Minimum service requirements: proa

Minimum service requirements:
 proactively assist RMIT Vietnam staff with queries and requests for quotations/bookings across all travel categories;
 duty of care (provided at time of quotation and at any time of the consultation or prior to travel as needed): Tender Respondents will provide duty of care for all travel bookings including, but not limited to the items below:
o provide specific visa and/or passport information to enable users to apply for applicable travel documentation;
o communicate Travel warnings of high risk destinations or government warnings;
o communicate Potential Health risks and warnings;
o communicate any staff movements in business that may affect the performance of its operational duties.
 assist in maintaining and upholding RMIT Vietnam Travel Instruction:
o integrate RMIT Vietnam Travel Instruction into internal procedures;
o report on non-compliance cases;
o cause of non-compliance identified & corrective action taken to minimise risk of reoccurrence;
 travel planning assistance: Tender Respondent will provide travel planning services for itineraries, as requested by RMIT Vietnam;
 coach and advise RMIT Vietnam staff on Travel Management Services booking processes/procedures when necessary;
 provide detailed monthly reporting for RMIT Vietnam’s Procurement department, including:
o quarterly revenue details per traveller, per service category and per department;
o key operational issues managed and communicated;
o recommendation and action on issues raised;
o analysis on spend/trends;
o contractor’s self assessment against each of the Key Compliance Criteria (provide service level percentage for each of criteria);
o any additional reports that the Tender Respondent find beneficial for RMIT Vietnam;
 any additional added-value services that the Tender Respondent might consider providing.
Operational requirements:
 hours of operation: provide full travel booking services 24 hours a day, 7 days a week, public holidays are included (24/7);
 provide a dedicated phone number and a dedicated email address for consultant assisted reservations and Travel Management Services. RMIT Vietnam must be able to reach a consultant on dedicated phone number at all times and 100% emails are responded within the committed timeframe;
 delay notification: where response times cannot be met, notification of time frame as to when delivery will be facilitated must be conveyed to RMIT Vietnam;
 service recovery:
o Tender Respondent must have a disaster recovery plan to ensure operation continues in the event of a disruption;
o if disruption is greater than four (04) hours this must be conveyed to the RMIT Vietnam Procurement department.
 invoicing specifications: Tender Respondent is required to issue a valid tax invoice for each financial transaction facilitated by the Tender Respondent;
Travel Management Services for RMIT Vietnam
RFT Terms and Conditions of Tendering
14 | P a g e
 propose innovative methods to reduce Total Cost of Ownership for RMIT Vietnam:
RMIT Vietnam values creativity and will look favourably on Tender Respondents who offer innovative in technology, service and cost management;
 staff requirements:
o high performing customer service driven consultants to deliver end to end solutions across all categories of travel;
o corporate market experience and knowledge highly regarded;
o sufficient consultants to manage RMIT Vietnam load;
o consultants must meet the following expectations of RMIT Vietnam:
- friendly;
- courteous;
- minimum 5 years corporate experience;
- primarily focused on value added consulting to RMIT Vietnam employees
- capable of delivering sensible, efficient and cost effective itineraries that adhere to RMIT Vietnam Travel Instruction.
 Detailed fee structure should cover all following aspects:
o Tender Respondents will provide a fee structure that comprehensively covers the services rendered;
o all fees must be detailed clearly;
o during the course of business, fees will not be changed unless agreed by RMIT Vietnam’s Procurement department;
 Quotation Information minimum standards (airfare):
o Airports not abbreviated (eg. SYD is Sydney) in quotations;
o Low cost carrier fares baggage included/excluded defined;
o Last day of purchase clearly defined;
o Status of booking clearly defined (eg. Waitlisted, held, quote only);
o Specific/special information clearly defined. Eg. Special meal requests, etc.;
o Quoting consultant name;
o Detailed fare conditions for changes and cancellations.
 E-ticket Information minimum standards (airfare):
o E-ticket number and airline reference number;
o Check in times;
o Fare conditions, detailing amendment and cancellations rules;
o International SOS or Tender Respondent Emergency number provided;
o Any special request and requirement clearly stated. Eg. seating, frequent flyer numbers, etc.;
o 100% of travel documentation issued prior to departure or within

Kết quả (Việt) 1:

Dịch vụ tối thiểu yêu cầu: chủ động hỗ trợ nhân viên RMIT Việt Nam với các truy vấn và các yêu cầu cho ngôn/đặt vé trên tất cả các loại du lịch; nhiệm vụ chăm sóc (được cung cấp tại thời điểm báo giá và tại bất kỳ thời điểm nào của các tư vấn hoặc trước khi đi du lịch như là cần thiết): người trả lời hồ sơ dự thầu sẽ cung cấp cho các nhiệm vụ chăm sóc cho tất cả các du lịch Đặt phòng bao gồm, nhưng không giới hạn các mục dưới đây:o cung cấp cụ thể visa và/hoặc hộ chiếu thông tin để cho phép người dùng để áp dụng cho các tài liệu hiện hành du lịch;o giao tiếp cảnh báo du lịch hiện tại đang có nguy cơ cao hoặc cảnh báo chính phủ;o giao tiếp sức khỏe tiềm năng rủi ro và cảnh báo;o giao tiếp bất kỳ phong trào nhân viên trong doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của các nhiệm vụ hoạt động của mình. hỗ trợ trong việc duy trì và phát huy RMIT Việt Nam hướng dẫn du lịch:o hướng dẫn du lịch của RMIT Việt Nam tích hợp vào thủ tục nội bộ;o báo cáo về trường hợp không tuân thủ;o nguyên nhân không tuân thủ được xác định và khắc phục các hành động để giảm thiểu rủi ro của reoccurrence; du lịch hỗ trợ lập kế hoạch: đấu thầu bị sẽ cung cấp cho lập kế hoạch du lịch Dịch vụ cho chương trình tham quan, theo yêu cầu của RMIT Việt Nam; huấn luyện viên và cố vấn nhân viên RMIT Việt Nam về dịch vụ quản lý du lịch đây quy trình/thủ tục khi cần thiết; cung cấp báo cáo hàng tháng chi tiết cho các bộ phận thu mua của RMIT Việt Nam, bao gồm:thông tin chi tiết quý doanh thu o cho khách du lịch, cho mỗi thể loại dịch vụ và mỗi vùng;o vấn đề quan trọng của hoạt động quản lý và truyền đạt;o đề nghị và hành động về vấn đề nêu ra;o phân tích về chi tiêu/xu hướng;o nhà thầu tự đánh giá đối với mỗi người trong số các tiêu chuẩn tuân thủ Key (cung cấp dịch vụ mức tỷ lệ phần trăm cho mỗi tiêu chuẩn);o các báo cáo bổ sung hồ sơ dự thầu bị tìm thấy mang lại lợi ích cho RMIT Việt Nam; bổ sung thêm-giá trị bất kỳ dịch vụ mà bị hồ sơ dự thầu có thể xem xét việc cung cấp.Yêu cầu hoạt động: giờ hoạt động: cung cấp đầy đủ đi du lịch đây dịch vụ 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, ngày lễ công cộng được cung cấp (24/7); cung cấp một số điện thoại dành riêng và một địa chỉ thư điện tử dành riêng cho tư vấn hỗ trợ Đặt phòng và dịch vụ quản lý du lịch. RMIT Việt Nam phải có khả năng để đạt được một nhà tư vấn về số điện thoại chuyên dụng ở mọi thời đại và 100% email được trả lời trong khung thời gian cam kết; chậm trễ thông báo: nơi thời gian trả lời không thể được đáp ứng, thông báo về khung thời gian như khi giao hàng sẽ được tạo điều kiện phải được chuyển tải đến RMIT Việt Nam; Dịch vụ phục hồi:o bị đấu thầu phải có một tai họa kế hoạch phục hồi để đảm bảo hoạt động tiếp tục trong trường hợp một sự phá vỡ;o nếu sự gián đoạn lớn hơn bốn (04) giờ đây phải được chuyển tải đến các bộ phận của đại học RMIT Việt Nam cung ứng. hóa đơn chi tiết kỹ thuật: đấu thầu thắc là cần thiết để phát hành một hóa đơn thuế hợp lệ cho mỗi giao dịch tài chính, tạo điều kiện của các bị đấu thầu;Dịch vụ quản lý du lịch cho RMIT Việt NamRFT điều khoản và điều kiện thầu14 | P g e đề nghị các phương pháp sáng tạo để giảm tổng chi phí sở hữu cho RMIT Việt Nam:RMIT Việt Nam sáng tạo các giá trị và sẽ xem xét thuận lợi trên người trả lời hồ sơ dự thầu, người cung cấp sáng tạo trong công nghệ, Dịch vụ và chi phí quản lý; yêu cầu nhân viên:o cao thực hiện dịch vụ khách hàng định hướng chuyên gia tư vấn để cung cấp giải pháp kết thúc để kết thúc trên tất cả các loại du lịch;o công ty trường kinh nghiệm và kiến thức đánh giá cao;o tư vấn đầy đủ để quản lý RMIT Việt Nam nạp;o tư vấn phải đáp ứng sự mong đợi sau của RMIT Việt Nam:-thân thiện;-lịch sự;-tối thiểu 5 năm, công ty kinh nghiệm;-chủ yếu tập trung vào giá trị gia tăng tư vấn cho nhân viên RMIT Việt Nam-khả năng cung cấp hành trình hợp lý, hiệu quả và hiệu quả chi phí tuân thủ hướng dẫn du lịch của RMIT Việt Nam. chi phí chi tiết cấu trúc nên bao gồm tất cả các khía cạnh sau đây:o người trả lời hồ sơ dự thầu sẽ cung cấp một cơ cấu chi phí toàn diện bao gồm các dịch vụ thực hiện;o tất cả lệ phí phải được chi tiết rõ ràng;o trong quá trình kinh doanh, học phí sẽ không được thay đổi trừ khi đã đồng ý bởi bộ phận thu mua của RMIT Việt Nam; thông tin báo giá tiêu chuẩn tối thiểu (vé máy bay):Các sân bay o không viết tắt (ví dụ. SYD là Sydney) trong danh ngôn;o Giữ hành giá vé thấp chi phí vận chuyển bao gồm/loại trừ xác định;o ngày cuối cùng của mua xác định rõ ràng;o các trạng thái đặt xác định rõ ràng (ví dụ. Waitlisted, tổ chức, báo chỉ);o thông tin cụ thể/đặc biệt được xác định rõ ràng. Ví dụ:. Bữa ăn đặc biệt yêu cầu, v.v..;o Quoting tư vấn tên;o điều kiện chi tiết giá vé cho những thay đổi và huỷ bỏ. thông tin vé điện tử tiêu chuẩn tối thiểu (vé máy bay):o E-vé số và số hãng tham chiếu;o kiểm tra trong thời gian này;điều kiện giá vé o, chi tiết quy định sửa đổi và huỷ bỏ;o International SOS khẩn cấp bị đấu thầu số hoặc cung cấp;o mọi yêu cầu đặc biệt và yêu cầu ghi rõ. Ví dụ:. chỗ ngồi, thường xuyên flyer số, v.v..;o 100% du lịch đã ban hành trước khi khởi hành hoặc trong tài liệu hướng dẫn

Kết quả (Việt) 2:

Yêu cầu dịch vụ tối thiểu:
 chủ động hỗ trợ RMIT Việt Nam nhân viên với các truy vấn và yêu cầu báo giá / đặt trên tất cả các loại du lịch;
 bổn phận chăm sóc (được cung cấp tại thời điểm báo giá và tại bất kỳ thời điểm tham vấn hoặc trước khi đi du lịch khi cần thiết): Người trả lời Tender sẽ cung cấp cho nhiệm vụ chăm sóc cho tất cả đặt vé bao gồm, nhưng không giới hạn các mục dưới đây:
o cung cấp thị thực cụ thể và / hoặc thông tin hộ chiếu cho phép người dùng để áp dụng cho các tài liệu du lịch áp dụng;
o giao cảnh báo du lịch của khu nguy cơ cao hoặc cảnh báo của chính phủ;
o giao tiếp tiềm năng rủi ro sức khỏe và các cảnh báo;
o giao tiếp bất kỳ chuyển động nhân viên trong doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ hoạt động của nó.
 hỗ trợ trong việc duy trì và phát huy RMIT Việt Nam Travel Hướng dẫn:
o tích hợp RMIT Việt Nam Travel Hướng dẫn thành các thủ tục nội bộ;
o báo cáo trên không trường hợp vực kinh doanh;
o nguyên nhân của việc không tuân thủ được xác định và hành động khắc phục để giảm thiểu nguy cơ tái bùng phát;
hỗ trợ lập kế hoạch  du lịch: Đấu thầu đơn sẽ cung cấp dịch vụ kế hoạch du lịch cho hành trình, theo yêu cầu của RMIT Việt Nam;
 huấn luyện viên và tư vấn cho nhân viên RMIT Việt Nam trên Quản lý dịch vụ du lịch đặt phòng quy trình / thủ tục khi cần thiết;
 cung cấp báo cáo hàng tháng chi tiết cho bộ phận mua sắm của RMIT Việt Nam, bao gồm:
o chi tiết quý doanh thu mỗi khách du lịch, mỗi loại dịch vụ và mỗi bộ phận;
o vấn đề trọng điểm hoạt động quản lý và truyền đạt;
o giới thiệu và hành động vấn đề đặt ra;
o phân tích chi tiêu / xu hướng;
o tự đánh giá của nhà thầu đối với từng tiêu chí tuân thủ chính (cung cấp tỷ lệ phần trăm mức độ dịch vụ cho từng chỉ tiêu);
o bất kỳ báo cáo bổ sung Đơn Tender tìm lợi cho RMIT Việt Nam;
 bất kỳ bổ sung thêm . dịch vụ -giá trị mà các đơn thầu có thể xem xét cung cấp
các yêu cầu hoạt động:
giờ  hoạt động: cung cấp dịch vụ đặt phòng toàn đi 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, ngày nghỉ lễ được bao gồm (24/7);
 cung cấp một số điện thoại chuyên dụng và địa chỉ email riêng để đặt phòng tư vấn hỗ trợ và Dịch vụ Du lịch quản lý. RMIT Việt Nam phải có khả năng đạt được một nhà tư vấn về số điện thoại chuyên dụng tại mọi thời điểm và 100% các email được trả lời trong thời hạn cam kết;
 thông báo chậm trễ: nơi thời gian đáp ứng không thể được đáp ứng, thông báo về khung thời gian như khi giao hàng sẽ được tạo điều kiện phải được chuyển tải đến RMIT Việt Nam;
 phục hồi dịch vụ:
o Tender Đơn phải có một kế hoạch khôi phục thảm họa để đảm bảo hoạt động tiếp tục trong các sự kiện của một sự gián đoạn;
o nếu sự gián đoạn lớn hơn bốn (04) giờ này phải được chuyển tải đến mua sắm tại RMIT Việt Nam . Sở
 kỹ thuật hóa đơn: Đơn thầu phải phát hành hoá đơn thuế giá trị cho mỗi giao dịch tài chính tạo điều kiện của các Đơn Đấu thầu;
Dịch vụ Du lịch quản lý cho RMIT Việt Nam
Điều khoản và Điều kiện đấu thầu RFT
14 | P tuổi
 đề xuất phương pháp mới để giảm tổng chi phí sở hữu cho RMIT Việt Nam:
RMIT Việt Nam đánh giá cao sự sáng tạo và sẽ xem xét tốt đẹp về người trả lời Tender người cung cấp sáng tạo trong công nghệ, dịch vụ và quản lý chi phí;
yêu cầu nhân viên :
o có hiệu suất cao dịch vụ khách hàng định hướng tư vấn cung cấp cuối để kết thúc các giải pháp trên tất cả các loại du lịch;
o kinh nghiệm thị trường của công ty và kiến thức được đánh giá cao;
o đủ tư vấn quản lý tải RMIT Việt Nam;
o tư vấn phải đáp ứng những kỳ vọng sau của RMIT Việt Nam:
- thân thiện;
- lịch sự;
- tối thiểu 5 năm kinh nghiệm của công ty;
- chủ yếu tập trung vào các giá trị gia tăng tư vấn cho các nhân viên RMIT Việt Nam
- khả năng cung cấp lộ trình hợp lý, hiệu quả và hiệu quả chi phí mà tuân theo RMIT Việt Nam Travel Instruction.
 cơ cấu chi phí chi tiết nên bao gồm tất cả các khía cạnh sau đây:
o phỏng thầu sẽ cung cấp một khoản phí cấu trúc toàn diện bao gồm các dịch vụ cung cấp;
o tất cả các lệ phí phải được chi tiết rõ ràng;
o trong quá trình kinh doanh, lệ phí sẽ không được thay đổi trừ khi có thoả thuận khác bộ phận mua sắm của RMIT Việt Nam;
 Báo giá Thông tin tiêu chuẩn tối thiểu (vé máy bay):
o các sân bay không viết tắt ( ví dụ. SYD là Sydney) trong trích dẫn;
o Chi phí thấp giá vé tàu hành lý bao gồm / loại trừ được xác định;
o Ngày cuối cùng mua được xác định rõ ràng;
o Tình trạng đặt chỗ xác định rõ ràng (ví dụ như Waitlisted, tổ chức, trích dẫn chỉ);.
O Thông tin cụ thể / đặc biệt được xác định rõ ràng . Ví dụ. Yêu cầu bữa ăn đặc biệt, vv .;
o Trích dẫn Tên tư vấn;
o điều kiện giá vé chi tiết về những thay đổi và hủy bỏ.
 Thông tin Vé điện tử tiêu chuẩn tối thiểu (vé máy bay):
o số E-vé và số tham chiếu hãng hàng không;
o Kiểm tra trong lần;
điều kiện o Fare chi tiết sửa đổi, hủy bỏ các quy định;
o SOS Quốc tế hoặc số khẩn cấp Tender Đơn cung cấp;
o Bất kỳ yêu cầu đặc biệt và các yêu cầu nêu rõ. Ví dụ. chỗ ngồi, số khách hàng thường xuyên, vv .;
o 100% các tài liệu hướng dẫn du lịch ban hành trước khi khởi hành hoặc trong vòng