PolicyDocument No.Version02Page 1/4

Policy
Document No.
Version
02
Page 1/4
Approval Date:
23 October 2013
DISPATCH MANIFEST / PRE-ASN
SENDING POLICY
Effective Date:
23 October 2013
Effective Until
Replaced
Document Owner:
Lars Meinhold – Senior Manager Sourcing Processes (CoE Sourcing)
Author:
Karthikeyan Ramachandran (CoE Sourcing)
Approval:
Kai Fischer – Director Sourcing Operations Footwear
Thorsten Kessel – Director Sourcing Planning Apparel
Andreas Hubert – VP Sourcing A&G
Michael Dreher – VP CoE Logistics
Parties Affected:
Liaison Offices of All Product Categories, Suppliers & 3PLs
Version Date Modifications Page
01
02
25 July 2012
23 October 2013
Document Created
Updated names/titles of approvers
All
1
1. Purpose:
This policy defines the timelines for Suppliers to complete the DISPATCH MANIFEST approvals (or Pre-
ASN sending) to 3PLs when the ex-factory of goods is made. The goal is to improve the timely receipt of
Pre-ASNs by the 3PLs to avoid delays and/or manual cargo processing at 3PL side after receipt of goods.
The Dispatch Manifest is the document that provides details on purchase orders and packing of a certain
shipment. Dispatch Manifest approvals are carried out in TradeCard; the main steps being:
 Supplier/factory users create a Packing Manifest, i.e. the detailed packing description for one or
more purchase orders. A Packing Manifest is linked against one Shipping Order; and one Shipping
Order can have multiple Packing Manifests.
 Upon completion of the Packing Manifest, the user has to “approve” the Packing Manifest and
TradeCard will automatically validate that entered data is correct.
 Once all Packing Manifest associated with one Shipping Order are approved, the user has to
“approve” the Dispatch Manifest and TradeCard will then automatically send the Pre-ASN.
Policy
Document No.
Version
02
Page 2/4
Approval Date:
23 October 2013
DISPATCH MANIFEST / PRE-ASN
SENDING POLICY
Effective Date:
23 October 2013
Effective Until
Replaced
2. Scope:
This policy covers all brands; all order types and all product divisions.
3. Definitions and Abbreviations:
3PL : Third Party Logistics Provider
CLR : Container Load Result
DDP : Delivered Duty Paid (Incoterm)
DM : Dispatch Manifest
EXW : Ex-Works (Incoterms)
FCA : Free Carrier (Incoterms)
FOB : Free On Board (Incoterms)
GTN : GT Nexus
LO : Liaison Office
PM : Packing Manifest
PO : Purchase Order
Pre-ASN : Pre-Advanced Shipment Notice
T1 : Finished Goods Supplier / Vendor
TC : TradeCard
SCI : Supply Chain Integration
SI : Shipping Instruction
SO : Shipping Order
4. Policy Statements
4.1 DISPATCH MANIFEST Approval Process
The supplier is required to approve the Dispatch Manifest upon cargo ex-factory from T1 facility for all
ship modes. There are 2 methods to approve the Dispatch manifest / send the Pre-ASN:
4.1.1 BULK shipments: Automated Dispatch Manifest sending after PM Approval
If the Packing Manifest to Dispatch Manifest relationship is one-to-one, i.e.
One Packing Manifest  One Shipping Order / Dispatch Manifest
then TC will perform an auto approval of the Dispatch Manifest. In this case the supplier/factory user has
to “approve” the PM in TradeCard and monitor that the Dispatch Manifest was correctly auto-approved
and the Pre-ASN sent.
Policy
Document No.
Version
02
Page 3/4
Approval Date:
23 October 2013
DISPATCH MANIFEST / PRE-ASN
SENDING POLICY
Effective Date:
23 October 2013
Effective Until
Replaced
Upon successful approval of the Dispatch Manifest and sending of Pre-ASN, the SO status in TC becomes
“complete” and in GTN “UI Locked” (Shipping Order Lock Status) and “Packed/Partially Packed” (Packing
Status). The user should verify that these system updates take place. In case of failure, the supplier is
required to resolve the issue(s) together with the LO prior cargo arrival at the 3PL.
Applicable for all customer numbers, destinations and ship modes.
4.1.2 BULK Shipments: Manual Posting of Dispatch Manifest after PM Approval
If the SO has multiple POs and/or if more than one Packing Manifest is related to one Dispatch Manifest,
the supplier/factory user must first “approve” all Packing Manifests and afterwards manually “approve”
the Dispatch Manifest.
Manual DM approval required if:
Multiple Packing Manifest  One Shipping Order / Dispatch Manifest
Upon successful approval of the Dispatch Manifest and sending of Pre-ASN, the SO status in TC becomes
“complete” and in GTN “UI Locked” (Shipping Order Lock Status) and “Packed/Partially Packed” (Packing
Status). The user should verify that these system updates take place. In case of failure, the supplier is
required to resolve the issue(s) together with the LO prior cargo arrival at the 3PL.
Applicable for all customer numbers, destinations and ship modes.
4.1.3 SAMPLE Shipments: Manual Posting of Dispatch Manifest after PM Approval
Independent of the number of POs and Packing Manifests per SO / Dispatch Manifest, the supplier/factory
user must first “approve” all Packing Manifests and afterwards manually “approve” the Disp

Kết quả (Việt) 1:

Chính sáchTài liệu sốPhiên bản02Trang 1/4Ngày phê duyệt:23 tháng 10 năm 2013CÔNG VĂN VẬN / PRE-ASNCHÍNH SÁCH GỬINgày hiệu lực:23 tháng 10 năm 2013Có hiệu lực cho đến khiThay thếTài liệu chủ đầu tư:Lars Meinhold-quản lý cao cấp nguồn quy trình (CoE nguồn)Tác giả:Đức Vĩnh Long (CoE nguồn)Phê duyệt:Kai Fischer – giám đốc nguồn hoạt động giày dépThorsten Kessel – giám đốc nguồn quy hoạch may mặcAndreas Hubert-VP tìm nguồn cung ứng A & GMichael Dreher-VP CoE LogisticsCác bên bị ảnh hưởng:Liên lạc văn phòng của tất cả các loại sản phẩm, các nhà cung cấp & 3PLsPhiên bản ngày sửa đổi trang0102Ngày 25 tháng 12 năm 201123 tháng 10 năm 2013Tạo tài liệuCập Nhật tên/tiêu đề của approversTất cả11. mục đích:Chính sách này xác định thời hạn đối với các nhà cung cấp để hoàn thành phê duyệt công văn biểu hiện (hoặc trướcASN gửi) đến 3PLs khi các nhà máy cũ của hàng hoá được thực hiện. Mục tiêu là để cải thiện việc nhận kịp thờiPre-ASNs bởi các 3PLs để tránh sự chậm trễ và/hoặc hướng dẫn sử dụng hàng hóa chế biến ở 3PL bên sau khi nhận được hàng hóa.Công văn biểu hiện là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về các đơn đặt mua hàng và bao bì của một sốlô hàng. Công văn chấp thuận biểu hiện được thực hiện trong TradeCard; Các bước chính là: nhà cung cấp/nhà máy người dùng tạo ra một đóng gói biểu hiện, tức là mô tả chi tiết đóng gói cho một hoặcđơn đặt hàng mua nhiều hơn nữa. Đóng gói một biểu hiện liên kết với một lệnh vận chuyển; và một trong những tàu bèĐặt hàng có thể có nhiều biểu hiện đóng gói. sau khi hoàn thành đóng gói biểu hiện, người dùng có thể "chấp nhận" biểu hiện đóng gói vàTradeCard sẽ tự động xác nhận rằng các dữ liệu nhập là chính xác. Khi biểu hiện đóng gói tất cả liên kết với một vận chuyển các đơn đặt hàng được phê duyệt, người dùng có thể đến"chấp nhận" công văn biểu hiện và TradeCard sẽ sau đó sẽ tự động gửi cho Pre-ASN.Chính sáchTài liệu sốPhiên bản02Trang 2/4Ngày phê duyệt:23 tháng 10 năm 2013CÔNG VĂN VẬN / PRE-ASNCHÍNH SÁCH GỬINgày hiệu lực:23 tháng 10 năm 2013Có hiệu lực cho đến khiThay thế2. phạm vi:Chính sách này bao gồm tất cả các nhãn hiệu; Tất cả các loại lệnh và tất cả các đơn vị sản phẩm.3. định nghĩa và các chữ viết tắt:3PL: nhà cung cấp hậu cần của bên thứ baCLR: Container tải kết quảDDP: Chuyển giao nhiệm vụ thanh toán (Incoterm)DM: Công văn vậnEXW: Ex-Works (Incoterms)FCA: Miễn phí vận chuyển (Incoterms)FOB: Free on board (Incoterms)GTN: GT NexusLO: Liên lạc văn phòngAM: Bao bì vậnPO: Mua hàngPre-ASN: Trước tiên tiến hàng thông báoT1: Đã hoàn thành hàng cho nhà cung cấp / nhà cung cấpTC: TradeCardKhoa học: Hội nhập chuỗi cung ứngSI: Vận chuyển hướng dẫnVì vậy: Vận chuyển hàng4. chính sách báo cáo4.1 quy trình phê duyệt biểu hiện DISPATCHCác nhà cung cấp là cần thiết để phê duyệt công văn biểu hiện khi chở hàng ex-nhà máy sản xuất từ T1 cơ sở cho tất cảtàu chế độ. Chúng ta có 2 phương pháp để phê duyệt công văn vận / gửi Pre-ASN:4.1.1 phần lô hàng: tự động gửi công văn biểu hiện sau khi phê duyệt PMNếu biểu hiện đóng gói để công văn thể hiện mối quan hệ một-một, tức làMột bao bì Manifest  một vận chuyển hàng / gửi vậnsau đó, TC sẽ thực hiện một tự động phê duyệt công văn biểu hiện. Trong trường hợp này người sử dụng nhà cung cấp/nhà máy sản xuất có"chấp nhận" PM trong TradeCard và theo dõi công văn biểu hiện là một cách chính xác phê chuẩn tự độngvà Pre-ASN gửi.Chính sáchTài liệu sốPhiên bản02Trang 3/4Ngày phê duyệt:23 tháng 10 năm 2013CÔNG VĂN VẬN / PRE-ASNCHÍNH SÁCH GỬINgày hiệu lực:23 tháng 10 năm 2013Có hiệu lực cho đến khiThay thếSau khi phê duyệt thành công của công văn biểu hiện và gửi các Pre-ASN, trở thành vị SO, TC"hoàn thành" và trong GTN "Giao diện người dùng khóa" (vận chuyển khóa tình trạng đơn hàng) và "Packed/một phần bữa" (đóng góiTrạng thái). Người dùng nên kiểm tra các bản cập nhật hệ thống diễn ra. Trong trường hợp thất bại, các nhà cung cấp làyêu cầu để giải quyết các issue(s) cùng với LO trước khi hàng hóa đến 3PL.Áp dụng cho tất cả các khách hàng số điện thoại, điểm đến và tàu chế độ.4.1.2 các lô hàng với số lượng lớn: Hướng dẫn sử dụng đăng công văn vận sau khi phê duyệt PMNếu SO có nhiều POs và/hoặc nếu nhiều hơn một bao bì biểu hiện là liên quan đến một công văn Manifest,người sử dụng nhà cung cấp/nhà máy phải lần đầu tiên "chấp" tất cả đóng gói biểu hiện và sau đó theo cách thủ công "chấp nhận"công văn vận.Hướng dẫn sử dụng DM chấp thuận yêu cầu nếu:Nhiều đóng gói biểu hiện  một vận chuyển hàng / gửi vậnSau khi phê duyệt thành công của công văn biểu hiện và gửi các Pre-ASN, trở thành vị SO, TC"hoàn thành" và trong GTN "Giao diện người dùng khóa" (vận chuyển khóa tình trạng đơn hàng) và "Packed/một phần bữa" (đóng góiTrạng thái). Người dùng nên kiểm tra các bản cập nhật hệ thống diễn ra. Trong trường hợp thất bại, các nhà cung cấp làyêu cầu để giải quyết các issue(s) cùng với LO trước khi hàng hóa đến 3PL.Áp dụng cho tất cả các khách hàng số điện thoại, điểm đến và tàu chế độ.4.1.3 mẫu hàng: Gửi bài hướng dẫn sử dụng của công văn vận sau khi phê duyệt PMĐộc lập của số lượng các POs và đóng gói biểu hiện mỗi SO / Dispatch hiển nhiên, nhà cung cấp/nhà máyngười dùng phải lần đầu tiên "chấp" tất cả đóng gói biểu hiện và sau đó theo cách thủ công "chấp nhận" Disp

Kết quả (Việt) 2:

Chính sách
văn bản số
bản
02
Trang 1/4
Ngày phê duyệt:
23 tháng 10 năm 2013
Công văn MANIFEST / PRE-ASN
GỬI CHÍNH SÁCH
Ngày hiệu lực:
23 tháng 10 năm 2013
có hiệu lực đến
thay thế
tài liệu Chủ đầu tư:
Lars Meinhold - Quy trình quản lý Sourcing Senior (CoE Sourcing)
Tác giả:
Karthikeyan Ramachandran (CoE Sourcing)
phê duyệt:
Kai Fischer - Giám đốc Sourcing Operations Giày
Thorsten Kessel - Giám đốc Sourcing Kế hoạch phục
Andreas Hubert - VP Sourcing A & G
Michael Dreher - VP CoE Logistics
Bên bị ảnh hưởng:
Liên lạc Văn phòng Tất cả các sản phẩm loại, nhà cung cấp và các công ty 3PLs
Phiên bản ngày Modifications trang
01
02
tháng bảy 25, 2012
23 tháng 10 năm 2013
Tài liệu tạo
Cập nhật tên / chức danh của người phê duyệt
tất cả
1
1. Mục đích:
Chính sách này xác định thời hạn cho nhà cung cấp để hoàn thành việc phê duyệt MANIFEST văn (hoặc Pre-
ASN gửi) để các công ty 3PLs khi xuất xưởng của hàng hóa được thực hiện. Mục đích là để cải thiện việc tiếp nhận kịp thời các
Pre-ASN của 3PL để tránh sự chậm trễ và / hoặc chế biến hàng thủ công tại 3PL mặt sau khi nhận hàng.
Các văn Manifest là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về đơn đặt hàng và đóng gói của một số
lô hàng . Công văn chấp thuận Manifest được thực hiện trong TradeCard; các bước chính là:
người dùng  Nhà cung cấp / nhà máy tạo ra một Manifest đóng gói, tức là mô tả chi tiết đóng gói cho một hoặc
nhiều đơn đặt hàng mua. Một Manifest đóng gói được liên kết với một Vận chuyển hàng; và một Shipping
đặt hàng có thể có nhiều Manifests đóng gói.
 Sau khi hoàn thành các Manifest đóng gói, người dùng phải "phê duyệt" các gói Manifest và
TradeCard sẽ tự động xác nhận rằng đã nhập dữ liệu là chính xác.
 Một khi tất cả các bao bì Manifest liên kết với một Vận chuyển hàng là đã được phê duyệt, người dùng phải
"thông qua" các văn Manifest và TradeCard sau đó sẽ tự động gửi các Pre-ASN.
Chính sách
văn bản số
bản
02
trang 2/4
phê duyệt ngày:
ngày 23 tháng 10 năm 2013
Công văn MANIFEST / PRE-ASN
gỬI CHÍNH sÁCH
ngày hiệu lực:
23 Tháng 10 năm 2013
có hiệu lực đến
thay thế
2. Phạm vi:
Chính sách này bao gồm tất cả các nhãn hiệu; tất cả các loại lệnh và tất cả các đơn vị sản phẩm.
3. Định nghĩa và từ viết tắt:
3PL: Bên thứ ba Logistics Provider
CLR: Container Load quả
DDP: Delivered Duty Paid (Incoterm)
DM: văn Manifest
EXW: Ex-Works (Incoterms)
FCA: Carrier miễn phí (Incoterms)
FOB: Free On Board (Incoterms)
GTN: GT Nexus
LO: Văn phòng liên lạc
PM: Hộp đựng Manifest
PO: mua hàng
Pre-ASN: Pre-Advanced Thông báo lô hàng
T1: Hoàn Hàng Nhà cung cấp / người bán hàng
TC: TradeCard
SCI: Supply Chain Integration
SI: Vận chuyển Hướng dẫn
SO: Vận chuyển hàng
4. Tuyên bố chính sách
4.1 Công văn Quy trình phê duyệt MANIFEST
Các nhà cung cấp là cần thiết để phê duyệt các văn Manifest khi hàng xuất xưởng từ nhà máy T1 cho tất cả
các chế độ tàu. Có 2 phương pháp để phê duyệt các văn manifest / gửi Pre-ASN:
4.1.1 lô hàng số lượng lớn: Automated văn Manifest gửi sau PM Phê duyệt
Nếu đóng gói Manifest để Công văn mối quan hệ Manifest là một-một, tức là
một đóng gói Manifest  Một vận chuyển hàng / văn Manifest
sau đó TC sẽ thực hiện một chính tự động của văn Manifest. Trong trường hợp này, các nhà cung cấp / người sử dụng máy có
để "phê duyệt" các PM trong TradeCard và giám sát các văn Manifest là chính xác tự động đã được phê duyệt
và Pre-ASN gửi.
Chính sách
văn bản số
bản
02
Trang 3/4
phê duyệt ngày:
23 Tháng 10 2013
văn bản kê / PRE-ASN
gỬI cHÍNH SÁCH
ngày hiệu lực:
ngày 23 Tháng 10 năm 2013
có hiệu lực đến
thay thế
khi phê duyệt thành công của văn Manifest và gửi Pre-ASN, tình trạng SO TC trở nên
"hoàn thành" và trong GTN "giao diện người dùng đã bị khoá" (Vận Chuyển Đặt hàng Khóa trạng thái) và "đóng gói / Nhiều đóng gói" (đóng gói
trạng thái). Người sử dụng nên xác minh rằng các cập nhật hệ thống diễn ra. Trong trường hợp thất bại, các nhà cung cấp là
cần thiết để giải quyết các vấn đề (s) cùng với LO đến hàng hoá trước tại các 3PL.
Áp dụng cho tất cả các số khách hàng, các địa điểm và phương thức tàu.
4.1.2 BULK lô hàng: viết bài hướng dẫn sử dụng của văn Manifest sau PM Phê duyệt
Nếu sO có nhiều PO và / hoặc nếu có nhiều hơn một gói Manifest có liên quan đến một văn Manifest,
người sử dụng nhà cung cấp / nhà máy đầu tiên phải "chấp" tất cả các gói Manifests và sau đó tự "phê duyệt"
các văn Manifest.
DM chính tay yêu cầu nếu:
Nhiều gói Manifest  Một Shipping Order / văn Manifest
Sau khi phê duyệt thành công của văn Manifest và gửi Pre-ASN, tình trạng SO TC trở nên
"hoàn thành" và trong GTN "giao diện người dùng đã bị khoá" (Vận chuyển hàng Lock tình trạng) và "Đóng gói / Nhiều đóng gói" (đóng gói
trạng thái). Người sử dụng nên xác minh rằng các cập nhật hệ thống diễn ra. Trong trường hợp thất bại, các nhà cung cấp là
cần thiết để giải quyết các vấn đề (s) cùng với LO đến hàng hoá trước tại các 3PL.
Áp dụng cho tất cả các số khách hàng, các địa điểm và phương thức tàu.
4.1.3 MẪU lô hàng: viết bài hướng dẫn sử dụng của văn Manifest sau PM Phê duyệt
độc lập của số PO và Manifests đóng gói mỗi SO / văn Manifest, các nhà cung cấp / nhà máy
sử dụng trước tiên phải "chấp nhận" tất cả Manifests đóng gói và sau đó tự "phê duyệt" các Disp