Meet with the outgoing secretary if

Meet with the outgoing secretary if possible. Have him or her give you the previous meetings' minutes, correspondences, reports, administrative orders, etc.. With any luck, these will already be well organized and ready for you to take them over; if not, read the next step

Get a filing cabinet or a briefcase. These should be provided by your organization, but if they are not, buying used is a good first step and an excellent way to reduce unnecessary expenses on your part or on the part of your organization. There are many filing systems that can be employed for administrative documents like meeting minutes, by-laws and so on; read up on these and determine which is the easiest to follow and the cheapest to implement, and stick to that system. If you received the files in a disorganized mess, you don't want to leave them that way for the next secretary when your tenure is completed

Learn that good organizational skills make a good secretary. If your organization's office is not well organized, this is something that should be addressed right away. Use the office to store all relevant documentation and try to employ the same filing system that you have used on your filing cabinet

Go from small to big when organizing files and documents. Begin by filing all relevant documentation into a filing cabinet or briefcase, and then organize the entire office and organization using the same system, but on a larger scale. That will make the office very user friendly and afford a lot of peace of mind to you and your successor

Kết quả (Việt) 1:

Gặp gỡ với thư ký đi nếu có thể. Có họ cung cấp cho bạn các cuộc họp trước phút, correspondences, báo cáo, hành chính các đơn đặt hàng, vv... Với bất kỳ may mắn, đã này sẽ được tổ chức tốt và đã sẵn sàng cho bạn để đưa họ qua; Nếu không, đọc bước tiếp theoCó được một nội các nộp đơn hoặc một cặp tài liệu. Những nên được cung cấp bởi tổ chức của bạn, nhưng nếu họ không, mua được sử dụng là một bước đầu tiên tốt và một cách tuyệt vời để giảm chi phí không cần thiết trên một phần của bạn hoặc trên một phần của tổ chức của bạn. Có rất nhiều hệ thống nộp đơn có thể được sử dụng cho các tài liệu hành chính như biên bản họp, theo luật pháp và như vậy; đọc trên đó và xác định đó là đơn giản nhất để làm theo và rẻ nhất để thực hiện, và dính vào hệ thống đó. Nếu bạn nhận được các tập tin trong một mess vô tổ chức, bạn không muốn để chúng như vậy cho bộ trưởng sau khi nhiệm kỳ của bạn hoàn thànhTìm hiểu kỹ năng tổ chức tốt làm cho một thư ký tốt. Nếu văn phòng tổ chức của bạn không được tổ chức tốt, đây là điều mà cần được giải quyết ngay lập tức. Sử dụng văn phòng để lưu trữ tất cả các tài liệu có liên quan và cố gắng để sử dụng cùng một hệ thống nộp đơn mà bạn đã sử dụng trên tủ nộp hồ sơ của bạnĐi từ nhỏ đến lớn khi tổ chức các tệp và tài liệu. Bắt đầu bằng cách gửi tất cả các tài liệu có liên quan vào một nội các nộp đơn hoặc cặp tài liệu, và sau đó tổ chức văn phòng toàn bộ và tổ chức bằng cách sử dụng cùng một hệ thống, nhưng trên quy mô lớn hơn. Mà sẽ làm cho văn phòng rất người dùng thân thiện và có khả năng rất nhiều sự an tâm cho bạn và người kế nhiệm của bạn

Kết quả (Việt) 2:

Gặp gỡ với thư ký đi nếu có thể. Có anh hoặc cung cấp cho bạn những cuộc họp trước 'phút, thư từ, báo cáo, mệnh lệnh hành chính, vv .. Với bất kỳ may mắn, những đã được tổ chức tốt và sẵn sàng cho bạn để đưa họ lên; nếu không, hãy đọc các bước tiếp theo Nhận một tủ hồ sơ hoặc một chiếc cặp. Những nên được cung cấp bởi tổ chức của bạn, nhưng nếu họ không, mua được sử dụng là một bước đầu tiên tốt và một cách tuyệt vời để giảm chi phí không cần thiết trên một phần của bạn hoặc trên một phần của tổ chức của bạn. Có rất nhiều hệ thống nộp đơn có thể được sử dụng cho các văn bản hành chính như biên bản cuộc họp, theo pháp luật và như vậy; đọc lên trên những điều này và xác định đó là dễ nhất để làm theo và rẻ nhất để thực hiện, và dính vào hệ thống đó. Nếu bạn nhận được các tập tin trong một mớ hỗn độn vô tổ chức, bạn không muốn để lại cho họ theo cách đó cho thư ký tới khi nhiệm kỳ của bạn được hoàn Tìm hiểu rằng kỹ năng tổ chức tốt làm cho một thư ký tốt. Nếu văn phòng của tổ chức của bạn không được tổ chức tốt, đây là một cái gì đó cần được giải quyết ngay lập tức. Sử dụng văn phòng để lưu trữ tất cả các tài liệu có liên quan và cố gắng sử dụng các hệ thống hồ sơ tương tự mà bạn đã sử dụng vào tủ hồ sơ của bạn Đi từ nhỏ đến lớn khi tổ chức các tập tin và tài liệu. Bắt đầu bằng cách nộp tất cả các tài liệu có liên quan vào một tủ hồ sơ hoặc cặp tài liệu, và sau đó tổ chức toàn bộ văn phòng và tổ chức sử dụng cùng một hệ thống, nhưng trên một quy mô lớn hơn. Điều đó sẽ làm cho các văn phòng rất thân thiện với người dùng và khả năng rất nhiều sự an tâm cho bạn và người kế nhiệm của bạn