Basics of Accounting Are Vital to S

Basics of Accounting Are Vital to Survival for Entrepreneurs
Few people start a business because they are good with numbers. In fact, the terms “accounting” and “financial analysis” tend to put business owners to sleep or send them screaming from the room. But to run a business effectively, most owners need to have some understanding of their finances.
It is, for example, entirely possible for a company to be profitable but fail anyway because it does not have enough cash coming in to pay its bills.
“It’s like a racecar that goes too fast and runs out of gas,” said Doug Tatum, a serial entrepreneur who is a visiting professor of entrepreneurship at Middle Tennessee State University in Murfreesboro. Business owners do not necessarily need to know how to prepare a balance sheet, but they do have to know which gauges to watch.
One obvious step is to work with a bookkeeper or accountant, someone who can help navigate arcane accounting and tax rules and organize your affairs. But owners should understand that accounting is not just about paying taxes or reporting results.


“Small-business owners tend to hate accounting because it’s boring,” said Brian Hamilton, chief executive of Sageworks, a company in Raleigh, N.C., that tracks financial data for privately held businesses. “The mistake they make is not thinking about how they can use certain numbers as tools to better manage where their business is headed tomorrow.”
What follows is a guide to better understanding the numbers that drive a business. As the examples make clear, even smart people with advanced degrees can become confused by accounting issues. DON’T MISTAKE DEBT FOR PROFIT After earning a master’s degree in industrial engineering, Bart Justice figured he would get a job doing computer simulations or technical sales. Then in 2004, he learned about the paper-shredding industry, which was booming because of a rash of new security laws. Mr. Justice obtained a loan from a local bank to buy a mobile shredding truck, hired a truck driver and opened shop in Huntsville, Ala., as Secure Destruction Service.
The company hit $70,000 in sales its first year. Within four years, Secure Destruction had annual revenue of $500,000 and employed six people across two offices, one in Huntsville, the other in Birmingham, Ala.
To finance his growth — adding a shredding truck, for example — Mr. Justice kept borrowing money from the bank, not realizing that the more he grew, the more he needed to borrow because his revenue was not covering his expenses. The loans meant he had money in his accounts — but it was borrowed money.
“I knew how to print a financial statement from QuickBooks, but I couldn’t tell you what it meant,” he said.
It was not until early 2008 when he joined a peer group for Christian business owners called C12, that Mr. Justice was forced to confront the truth. “They would ask me questions about my numbers, and I didn’t know how to answer them,” he said. “They told me my business was going to fail unless I got a handle on paying down my debt.”

He hired an accountant and began analyzing how aspects of his business were performing, which led him to sell several pieces of equipment and to stop serving clients if he was losing money on them.
The advice proved timely. As the recession set in, the market for shredding collapsed. But with a leaner and smarter operation, Secure Destruction survived.
MANAGE RECEIVABLES Two years ago, Paul Burns brought on Eric Edelson as a partner to help run Fireclay Tile, which is based in San Jose, Calif., and manufactures ceramic tile using recycled materials. Mr. Edelson, who had left a career as an investment banker in New York to get an M.B.A. at Stanford, knew the business had been struggling, but he was hopeful that he could help.
One number that looked impressive to him was the company’s accounts receivable balance, which was more than $100,000. That was money owed to Fireclay by its wholesale clients. “At first, I thought it was kind of neat since we could count on all that cash coming in,” Mr. Edelson said. “But after I started digging into it, I noticed a lot of stale accounts that were more than six months overdue.”
Mr. Edelson hired a third-party company to help Fireclay collect its receivables, but many of the companies had gone out of business. Sensing a lost cause, he changed tactics. After writing off most of the balance, he stopped sending new shipments to customers who had a balance due and started getting more upfront payments and staying on top of customers.
By making sure customers could not buy more tile until they paid for what they had already bought, Mr. Edelson gave his customers an incentive to pay up. That has helped cut Fireclay’s receivables balance to less than $30,000.
UNDERSTAND YOUR EXPENSES After he graduated from law school five years ago, Daniel Gershburg, then 24, decided to open a bankruptcy and real estate law practice in Brooklyn. “I literally didn’t know anything about accounting,” Mr. Gershburg said. The only number he paid attention to was the gross sales he was pulling in through retainers.
He said he believed that to build his fledgling legal business, he needed to spend money on advertising. In fact, even though his revenue was only $5,000 a month, he started spending as much as $4,000 a month on television commercials, Internet ads and search engine optimization.
The result was a vicious cycle: the more revenue he took in, the more compelled he felt to buy more ads to land additional clients. His expenses were increasing faster than his revenue.
Eventually, Mr. Gershburg decided to cut his advertising budget. With fewer clients coming in the door, he raised his prices on current clients because he could now spend more time on their cases. As the quality of his work improved, he began landing more referrals, which did not cost him a dime in advertising.
“By shrinking my practice,” Mr. Gershburg said, “I was able to double my profit in a single year.”
TRACK YOUR BREAK-EVEN In 2003, when Todd Campbell decided to start E.B. Capital Markets, which provides research on the stock market to portfolio managers, he focused on building and marketing his product. “The last thing I wanted to figure out was the nuts and bolts of keeping track of receivables and payables,” he said. “I hated accounting.”
He hired a bookkeeper, but he paid attention only at tax time. Then the recession hit, and Mr. Campbell, whose company is based in Durham, N.H., recognized that he needed to get a better handle on how his company was performing, including whether he would be able to make payroll.
That is when he seized upon the notion of tracking his break-even number, the point at which revenue for a given period equals expenses. To do the calculation requires knowing total expenses and gross profit percentage, which is determined by dividing gross profit by sales.
Here’s how to do the math: If Mr. Campbell’s monthly expenses were $20,000 and if his gross profit percentage was 50 percent, he would divide $20,000 by 50 percent to get a break-even number of $40,000 — the amount he had to sell to break even.
“It is the single best indicator because it helps you see if the canary in the coal mine is getting woozy,” Mr. Campbell said. “Now I know what decisions I have to make today so that I don’t have to panic a few months from now.”
Word count: 1300

Kết quả (Việt) 2:

Khái niệm cơ bản của kế toán là quan trọng để sống còn đối với các nhà doanh nghiệp
ít người bắt đầu một doanh nghiệp vì họ là tốt với những con số. Trong thực tế, thuật ngữ "kế toán" và "phân tích tài chính" có xu hướng đưa các chủ doanh nghiệp để ngủ hoặc gửi chúng la hét từ căn phòng. Nhưng để chạy một doanh nghiệp hiệu quả, hầu hết các chủ cần phải có một số hiểu biết về tài chính của họ.
Đó là, ví dụ, hoàn toàn có thể cho một công ty có lợi nhuận nhưng không mà thôi vì nó không có đủ tiền mặt đến để chi trả các hóa đơn của mình.
" Nó giống như một chiếc xe đua mà đi quá nhanh và chạy ra khỏi khí, "Doug Tatum, một doanh nhân nối tiếp là người một giáo sư thỉnh giảng của các doanh nhân tại Đại học Middle Tennessee State ở Murfreesboro nói. Các chủ doanh nghiệp không nhất thiết cần phải biết làm thế nào để chuẩn bị một bảng cân đối, nhưng họ phải biết được đo để xem.
Một bước rõ ràng là làm việc với một nhân viên kế toán hoặc kế toán, người có thể giúp điều hướng các quy tắc kế toán và thuế phức tạp và tổ chức công việc của bạn. Nhưng người chủ nên biết về kế toán mà không phải là chỉ là về nộp thuế hoặc báo cáo kết quả. "Các chủ doanh nghiệp nhỏ có xu hướng ghét chiếm bởi vì đó là nhàm chán," Brian Hamilton, giám đốc điều hành của Sageworks, một công ty ở Raleigh, NC, theo dõi dữ liệu tài chính nói cho các doanh nghiệp tư nhân. "Sai lầm họ mắc phải là không suy nghĩ về làm thế nào họ có thể sử dụng số lượng nhất định như các công cụ để quản lý tốt hơn nơi kinh doanh của họ là đầu vào ngày mai." Một hướng dẫn để hiểu tốt hơn những con số mà lái xe một doanh nghiệp là gì sau. Như các ví dụ làm rõ, ngay cả những người thông minh có trình độ cao có thể trở nên bối rối bởi các vấn đề kế toán. Không nhầm lẫn NỢ CHO LỢI NHUẬN Sau khi nhận bằng thạc sĩ về kỹ thuật công nghiệp, Bart Tư pháp đã tìm anh ta có được một công việc làm mô phỏng máy tính hoặc bán hàng kỹ thuật. Sau đó, vào năm 2004, ông đã học về các ngành công nghiệp giấy vụn, được bùng nổ vì một loạt những luật an ninh mới. Ông Tư pháp thu được một khoản vay từ một ngân hàng địa phương để mua một chiếc xe tải băm nhỏ di động, thuê một tài xế xe tải và mở cửa hàng ở Huntsville, Ala., Đi Secure Service Destruction. Công ty đạt $ 70.000 trong doanh số bán hàng trong năm đầu tiên của nó. Trong vòng bốn năm, Secure Tiêu hủy có doanh thu hàng năm là $ 500.000 và làm việc sáu người trên hai văn phòng, một ở Huntsville, khác ở Birmingham, Ala. Để tài trợ cho tăng trưởng của mình - thêm một chiếc xe tải băm nhỏ, ví dụ: - Ông Tư pháp giữ vay tiền từ các ngân hàng, không nhận ra rằng càng có nhiều ông lớn, ông càng cần thiết để vay vì doanh thu của ông đã không bao gồm các chi phí của mình. Các khoản vay này có nghĩa là ông đã có tiền trong tài khoản của mình -. Nhưng nó được vay mượn tiền "Tôi biết làm thế nào để in một báo cáo tài chính từ QuickBooks, nhưng tôi không thể nói cho bạn biết những gì nó có nghĩa là," ông nói. Mãi cho đến đầu năm 2008 khi ông gia nhập một nhóm đồng đẳng cho các chủ doanh nghiệp Christian gọi là C12, mà ông Tư pháp đã buộc phải đối đầu với sự thật. "Họ hỏi tôi câu hỏi về con số của tôi, và tôi không biết làm thế nào để trả lời họ," ông nói. "Họ nói với tôi kinh doanh của tôi sẽ thất bại trừ khi tôi có một xử lý về trả nợ của tôi." Ông đã thuê một kế toán viên và bắt đầu phân tích những khía cạnh của kinh doanh của ông đã được thực hiện, điều đó giúp ông bán một số phần của thiết bị và ngừng phục vụ khách hàng nếu ông bị mất tiền trên chúng. Những lời khuyên chứng minh kịp thời. Khi suy thoái thiết lập trong, thị trường cho shredding sụp đổ. Nhưng với một hoạt động tinh gọn hơn và thông minh hơn, an toàn hủy diệt sống sót. QUẢN LÝ THU Hai năm trước, Paul Burns đã mang về Eric Edelson như một đối tác để giúp chạy Fireclay Tile, có trụ sở tại San Jose, Calif., Và sản xuất gạch gốm sứ sử dụng vật liệu tái chế . Ông Edelson, người đã để lại một sự nghiệp như một ngân hàng đầu tư ở New York để có được bằng MBA tại Stanford, biết doanh nghiệp đã được đấu tranh, nhưng ông hy vọng rằng ông có thể giúp đỡ. Một số cho rằng, nhìn ấn tượng đối với hắn là tài khoản của công ty cân đối thu, đó là hơn $ 100,000. Đó là tiền nợ của khách hàng Fireclay bán buôn của nó. "Lúc đầu, tôi nghĩ rằng nó là loại gọn gàng vì chúng ta có thể đếm trên tất cả rằng tiền mặt đến," ông Edelson nói. "Nhưng sau khi tôi bắt đầu đào sâu vào nó, tôi nhận thấy rất nhiều tài khoản cũ mà đã hơn sáu tháng quá hạn." Ông Edelson đã thuê một công ty bên thứ ba để giúp Fireclay thu thập các khoản phải thu của nó, nhưng nhiều công ty đã đi ra khỏi kinh doanh. Cảm nhận được một nguyên nhân bị mất, ông đã thay đổi chiến thuật. Sau khi viết tắt nhất của sự cân bằng, anh dừng lại gửi hàng mới cho khách hàng những người đã có một sự cân bằng do và bắt đầu nhận được các khoản thanh toán trả trước nhiều hơn và ở trên đầu trang của khách hàng. Bằng cách đảm bảo khách hàng không thể mua gạch nữa cho đến khi họ trả tiền cho những gì họ đã đã mua, ông Edelson cho khách hàng của mình một sự khuyến khích để trả tiền lên. Điều đó đã giúp cắt giảm số dư các khoản phải thu Fireclay để ít hơn $ 30,000. HIỂU CHI PHÍ CỦA BẠN Sau khi tốt nghiệp trường luật năm năm trước đây, Daniel Gershburg, sau đó 24, quyết định mở một phá sản và hành nghề luật bất động sản ở Brooklyn. "Tôi nghĩa là không biết gì về kế toán," ông Gershburg nói. Số lượng chỉ có ông chú ý đến là doanh thu, ông đã được kéo vào qua hạ. Ông cho biết ông tin rằng để xây dựng kinh doanh hợp pháp non trẻ của mình, ông cần phải chi tiền cho quảng cáo. Trong thực tế, mặc dù doanh thu của mình chỉ là $ 5,000 một tháng, ông bắt đầu dành nhiều như $ 4000 một tháng trên quảng cáo truyền hình, quảng cáo Internet và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Kết quả là một vòng luẩn quẩn: doanh thu hơn ông mất vào, buộc hơn ông cảm thấy để mua quảng cáo nhiều hơn với đất khách hàng bổ sung. Chi phí của mình, đang tăng nhanh hơn so với doanh thu của mình. Cuối cùng, ông Gershburg quyết định cắt giảm ngân sách quảng cáo của mình. Với khách hàng ít mở cửa bước vào, ông đã nâng giá của mình về các khách hàng hiện tại vì bây giờ anh có thể dành nhiều thời gian vào trường hợp của họ. Khi chất lượng của công việc của mình được cải thiện, ông bắt đầu hạ cánh giới thiệu nhiều hơn, mà không khiến ông mất một xu trong quảng cáo. "Bằng cách thu nhỏ thực hành của tôi," ông Gershburg nói, "Tôi đã có thể tăng gấp đôi lợi nhuận của tôi trong một năm." Theo dõi BREAK-NGAY CẢ BẠN Trong năm 2003, khi Todd Campbell quyết định bắt đầu EB Capital Markets, trong đó cung cấp các nghiên cứu về thị trường chứng khoán để quản lý danh mục đầu tư, ông tập trung vào việc xây dựng và tiếp thị sản phẩm của mình. "Điều cuối cùng tôi muốn chỉ ra là các loại hạt và bu lông của việc theo dõi các khoản phải thu và phải trả", ông nói. "Tôi ghét kế toán." Ông đã thuê một nhân viên kế toán, nhưng ông quan tâm duy nhất tại thời thuế. Sau đó, suy thoái kinh tế đánh, và ông Campbell, chủ một công ty có trụ sở tại Durham, NH, nhận ra rằng ông cần phải có được một xử lý tốt hơn về cách công ty của ông đã được thực hiện, bao gồm cả việc ông sẽ có thể để làm cho biên chế. Đó là khi ông bị bắt giữ khi quan niệm về việc theo dõi số break-thậm chí của mình, các điểm mà tại đó doanh thu cho một thời gian nhất định bằng chi phí. Để làm được việc tính toán đòi hỏi phải biết tổng chi phí và tỷ lệ phần trăm lợi nhuận gộp, được xác định bằng cách chia lợi nhuận gộp theo doanh số bán hàng. Đây là cách để làm toán: Nếu chi phí hàng tháng của ông Campbell là $ 20.000 và nếu tỷ lệ lợi nhuận gộp của ông là 50 phần trăm, ông sẽ chia $ 20,000 50 phần trăm để có một số break-thậm chí là $ 40,000 -. số tiền anh đã phải bán hòa vốn "Đây là chỉ số tốt nhất duy nhất bởi vì nó sẽ giúp bạn nhìn thấy nếu các con chim hoàng yến trong mỏ than là nhận được chóng mặt," ông . Campbell nói. "Bây giờ tôi biết những gì quyết định tôi phải làm ngày hôm nay vì vậy mà tôi không cần phải hoảng sợ một vài tháng kể từ bây giờ." Số từ: 1300