Contracts and Travel ExpensesContra

Contracts and Travel Expenses

Contracts

All contracts should be recorded and regularly monitored by the Financial Controller and General Manager. All contracts should be properly approved.
The hotel should take all reasonable precautions to limit liability and exposure.

A log of contracts showcases, services, barters, rentals, concessions, etc. should be maintained by the Financial Controller. The log should contain all relevant contract information.

The Financial Controller and General Manager should review and jointly approve the contract.

Contract/lease terms should be reviewed periodically and agreed to invoices and/or other supporting documentation to ensure payment amounts are in accordance with documented terms.

Contracts and Accounts Payable

The Accounts Payable Clerk should maintain a listing of all monthly contracts/services. This will be used for ease of reference at month-end to determine which expenses have been paid and which contracts need to be accrued for.

Travel Expense Reports Minimum Control Standards

Expenses are properly classified, described and stated.

Expenses are properly authorized, and when claimed are properly supported, approved and recorded in the period in which they were incurred.

All reimbursed expenses are in accordance with the U Hotels & Resorts Finance policy.

Travel expenses must be submitted promptly after incurring the expense. Note that expense must first be disclosed in the currency incurred, then translated into the currency to be reimbursed. A bank receipt/credit card statement must support the rate of exchange used. In the absence of either, the U Hotels & Resorts published monthly rates (or the bank rate) will be used.

All airline tickets will be bought and paid for by the hotel. Purchasing policies and procedures are applicable.

Department heads may be permitted to request travel advances. Travel advances shall only be given prior to a trip and will be fully accounted for immediately after the trip. The Financial Controller and General Manager should authorize the advance.

All travel expense claims should be approved by the employees line Manager before reimbursement.

Travel Expense Reports and Accounts Payable

To ensure an adequate audit trail, all employee expense reimbursements are to be paid by cheque. Travel expense claims should be reimbursed through the accounts payable system (or the payroll system where local practice dictates).

Kết quả (Việt) 1:

Hợp đồng và các chi phí đi du lịchHợp đồngTất cả hợp đồng nên được ghi lại và thường xuyên giám sát tài chính điều khiển và quản lý chung. Tất cả hợp đồng phải được chấp thuận đúng cách.Khách sạn nên dùng mọi biện pháp phòng ngừa hợp lý để hạn chế trách nhiệm pháp lý và tiếp xúc.Nhật ký các hợp đồng trưng bày, Dịch vụ, barters, cho thuê, nhượng bộ, vv nên được duy trì bởi bộ điều khiển tài chính. Đăng nhập nên chứa tất cả các thông tin hợp đồng có liên quan.Tài chính điều khiển và quản lý chung nên xem lại và cùng nhau chấp thuận hợp đồng.Điều khoản hợp đồng/thuê nên được xem xét định kỳ và đã đồng ý để các hoá đơn và/hoặc tài liệu khác hỗ trợ để đảm bảo số tiền thanh toán là phù hợp với điều kiện tài liệu.Hợp đồng và các tài khoản nợ phải trảTài khoản nợ phải trả nhân viên nên duy trì một danh sách của tất cả hàng tháng hợp đồng/dịch vụ. Điều này sẽ được sử dụng để dễ dàng tham khảo cuối tháng để xác định chi phí mà đã được thanh toán và hợp đồng mà cần phải được tích luỹ cho.Du lịch tiêu chuẩn tối thiểu kiểm soát báo cáo chi phíChi phí đúng được phân loại, miêu tả và nói.Chi phí đúng thẩm quyền, và khi tuyên bố là đúng được hỗ trợ, chấp thuận và được ghi lại trong khoảng thời gian mà họ đã phải gánh chịu.Tất cả số chi phí theo chính sách U khách sạn & khu nghỉ mát tài chính.Chi phí đi lại phải được gửi ngay sau khi incurring chi phí. Lưu ý rằng chi phí phải lần đầu tiên được tiết lộ trong các loại tiền tệ phát sinh, sau đó dịch sang đơn vị tiền tệ để được hoàn trả. Một tuyên bố thẻ nhận/tín dụng ngân hàng phải hỗ trợ các tỷ lệ trao đổi được sử dụng. Trong sự vắng mặt của một trong hai, U Hotels & Resorts, giá công bố hàng tháng (hay mức ngân hàng) sẽ được sử dụng.Tất cả các vé máy bay sẽ được mua và trả tiền cho khách sạn. Mua các chính sách và thủ tục được áp dụng.Người đứng đầu sở có thể được phép yêu cầu tiến bộ du lịch. Du lịch tiến bộ sẽ chỉ được đưa ra trước khi một chuyến đi và sẽ được hoàn toàn chiếm ngay sau chuyến đi. Tài chính điều khiển và tổng giám đốc phải cho phép trước.Mọi khiếu nại của chi phí đi du lịch nên được chấp nhận bởi dòng nhân viên quản lý trước khi hoàn trả chi phí.Chi phí du lịch báo cáo và tài khoản nợ phải trảĐể đảm bảo một đường mòn kiểm toán đầy đủ, tất cả nhân viên bồi hoàn chi phí phải được thanh toán bằng chi phiếu. Yêu cầu bồi thường chi phí đi du lịch nên được hoàn trả qua hệ thống thanh toán của tài khoản (hoặc hệ thống nơi mà địa phương thực hành khiển).

Kết quả (Việt) 2:

Hợp đồng và chi phí du lịch

hợp đồng

Tất cả các hợp đồng phải được ghi chép và theo dõi thường xuyên bởi các kiểm soát tài chính và Tổng Giám đốc. Tất cả các hợp đồng phải được phê duyệt đúng.
Khách sạn phải có tất cả các biện pháp phòng ngừa hợp lý để hạn chế trách nhiệm và tiếp xúc.

Một nhật ký hợp đồng giới thiệu, dịch vụ, barters, cho thuê, nhượng bộ, vv nên được duy trì bởi các kiểm soát tài chính. Nhật ký nên chứa tất cả các thông tin hợp đồng có liên quan.

Các Financial Controller và Tổng giám đốc nên xem lại và cùng nhau thông qua hợp đồng.

Hợp đồng về / thuê nên được xem xét định kỳ và thống nhất về hoá đơn và / hoặc tài liệu hỗ trợ khác để đảm bảo số tiền thanh toán là phù hợp với tài liệu điều khoản.

hợp đồng và khoản phải trả

các khoản phải trả Clerk nên duy trì một danh sách của tất cả các hợp đồng / dịch vụ hàng tháng. Điều này sẽ được sử dụng để dễ tham khảo ở cuối tháng để xác định chi phí đã được thanh toán và các hợp đồng cần phải được tích lũy cho.

Đi du lịch Chi Reports Tiêu chuẩn kiểm soát tối thiểu

chi phí được phân loại đúng, mô tả và nói.

Chi phí được ủy quyền đúng, và khi khẳng định được hỗ trợ đúng, phê duyệt và được ghi nhận trong kỳ phát sinh lỗ.

Tất cả các chi phí hoàn trả là phù hợp với chính sách U Hotels & Resorts Tài chính.

Đi du lịch chi phí phải được nộp ngay sau khi phát sinh chi phí. Lưu ý chi phí mà trước tiên phải được công bố trong tiền tệ phát sinh, sau đó dịch sang các đồng tiền được hoàn trả. Một tuyên bố thẻ nhận ngân hàng / tín dụng phải hỗ trợ tỷ giá hối đoái được sử dụng. Trong sự vắng mặt của một trong hai, U Hotels & Resorts giá công bố hàng tháng (hoặc lãi suất ngân hàng) sẽ được sử dụng.

Tất cả vé máy bay sẽ được mua và trả tiền cho khách sạn. Các chính sách và thủ tục mua được áp dụng.

Đứng đầu Bộ có thể được phép yêu cầu tiến du lịch. Tiến du lịch chỉ được đưa ra trước khi một chuyến đi và sẽ được hạch toán đầy đủ cho ngay sau chuyến đi. Việc kiểm soát tài chính và Tổng giám đốc nên ủy quyền cho trước.

Tất cả các yêu cầu chi phí đi lại phải được sự chấp thuận của người quản lý nhân viên đường trước khi hoàn thuế.

Du lịch báo cáo chi phí và khoản phải trả

Để đảm bảo một đường mòn kiểm toán đầy đủ, tất cả số tiền bồi hoàn chi phí nhân viên sẽ được thanh toán bằng séc. Tuyên bố chi phí du lịch nên được hoàn trả thông qua các tài khoản hệ thống phải nộp (hoặc hệ thống tính lương mà thực tiễn địa phương ra lệnh).