Trước khi các thư hệ phục vụ chương trình e-mail liên lạc với biết nơi để gửi thư e-mail, nó sẽ kiểm tra địa chỉ e-mail bạn chỉ định như là một người nhận của tin nhắn. Hệ phục vụ thư sẽ trích xuất các tên miền của các địa chỉ thư điện tử và sử dụng nó để xác định vị trí máy chủ mail (POP3 server) mà máy tính khách hàng của bạn nhận liên lạc với. Tên miền được tìm thấy sau khi các "@" ký tự trong một địa chỉ e-mail. Nếu ví dụ như địa chỉ e-mail là john@abc.com, tên miền là abc.com. Bằng cách sử dụng tên miền này như là một địa chỉ mail server sẽ tìm thấy máy chủ thư trên Internet để gửi thư e-mail đến. Khi các máy chủ đã được xác định và nó đã trả lời rằng nó sẽ chấp nhận một gửi e-mail, e-mail được gửi đến máy chủ này. Và thời gian tiếp theo của bạn nhận bản ghi máy chủ POP3 thông qua máy tính khách hàng của mình, e-mail của bạn sẽ được tải xuống chương trình e-mail của người. Thông thường tất cả điều này sẽ mất vài giây, nhưng nếu máy chủ email hoặc Internet có rất nhiều lưu lượng truy cập vào thời điểm đó có thể mất thêm thời gian.
đang được dịch, vui lòng đợi..