All banquet checks should be posted

All banquet checks should be posted via the Point of Sale (POS) system by the Banquet Manager/Supervisor/Captain. If the hotel’s POS is not configured for banquet posting, all banquet checks should be posted in the Property Management System (PMS) by the Night Audit or designated cashier.

1. Events/Catering Manager

a Banquet Event Order (BEO’s) must be pre - numbered.
b Banquet Event Order (BEO’s) must be completed for all banquet functions.
c A separate banquet guest docket should be pre-numbered and prepared for each food and beverage function.
d All banquet dockets must be signed by the guest prior to posting unless written agreement has been established.
e Each guest docket must be individually recorded on the banquet recap sheet according to the posting category, prior to turning over to the Banquet Manager/Supervisor/Captain or Night Audit. The banquet recap sheet provides the following detail:

i. Docket number
ii. Function name
iii. Food revenue by category and covers
iv. Beverage revenue by category
v. Audio visual and equipment rental
vi. Banquet miscellaneous
vii. Function room rental
viii. Banquet service charge and tax

After recording each guest docket on the banquet recap sheet, the banquet Manager/ Supervisor/ Captain should post the docket through the POS system or forward each docket to Night Audit (See section 3– Night Audit below).
f At the end of the day or upon completion of all banquet functions, the banquet recap sheet should be placed in the night audit box for review by the Night Auditors. A copy should also be placed in the Events/Catering Manager’s box.

2. Guest Service representative (Hotels that manually post Banquet Revenue)

a Each docket should be posted as it is received from the Banquet Manager/Supervisor. The docket should be posted individually by category (breakfast, lunch, dinner, coffee break, package, function room rental, miscellaneous, service charges, tax, etc.) using the proper pre-established PMS posting codes.
b The posted banquet docket should be dropped with the Guest Service agent’s daily work in the night audit box.

3. Night Audit

a Using the banquet recap summary, the Night Auditor should confirm that each banquet docket has been correctly posted. Note and correct any discrepancies.
b One copy of the banquet docket should go to Income Audit and one copy should be distributed to the Events/Catering Manager. If the function is not direct-billed, the top copy of the docket should go to the company or person paying the charges at the end of the function.
c The Night Auditor will then fold the banquet recap summary around all the Accounting copies of the banquet dockets and should place them in the daily night audit envelop.

4. Accounting

a The Income Auditor should review the banquet dockets and recap sheet for accuracy. Note and correct any discrepancies.
b The Income Auditor should validate each docket with the final BEO to ensure that all negotiated items have been properly posted. Each BEO and docket should be initialed as acknowledgement of proper posting. All un-posted items should be brought to the attention of the F&B Director and corrected with his/her direction. A standard procedure for communicating this missed revenue must be in place.
c. It is essential that a nominated time is agreed for posting all changes in order to eliminate the possibilities of posting charges twice or missing posting a charge.

Kết quả (Việt) 2:

Tất cả các kiểm tra tiệc nên được gửi qua các điểm của hệ thống bán hàng (POS) của tiệc Manager / Supervisor / Captain. Nếu các khách sạn POS không được cấu hình cho tiệc gửi bài, kiểm tra tất cả bữa tiệc phải được đăng trong các hệ thống quản lý tài sản (PMS) do Kiểm toán đêm, thủ quỹ được chỉ định.

1. Sự kiện / Dịch vụ ăn uống quản lý

một sự kiện tự phục vụ đại tiệc (BEO) phải được sẵn -. Số
b tiệc tổ chức sự kiện đặt hàng (BEO) phải được hoàn thành cho tất cả các chức năng tiệc.
C Một sổ ghi tiệc của khách riêng biệt nên được trước số và chuẩn bị cho mỗi loại thực phẩm và đồ uống chức năng.
d Tất cả dockets tiệc phải có chữ ký của khách trước khi gửi bài trừ văn bản thỏa thuận đã được thành lập.
e Mỗi sổ ghi của khách phải được ghi riêng trên tờ tiệc recap theo hạng gửi bài, trước khi chuyển giao cho tiệc Manager / Supervisor / Captain hoặc Kiểm toán đêm. Bảng tiệc recap cung cấp các chi tiết sau đây:

i. Docket số
ii. Tên hàm
iii. Doanh thu thực phẩm theo thể loại và bao gồm
iv. Doanh thu đồ uống theo thể loại
v. Âm thanh trực quan và cho thuê thiết bị
vi. Tiệc linh tinh
vii. Chức năng phòng cho thuê
viii. Tiệc phí dịch vụ và thuế

Sau khi ghi âm mỗi sổ ghi của khách trên bảng tổng sắp tiệc, tiệc Manager / Supervisor / Captain nên đăng các sổ ghi thông qua hệ thống POS hoặc chuyển tiếp mỗi sổ ghi tới Night Audit (Xem phần 3 Đêm Kiểm toán bên dưới).
F Tại cuối ngày hoặc sau khi hoàn thành tất cả các chức năng tiệc, bảng tổng sắp tiệc nên được đặt trong đêm hộp kiểm toán để xem xét bởi các kiểm toán viên night. Một bản sao cũng nên được đặt trong các sự kiện / hộp Catering Manager.

2. Dịch vụ khách đại diện (Khách sạn đó bằng tay gửi tiệc Doanh thu)

một Mỗi sổ ghi nên được đăng như nó được nhận từ tiệc Manager / Supervisor. Sổ ghi phải được gửi riêng theo thể loại (ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, nghỉ giải lao, đóng gói, cho thuê phòng chức năng, linh tinh, phí dịch vụ, thuế, vv) sử dụng các mã niêm yết PMS đã được thiết lập thích hợp.
B Các posted sổ ghi tiệc nên được giảm với công việc hàng ngày của các đại lý của Dịch vụ khách trong hộp kiểm toán đêm.

3. Đêm Kiểm toán

một Sử dụng tóm tắt tóm tiệc, Night Auditor nên xác nhận rằng mỗi sổ ghi tiệc đã được đăng một cách chính xác. Lưu ý và sửa bất kỳ sự khác biệt.
B Một bản sao của sổ ghi tiệc nên đến kiểm toán thu nhập và một bản sao phải được phân phối cho các sự kiện / Dịch vụ ăn uống Manager. Nếu chức năng không phải là trực tiếp hóa đơn, bản sao hàng đầu của sổ ghi nên đến công ty hoặc người trả phí vào cuối của hàm.
C The Night Auditor sau đó sẽ gấp tóm tắt tóm tiệc xung quanh tất cả các bản sao Kế toán dockets tiệc và nên đặt chúng trong các phong bì kiểm toán đêm hàng ngày.

4. Kế toán

a Thu nhập Kiểm toán viên cần xem xét lại các dockets tiệc và tờ tóm lại cho chính xác. Lưu ý và sửa bất kỳ sự khác biệt.
B Kiểm toán thu nhập nên xác nhận mỗi sổ ghi với BEO thức để đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đàm phán đã được đăng đúng. Mỗi BEO và sổ ghi nên được tắt như sự thừa nhận của việc đăng tải đúng. Tất cả các mục un-đăng nên được đưa đến sự chú ý của F & B Giám đốc và sửa chữa với / hướng của mình. Một thủ tục chuẩn để giao tiếp doanh thu bị mất này phải được đặt đúng chỗ.
C. Điều cần thiết là một thời gian đề cử là đồng ý cho đăng tất cả các thay đổi để loại bỏ các khả năng niêm phí hai lần hoặc thiếu đăng một khoản phí.