Meetings. The word has almost becom

Meetings. The word has almost become synonymous with wasting time. To quote Captain Kirk, “A meeting is an event at which the minutes are kept and the hours are lost.” Call a meeting and you could almost hear the collective groan from down the hall.

As an executive or a manager, if you are calling a meeting, here are five rules to ensure that your meeting does not end up wasting time, resources and money.

Related: 7 Secrets of the Most Productive Meetings

1. Before you schedule a meeting, justify it.

We are under the impression that meetings are, per se, productive. What if it were the opposite? What if meetings are mostly unproductive, and advisable only under specific conditions?

Before you call a meeting, justify it. Ask yourself, "What is my intended outcome? What am I trying to accomplish? Why do I need to put people in a room together?”





If you can not articulate the need for a meeting, don’t convene it. If you can, the process of articulation will enable you to sharpen your focus of what you want the meeting to accomplish and increase the chances of the meeting achieving your goals.

2. Invite players, not spectators.

We tend to over invite people to meetings. Just as we over “cc” people to emails, we assume it’s better to over-invite to a meeting then miss someone. That way of thinking may make sense for the annual holiday party, but it doesn’t for corporate meetings.

As a kid, I remember hearing a story about a village that wanted to honor their king with a barrel of wine. The townsmen mandated that everyone bring a pitcher of wine and collectively they will fill up the barrel. Each villager, assuming that everyone else would bring wine, filled his pitcher with water. The king received the gift only to find that the wine barrel consisted entirely of water.

The more people in a meeting, the less responsibility each person has. If each person does not feel necessary, they won't be as diligent to follow up on discussed items. They will assume that others will do it. By limiting ‘spectators’, you keep the meetings shorter, more engaging and easier to have effective follow up. In short, you get more wine.

Related: Want More Productive Meetings? Try Getting Rid of the Chairs.




3. Meetings should not fill allotted time, allot time to fulfill the meeting.

We tend to meet for blocks of time that fit neatly into our calendars. That is a backwards way of looking at time allocation. You don’t fit the meeting into the calendar; you use the calendar to capture the time needed for the meeting.

Meetings should go only as long as they need to accomplish the specified goal. When you schedule a meeting, ask yourself how long you would it will take to accomplish the intended outcomes. Plan the meeting for that time, even if not in blocks of hours, half hours or even tens of minutes. Schedule an 18-minute meeting if you feel that’s what you need. Should you accomplish your goals in a shorter time, adjourn earlier.

Most of the unproductive time comes when people feel like there is more time allocated than necessary. Show your colleagues you respect their time by allocating what you anticipate is necessary and then end early if the task was accomplished sooner.

4. You called it, you own it.

Whoever called the meeting, needs to be responsible to drive the agenda and keep the meeting focused and action oriented.

Many times, a meeting is called and there is a lack of clarity as to who is in charge. One person starts and then another chimes in and redirects the conversation. While everyone should be able to participate, only one person should be responsible for the overall flow of the meeting. The “owner” should begin with an agenda and take responsibility to shepherd the meeting along in an efficient manner. At the end, the owner should be the one to allocate, and record, the action items.




5. End with action steps.

Meetings are a place to talk, but talk is cheap unless it’s followed by action. At the end of every meeting, there should be an announcement of action items that emerged from the discussion.

Those actions items should be circulated to the group and then discussed at the beginning of the next meeting. Meeting participants should know what they should be doing and that there will be a time where their actions will be reviewed.

Meetings can be the most powerful tool in the success of your business. However, like any tool, you can only fully reap the benefits when you use it properly.

Kết quả (Việt) 1:

Cuộc họp. Từ đã gần như trở thành đồng nghĩa với lãng phí thời gian. Để báo thuyền trưởng Kirk, "một cuộc họp là một sự kiện mà tại đó các phút được lưu giữ và những giờ bị mất." Gọi cho một cuộc họp và bạn gần như có thể nghe thấy sự than van tập thể từ xuống hội trường.Là một giám đốc hay một người quản lý, nếu bạn đang kêu gọi một cuộc họp, đây là 5 quy tắc để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn không sẽ lãng phí thời gian, nguồn lực và tiền bạc.Liên quan: 7 bí mật của các cuộc họp hiệu quả nhất1. trước khi bạn lập kế hoạch một cuộc họp, biện minh cho nó.Chúng tôi đang theo ấn tượng rằng cuộc họp là, mỗi se, sản xuất. Nếu đó là những đối diện? Điều gì nếu cuộc họp là chủ yếu là không hiệu quả, và khuyến khích chỉ dưới điều kiện cụ thể?Trước khi bạn gọi cho một cuộc họp, biện minh cho nó. Yêu cầu chính mình, "kết quả dự định của tôi là gì? Những gì tôi muốn đạt? Tại sao tôi cần đưa người dân trong một căn phòng với nhau?"Nếu bạn có thể không rõ sự cần thiết cho một cuộc họp, không triệu tập nó. Nếu bạn có thể, quá trình phát âm rõ ràng sẽ cho phép bạn để làm sắc nét của bạn tập trung về những gì bạn muốn cuộc họp để thực hiện và tăng cơ hội của cuộc họp để đạt được mục tiêu của bạn.2. mời người chơi, không có khán giả.Chúng tôi có xu hướng hơn mời mọi người đến cuộc họp. Cũng giống như chúng tôi hơn "cc" người để email, chúng tôi giả định nó là tốt hơn để over-mời đến cuộc họp sau đó bỏ lỡ một ai đó. Như vậy suy nghĩ có thể làm cho tinh thần cho Đảng kỳ nghỉ hàng năm, nhưng nó không cho các cuộc họp công ty.Khi còn bé, tôi nhớ nghe một câu chuyện về một ngôi làng mà muốn để vinh danh vua của họ với một thùng rượu vang. Townsmen các uỷ thác rằng tất cả mọi người mang lại một pitcher của rượu vang và chung họ sẽ điền vào thùng. Mỗi dân làng, giả định rằng tất cả mọi người khác nào mang rượu, đầy bình của mình với nước. Nhà vua đã nhận được những món quà chỉ để thấy rằng thùng rượu vang bao gồm hoàn toàn của nước.Nhiều người trong một cuộc họp, trách nhiệm ít hơn mà mỗi người có. Nếu mỗi người không cảm thấy cần thiết, họ sẽ không như siêng năng để theo dõi vào các mặt hàng thảo luận. Họ sẽ giả định rằng những người khác sẽ làm điều đó. Bằng cách hạn chế 'khán giả', bạn giữ các cuộc họp ngắn hơn, hấp dẫn và dễ dàng hơn để có hiệu quả theo lên. Trong ngắn hạn, bạn nhận được thêm rượu.Liên quan: Muốn năng suất cao hơn các cuộc họp? Cố gắng loại bỏ các ghế.3. các cuộc họp không nên điền vào thời gian quy định, phân bổ thời gian để hoàn thành cuộc họp.Chúng tôi có xu hướng để đáp ứng cho khối thời gian phù hợp gọn gàng vào lịch của chúng tôi. Đó là một ngược cách nhìn vào thời gian phân bổ. Bạn không phù hợp với cuộc họp vào lịch; bạn sử dụng lịch để nắm bắt thời gian cần thiết cho cuộc họp.Cuộc họp nên đi chỉ miễn là họ cần phải thực hiện mục tiêu được chỉ định. Khi bạn lập lịch trình một cuộc họp, hãy tự hỏi mình bao lâu bạn nào nó sẽ đạt những kết quả dự định. Kế hoạch cuộc họp cho thời điểm đó, thậm chí nếu không phải trong khối của giờ, nửa giờ hoặc thậm chí hàng chục phút. Lịch trình một 18 phút cuộc họp nếu bạn cảm thấy đó là những gì bạn cần. Bạn nên đạt mục tiêu của bạn trong một thời gian ngắn hơn, hoãn trước đó.Phần lớn thời gian không sanh sản đến khi mọi người cảm thấy như có nhiều thời gian phân bổ hơn cần thiết. Hiển thị đồng nghiệp của bạn bạn tôn trọng thời gian của họ bởi phân bổ những gì bạn dự đoán là cần thiết và sau đó kết thúc sớm nếu nhiệm vụ được thực hiện sớm.4. bạn gọi nó, bạn sở hữu nó.Bất cứ ai gọi là hội nghị, cần phải chịu trách nhiệm để lái xe chương trình nghị sự và giữ cuộc họp tập trung và hành động theo định hướng.Nhiều lần, một cuộc họp được gọi là và có một thiếu sự rõ ràng như ai chịu trách nhiệm. Một người bắt đầu và sau đó một chimes và chuyển hướng các cuộc đàm thoại. Trong khi tất cả mọi người có thể tham gia, chỉ có một người nên chịu trách nhiệm về lưu lượng tổng thể của cuộc họp. Chủ sở hữu"" nên bắt đầu với một chương trình nghị sự và chịu trách nhiệm để chó chăn mục đồng cuộc họp dọc theo một cách có hiệu quả. Cuối cùng, chủ sở hữu nên là người để phân bổ, và ghi lại các hành động.5. cuối cùng với các bước hành động.Cuộc họp là một nơi để nói chuyện, nhưng thảo luận là giá rẻ, trừ khi nó theo sau hành động. Vào cuối mỗi cuộc họp, nên có một thông báo các hành động nổi lên từ các cuộc thảo luận.Những mặt hàng hành động nên được lưu hành cho nhóm và sau đó thảo luận tại đầu của cuộc họp tiếp theo. Gặp gỡ những người tham gia nên biết những gì họ cần phải làm và sẽ có một thời gian mà hành động của họ sẽ được xem xét.Cuộc họp có thể là công cụ mạnh nhất trong sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ, bạn có thể hoàn toàn chỉ gặt hái những lợi ích khi bạn sử dụng nó đúng cách.

Kết quả (Việt) 2:

Các cuộc họp. Từ đó đã gần như trở thành đồng nghĩa với lãng phí thời gian. Để báo Captain Kirk, "Một cuộc họp là một sự kiện mà tại đó các phút được lưu giữ và giờ bị mất đi." Gọi một cuộc họp và bạn gần như có thể nghe thấy tiếng rên tập thể từ phía sảnh. Là một giám đốc hoặc người quản lý, nếu bạn là kêu gọi một cuộc họp, đây là năm quy tắc để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn không kết thúc lãng phí thời gian, nguồn lực và tiền bạc. Related: 7 bí mật của cuộc họp Productive Hầu hết 1. Trước khi bạn lên kế hoạch một cuộc họp, biện minh cho nó. Chúng tôi có cảm tưởng rằng cuộc họp này là, mỗi gia nhập, sản xuất. Điều gì nếu nó là ngược lại? Điều gì nếu cuộc họp chủ yếu là không hiệu quả, và nên chỉ trong điều kiện cụ thể? Trước khi bạn gọi một cuộc họp, biện minh cho nó. Hãy tự hỏi mình, "kết quả dự định của tôi là gì? Tôi đang cố gắng để thực hiện việc gì? Tại sao tôi cần phải đặt người trong một phòng với nhau?" Nếu bạn không thể trình bày rõ sự cần thiết cho một cuộc họp, không triệu tập. Nếu bạn có thể , quá trình phát âm sẽ cho phép bạn làm sắc nét tập trung của bạn về những gì bạn muốn cuộc họp để thực hiện và tăng cơ hội của cuộc họp đạt được mục tiêu của mình. 2. Mời người chơi, không khán giả. Chúng tôi có xu hướng qua mời mọi người vào cuộc họp. Cũng như chúng tôi hơn "cc" người đến email, chúng tôi giả định rằng nó tốt hơn để qua mời đến một cuộc họp sau đó bỏ lỡ một người nào đó. Bằng cách đó suy nghĩ có thể có ý nghĩa cho các ngày nghỉ lễ hàng năm, nhưng nó không cho các cuộc họp của công ty. Như một đứa trẻ, Tôi nhớ nghe một câu chuyện về một ngôi làng mà muốn tôn vinh vua của họ với một thùng rượu vang. Các Townsmen bắt buộc mà tất cả mọi người mang một bình rượu và chung họ sẽ lấp đầy các thùng. Mỗi làng, giả định rằng tất cả mọi người khác sẽ mang lại cho rượu vang, đầy bình bằng nước. Nhà vua đã nhận được những món quà chỉ để thấy rằng các thùng rượu bao gồm toàn bộ các nước. Càng nhiều người trong một cuộc họp, trách nhiệm ít hơn mỗi người đều có. Nếu mỗi người không cảm thấy cần thiết, họ sẽ không được như siêng năng để theo dõi trên mục thảo luận. Họ sẽ cho rằng những người khác sẽ làm điều đó. Bằng cách giới hạn 'khán giả', bạn giữ cho các cuộc họp ngắn hơn, hấp dẫn hơn và dễ dàng hơn để có hiệu quả sau lên. Trong ngắn hạn, bạn có được nhiều rượu. Related: Muốn cuộc họp suất cao hơn? Hãy thử Bắt thoát khỏi các Chủ Tịch. 3. Các cuộc họp không cần điền vào thời gian quy định, phân bổ thời gian để thực hiện các cuộc họp. Chúng tôi có xu hướng để đáp ứng cho các khối thời gian phù hợp với gọn gàng vào lịch của chúng tôi. Đó là một cách nhìn ngược thời gian phân bổ. Bạn không phù hợp với các cuộc họp vào lịch; bạn sử dụng lịch để nắm bắt thời gian cần thiết cho cuộc họp. Các cuộc họp nên đi chỉ miễn là họ cần phải thực hiện các mục tiêu quy định. Khi bạn sắp xếp một cuộc họp, hãy tự hỏi bao lâu bạn sẽ phải mất để thực hiện các kết quả mong muốn. Kế hoạch cuộc họp cho rằng thời gian, thậm chí nếu không phải trong khối giờ, nửa giờ hoặc thậm chí hàng chục phút. Sắp xếp một cuộc họp 18 phút nếu bạn cảm thấy đó là những gì bạn cần. Bạn nên thực hiện các mục tiêu của bạn trong một thời gian ngắn hơn, hoãn trước đó. Hầu hết thời gian không sản xuất đến khi mọi người cảm thấy như có nhiều thời gian phân bổ hơn mức cần thiết. Hiện các đồng nghiệp của bạn, bạn tôn trọng thời gian của họ bằng cách phân bổ những gì bạn dự đoán là cần thiết và sau đó kết thúc sớm nếu công việc đã được hoàn thành sớm hơn. 4. Bạn gọi nó, bạn sở hữu nó. Ai gọi cuộc họp, cần phải có trách nhiệm thúc đẩy chương trình nghị sự và giữ cho cuộc họp tập trung và định hướng hành động. Nhiều lần, một cuộc họp được gọi và có một sự thiếu rõ ràng như người phụ trách . Một người bắt đầu và sau đó một tiếng chuông trong và chuyển hướng cuộc trò chuyện. Trong khi tất cả mọi người sẽ có thể tham gia, chỉ có một người phải chịu trách nhiệm cho các dòng chảy chung của cuộc họp. Các "chủ sở hữu" nên bắt đầu với một chương trình nghị và chịu trách nhiệm để chăn họp cùng một cách hiệu quả. Cuối cùng, chủ sở hữu phải là một phân bổ, và hồ sơ, các hành động. 5. Kết thúc với các bước hành động. Các cuộc họp là một nơi để nói chuyện, nhưng nói là giá rẻ, trừ khi nó theo sau hành động. Vào cuối mỗi buổi họp, cần có một thông báo của các hành động mà nổi lên từ các cuộc thảo luận. Những hành động của các mục cần được lưu hành với nhóm và sau đó thảo luận ở đầu các cuộc họp tiếp theo. Tham gia các cuộc họp cần biết những gì họ cần phải làm và rằng sẽ có một thời gian mà hành động của họ sẽ được xem xét. Các cuộc họp có thể là công cụ mạnh mẽ nhất trong sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ, bạn có thể gặt hái chỉ đầy đủ lợi ích khi bạn sử dụng nó đúng cách.