Determining Types Of Additional Con

Determining Types Of Additional Control
Almost universally, the best way to respond to insufficient control is to implement additional control. Determining the appropriate types of additional control is a three-step process:

Identify symptoms of insufficient control.

Perform root cause analysis (i.e., what is behind the symptom?).

Outline a new control process.

When you see any of the symptoms discussed, or other symptoms that you consider indicative of insufficient project control, you need to determine what is actually behind those symptoms. In the absence of hard metrics and historical data, you can attempt root cause analysis based on your own experience. However, to the greatest degree possible, strive to find causes by studying actual data.

Typically, an area of insufficient control may manifest itself in several symptoms. For example, the mere absence of a project plan can lead to every one of the symptoms described. Additionally, the lack of several control mechanisms may all be combining their impact within one symptom. In any event, you need to analyze the symptoms carefully and ask repeatedly, “What is causing this to happen?” If need be, bring in some of your senior technical personnel for a brainstorming or Delphi session.

When you think you’ve found a cause for a symptom, ask again, “What is causing this to happen?” Keep going backward through the causal chain until you think you have found the root cause. You should regard as root causes those areas that you can potentially affect by implementing additional controls.

While performing root cause analysis, you need to examine how root causes can be reduced or eliminated by developing and implementing additional controls in any or all of the following four categories of control processes:

management processes,

engineering processes,

support processes, and

project interface with other groups.

Increasing Control of Management Processes
One of the first areas to investigate is whether you can eliminate one or more of your root causes by increasing your control over the key management processes on your project. These processes include:

your own processes for project planning,

your own processes for project tracking and oversight,

the requirements management process,

the configuration management process, and

the defect management process.

Some of these processes may not seem to be internal to your project. For example, the configuration management group may be external to your project.

However, you may be having configuration problems precisely because you need some configuration management activities to be internal to your project, but they are not being performed. Hence, just because some of the management activity is the responsibility of a group external to your project, you may still have to implement some controls to ensure that everything that needs to occur within your project, does occur.

Increasing Control of Engineering Processes
When examining the possibility of reducing or eliminating root causes through increased control of engineering processes, examine your engineering processes in reverse lifecycle order. For example, you may examine the impact of implementing increased control over:

software system test,

software integration test,

software unit test,

software inspection and review,

software development,

software detail design,

software preliminary design, and

software requirements specification.

The reason for examining engineering disciplines in reverse lifecycle order is to further your insights into potential root causes (see Figure 18). For example, by examining root causes relating to software integration testing, you may discover issues that are actually caused by lack of controls relating to software unit testing. Similarly, problems in software unit testing may be related to a lack of controls in the area of software development.

Click To expand
Figure 18: Engineering of Reverse Development Control
By working in reverse lifecycle order, it is often easier to see cause and effect relationships between earlier lifecycle control inadequacies and later lifecycle problems.

Increasing Control of Support Processes
A variety of support processes may be affecting your project. Generally, if you are using support processes, they can have a substantial impact on the overall success of your project. These processes include:

administrative support,

documentation support,

human resources support,

shipping and receiving support, and

training support.

Unless the support processes are internal to your project, there is relatively little you can do to control these processes directly. However, you typically will have some influence over your interaction with these groups. You may be able to increase your control indirectly by, for example, becoming more specific about what you will provide to them and what you need them to provide to you.

Increasing Control of Project Interface with Other Groups
Other groups that you may need to interact with that are not explicitly considered support groups include:

beta-test groups,

customer groups,

marketing,

proposal teams,

research labs, and

systems engineering.

These groups often can influence the long-term success of your project significantly, but may also make considerable demands in the near term. Some project symptoms may be directly traceable to insufficient project controls relating to how you interact with these groups.

As with support groups, your primary option for increasing control over the impact that these groups has on your project is to increase the amount of control you have over how your project interfaces with them. You can potentially diagnose interface problems as a function of any of the following symptoms:

feature creep,

resource distractions (to work on proposals, committees, etc.),

inadequate quality in items provided by external groups,

repeated rejection by external groups of provided information or products,

poor quality of information or products received from external groups, and

ongoing changes in the stated needs of external groups.

Generally, as organizations become progressively larger, the opportunity for specialization increases and the need to interact and coordinate with other projects or groups becomes more apparent. Sometimes the need to interact with an external group results in a net loss of value to the project. That is, the project may need to expend a significant amount of time working with the external group, and the project receives, in return, little or nothing of obvious benefit. However, such interactions are typically intended to benefit the overall organization. For example, providing technical resources to help write a proposal is almost entirely an expense to the project (in time, though typically not in dollars), with no obvious benefit to the project. However, a year later, when the project is wrapping up, and there are new projects to transfer personnel to, the organizational and personal benefits become obvious.

Kết quả (Việt) 1:

Xác định loại điều khiển bổ sung
gần như phổ, cách tốt nhất để đáp ứng với không đủ điều khiển là để thực hiện kiểm soát bổ sung. Xác định các loại bổ sung điều khiển thích hợp là một quá trình ba bước:

xác định các triệu chứng của kiểm soát không đủ.

Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc (tức là, những gì là đằng sau các triệu chứng?).

Phác thảo một quá trình điều khiển mới.

Khi bạn nhìn thấy bất kỳ triệu chứng thảo luận, hoặc các triệu chứng khác mà bạn xem xét chỉ của dự án không đủ điều khiển, bạn cần phải xác định những gì là thực sự đằng sau những triệu chứng. Nếu không có số liệu cứng và dữ liệu lịch sử, bạn có thể cố gắng phân tích nguyên nhân gốc dựa trên kinh nghiệm của riêng bạn. Tuy nhiên, đến mức độ lớn nhất có thể, cố gắng tìm nguyên nhân của nghiên cứu dữ liệu thực tế.

Thông thường, diện tích là không đủ điều khiển có thể biểu hiện bản thân trong một số triệu chứng. Ví dụ, khi không chỉ có một kế hoạch dự án có thể dẫn đến mỗi một trong số các triệu chứng được mô tả. Ngoài ra, việc thiếu một số kiểm soát cơ chế có thể tất cả kết hợp tác động của họ trong một triệu chứng. Trong mọi trường hợp, bạn cần phải phân tích các triệu chứng một cách cẩn thận và yêu cầu liên tục, "những gì gây ra điều này xảy ra?"Nếu cần thiết, mang lại một số của bạn nhân viên kỹ thuật cao cấp cho một động não hoặc Delphi phiên.

Khi bạn nghĩ rằng bạn đã tìm thấy một nguyên nhân cho một triệu chứng, yêu cầu một lần nữa, "Những gì gây ra điều này xảy ra?" Tiếp tục đi ngược trở lại thông qua các chuỗi nhân quả cho đến khi bạn nghĩ rằng bạn đã tìm thấy nguyên nhân gốc. Bạn nên quan tâm như là nguyên nhân gốc rễ những khu vực mà bạn có thể có khả năng ảnh hưởng đến bằng cách thực hiện bổ sung điều khiển.

Trong khi tiến hành phân tích nguyên nhân gốc, bạn cần phải kiểm tra làm thế nào nguyên nhân gốc rễ có thể được giảm hoặc loại bỏ bằng cách phát triển và thực hiện bổ sung điều khiển trong bất kỳ hoặc tất cả bốn loại sau đây của quá trình kiểm soát:

quy trình quản lý,

kỹ thuật quá trình,

hỗ trợ quá trình, và

dự án giao diện với các nhóm khác.

Tăng kiểm soát quy trình quản lý
một trong các lĩnh vực đầu tiên để điều tra là cho dù bạn có thể loại bỏ một hoặc nhiều nguyên nhân gốc rễ của bạn bằng cách tăng của bạn kiểm soát các quá trình quản lý chủ chốt trên dự án của bạn. Các quá trình này bao gồm:

quy trình riêng của bạn cho dự án quy hoạch,

quy trình riêng của bạn cho dự án theo dõi và giám sát,

quá trình quản lý yêu cầu,

quá trình quản lý cấu hình, và

quá trình quản lý lỗi.

Một số các quá trình này có thể không có vẻ để được nội bộ cho dự án của bạn. Ví dụ, nhóm quản lý cấu hình có thể được bên ngoài để dự án của bạn.

Tuy nhiên, bạn có thể gặp vấn đề cấu hình chính xác bởi vì bạn cần một số hoạt động quản lý cấu hình được nội bộ cho dự án của bạn, nhưng họ đang không được thực hiện. Do đó, chỉ vì một số các hoạt động quản lý là trách nhiệm của một nhóm bên ngoài dự án của bạn, bạn có thể vẫn còn phải thực hiện một số điều khiển để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ mà cần phải xảy ra trong dự án của bạn, xảy ra.

Tăng quyền kiểm soát quá trình kỹ thuật
khi kiểm tra khả năng của việc giảm hoặc loại bỏ nguyên nhân gốc rễ thông qua tăng quyền kiểm soát kỹ thuật quá trình, kiểm tra quy trình kỹ thuật của bạn theo thứ tự đảo ngược đời. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra tác động của việc thực hiện tăng cường kiểm soát trên:

kiểm tra hệ thống phần mềm,

phần mềm tích hợp kiểm tra,

phần mềm thử nghiệm đơn vị,

phần mềm kiểm tra và xem xét,

phát triển phần mềm,

phần mềm thiết kế chi tiết,

thiết kế sơ bộ phần mềm, và

phần mềm yêu cầu đặc điểm kỹ thuật.

Là lý do cho kiểm tra các lĩnh vực kỹ thuật theo thứ tự đảo ngược vòng đời là để tiếp tục của bạn cái nhìn sâu vào tiềm năng nguyên nhân gốc rễ (xem hình 18). Ví dụ, bằng cách kiểm tra gốc gây ra liên quan đến phần mềm tích hợp thử nghiệm, bạn có thể khám phá ra vấn đề thực sự xảy ra do thiếu điều khiển liên quan đến đơn vị phần mềm thử nghiệm. Tương tự, các vấn đề trong phần mềm đơn vị thử nghiệm có thể được liên quan đến một thiếu kiểm soát trong lĩnh vực phát triển phần mềm.

Bấm vào để mở rộng
hình 18: kỹ thuật của đảo ngược phát triển Control
bằng cách làm việc theo thứ tự đảo ngược vòng đời, nó thường dễ dàng hơn để xem nguyên nhân và có hiệu lực mối quan hệ giữa bất cập kiểm soát vòng đời trước đó và sau đó vòng đời vấn đề.

Tăng quyền kiểm soát của hỗ trợ quá trình
một số hỗ trợ quá trình có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Nói chung, nếu bạn đang sử dụng hỗ trợ quá trình, họ có thể có một tác động đáng kể vào sự thành công tổng thể của dự án của bạn. Các quá trình này bao gồm:

hỗ trợ hành chính,

tài liệu hỗ trợ,

hỗ trợ nguồn nhân lực,

vận chuyển và nhận được hỗ trợ, và

hỗ trợ đào tạo.

Trừ khi quá trình hỗ trợ nội bộ cho dự án của bạn, đó là tương đối ít bạn có thể làm để kiểm soát các quá trình trực tiếp. Tuy nhiên, bạn thường sẽ có một số ảnh hưởng trên của bạn tương tác với các nhóm này. Bạn có thể có thể để tăng quyền kiểm soát của bạn gián tiếp bằng, ví dụ, trở thành chi tiết cụ thể về những gì bạn sẽ cung cấp cho họ và những gì bạn cần họ để cung cấp cho bạn.

Tăng kiểm soát giao diện dự án với các nhóm khác
bao gồm các nhóm mà bạn có thể cần phải tương tác với mà không rõ ràng được xem nhóm hỗ trợ:

thử nghiệm beta nhóm,

nhóm khách hàng,

tiếp thị,

đề nghị đội,

nghiên cứu phòng thí nghiệm, và

hệ thống kỹ thuật.

Các nhóm này thường có thể ảnh hưởng đến sự thành công lâu dài của dự án của bạn một cách đáng kể, nhưng cũng có thể làm cho nhu cầu đáng kể trong ngắn hạn. Một số triệu chứng dự án có thể trực tiếp theo dõi để điều khiển dự án không đủ liên quan đến cách bạn tương tác với các nhóm này.

Như với nhóm hỗ trợ, lựa chọn chính của bạn để tăng quyền kiểm soát trên tác động các nhóm đã vào dự án của bạn là tăng số tiền kiểm soát bạn có trên làm thế nào dự án của bạn giao diện với họ. Bạn có khả năng có thể chẩn đoán vấn đề giao diện như là một chức năng của bất kỳ triệu chứng sau đây:

tính năng leo,

tài nguyên các phiền nhiễu (để làm việc về đề xuất, Ủy ban, v.v..),

không đủ chất lượng trong các mục được cung cấp bởi bên ngoài nhóm,

lặp đi lặp lại từ chối bởi nhóm bên ngoài cung cấp thông tin hoặc sản phẩm,

kém chất lượng của thông tin hoặc sản phẩm nhận được từ các nhóm bên ngoài, và

liên tục thay đổi trong nhu cầu đã mô tả của nhóm bên ngoài.

Nói chung, như tổ chức trở nên dần dần lớn hơn, cơ hội cho chuyên gia tăng và sự cần thiết để tương tác và phối hợp với dự án hoặc nhóm khác trở nên rõ ràng hơn. Đôi khi cần phải tương tác với một nhóm bên ngoài kết quả ròng mất giá trị cho dự án. Có nghĩa là, dự án có thể cần để expend một số lượng đáng kể thời gian làm việc với nhóm bên ngoài, và các dự án nhận được, ngược lại, ít hoặc không có gì của lợi ích rõ ràng. Tuy nhiên, tương tác như vậy thường nhằm đem lại lợi ích tổ chức tổng thể. Ví dụ, cung cấp các nguồn lực kỹ thuật để giúp viết một đề xuất là gần như hoàn toàn một chi phí cho dự án (trong thời gian, mặc dù thường không bằng đô la), với không có lợi ích rõ ràng cho dự án. Tuy nhiên, một năm sau đó, khi dự án là gói lên, và có những dự án mới để chuyển nhân viên, tổ chức và cá nhân lợi ích trở nên rõ ràng.