tion, reporting to government agenc

tion, reporting to government agencies, etc.). Typically, this involves a linkage to the companies EHS Management systems and the correspon-
ding emergency plans
• Complaints—receiving, reviewing and responding to complaints from
customers and suppliers
• Noncompliance event—as per local regulatory requirements, maybe
required to immediately/forthwith report non-compliance events or potential events (appropriate to document what they may cover and
discuss with legal counsel reporting process)
• Government requirements—preparation of correct documentation
produced in appropriate format with accurate/compliant information
that can then be submitted in timely manner

When defining its communication procedure, organizations should ensure they define who will be responsible for communicating with outside parties. The process to be used for external communication would need to clearly define receiving, reporting, taking actions, sanctioning, and responding.


9.4.4 MCS Documentation
ISO 14001, Section 4.4.4 EMS Documentation requires information on all
"core" elements be described in some form of document. What is a core element? This means each company must identify how it meets all of the requirements specified within clauses 4.1 through 4.6. One way of doing this would be to prepare an EMS manual.
In Section 4.2.1—General of ISO 9001, a company must formally document its quality system. This means the company needs to prepare all of the things like the quality manual, quality procedures, work instructions, forms, and quality plans. The standard also requires all companies to identify within their quality manual the documentation structure of the system. This requirement has been introduced to ensure that in cases of conflict between the various levels of documentation, the user shall know which document they should follow.
In Section 4.2.2 of ISO 9001, procedures should be prepared covering how departments and functions operate. The first section of most of the ISO clauses defines the mandatory procedures such as contract review, purchasing, etc. Procedures only have to be prepared (other than where specifically called for) if the lack of them would or could result in a quality problem; for example, if person has had long and detailed training to perform a task, there is no need to write a procedures on what they should do.
Leveraging the aforementioned approach to MCS documentation results in the preparation of a MCS manual, procedures, and work instructions. The following is the proposed hierarchy of documentation (Phyper and Lane,
1998):

Kết quả (Việt) 1:

tion, báo cáo cho cơ quan chính phủ, v.v..). Thông thường, điều này bao gồm một liên kết đến các công ty quản lý EHS và hệ thống correspon- kế hoạch khẩn cấp đinh • Khiếu nại-tiếp nhận, xem xét và trả lời các khiếu nại từ khách hàng và nhà cung cấp• Noncompliance sự kiện — theo yêu cầu quản lý địa phương, có lẽ bắt buộc phải báo cáo ngay lập tức/forthwith không tuân thủ sự kiện hoặc các sự kiện tiềm năng (thích hợp cho những gì họ có thể bao gồm các tài liệu và trao đổi với cố vấn pháp lý báo cáo quá trình) • Các yêu cầu chính phủ-chuẩn bị các tài liệu chính xác sản xuất trong các định dạng thích hợp với các thông tin chính xác/tuân thủ mà sau đó có thể được gửi bằng cách kịp thời Khi xác định thủ tục giao tiếp, tổ chức phải đảm bảo họ xác định những người sẽ chịu trách nhiệm giao tiếp với bên ngoài. Quá trình này sẽ được sử dụng cho giao tiếp bên ngoài sẽ cần phải xác định rõ nhận, báo cáo, hành động, xử phạt, và đáp ứng. 9.4.4 tài liệu MCS Tiêu chuẩn ISO 14001, phần 4.4.4 EMS tài liệu yêu cầu thông tin về tất cả yếu tố "cốt lõi" được mô tả trong một số hình thức của tài liệu. Một yếu tố cốt lõi là gì? Điều này có nghĩa là mỗi công ty phải xác định làm thế nào nó đáp ứng tất cả các yêu cầu quy định trong điều khoản 4,1 qua 4.6. Một cách để làm điều này sẽ chuẩn bị một hướng dẫn sử dụng EMS. In Section 4.2.1—General of ISO 9001, a company must formally document its quality system. This means the company needs to prepare all of the things like the quality manual, quality procedures, work instructions, forms, and quality plans. The standard also requires all companies to identify within their quality manual the documentation structure of the system. This requirement has been introduced to ensure that in cases of conflict between the various levels of documentation, the user shall know which document they should follow. In Section 4.2.2 of ISO 9001, procedures should be prepared covering how departments and functions operate. The first section of most of the ISO clauses defines the mandatory procedures such as contract review, purchasing, etc. Procedures only have to be prepared (other than where specifically called for) if the lack of them would or could result in a quality problem; for example, if person has had long and detailed training to perform a task, there is no need to write a procedures on what they should do. Leveraging the aforementioned approach to MCS documentation results in the preparation of a MCS manual, procedures, and work instructions. The following is the proposed hierarchy of documentation (Phyper and Lane, 1998):

Kết quả (Việt) 2:

tion, báo cáo với các cơ quan chính phủ, vv). Thông thường, điều này liên quan đến một mối liên hệ với các công ty Hệ thống quản lý EHS và correspon-
ding kế hoạch khẩn cấp
• Khiếu nại tiếp nhận, xem xét và trả lời các khiếu nại của
khách hàng và nhà cung cấp
• Không tuân thủ theo sự kiện theo yêu cầu quản lý địa phương, có thể
yêu cầu ngay lập tức / ngay lập tức báo cáo sự kiện không tuân thủ hoặc các sự kiện tiềm năng (phù hợp với tài liệu những gì họ có thể trang trải và
thảo luận với quá trình báo cáo tư vấn pháp lý)
• Chính phủ yêu cầu-chuẩn bị tài liệu chính xác
được sản xuất ở định dạng phù hợp với thông tin chính xác / phù hợp
mà sau đó có thể được nộp kịp thời

Khi xác định thủ tục truyền thông, các tổ chức phải đảm bảo họ xác định ai sẽ chịu trách nhiệm giao tiếp với bên ngoài. Quá trình này được sử dụng để giao tiếp bên ngoài sẽ cần phải xác định rõ việc tiếp nhận, báo cáo, có những hành động, xử phạt, và đáp ứng.


9.4.4 MCS Tài liệu
ISO 14001, Mục 4.4.4 EMS Tài liệu đòi hỏi thông tin về tất cả các
"cốt lõi" các yếu tố được mô tả trong một số hình thức của tài liệu. Một yếu tố cốt lõi là gì? Điều này có nghĩa là mỗi công ty phải xác định thế nào nó đáp ứng tất cả các yêu cầu quy định trong điều khoản 4.1 qua 4.6. Một cách để làm điều này sẽ được chuẩn bị một nhãn EMS.
Trong Phần 4.2.1 Tổng ISO 9001, một công ty phải chính thức tài liệu hệ thống chất lượng của nó. Điều này có nghĩa là các công ty cần phải chuẩn bị tất cả những thứ như sổ tay chất lượng, quy trình chất lượng, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, và các kế hoạch chất lượng. Tiêu chuẩn này cũng yêu cầu tất cả các công ty để xác định trong sổ tay chất lượng của cấu trúc tài liệu của hệ thống. Yêu cầu này đã được giới thiệu để đảm bảo rằng trong trường hợp của con fl ict giữa các cấp độ khác nhau của tài liệu, người sử dụng sẽ biết được tài liệu mà họ nên làm theo.
Trong mục 4.2.2 của tiêu chuẩn ISO 9001, các thủ tục cần chuẩn bị bao gồm cách phòng ban và các chức năng hoạt động. Phần đầu tiên của hầu hết các điều khoản ISO định nghĩa các thủ tục bắt buộc như xem xét hợp đồng, mua hàng, vv Thủ tục chỉ đã được chuẩn bị (trừ nơi đặc biệt kêu gọi) nếu thiếu chúng sẽ hoặc có thể dẫn đến một vấn đề chất lượng; Ví dụ, nếu người đã được đào tạo lâu dài và chi tiết để thực hiện một nhiệm vụ, không có cần phải viết một thủ tục vào những gì họ nên làm.
Tận dụng những phương pháp nói trên để kết quả tài liệu MCS trong việc chuẩn bị của một nhãn hiệu MCS, thủ tục và công việc hướng dẫn. Sau đây là hệ thống phân cấp đề xuất của tài liệu (Phyper và Lane,
1998):