Time Equations to Capture Complexit

Time Equations to Capture Complexity
So far, we have relied on an important simplifying assumption that all orders or transactions of a particular type are the same and require the same amount of time to process. But time-driven ABC does not demand this simplification. It can accommodate the complexity of real-world operations by incorporating time equations, a new feature that enables the model to reflect how order and activity characteristics cause processing times to vary. Time equations greatly simplify the estimating process and produce a far more accurate cost model than would be possible using traditional ABC techniques.
The key insight is that although transactions can easily become complicated, managers can usually identify what makes them complicated. The variables that affect most such activities can often be precisely specified and are typically already recorded in a company’s information systems. To take an example, let’s assume a manager is looking at the process of packaging a chemical for shipment. In this situation, complexity arises from the potential need for special packaging and the additional demands of air as opposed to ground transportation.
Let’s say that if the chemical is already packaged in a way that meets standard requirements, it should take 0.5 minutes to prepare it for shipment. If the item requires a new package, however, the manager estimates, either from experience or from making several observations, that an additional 6.5 minutes will be required to supply the new packaging. And if the item is to be shipped by air, he or she knows (or can quickly determine) that it will take about 2 minutes to put the package in an air-worthy container.
This information allows the manager to estimate the time required for the packaging process:
Packaging Time = 0.5 + 6.5 [if special packaging required] + 2.0 [if shipping by air]
Many companies’ ERP systems already store data on order, packaging, distribution method, and other characteristics. These order- and transaction-specific data enable the particular time demands for any given order to be quickly determined using a calculation like the one above.
Thanks to this extension, the time-driven approach to ABC can capture the complexities of business far more simply than the traditional ABC system could, which might well have had to account for varying transaction times by treating each variant of the process as a distinct activity. Consider the case of Hunter Corporation (not its real name), a large, multinational distributor of scientific products, whose 27 facilities process more than one million orders each month to distribute up to 300,000 different product SKUs to 25,000 customers. Its old ABC model required that employees in its inside sales department (the salespeople handling phone and Internet orders rather than dealing with customers face-to-face) estimate each month the percentage of their time that they spend on three activities: customer setup, order entry, and order expediting.
With the time-driven approach, Hunter’s ABC team of analysts was able to group the three activities into a single departmental process, called inside sales order entry. The team learned that it took about 5 minutes to enter the basic order information, plus 3 minutes for each line item, and an additional 10 minutes if the order had to be expedited. If the customer were new, 15 more minutes would be required to set up the customer in the company’s computer system.
Following the approach described earlier, the previous three-activity model was replaced by a single time equation:
Inside Sales Order Entry Process Time = 5 + (3 × number of line items) + 15 [if new customer] + 10 [if expedited order]
This was straightforward to implement since Hunter’s ERP system already tracked the number of line items for each order and included fields that identified whether it was a rush order and whether the customer was new. The model multiplied the estimated sales process time by the departmental cost per minute to arrive at the cost of processing each order. Hunter could now obtain a more accurate and nuanced estimate of its costs in the unit while simultaneously reducing the complexity of the process for gathering and analyzing the data. Hunter has since rolled out time-driven ABC over all its operations. The results have been dramatic:
• Hunter has reduced the number of items tracked from 1,200 activities to 200 department processes.
• Managers can add complexity to the model by simply adding new elements to the time equations, which places less strain on Hunter’s accounting system than incorporating new activities would.
• Cost estimates are now based on actual order characteristics and direct observations of processing times, not on subjective estimates of where and how people spend their time.
• The new model is easier to validate. Hunter can reconcile the total process time—that is, the total absolute time spent on all the activities tracked i

Kết quả (Việt) 2:

Thời gian Equations để Capture Complexity
Cho đến nay, chúng tôi đã dựa trên một giả định đơn giản hóa quan trọng mà tất cả các đơn đặt hàng hoặc giao dịch của một loại hình cụ thể là như nhau và đòi hỏi một lượng thời gian để xử lý. Nhưng thời gian hướng ABC không yêu cầu đơn giản hóa này. Nó có thể chứa sự phức tạp của các hoạt động thực tế bằng cách kết hợp các phương trình thời gian, một tính năng mới cho phép các mô hình để phản ánh như thế nào để hoạt động và đặc điểm gây biến lần thay đổi. Phương trình thời gian, đơn giản hóa quá trình lập dự toán và sản xuất một mô hình chi phí xa chính xác hơn sẽ có thể sử dụng các kỹ thuật truyền thống ABC.
Sự thấu hiểu chính là mặc dù giao dịch có thể dễ dàng trở nên phức tạp, các nhà quản lý thường có thể xác định những gì làm cho chúng phức tạp. Các biến có ảnh hưởng đến các hoạt động như vậy nhất thường có thể được xác định một cách chính xác và thường đã được ghi lại trong các hệ thống thông tin của công ty. Để lấy một ví dụ, chúng ta hãy giả định một người quản lý đang nhìn vào quá trình đóng gói một hóa chất cho các lô hàng. Trong tình huống này, phức tạp nảy sinh từ nhu cầu tiềm năng để đóng gói đặc biệt và nhu cầu bổ sung không khí như trái ngược với mặt đất vận chuyển.
Hãy nói rằng nếu hóa chất này đã được đóng gói trong một cách đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn, nó phải mất vài phút 0.5 để chuẩn bị cho lô hàng. Nếu mặt hàng đòi hỏi một gói phần mềm mới, tuy nhiên, dự toán quản lý, hoặc là từ kinh nghiệm hay từ làm cho một số quan sát, mà thêm một phút 6.5 sẽ được yêu cầu cung cấp bao bì mới. Và nếu các mặt hàng được được vận chuyển bằng đường hàng không, anh ta hoặc cô ấy biết (hoặc có thể nhanh chóng xác định) mà nó sẽ mất khoảng 2 phút để đặt các gói trong một thùng máy xứng đáng.
Thông tin này cho phép người quản lý để ước lượng thời gian cần thiết cho quá trình đóng gói:
Bao bì Thời gian = 0.5 + 6.5 [nếu có yêu cầu đóng gói đặc biệt] + 2.0 [nếu vận chuyển bằng đường hàng không]
hệ thống ERP Nhiều công ty 'đã lưu trữ dữ liệu về trình tự, bao bì, phương thức phân phối, và các đặc điểm khác. Những mỗi phiên và giao dịch cụ dữ liệu cho phép các yêu cầu thời gian cụ thể cho bất kỳ thứ tự nhất định để được nhanh chóng xác định bằng tính toán như trên.
Nhờ phần mở rộng này, cách tiếp cận thời gian điều khiển để ABC có thể nắm bắt được những phức tạp của doanh nghiệp đến nay đơn giản hơn hơn so với hệ thống ABC truyền thống có thể, mà cũng có thể đã có tài khoản cho thay đổi thời gian giao dịch bằng cách xử lý mỗi biến thể của quá trình này là một hoạt động riêng biệt. Hãy xem xét trường hợp của Hunter Corporation (không phải tên thật của nó), một nhà phân phối đa quốc gia lớn các sản phẩm khoa học, với 27 cơ sở xử lý hơn một triệu đơn đặt hàng mỗi tháng để phân phối lên đến 300.000 sản phẩm khác nhau SKU đến 25.000 khách hàng. Yêu cầu mô hình ABC cũ của nó là nhân viên trong bộ phận bán hàng bên trong của nó (điện thoại xử lý nhân viên bán hàng và đơn đặt hàng Internet hơn là đối phó với khách hàng phải đối mặt-đối-mặt) ước tính mỗi tháng tỷ lệ phần trăm thời gian của họ rằng họ chi tiêu vào ba hoạt động: thiết lập khách hàng, trật tự nhập cảnh, và để xúc tiến.
với cách tiếp cận thời gian điều khiển, nhóm ABC Hunter của các nhà phân tích đã có thể nhóm ba hoạt động thành một quy trình khoa duy nhất, gọi là bên nhập lệnh bán hàng. Nhóm nghiên cứu đã học được rằng phải mất khoảng 5 phút để nhập thông tin cơ bản để, cộng với 3 phút cho mỗi mục dòng, và thêm 10 phút nếu lệnh đã được giải quyết nhanh. . Nếu khách hàng bị mới, hơn 15 phút sẽ được yêu cầu để thiết lập các khách hàng trong hệ thống máy tính của công ty
Theo cách tiếp cận được mô tả trước đó, các mô hình ba hoạt động trước đó đã được thay thế bằng một phương trình thời gian duy nhất:
Bên bán hàng Order Entry Process Thời gian = 5 + (3 × số mục hàng) + 15 [nếu khách hàng mới] + 10 [tự nếu nhanh]
Đây là đơn giản để thực hiện kể từ khi hệ thống ERP của Hunter đã theo dõi số lượng của các mục hàng cho mỗi đơn hàng và bao gồm các lĩnh vực mà xác định xem nó là một trật tự cao điểm và liệu các khách hàng là mới. Mô hình nhân với thời gian quá trình bán hàng ước tính chi phí của bộ mỗi phút để đi đến các chi phí xử lý mỗi đơn hàng. Hunter bây giờ có thể có được một ước tính chính xác hơn và sắc thái của chi phí trong đơn vị, đồng thời làm giảm sự phức tạp của quá trình để thu thập và phân tích dữ liệu. Kể từ Hunter đã tung ra ABC thời gian định hướng với mọi hoạt động của nó. Các kết quả đã được ấn tượng:
• Hunter đã làm giảm số lượng các mục theo dõi từ 1.200 hoạt động đến 200 quá trình bộ phận.
• Các nhà quản lý có thể thêm phức tạp cho mô hình đơn giản bằng cách thêm các yếu tố mới để các phương trình thời gian, mà những nơi ít căng thẳng trên hệ thống kế toán của Hunter hơn kết hợp các hoạt động mới sẽ.
• chi phí ước tính hiện nay dựa trên những đặc điểm tự thực tế và quan sát trực tiếp của thời gian xử lý, chứ không phải trên các ước tính chủ quan của nơi và làm thế nào mọi người dành thời gian của họ.
• các mô hình mới là dễ dàng hơn để xác nhận. Hunter có thể dung hòa các quá trình tổng thời gian mà là tổng thời gian tuyệt đối dành cho tất cả các hoạt động theo dõi tôi