If you are communicating in writing

If you are communicating in writing, you may be able to spend more time
carefully crafting your message to make it wholly complete and utterly clear, but
you will lack the feedback that would enable you to rephrase parts that your
receiver found difficult or omit parts that your receiver clearly already knew.
There are some things you can do that might help to overcome this problem:
• As you write, think all the time of the person who will be reading the
communication. It can sometimes help to imagine them peering over your
shoulder as you write, and interrupting now and then to ask for clarification
of this point or expansion of that point.
• Ask someone else to review your first draft. If possible, make sure that this
person is similar to your intended reader. If your piece of writing is to be read
by a large number of people, it may be worth asking one or two of them to
comment on it before you send it out to everyone.
• After writing, put what you have written away for a time. Even a break of a
day will enable you to look at it critically. As you review it, imagine that it
was written by someone else. What advice would you give that person in
order to make a good piece of writing even better?
It is possible to spoil the whole impact of your communication by poor presentation.
If, for example, you wrote a memo because it was a clear, quick, accurate
form of communication, but your receiver was upset because he considered it to
be cold, impersonal and indicating that you were not interested in his views,
then you have presented your communication poorly, regardless of how good
the memo was. Even when we choose the correct way of communicating, we
may present the information poorly. When speaking, either in a meeting or when
giving a presentation, it is important not to speak too quickly. Speaking more
slowly will feel unnatural and uncomfortable at first, but it will be a lot easier for
your listeners. Your attention must be on making life easier for those who are
listening to you, not on making life comfortable for you. When writing, it is
essential to make sure that the written output is clear. Unless your handwriting is
exceptionally clear, you should always type any important communication.
Many people cannot read others’ handwriting easily, and so they may not read
it at all. For both written and spoken communication, you must organise your
information before you start. Even if that means saying to someone, ‘I need to
get my thoughts in order before I can answer you’, it is worth taking a bit of time
to know what you mean to say. When answering questions, you will usually
find that you need a little time for thought, a breathing space.
Communication sometimes breaks down because the sender and the receiver
have different assumptions and are not aware of this. For example, a word or
phrase may mean completely different things to each of them. Your customer
may ask you to send her a report to present at a meeting on Monday the 18th.
You assume that this means you can give her the report on the Monday morning
when you have arranged to meet, but on the previous Tuesday she rings you up
because you have not yet sent the report. She needs the report on the previous
Tuesday because papers presented at the meeting are always sent out three days

Kết quả (Việt) 1:

Nếu bạn giao tiếp bằng văn bản, bạn có thể dành nhiều thời giancẩn thận chế tạo tin nhắn của bạn để làm cho nó hoàn toàn đầy đủ và hoàn toàn rõ ràng, nhưngbạn sẽ thiếu thông tin phản hồi mà sẽ cho phép bạn để rephrase bộ phận đó của bạnnhận thấy khó khăn hoặc bỏ qua các phần của bạn nhận rõ ràng đã biết.Chúng ta có một số điều bạn có thể làm mà có thể giúp đỡ để khắc phục vấn đề này:• Khi bạn viết, nghĩ rằng tất cả thời gian của người sẽ đọc cácthông tin liên lạc. Đôi khi nó có thể giúp để tưởng tượng chúng sinh trên của bạnvai như bạn viết, và gián đoạn bây giờ và sau đó để yêu cầu làm rõCác điểm hoặc mở rộng các điểm đó.• Yêu cầu người khác để xem xét dự thảo đầu tiên của bạn. Nếu có thể, hãy chắc chắn rằng điều nàyngười là tương tự như của bạn đọc dự định. Nếu mảnh bằng văn bản của bạn là để được đọcbởi một số lượng lớn người, nó có thể là giá trị yêu cầu một hoặc hai của họBình luận về nó trước khi bạn gửi nó cho tất cả mọi người.• Sau khi viết, đặt những gì bạn đã viết đó trong một thời gian. Thậm chí là một phá vỡ của mộtngày sẽ cho phép bạn để xem nó giới phê bình. Khi bạn xem lại nó, hãy tưởng tượng rằng nóđược viết bởi một người nào khác. Lời khuyên nào bạn cung cấp cho người đó trongThứ tự để làm cho một mảnh bằng văn bản tốt hơn?Nó có thể làm hỏng toàn bộ tác động của các giao tiếp của bạn bởi trình bày nghèo.Nếu, ví dụ, bạn đã viết một bản ghi nhớ bởi vì nó là một rõ ràng, nhanh chóng, chính xáchình thức giao tiếp, nhưng bạn nhận được lo lắng vì ông coi nólạnh, nhân hóa và chỉ ra rằng bạn đã không quan tâm đến quan điểm của mìnhsau đó bạn đã trình bày của bạn giao tiếp kém, bất kể như thế nào tốtCác bản ghi nhớ. Ngay cả khi chúng tôi chọn một cách chính xác trong việc giao tiếp, chúng tôicó thể trình bày thông tin kém. Khi nói chuyện, hoặc trong một cuộc họp hoặc khiđưa ra một bài trình bày, điều quan trọng là không nói quá nhanh. Nói thêmtừ từ sẽ cảm thấy không tự nhiên và khó chịu lúc đầu, nhưng nó sẽ dễ dàng hơn nhiều chothính giả của bạn. Chú ý phải làm cho cuộc sống dễ dàng hơn đối với những ngườilắng nghe bạn, không phải trên làm cho cuộc sống thoải mái cho bạn. Khi viết, nó làđiều cần thiết để đảm bảo rằng sản lượng viết là rõ ràng. Trừ khi chữ viết tay của bạnđặc biệt rõ ràng, bạn nên luôn luôn nhập bất kỳ thông tin liên lạc quan trọng.Nhiều người không thể đọc chữ viết tay của người khác một cách dễ dàng, và vì vậy họ có thể không đọcnó ở tất cả. Trong viết và nói giao tiếp, bạn phải sắp xếp của bạnthông tin trước khi bạn bắt đầu. Thậm chí nếu đó có nghĩa là nói với một ai đó, ' tôi cần phảicó được suy nghĩ của tôi theo thứ tự trước khi tôi có thể trả lời bạn ', nó có giá trị tham gia một chút thời gianđể biết những gì bạn có nghĩa là để nói. Khi trả lời câu hỏi, bạn sẽ thườngthấy rằng bạn cần một chút thời gian để suy nghĩ, một không gian thở.Truyền thông đôi khi phá vỡ vì người gửi và người nhậncó giả định khác nhau và không nhận thức được điều này. Ví dụ, một từ hoặccụm từ có nghĩa là điều hoàn toàn khác nhau để mỗi người trong số họ. Khách hàng của bạncó thể yêu cầu bạn gửi cho cô ấy một báo cáo trình bày tại một cuộc họp ngày thứ 18.Bạn giả định rằng điều này có nghĩa là bạn có thể cho cô ấy báo cáo vào sáng thứ haiKhi bạn đã sắp xếp để đáp ứng, nhưng vào ngày thứ ba trước đây cô nhẫn bạnbởi vì bạn đã không được gửi báo cáo. Cô ấy cần báo cáo ngày trướcThứ ba bởi vì giấy tờ trình bày tại hội nghị là luôn luôn gửi ra ba ngày

Kết quả (Việt) 2:

Nếu bạn đang giao tiếp bằng văn bản, bạn có thể dành nhiều thời gian
cẩn thận crafting tin nhắn của bạn để làm cho nó hoàn toàn đầy đủ và hoàn toàn rõ ràng, nhưng
bạn sẽ thiếu các thông tin phản hồi mà sẽ cho phép bạn nói lại bộ phận mà bạn
nhận thấy khó khăn hoặc bỏ qua phần đó nhận của bạn rõ ràng đã biết.
có một số điều bạn có thể làm điều đó có thể giúp khắc phục vấn đề này:
• khi bạn viết, nghĩ rằng tất cả thời gian của người sẽ được đọc các
thông tin liên lạc. Nó đôi khi có thể giúp đỡ để tưởng tượng họ nhìn chăm chú hơn bạn
vai như bạn viết, và làm gián đoạn ngay bây giờ và sau đó để hỏi cho rõ
về điểm này, mở rộng các điểm đó.
• Nhờ một người khác để xem xét dự thảo đầu tiên của bạn. Nếu có thể, hãy chắc chắn rằng điều này
người tương tự như đọc dự định của bạn. Nếu mảnh của bạn viết là để được đọc
bởi một số lượng lớn người dân, nó có thể là giá trị yêu cầu một hoặc hai trong số họ để
nhận xét ​​về nó trước khi bạn gửi nó cho tất cả mọi người.
• Sau khi viết, đặt những gì bạn đã viết ra cho một thời gian. Ngay cả khi phá vỡ một
ngày sẽ cho phép bạn nhìn vào nó nặng. Khi bạn xem xét nó, hãy tưởng tượng rằng nó
đã được viết bởi một người khác. Có lời khuyên nào cho người đó trong
thứ tự để thực hiện một mảnh tốt của văn bản tốt hơn?
Có thể làm hỏng các tác động toàn bộ thông tin liên lạc của bạn bằng cách trình bày kém.
Nếu, ví dụ, bạn đã viết một bản ghi nhớ bởi vì nó là một rõ ràng, nhanh chóng , chính xác
hình thức giao tiếp, nhưng nhận của bạn rất buồn vì ông xem nó để
được lạnh, vô cảm và chỉ ra rằng bạn không quan tâm đến quan điểm của ông,
sau đó ông đã trình bày thông tin liên lạc của bạn kém, bất kể như thế nào tốt
các bản ghi nhớ được. Ngay cả khi chúng ta chọn một cách chính xác của giao tiếp, chúng tôi
có thể trình bày những thông tin kém. Khi nói, hoặc trong một cuộc họp hoặc khi
thuyết trình, điều quan trọng không phải là để nói quá nhanh. Nói thêm
từ từ sẽ cảm thấy không tự nhiên và khó chịu lúc đầu, nhưng nó sẽ được dễ dàng hơn rất nhiều cho
người nghe. Sự chú ý của bạn phải về làm cho cuộc sống dễ dàng hơn cho những người đang
lắng nghe bạn, không phải trên làm cho cuộc sống thoải mái cho bạn. Khi viết, nó là
cần thiết để đảm bảo rằng sản lượng bằng văn bản rõ ràng. Trừ khi chữ viết tay của bạn là
đặc biệt rõ ràng, bạn nên luôn luôn gõ bất kỳ thông tin liên lạc quan trọng.
Nhiều người không thể đọc được chữ viết tay của người khác một cách dễ dàng, và vì vậy họ có thể không đọc
nó ở tất cả. Đối với cả hai giao tiếp viết và nói, bạn phải tổ chức của bạn
thông tin trước khi bạn bắt đầu. Thậm chí nếu điều đó có nghĩa là nói với một ai đó, "tôi cần phải
có được những suy nghĩ của mình để trước khi tôi có thể trả lời bạn, nó là giá trị dành một chút thời gian
để biết những gì bạn muốn nói. Khi trả lời câu hỏi, bạn sẽ thường xuyên
thấy rằng bạn cần một chút thời gian để suy nghĩ, một hơi thở không gian.
Truyền thông đôi khi phá vỡ vì người gửi và người nhận
có giả định khác nhau và không nhận thức được điều này. Ví dụ, một từ hoặc
cụm từ có thể có nghĩa là những điều hoàn toàn khác nhau cho từng người. Khách hàng của bạn
có thể yêu cầu bạn gửi cho cô một bản báo cáo trình bày tại một cuộc họp vào thứ Hai ngày 18.
Bạn cho rằng điều này có nghĩa là bạn có thể cho mình báo cáo vào sáng thứ hai
khi bạn đã sắp xếp để đáp ứng, nhưng vào ngày thứ ba trước đó cô gọi cho bạn lên
vì bạn chưa gửi báo cáo. Cô ấy cần báo cáo về trước
thứ ba vì giấy tờ trình bày tại cuộc họp luôn gửi ra ba ngày