the vendors be notified? When and how should families be notified? Should any members of the county legislature be briefed in advance? Which staff member's should be assigned to monitor the transition? These questions may seem mundane. Nonetheless, with a little thought, you should be able to imagine how failing to answer any one of them might jeopardize the successful implementation of the recommended policy, To do so systematically, you should prepare an implementation scenario as outlined in Chapter 12.
Communicating Analysis
The format of your policy analysis plays an important part in determining how effectively you communicate your advice to your client. Clients vary greatly in their levels of technical and economic sophistication; you should write your analysis accordingly. Generally, however, clients share several characteristics: they usually want to play some role in shaping the analysis (but they do not, want to do the analysis); they are busy and they face externally driven timetables; and they are nervous about using the work of untested analysts when they have to "carry the can" for it in the policy arena. These generalizations suggest some guidelines on how to present your work.
Structuring Interaction
Often you can productively involve your client in the analysis by sharing a preliminary draft. Do so early enough so that you can make use of your client's comments, but not so early that you appear confused or uninformed, By trying to prepare full drafts of your analysis at regular intervals over, the course of your project, you force yourself to identify the major gaps that you must yet fill. Giving your client the opportunity to comment on one of these intermediate drafts will usually be more effective than ad hoc interactions. Of course, if you believe that your client is a better listener than reader (perhaps because you can only claim your client's time and attention ''through an appointment); you may fihd oral progress reports, perhaps structured by . prepared agenda, to be more effective. Be flexible Use whatever type of communication that seems to work best in the partieular context.
You can improve the effectiveness of your written interaction by carefully structuring your draft. You should follow two general guidelines: First, decompose your analysis into component parts; and second, make the presentation within the components clear and unambiguous. These guidelines are not only appropriate for your final product, but they also promote effective communication at intermediate stages by allowing your client to focus on those components that seem weak or unconvincing. Decomposition and clarity also tend to crystallize disagreement between you and your client. Although this may seem like a disadvantage, it usually is not. By crystallizing disagreement at an early stage in your project, your draft analysis helps you determine which of your client's beliefs might be changed with further evidenee and which are rigid. In this way your preliminary drafts. and other structured interaction with your Client reduce the chances that your analysis will ultimately be rejected.
The steps in the rationalist mode, shown in Figure 15.1, provide a general out- line for decomposing your analysis. While your final analysis must be written as if you began with the problem description (step Fl) and moved sequentially to your recommendations (step S5), you should not necessarily try to write (as opposed to present) the components of your preliminary drafts in strict order lest you encounter the "analysis paralysis". we mentioned earlier. Obviously, the steps cannot be treated as if they were completely independent. For example, the impact categories you choose for evaluating your alternatives (step Si) cannot be finalized until you have specified the relevant goals (step P2). Nonetheless, very early in your project you should try to write a draft of each of the components as best you can. This effort forces you to think configuratively and anticipate the sort of information you will need to make the final draft effective. This may be particularly valuable in helping you move from problem to solution analysis so that you do not end up with an overdeveloped description of the status quo and an underdeveloped analysis of alternative policies.
Keeping Your Client's Attention
Clients are typically busy people with limited attention spans. Reading your analysis will be only one of many activities that compete for your client's attention. You bear the burden of producing a written analysis that anticipates your client's limited time and attention .
While most of your suggestions stress presentational issues, timeliness is by far the most important element. If you are trying to inform some decision, then you must communicate your advice before the decision must be made. Sometimes clients can delay decisions. Often, however, the need to vote, choose a project, approve a budget, or take a public stand places strict deadlines on clients and, therefore, on their analysts. While you should always strive for excellence, keep in mind that an imperfect analysis delivered an hour before your client must make a decision will almost always be more valuable to your client than a perfect analysis delivered an hour after the decision has been made.
You can facilitate more effective communication with busy clients by following a few straightforward rules: provide an executive summary and a table of contents; set priorities for your information; use headings and subheadings that tell a story; be succinct; and carefully use diagrams, tables, and grap
Your analysis should not read like a mystery. Rather than holding your client in suspense, tell her your recommendations at the very beginning in an executive summary, The executive summary should be a concise statement of the most important elements of your analysis including a clear statement of your major recommendations. An analysis of more than a few pages should have a separate executive summary that stands on its own. It should generally be structured so that the last sentence of your first paragraph presents your recommendation and the subsequent paragraphs rehearse the analysis that supports it. Your objective should be to produce a concise statement that clearly conveys the essence of your advice and why you are offering it.
Especially in large organizations, you may be asked to produce policy, memoranda with strict length limits, often one or two single-spaced pages:Preparing these memoranda Can be challenging; as they should include the basic elements of a policy analysis - explicit goals, concrete alternatives, systematic comparison, and clear recommendation. A common way to accommodate these demands within the length constraint is to limit attention to the status quo and a single alternative. Indeed, the demand for these policy memoranda often comes in the form of a request to assess a particular policy proposal. As in an executive summary, the first paragraph of the memorandum should set out the issue being addressed and conclude with a dear statement of the recommendation. The second paragraph typically frames the policy problem and states the relevant goals. The third paragraph specifies the policy alternative. Subsequent paragraphs compare the alternative to the status quo policy in terms of the goals. Based on the comparisons, the final paragraph supports the recommendation set out at the end of the first paragraph.
A table of contents enables your client to see at a glance where your analysis is going. It presents the structure of your decomposition so that your client can focus on aspects of particular interest. Together with the executive summary, the table of contents enables your client to skip portions of your analysis without losing the major points. While everyone wants people to read what they write, you should consider yourself successful (at least in a presentational sense) if your client takes your advice on the basis of your executive summary and table of contents alone.
You should arrange your material so that a client who reads sequentially through your analysis encounters the most important material first. Usually a ten-page analysis is not nearly as useful to the busy client as a five-page.analysis with five pages of appendices. Doesn't the client still have to read ten pages of material? Only if she wants to! By breaking the analysis into five pages of text and five pages of appendices, you have taken the responsibility for prioritizing the information, As you and your client develop an ongoing relationship, your client may find it unnecessary to check the background facts and theoretical elucidations provided in the appendices.
Headings and subheadings allow your client to, move through an analysis much more quickly. As a general rule, headings sh

Kết quả (Việt) 1:

Thứ hai, bạn cần một thời gian ngắn tóm tắt những lợi thế và bất lợi của chính sách mà bạn đề nghị. Tại sao khách hàng của bạn nên chấp nhận đề nghị của bạn? Bnefits những gì có thể được dự kiến? Những gì sẽ là các chi phí? Có bất kỳ rủi ro xứng đáng xem xét? Bằng cách trả lời những câu hỏi, bạn một cách thích hợp hướng sự chú ý của khách hàng của bạn để những hậu quả của theo lời khuyên của bạn. Cuối cùng, bạn phải cung cấp một bộ các hướng dẫn cho hành động rõ ràng. Khách hàng của bạn phải làm chính xác những gì realize.the chính sách mà bạn đề nghị? Đôi khi tập hợp các hướng dẫn có thể rất ngắn, ví dụ, nếu khách hàng của bạn là một nhà lập pháp, sau đó hướng dẫn "Bỏ phiếu cho hóa đơn X" có thể được đầy đủ. Thông thường, Tuy nhiên, việc áp dụng và thực hiện các đề nghị của bạn yêu cầu một tập phức tạp của các hành động của khách hàng của bạn. Ví dụ: giả sử rằng, bạn giới thiệu cho Giám đốc dịch vụ xã hội quận tiền được chuyển từ một nhà cung cấp chăm sóc khác. Khi và làm thế nào nên phê duyệt được bảo đảm từ người quản lý Quận? Nó là cần thiết để tham khảo ý kiến với bộ phận pháp lý của quận? Khi và làm thế nào nên các nhà cung cấp được thông báo? Khi và làm thế nào nên gia đình được thông báo? Nên bất kỳ thành viên của nghị viện Quận được giới thiệu tóm tắt trước? Mà nhân viên nên được chỉ định để giám sát quá trình chuyển đổi? Những câu hỏi này có vẻ nhàm chán. Tuy nhiên, với một chút suy nghĩ, bạn sẽ có thể tưởng tượng như thế nào không trả lời bất kỳ một trong số họ có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện thành công các chính sách được đề nghị, để làm như vậy có hệ thống, bạn nên chuẩn bị một kịch bản thực hiện như được nêu trong chương 12. Giao tiếp phân tích Định dạng của phân tích chính sách của bạn đóng một phần quan trọng trong việc xác định như thế nào bạn giao tiếp hiệu quả lời khuyên của bạn để khách hàng của bạn. Khách hàng khác nhau rất nhiều về mức độ của họ tinh tế kỹ thuật và kinh tế; bạn nên viết phân tích của bạn cho phù hợp. Nói chung, Tuy nhiên, khách hàng chia sẻ một số đặc điểm: họ thường muốn đóng một số vai trò trong việc định hình phân tích (nhưng họ không, muốn làm các phân tích); họ đang bận rộn và họ phải đối mặt bên ngoài hướng thời gian biểu nhất; và họ đang lo lắng về việc sử dụng công việc của các nhà phân tích chưa được kiểm tra khi họ phải "có thể mang", cho nó trên trường chính sách. Chung chung những đề nghị một số hướng dẫn về cách trình bày công việc của bạn. Cơ cấu tương tác Thường bạn có thể productively liên quan đến khách hàng của bạn trong phân tích bằng cách chia sẻ một dự thảo sơ bộ. Làm như vậy đủ sớm để bạn có thể làm cho sử dụng ý kiến của khách hàng của bạn, nhưng không phải để đầu rằng bạn có vẻ nhầm lẫn hoặc không hiểu rõ, bằng cách cố gắng để chuẩn bị các bản thảo đầy đủ của phân tích của bạn tại các khoảng thường xuyên hơn, các khóa học của dự án của bạn, bạn ép buộc chính mình để xác định chính những khoảng trống mà bạn phải được điền vào. Cho khách hàng của bạn cơ hội để thảo luận về một trong những bản thảo trung gian thường sẽ hiệu quả hơn quảng cáo hoc tương tác. Tất nhiên, nếu bạn tin rằng khách hàng của bạn là một nghe tốt hơn so với người đọc (có lẽ bởi vì bạn chỉ có thể yêu cầu của khách hàng của bạn thời gian và sự quan tâm '' thông qua một cuộc hẹn); bạn có thể báo cáo tiến độ miệng fihd, có lẽ cấu trúc bởi. chuẩn bị các chương trình nghị sự để hiệu quả hơn. Là linh hoạt sử dụng bất kỳ loại thông tin mà dường như làm việc tốt nhất trong bối cảnh partieular. Bạn có thể cải thiện hiệu quả của các tương tác của bạn văn bằng cách cẩn thận cơ cấu dự thảo của bạn. Bạn nên làm theo hai hướng dẫn chung: trước tiên, phân hủy phân tích của bạn vào các thành phần; và thứ hai, làm cho trình bày trong các thành phần rõ ràng và rõ ràng. Các nguyên tắc này là không chỉ thích hợp cho các sản phẩm cuối cùng của bạn, nhưng họ cũng thúc đẩy các giao tiếp hiệu quả ở giai đoạn trung gian bằng cách cho phép khách hàng của bạn để tập trung vào những thành phần có vẻ yếu hoặc không tin. Phân hủy và rõ ràng cũng có xu hướng để tinh bất đồng giữa bạn và khách hàng của bạn. Mặc dù điều này có vẻ giống như một bất lợi, nó thường là không. Bởi đâm bất đồng ở giai đoạn đầu trong dự án của bạn, phân tích dự thảo của bạn giúp bạn xác định mà của niềm tin của khách hàng có thể được thay đổi với thêm evidenee và đó là cứng nhắc. Bằng cách này của bạn bản thảo sơ bộ. và cấu trúc tương tác với khách hàng của bạn làm giảm cơ hội phân tích của bạn sẽ cuối cùng bị từ chối. Các bước trong chế độ rationalist, thể hiện trong con số 15.1, cung cấp một tổng hợp out-dòng để phân hủy phân tích của bạn. Trong khi phân tích cuối cùng của bạn phải được viết như nếu bạn bắt đầu với mô tả vấn đề (bước Fl) và di chuyển tuần tự để đề xuất của bạn (bước S5), bạn nên không nhất thiết phải cố gắng viết (như trái ngược với trình bày) các thành phần của sơ bộ của bạn bản thảo nghiêm ngặt theo vì sợ bạn gặp phải "tê liệt phân tích". chúng tôi đã đề cập trước đó. Rõ ràng, các bước không thể được đối xử như thể họ là hoàn toàn độc lập. Ví dụ, các loại tác động bạn chọn để đánh giá các lựa chọn thay thế của bạn (bước Si) không thể được hoàn thành cho đến khi bạn đã xác định các mục tiêu có liên quan (bước P2). Tuy nhiên, rất sớm trong dự án của bạn, bạn nên cố gắng để viết một dự thảo của mỗi của các thành phần là tốt nhất bạn có thể. Nỗ lực này buộc bạn phải nghĩ rằng configuratively và dự đoán loại thông tin bạn sẽ cần phải thực hiện dự thảo cuối cùng hiệu quả. Điều này có thể đặc biệt là có giá trị trong việc giúp bạn di chuyển từ vấn đề để giải pháp phân tích, do đó bạn không kết thúc với một mô tả overdeveloped trạng và một phân tích kém phát triển các chính sách thay thế. Giữ sự chú ý của khách hàng của bạn Khách hàng là những người thường bận rộn với giới hạn kéo dài sự chú ý. Đọc phân tích của bạn sẽ là chỉ là một trong nhiều hoạt động cạnh tranh cho sự chú ý của khách hàng của bạn. Bạn chịu gánh nặng sản xuất một phân tích văn dự kiến thời gian giới hạn của khách hàng của bạn và sự chú ý. While most of your suggestions stress presentational issues, timeliness is by far the most important element. If you are trying to inform some decision, then you must communicate your advice before the decision must be made. Sometimes clients can delay decisions. Often, however, the need to vote, choose a project, approve a budget, or take a public stand places strict deadlines on clients and, therefore, on their analysts. While you should always strive for excellence, keep in mind that an imperfect analysis delivered an hour before your client must make a decision will almost always be more valuable to your client than a perfect analysis delivered an hour after the decision has been made. You can facilitate more effective communication with busy clients by following a few straightforward rules: provide an executive summary and a table of contents; set priorities for your information; use headings and subheadings that tell a story; be succinct; and carefully use diagrams, tables, and grap Your analysis should not read like a mystery. Rather than holding your client in suspense, tell her your recommendations at the very beginning in an executive summary, The executive summary should be a concise statement of the most important elements of your analysis including a clear statement of your major recommendations. An analysis of more than a few pages should have a separate executive summary that stands on its own. It should generally be structured so that the last sentence of your first paragraph presents your recommendation and the subsequent paragraphs rehearse the analysis that supports it. Your objective should be to produce a concise statement that clearly conveys the essence of your advice and why you are offering it. Especially in large organizations, you may be asked to produce policy, memoranda with strict length limits, often one or two single-spaced pages:Preparing these memoranda Can be challenging; as they should include the basic elements of a policy analysis - explicit goals, concrete alternatives, systematic comparison, and clear recommendation. A common way to accommodate these demands within the length constraint is to limit attention to the status quo and a single alternative. Indeed, the demand for these policy memoranda often comes in the form of a request to assess a particular policy proposal. As in an executive summary, the first paragraph of the memorandum should set out the issue being addressed and conclude with a dear statement of the recommendation. The second paragraph typically frames the policy problem and states the relevant goals. The third paragraph specifies the policy alternative. Subsequent paragraphs compare the alternative to the status quo policy in terms of the goals. Based on the comparisons, the final paragraph supports the recommendation set out at the end of the first paragraph. A table of contents enables your client to see at a glance where your analysis is going. It presents the structure of your decomposition so that your client can focus on aspects of particular interest. Together with the executive summary, the table of contents enables your client to skip portions of your analysis without losing the major points. While everyone wants people to read what they write, you should consider yourself successful (at least in a presentational sense) if your client takes your advice on the basis of your executive summary and table of contents alone. You should arrange your material so that a client who reads sequentially through your analysis encounters the most important material first. Usually a ten-page analysis is not nearly as useful to the busy client as a five-page.analysis with five pages of appendices. Doesn't the client still have to read ten pages of material? Only if she wants to! By breaking the analysis into five pages of text and five pages of appendices, you have taken the responsibility for prioritizing the information, As you and your client develop an ongoing relationship, your client may find it unnecessary to check the background facts and theoretical elucidations provided in the appendices.
Headings and subheadings allow your client to, move through an analysis much more quickly. As a general rule, headings sh

Kết quả (Việt) 2:

Thứ hai, bạn nên tóm tắt ngắn gọn những lợi thế và bất lợi của các chính sách mà bạn đề nghị. Tại sao khách hàng của bạn nên chấp nhận đề nghị của bạn? Có thể được mong đợi điều gì bnefits? Điều gì sẽ là chi phí? Được có bất kỳ rủi ro đáng được xem xét? Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn thích hợp hút sự chú ý của khách hàng của bạn với các hậu quả của làm theo lời khuyên của bạn. Cuối cùng, bạn phải cung cấp một tập hợp các hướng dẫn rõ ràng cho hành động. Chính xác những gì khách hàng của bạn phải làm gì để realize.the chính sách mà bạn đề nghị? Đôi khi các bộ hướng dẫn có thể rất ngắn, Ví dụ, nếu khách hàng của bạn là một nhà lập pháp, sau đó hướng dẫn "Vote cho hóa đơn X" chưa được đầy đủ. Thông thường, tuy nhiên, việc áp dụng và thực hiện các khuyến nghị của bạn đòi hỏi một tập hợp phức tạp hơn nhiều của hành động của các khách hàng của bạn. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng, bạn đề nghị cho giám đốc bộ phận dịch vụ xã hội của quận mà quỹ được chuyển từ một nhà cung cấp chăm sóc ban ngày khác. Khi nào và làm thế nào nên chính được bảo đảm từ người quản lý quận? Có cần thiết để tham khảo ý kiến với các câu hỏi của quận phận pháp lý? Khi nào và làm thế nào nên các nhà cung cấp được thông báo? Khi nào và làm thế nào nên các gia đình được thông báo? Nếu bất kỳ thành viên của cơ quan lập pháp quận được thông báo trước? Những thành viên của nhân viên phải được chỉ định để giám sát quá trình chuyển đổi? có thể có vẻ tầm thường. Tuy nhiên, với một chút suy nghĩ, bạn sẽ có thể tưởng tượng như thế nào không trả lời bất kỳ một trong số họ có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện thành công các chính sách khuyến khích, Để làm như vậy một cách hệ thống, bạn nên chuẩn bị một kịch bản thực hiện như nêu trong Chương 12.
Giao tiếp Phân tích
Định dạng của phân tích chính sách của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định tính hiệu quả của giao tiếp lời khuyên của bạn để khách hàng của bạn. Khách hàng khác nhau rất nhiều về mức độ của họ về kỹ thuật và kinh tế; bạn nên viết phân tích của bạn cho phù hợp. Nói chung, tuy nhiên, khách hàng chia sẻ một số đặc điểm: họ thường muốn đóng một vai trò trong việc hình thành các phân tích (nhưng họ không, muốn làm những phân tích); họ đang bận rộn và họ phải đối mặt với lịch trình định hướng từ bên ngoài; và họ đang lo lắng về việc sử dụng các tác phẩm của các nhà phân tích chưa được kiểm tra khi họ phải "mang lon" cho nó trong các lĩnh vực chính sách. Những khái quát đề xuất một số hướng dẫn về cách trình bày công việc. Bạn
Cơ cấu Interaction
Thường thì bạn có thể liên quan đến hiệu quả của khách hàng của bạn trong phân tích bằng cách chia sẻ một bản dự thảo sơ bộ. Làm sớm như vậy đủ để bạn có thể sử dụng ý kiến của khách hàng, nhưng không quá sớm mà bạn xuất hiện nhầm lẫn hoặc không hiểu rõ, Bằng cách cố gắng để chuẩn bị bản thảo đầy đủ các phân tích của bạn đều đặn hơn, quá trình dự án của bạn, bạn buộc mình phải xác định khoảng trống lớn mà bạn chưa phải điền vào. Cho khách hàng của bạn có cơ hội nhận xét ​​về một trong những dự thảo trung gian thường sẽ có hiệu quả hơn các tương tác quảng cáo hoc. Tất nhiên, nếu bạn tin rằng khách hàng của bạn là một người biết lắng nghe tốt hơn so với người đọc (có lẽ vì bạn chỉ có thể yêu cầu thời gian của khách hàng và sự chú ý '' thông qua một cuộc hẹn); bạn có thể fihd báo cáo tiến độ bằng miệng, có lẽ cấu trúc bởi. chương trình nghị sự chuẩn bị, có hiệu quả hơn. Hãy sử dụng linh hoạt bất cứ loại thông tin liên lạc mà dường như làm việc tốt nhất trong bối cảnh partieular.
Bạn có thể cải thiện hiệu quả của sự tương tác bằng văn bản của bạn bằng cách cẩn thận cơ cấu dự thảo của bạn. Bạn nên thực hiện theo hai hướng dẫn chung: Thứ nhất, phân hủy phân tích của bạn thành các bộ phận; và thứ hai, làm cho trình bày trong các thành phần rõ ràng và không mơ hồ. Những hướng dẫn này không chỉ thích hợp cho sản phẩm cuối cùng của bạn, nhưng họ cũng thúc đẩy giao tiếp có hiệu quả ở giai đoạn trung gian bằng cách cho phép khách hàng của bạn để tập trung vào những thành phần mà có vẻ yếu đuối hay không thuyết phục. Phân hủy và rõ ràng cũng có xu hướng kết tinh bất đồng giữa bạn và khách hàng của bạn. Mặc dù điều này có vẻ giống như một bất lợi, nó thường không phải là. Kết tinh bất đồng ở giai đoạn đầu trong dự án của bạn, dự thảo phân tích của bạn sẽ giúp bạn xác định được niềm tin của khách hàng của bạn có thể được thay đổi với evidenee hơn nữa và đó là cứng nhắc. Bằng cách này, bản dự thảo sơ bộ của bạn. và tương tác có cấu trúc khác với khách hàng của bạn làm giảm các cơ hội mà phân tích của bạn cuối cùng sẽ bị từ chối.
Các bước trong chế độ duy lý, thể hiện trong hình 15.1, cung cấp một đường dùng ngoài trời nói chung để phân hủy phân tích của bạn. Trong khi phân tích cuối cùng của bạn phải được viết như là nếu bạn bắt đầu với việc mô tả vấn đề (bước Fl) và di chuyển tuần tự để khuyến nghị của bạn (bước S5), bạn nên không nhất thiết phải cố gắng viết (như trái ngược đến nay) các thành phần của dự thảo sơ bộ của bạn trong tự nghiêm ngặt vì sợ rằng bạn gặp phải "tê liệt phân tích". chúng tôi đã đề cập trước đó. Rõ ràng, các bước không thể được đối xử như thể họ là hoàn toàn độc lập. Ví dụ, các loại tác động mà bạn chọn để đánh giá lựa chọn của bạn (bước Si) không thể được hoàn cho đến khi bạn đã xác định các mục tiêu có liên quan (bước P2). Tuy nhiên, rất sớm trong dự án của bạn, bạn nên cố gắng để viết một bản thảo của từng thành phần như là tốt nhất bạn có thể. Điều này lực lượng nỗ lực, bạn phải suy nghĩ configuratively và lường trước những loại thông tin mà bạn sẽ cần phải thực hiện các dự thảo cuối cùng hiệu quả. Điều này có thể đặc biệt có giá trị trong việc giúp bạn di chuyển từ vấn đề để phân tích giải pháp để bạn không kết thúc với một mô tả overdeveloped của hiện trạng và phân tích kém phát triển của chính sách thay thế.
Giữ sự chú ý của khách hàng của bạn
Khách hàng là những người thường bận rộn với nhịp chú ý hạn chế . Đọc phân tích của bạn sẽ chỉ là một trong nhiều hoạt động cạnh tranh cho sự chú ý của khách hàng. Bạn phải chịu gánh nặng của sản xuất một phân tích viết rằng dự đoán thời gian và sự chú ý của giới hạn của khách hàng.
Trong khi hầu hết các đề xuất của bạn nhấn mạnh các vấn đề presentational, kịp thời đến nay là yếu tố quan trọng nhất. Nếu bạn đang cố gắng để thông báo cho một số quyết định, sau đó bạn phải giao tiếp lời khuyên của bạn trước khi quyết định phải được thực hiện. Đôi khi khách hàng có thể trì hoãn các quyết định. Thông thường, tuy nhiên, sự cần thiết phải bỏ phiếu, chọn một dự án, phê duyệt ngân sách, hoặc lấy một chỗ đứng nào đặt thời hạn nghiêm ngặt về khách hàng và, do đó, trên phân tích của họ. Trong khi bạn phải luôn luôn phấn đấu xuất sắc, ghi nhớ rằng một phân tích hoàn hảo đưa ra một giờ trước khi khách hàng của bạn phải đưa ra quyết định sẽ hầu như luôn luôn có giá trị hơn cho khách hàng của bạn hơn một phân tích hoàn hảo đưa ra một giờ sau khi quyết định đã được thực hiện.
Bạn có thể điều kiện giao tiếp hiệu quả hơn với các khách hàng bận rộn bằng cách làm theo một vài quy tắc đơn giản: cung cấp một bản tóm tắt và một bảng nội dung; thiết lập các ưu tiên cho thông tin của bạn; sử dụng các tiêu đề và tiêu đề phụ, kể một câu chuyện; được cô đọng; và cẩn thận sử dụng sơ đồ, bảng biểu, và grap
Phân tích của bạn không nên đọc như là một bí ẩn. Thay vì giữ khách hàng của bạn trong hồi hộp, nói với cô ấy đề nghị của bạn ngay từ đầu trong một bản tóm tắt, Các tóm tắt nên là một câu ngắn gọn trong những yếu tố quan trọng nhất của phân tích của bạn bao gồm một tuyên bố rõ ràng về các khuyến nghị chính của bạn. Một phân tích của hơn một vài trang nên có một bản tóm tắt riêng biệt mà đứng trên riêng của nó. Nó nói chung nên được cấu trúc để câu cuối của đoạn đầu tiên của bạn trình bày giới thiệu của bạn và các đoạn văn tiếp theo, tập dượt những phân tích hỗ trợ nó. Mục tiêu của bạn nên được để sản xuất ra một tuyên bố ngắn gọn mà truyền đạt rõ ràng bản chất của lời khuyên của bạn và lý do tại sao bạn đang cung cấp nó.
Đặc biệt là trong các tổ chức lớn, bạn có thể được yêu cầu để sản xuất chính sách, biên bản ghi nhớ với giới hạn độ dài chặt chẽ, thường xuyên một hoặc hai đơn khoảng cách đều nhau trang: Chuẩn bị các biên bản ghi nhớ có thể được thử thách; như họ cần phải bao gồm các yếu tố cơ bản của một phân tích chính sách - mục tiêu rõ ràng, lựa chọn thay thế bê tông, so sánh có hệ thống, và khuyến cáo rõ ràng. Một cách phổ biến để thích ứng với những nhu cầu trong chế độ dài là để hạn chế sự chú ý đến tình trạng hiện tại và thay thế một single. Thật vậy, nhu cầu về các biên bản ghi nhớ chính sách thường đi kèm trong các hình thức của một yêu cầu để đánh giá một đề xuất chính sách cụ thể. Như trong một bản tóm tắt, đoạn đầu của bản ghi nhớ nên đặt ra vấn đề này được giải quyết và kết luận với một tuyên bố thân yêu của các khuyến nghị. Đoạn thứ hai thường khung vấn đề chính sách và nêu mục tiêu có liên quan. Đoạn thứ ba xác định lựa chọn chính sách. Đoạn tiếp theo so sánh sự thay thế cho các chính sách hiện trạng về các mục tiêu. Dựa trên sự so sánh, đoạn cuối cùng hỗ trợ các khuyến nghị thiết lập ra ở cuối đoạn đầu tiên.
Một bảng các nội dung cho phép khách hàng của bạn nhìn thấy trong nháy mắt, nơi phân tích của bạn là đi. Nó trình bày cấu trúc của phân hủy của bạn để khách hàng của bạn có thể tập trung vào các khía cạnh đặc biệt quan tâm. Cùng với phần tóm tắt, các bảng nội dung cho phép khách hàng của bạn để bỏ qua phần phân tích của bạn mà không bị mất những điểm chính. Trong khi mọi người đều muốn mọi người đọc những gì họ viết, bạn nên xem xét cho mình thành công (ít nhất là trong một cảm giác presentational) nếu khách hàng của bạn có lời khuyên của bạn trên cơ sở của bản tóm tắt của bạn và mục lục một mình.
Bạn nên sắp xếp các tài liệu của bạn để một khách hàng, người đọc tuần tự thông qua phân tích của bạn gặp những nguyên liệu quan trọng nhất đầu tiên. Thông thường, một phân tích mười trang là gần như không hữu ích cho khách hàng bận rộn như một năm page.analysis với năm trang của phụ lục. Không khách hàng vẫn phải đọc mười trang của tài liệu? Chỉ khi cô ấy muốn! Bằng cách phá vỡ các phân tích vào năm trang của văn bản và năm trang của phụ lục, bạn đã thực hiện các trách nhiệm ưu tiên thông tin, Khi bạn và khách hàng của bạn phát triển một mối quan hệ đang diễn ra, khách hàng của bạn có thể tìm thấy nó không cần thiết để kiểm tra các sự kiện nền và minh hoạ lý thuyết cung cấp trong phụ lục.
Tiêu đề và tiêu đề phụ, cho phép khách hàng của bạn, di chuyển thông qua phân tích nhanh chóng hơn nhiều. Như một quy luật chung, các nhóm sh