YouthAction Case StudyYou have been

YouthAction Case Study
You have been asked to develop a system and some applications to help manage parts of a charity, YouthAction. The charity is coming under pressure from their funders to demonstrate value for money and are keen to collect suitable data to demonstrate how well each service it offers is running.
YouthAction is a charity based in the south east of England that supports young people through a number of funded projects. Their main service is to provide adventure and outdoor projects or projects which help vulnerable young people to improve their life in some way. Many of the young people are from deprived backgrounds and many are at risk of committing crime.
YouthAction has 45 full time employees working for it, either at its head office or at its service centres. Many of the local projects are run by volunteers overseen by one of YouthActions’s regional managers or service centre directors. There are three regional managers in total. Most service centres have a paid fulltime worker (normally known as the service centre director) dedicated to managing it.
YouthAction have something like 25 different service centres throughout the South of England. Each regional manager looks after about 8 or 9 different services.

Service Centres
A service is made up of one or more projects based at one location. For example, a YouthAction Service Centre based in an old school in East London, runs a youth club, a series of educational support classes, a drop-in centre, a teenage wellbeing clinic and an employment help desk. Each of these projects is funded separately. The centre is open 7 days a week and other youth groups use its premises to run their own activities. The centre is part funded by the local authority, as well as through charitable donations. Another centre, in a more rural part of the world, only runs one project, teaching young people how to become motor mechanics. This project is funded by a major car manufacturer based in the area through the company’s social enterprise fund.
In the past each service centre has run in a fairly autonomous fashion. The service centre manager would normally be responsible for looking after the way the centre operates, the employment of staff and raising funds to support the activities. Regional managers have oversight of the work. YouthAction have provided support to all centres with marketing, financial management, administration, and a range of other activities as requested by centres. Any finance to support a centre is paid to the charity centrally and money is then allocated to the centre and project as required. All salaries are paid centrally. Service centres will manage any volunteers working on projects locally. However all volunteers are expected to be put through a vetting process with the Head Office as many of the people volunteering to work with YouthAction will be working with vulnerable young people. This checking process does not always happen as it should.
The funding of each project will be subject to a contract agreed by YouthAction and the funder. The contract outlines the length of the project, the value of the funding and any constraints on how the funding can be used. A service centre might have 5 or 6 different contracts in place to fund all the activity in the centre.

Management of YouthAction
The YouthAction Trust Board is the group overseeing the charity and the Executive Committee manages the charity on a day to day basis. The Trust Board is made up of the Chief Executive, the Finance Director, and five individuals drawn from the community and industry. The day to day running of the charity is managed by the Executive Committee made up of the Chief Executive, the Finance Director, the Operations Manager, the Marketing Manager and the Director of New Business. In addition, the Regional Directors are asked to be part of the group when necessary.
The charity has invested in a number of central IT systems in areas such as finance and marketing. These systems have been purchased in a piecemeal way and are not integrated.
Each service centre will have its own management team to run projects at its centre, normally chaired by the centre director or regional manager. The normal practice is for service centres to report quarterly on how they are getting on. There is no standard reporting mechanism for gathering the data.

Review of Services and projects
The Trust Board and Executive Committee have been carrying out a major review of the way the charity operates. It is concerned that by having each of the services and projects running autonomously that there is a significant overhead to the charity which could be reduced if much of the management of services was centralised. It is particularly concerned about the investment in IT at a service centre level. It also has significant concerns about the way centres and projects are holding personal data. The charity has recently been reprimanded for failing to keep personal data secure and, in some places, holding incorrect data.
One of the conclusions of this review is that the charity should invest in the purchase or development of a management information system.

IT Services
Each service centre has made its own investment in IT, systems for managing projects, and so on. A recent survey of IT being used in centres has shown that the majority of the data used by centres is held in spreadsheets. In several places, centres are connected to systems operated by a third party. These might be local authorities, health services, or other charities, as required by the needs of each individual project. It is common for people working on a project to enter the same data into 2 or 3 different systems, depending upon the structure of the project and who the funder is.
The IT survey also indicated that much of the IT equipment used by services is out of date and would not be appropriate for a modern management information system.

Kết quả (Việt) 1:

YouthAction nghiên cứu điển hìnhBạn đã được yêu cầu để phát triển một hệ thống và một số ứng dụng để giúp quản lý các bộ phận của một tổ chức từ thiện, YouthAction. Tổ chức từ thiện đến dưới áp lực từ nhà tài trợ của họ để chứng minh giá trị cho tiền và được quan tâm để thu thập các dữ liệu thích hợp để chứng minh tốt như thế nào mỗi dịch vụ nó cung cấp đang chạy. YouthAction là một tổ chức từ thiện có trụ sở tại phía Nam về phía đông của Anh hỗ trợ những người trẻ thông qua một số tài trợ dự án. Dịch vụ chính của họ là để cung cấp cho cuộc phiêu lưu và dự án ngoài trời hoặc dự án mà giúp những người trẻ dễ bị tổn thương để cải thiện cuộc sống của họ một cách nào đó. Nhiều người trong số những người trẻ tuổi là từ nguồn gốc lũ và nhiều người có nguy cơ của cam kết tội phạm.YouthAction có 45 nhân viên toàn thời gian làm việc cho nó, tại trụ sở chính hoặc tại Trung tâm dịch vụ của nó. Nhiều người trong số các dự án địa phương được điều hành bởi các tình nguyện viên giám sát bởi một trong YouthActions của khu vực quản lý hoặc dịch vụ trung tâm giám đốc. Có những nhà quản lý khu vực ba trong tổng số. Hầu hết dịch vụ trung tâm có một nhân viên toàn thời gian thanh toán (thường được gọi là giám đốc Trung tâm dịch vụ) dành riêng cho việc quản lý nó.YouthAction có một cái gì đó giống như 25 khác nhau Dịch vụ trung tâm trên khắp miền nam nước Anh. Mỗi quản lý khu vực chăm sóc khoảng 8 hoặc 9 dịch vụ khác nhau. Trung tâm dịch vụMột dịch vụ này bao gồm một hoặc nhiều dự án đặt căn cứ tại một địa điểm. Ví dụ, một dịch vụ YouthAction Trung tâm trụ sở tại một trường học cũ ở đông London, chạy một câu lạc bộ thanh niên, một loạt các lớp học giáo dục hỗ trợ, một trung tâm drop-in, một phòng khám an sinh thiếu niên và một việc làm giúp bàn. Mỗi người trong số các dự án này được tài trợ một cách riêng biệt. Trung tâm là mở cửa 7 ngày một tuần và các nhóm thanh thiếu niên sử dụng tại chỗ của nó để chạy các hoạt động riêng của họ. Trung tâm là một phần tài trợ bởi chính quyền địa phương, cũng như thông qua sự đóng góp từ thiện. Một trung tâm, trong một phần hơn nông thôn của thế giới, chỉ chạy một dự án, giảng dạy những người trẻ tuổi làm thế nào để trở thành vận động cơ học. Dự án này được tài trợ bởi một nhà sản xuất xe hơi lớn dựa trên vùng thông qua Quỹ xã hội doanh nghiệp của công ty. Trong quá khứ, mỗi dịch vụ trung tâm đã chạy trong một thời trang khá tự trị. Giám đốc Trung tâm dịch vụ bình thường sẽ chịu trách nhiệm về tìm kiếm sau khi cách trung tâm hoạt động, việc làm của nhân viên và gây quỹ để hỗ trợ các hoạt động. Nhà quản lý khu vực có sự giám sát của công việc. YouthAction đã cung cấp hỗ trợ cho tất cả các trung tâm với quản lý tiếp thị, tài chính, quản trị, và một loạt các hoạt động khác theo yêu cầu của Trung tâm. Bất kỳ tài chính để hỗ trợ một trung tâm được trả cho tổ chức từ thiện trực thuộc Trung ương và tiền sau đó được phân bổ cho các trung tâm và các dự án theo yêu cầu. Tất cả tiền lương được trả trực thuộc Trung ương. Dịch vụ trung tâm sẽ quản lý bất kỳ tình nguyện viên làm việc trên dự án tại địa phương. Tuy nhiên, tất cả các tình nguyện viên dự kiến sẽ được đặt thông qua một quá trình kiểm tra với trụ sở chính như nhiều người trong số những người tình nguyện để làm việc với YouthAction sẽ làm việc với những người trẻ dễ bị tổn thương. Quá trình kiểm tra này không luôn luôn xảy ra như là cần.Các nguồn tài trợ của từng dự án sẽ được tùy thuộc vào một hợp đồng đã đồng ý bởi YouthAction và funder. Hợp đồng phác thảo chiều dài của dự án, giá trị của các nguồn tài trợ và bất kỳ khó khăn về làm thế nào các nguồn tài trợ có thể được sử dụng. Trung tâm dịch vụ có thể có 5 hoặc 6 hợp đồng khác nhau tại chỗ để tài trợ tất cả các hoạt động ở giữa. Quản lý của YouthActionHội đồng quản trị YouthAction tin tưởng là nhóm giám sát tổ chức từ thiện và Ban chấp hành quản lý tổ chức từ thiện trên cơ sở ngày. Bảng tin tưởng được tạo thành của giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, và năm cá nhân được rút ra từ cộng đồng và công nghiệp. Các ngày này sang ngày chạy của tổ chức từ thiện được quản lý bởi Hội đồng hành pháp gồm các giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, quản lý hoạt động, giám đốc tiếp thị và giám đốc kinh doanh mới. Ngoài ra, các giám đốc khu vực được yêu cầu là một phần của nhóm khi cần thiết.Tổ chức từ thiện đã đầu tư vào một số Trung tâm nó các hệ thống trong các lĩnh vực như tài chính và tiếp thị. Các hệ thống này đã được mua trong một cách trọn vẹn và không được tích hợp.Mỗi dịch vụ trung tâm sẽ có đội ngũ quản lý riêng của mình để chạy dự án tại Trung tâm của nó, thường do Trung tâm giám đốc hoặc giám đốc khu vực. Các thực hành bình thường là cho dịch vụ trung tâm để báo cáo hàng quý về làm thế nào họ nhận được. Có là không có tiêu chuẩn báo cáo các cơ chế để thu thập dữ liệu.Xem xét các dịch vụ và dự ánThe Trust Board and Executive Committee have been carrying out a major review of the way the charity operates. It is concerned that by having each of the services and projects running autonomously that there is a significant overhead to the charity which could be reduced if much of the management of services was centralised. It is particularly concerned about the investment in IT at a service centre level. It also has significant concerns about the way centres and projects are holding personal data. The charity has recently been reprimanded for failing to keep personal data secure and, in some places, holding incorrect data.One of the conclusions of this review is that the charity should invest in the purchase or development of a management information system.IT ServicesEach service centre has made its own investment in IT, systems for managing projects, and so on. A recent survey of IT being used in centres has shown that the majority of the data used by centres is held in spreadsheets. In several places, centres are connected to systems operated by a third party. These might be local authorities, health services, or other charities, as required by the needs of each individual project. It is common for people working on a project to enter the same data into 2 or 3 different systems, depending upon the structure of the project and who the funder is.The IT survey also indicated that much of the IT equipment used by services is out of date and would not be appropriate for a modern management information system.

Kết quả (Việt) 2:

YouthAction Case Study
Bạn được yêu cầu để phát triển một hệ thống và một số ứng dụng để giúp quản lý các bộ phận của một tổ chức từ thiện, YouthAction. Các tổ chức từ thiện đang chịu sức ép từ các nhà tài trợ của họ để chứng minh giá trị đồng tiền và được quan tâm để thu thập dữ liệu phù hợp để chứng minh như thế nào mỗi dịch vụ mà nó cung cấp đang chạy.
YouthAction là một tổ chức từ thiện có trụ sở ở phía đông nam nước Anh để hỗ trợ những người trẻ thông qua một số các dự án tài trợ. Dịch vụ chính của họ là cung cấp cho các dự án, dự án giúp giới trẻ dễ bị tổn thương để cải thiện cuộc sống của họ trong một số cách phiêu lưu và ngoài trời. Nhiều người trong số những người trẻ tuổi là từ nguồn gốc, bị tước đoạt và nhiều có nguy cơ phạm tội.
YouthAction có 45 nhân viên toàn thời gian làm việc cho nó, hoặc tại trụ sở hoặc tại các trung tâm dịch vụ của mình. Nhiều dự án địa phương đều do các tình nguyện viên giám sát bởi một trong những nhà quản lý khu vực của YouthActions hoặc Giám đốc trung tâm dịch vụ. Có ba quản lý khu vực trong tổng số. Hầu hết các trung tâm dịch vụ có một nhân viên trả fulltime (thường được gọi là giám đốc trung tâm dịch vụ) dành riêng để quản lý nó.
YouthAction có một cái gì đó giống như 25 trung tâm dịch vụ khác nhau trên khắp miền Nam nước Anh. Mỗi giám đốc khu vực trông sau khoảng 8 hoặc 9 dịch vụ khác nhau. Dịch vụ của Trung tâm Dịch vụ được tạo thành từ một hoặc nhiều dự án đặt tại một địa điểm. Ví dụ, một Trung tâm Dịch vụ YouthAction có trụ sở tại một trường học cũ ở Đông London, điều hành một câu lạc bộ thanh niên, một loạt các lớp học hỗ trợ giáo dục, trung tâm thả trong, một phòng khám sức khoẻ vị thành niên và một bàn trợ giúp việc làm. Mỗi dự án được tài trợ một cách riêng biệt. Trung tâm mở cửa 7 ngày một tuần và các nhóm trẻ khác sử dụng cơ sở của nó để chạy hoạt động của mình. Trung tâm là một phần tài trợ của chính quyền địa phương, cũng như thông qua sự đóng góp từ thiện. Trung tâm khác, ở vùng nông thôn nhiều hơn trên thế giới, chỉ chạy một dự án, giảng dạy những người trẻ như thế nào để trở thành cơ động cơ. Dự án này được tài trợ bởi một nhà sản xuất xe hơi lớn có trụ sở tại khu vực thông qua các quỹ doanh nghiệp xã hội của công ty. Trong quá khứ mỗi trung tâm dịch vụ đã chạy trong một thời trang tương tự. Người quản lý trung tâm dịch vụ thông thường sẽ phải chịu trách nhiệm theo dõi sau khi cách trung tâm hoạt động, việc làm của nhân viên và gây quỹ để hỗ trợ các hoạt động. Quản lý khu vực chịu sự giám sát của công việc. YouthAction đã cung cấp hỗ trợ cho tất cả các trung tâm với tiếp thị, quản lý tài chính, quản trị, và một loạt các hoạt động khác theo yêu cầu của trung tâm. Bất kỳ tài chính để hỗ trợ một trung tâm được trả cho các tổ chức từ thiện trực thuộc Trung ương và sau đó tiền được phân bổ cho các trung tâm và dự án theo yêu cầu. Tất cả tiền lương được trả trực thuộc Trung ương. Trung tâm dịch vụ sẽ quản lý bất kỳ tình nguyện viên làm việc trên các dự án tại địa phương. Tuy nhiên tất cả các tình nguyện viên được dự kiến sẽ được đưa qua một quá trình rà soát với các Head Office như nhiều người trong số những người tình nguyện làm việc với YouthAction sẽ được làm việc với những người trẻ tuổi dễ bị tổn thương. Quá trình kiểm tra này không luôn luôn xảy ra như nó phải. Kinh phí của từng dự án sẽ phải chịu một hợp đồng có thoả thuận khác YouthAction và các nhà tài trợ. Hợp đồng vạch ra chiều dài của dự án, giá trị của các nguồn tài trợ và các ràng buộc về cách kinh phí có thể được sử dụng. Một trung tâm dịch vụ có thể có 5 hoặc 6 hợp đồng khác nhau tại chỗ để tài trợ cho tất cả các hoạt động ở trung tâm. Quản lý của YouthAction Các YouthAction Ban Trust là nhóm giám sát các tổ chức từ thiện và Ban chấp hành quản lý các tổ chức từ thiện trên một cơ sở hàng ngày. Ban Trust đang thực hiện của các giám đốc điều hành, Giám đốc Tài chính, và năm cá nhân được rút ra từ cộng đồng và công nghiệp. Những ngày này sang ngày hoạt động của các tổ chức từ thiện được quản lý bởi Ban chấp hành thực hiện của các giám đốc điều hành, Giám đốc Tài chính, Giám đốc điều hành, Giám đốc Marketing và Giám đốc kinh doanh mới. Ngoài ra, Giám đốc khu vực được yêu cầu là một phần của nhóm khi cần thiết. Các tổ chức từ thiện đã đầu tư vào một số hệ thống IT trung tâm trong các lĩnh vực như tài chính và tiếp thị. Các hệ thống này đã được mua theo một cách trọn vẹn và không được tích hợp. Mỗi trung tâm dịch vụ sẽ có đội ngũ quản lý riêng của mình để chạy dự án tại trung tâm của nó, bình thường dưới sự chủ trì của Giám đốc trung tâm hoặc người quản lý khu vực. Việc thực hành bình thường là cho các trung tâm dịch vụ báo cáo hàng quý về cách họ đang nhận được vào. Không có cơ chế báo cáo chuẩn để thu thập dữ liệu. Xem xét các dịch vụ và các dự án Ban Trust và Ban Chấp hành đã được thực hiện một đánh giá lớn của cách tổ chức từ thiện hoạt động. Đó là lo ngại rằng bởi có mỗi dịch vụ và dự án đang chạy tự chủ mà có một trên không đáng kể cho các tổ chức từ thiện mà có thể giảm nếu nhiều việc quản lý các dịch vụ đã được tập trung. Nó đặc biệt quan tâm đến việc đầu tư CNTT ở mức trung tâm dịch vụ. Nó cũng có mối quan tâm đáng kể về các trung tâm và các dự án đường đang nắm giữ dữ liệu cá nhân. Các tổ chức từ thiện gần đây đã bị khiển trách vì không thể giữ được dữ liệu cá nhân an toàn và, ở một số nơi, giữ dữ liệu không chính xác. Một trong những kết luận của tổng quan này là các tổ chức từ thiện nên đầu tư vào việc mua hoặc phát triển của một hệ thống thông tin quản lý. Dịch vụ CNTT Mỗi trung tâm dịch vụ đã thực hiện đầu tư riêng của mình trong lĩnh vực CNTT, hệ thống quản lý dự án, và như vậy. Một cuộc khảo sát gần đây của CNTT đang được sử dụng trong các trung tâm đã chỉ ra rằng phần lớn các dữ liệu được sử dụng bởi các trung tâm được tổ chức trong các bảng tính. Ở một số nơi, các trung tâm được kết nối với hệ thống điều hành bởi một bên thứ ba. Đây có thể là chính quyền địa phương, các dịch vụ y tế, hoặc tổ chức từ thiện khác, theo yêu cầu của các nhu cầu của từng dự án riêng lẻ. Nó được phổ biến cho những người làm việc trên một dự án để vào cùng một dữ liệu thành 2 hoặc 3 hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào cấu trúc của các dự án và người nhà tài trợ là. Cuộc khảo sát IT cũng chỉ ra rằng có rất nhiều các thiết bị CNTT được sử dụng bởi các dịch vụ là ra thời và sẽ không thích hợp cho một hệ thống thông tin quản lý hiện đại.