My company Ellipse is a small team

My company Ellipse is a small team of 40 staff, so we’re much like an SME, but being part of a multi-national insurer we share a more corporate atmosphere too. That provides me with two different perspectives on internal communications. For larger companies this is an area which requires a coherent strategy and dedicated resource, with staff from many different backgrounds, located around the world, this isn’t surprising and is indeed essential for success. But for many SMEs, who are busy working hard and growing their businesses, this often isn’t a major concern. But should it be?

Effective internal communication helps ensure that all members of the organisation are working collaboratively towards a common goal. It develops a cohesive culture and empowers employees to make the right decisions in line with the organisation’s goals. This in turn leads to greater efficiency and productivity and improves customer service. These outputs are relevant to every organisation, so size really shouldn’t matter in this respect.

But SMEs shouldn’t assume that good internal communications is a natural product of a small team. Often communicating and sharing information with colleagues is overlooked as everyone concentrates on getting work done and it’s often the more subtle messages that get missed. That is the inevitable consequence of success and it’s the reality especially at start up stage. Good internal communications is not just about major company announcements, it’s an ongoing, open dialogue between all those that need to know. As the business grows, you need to think about greater process discipline, but also the communications strategy and structure which binds your team together. Both of those are essential for long term business success.

So although I’m not suggesting SMEs need to over-engineer their approach in this area, there are some simple steps which can make a real difference.

Firstly, review where you are now and where you’d like to be. It is quite interesting undertaking this review from a top down and also a bottom up approach. We setup a working group of junior staff from across the business to look at this first in a workshop format. They looked at a wide variety of aspects, from company policy announcements and business updates through to transferring calls and emails from customers onto other departments. Their observations and recommendations were then combined with a senior management view, which gives a much broader perspective of macro and micro issues.

You can then start to address any weaknesses and although your solutions will be very specific to your own circumstances, here are examples of some effective tools we use:

Kết quả (Việt) 1:

Công ty của tôi hình elip là một nhóm nhỏ của 40 nhân viên, do đó, chúng tôi giống như một doanh nghiệp, nhưng là một phần của một doanh nghiệp bảo hiểm đa quốc gia chúng tôi chia sẻ một bầu không khí nhiều công ty quá. Mà cung cấp cho tôi với hai quan điểm khác nhau về liên lạc nội bộ. Cho các công ty lớn hơn, đây là một khu vực mà đòi hỏi một mạch lạc chiến lược và nguồn lực chuyên dụng, với các nhân viên từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nằm trên toàn thế giới, điều này không phải là đáng ngạc nhiên và thực sự cần thiết cho sự thành công. Nhưng cho nhiều doanh nghiệp nhỏ, những người đang bận rộn làm việc chăm chỉ và phát triển doanh nghiệp của họ, điều này thường không phải là một mối quan tâm lớn. Nhưng nó nên?Hiệu quả giao tiếp nội bộ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên của tổ chức đang làm việc hợp tác hướng tới một mục tiêu chung. Nó phát triển một nền văn hóa gắn kết và trao quyền cho nhân viên để làm cho các quyết định đúng đắn phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này lần lượt dẫn đến hiệu quả và năng suất cao hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng. Các kết quả đầu ra có liên quan đến mọi tổ chức, do đó, kích thước thực sự không nên quan trọng trong sự tôn trọng này.Nhưng DNN & v không nên giả định rằng liên lạc nội bộ tốt là một sản phẩm tự nhiên của một nhóm nhỏ. Thường giao tiếp và chia sẻ thông tin với các đồng nghiệp là bị bỏ qua vì tất cả mọi người tập trung vào nhận được công việc làm và nó thường là các thông điệp tinh tế mà có được bỏ qua. Đó là những hậu quả không thể tránh khỏi của sự thành công và đó là thực tế đặc biệt là lúc bắt đầu lên sân khấu. Tốt liên lạc nội bộ không phải là thông báo công ty chỉ khoảng lớn, nó là một cuộc đối thoại đang diễn ra, mở giữa tất cả những người cần phải biết. Theo các doanh nghiệp phát triển, bạn cần phải suy nghĩ về lớn hơn quá trình kỷ luật, nhưng cũng là chiến lược truyền thông và cấu trúc mà liên kết với nhóm của bạn với nhau. Cả hai của những người là rất cần thiết cho sự thành công kinh doanh dài hạn.Vì vậy, mặc dù tôi không thấy DNVVN cần quá kỹ sư của phương pháp tiếp cận trong lĩnh vực này, đó là một số bước đơn giản mà có thể làm cho một sự khác biệt thực sự.Trước hết, xem xét nơi bạn đang có bây giờ và nơi bạn muốn. Nó là khá thú vị thực hiện đánh giá này từ một từ trên xuống và dưới lên phương pháp tiếp cận. Chúng tôi thiết lập một nhóm làm việc của các nhân viên học cơ sở từ trên khắp các doanh nghiệp để xem xét điều này đầu tiên trong một định dạng hội thảo. Họ đã xem xét nhiều khía cạnh, từ công ty chính sách thông báo và thông tin Cập Nhật kinh doanh thông qua để chuyển các cuộc gọi và email từ khách lên phòng ban khác. Quan sát và khuyến nghị của họ đã được sau đó kết hợp với một cái nhìn cao cấp quản lý, mà cung cấp cho một cái nhìn rộng hơn nhiều của vĩ mô và vi mô vấn đề.Bạn có thể sau đó bắt đầu để giải quyết bất kỳ điểm yếu và mặc dù các giải pháp của bạn sẽ rất cụ thể đối với trường hợp riêng của bạn, dưới đây là ví dụ về một số công cụ hiệu quả mà chúng tôi sử dụng:

Kết quả (Việt) 2:

Công ty của tôi Ellipse là một nhóm nhỏ của 40 nhân viên, vì thế chúng tôi giống như một SME, nhưng là một phần của một công ty bảo hiểm đa quốc gia, chúng tôi chia sẻ một bầu không khí hợp tác hơn nữa. Điều đó cung cấp cho tôi với hai quan điểm khác nhau về thông tin liên lạc nội bộ. Đối với các công ty lớn hơn đây là lĩnh vực đòi hỏi một chiến lược nhất quán và tài nguyên dành riêng, với đội ngũ nhân viên từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nằm ​​trên toàn thế giới, điều này là không đáng ngạc nhiên và thực sự là điều cần thiết cho sự thành công. Nhưng đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, những người đang bận rộn làm việc chăm chỉ và phát triển doanh nghiệp của họ, điều này thường không phải là một mối quan tâm lớn. Nhưng nó nên được? Liên lạc nội bộ hiệu quả sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên của tổ chức được cộng tác làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Nó phát triển một nền văn hóa gắn kết và trao quyền cho nhân viên để đưa ra quyết định phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này sẽ dẫn đến hiệu quả cao hơn và năng suất và cải thiện dịch vụ khách hàng. Những kết quả đầu ra có liên quan đến mọi tổ chức, vì vậy kích thước thực sự không nên quan trọng trong lĩnh vực này. Nhưng doanh nghiệp nhỏ không nên cho rằng thông tin liên lạc nội bộ tốt là một sản phẩm tự nhiên của một đội bóng nhỏ. Thường giao tiếp và chia sẻ thông tin với các đồng nghiệp đang bị bỏ qua như tất cả mọi người tập trung vào thành công việc thực hiện và nó thường là thông điệp tinh tế hơn mà có được bỏ qua. Đó là hậu quả tất yếu của sự thành công và nó là thực tế nhất là lúc bắt đầu lên sân khấu. Thông tin liên lạc nội bộ tốt không chỉ là thông báo công ty lớn, nó là một liên tục, đối thoại cởi mở giữa tất cả những người cần phải biết. Khi việc kinh doanh phát triển, bạn cần phải suy nghĩ về kỷ luật cao hơn quá trình, nhưng cũng có những chiến lược truyền thông và cơ cấu mà liên kết với nhóm của bạn với nhau. Cả hai của những người là rất cần thiết cho sự thành công kinh doanh lâu dài. Vì vậy, mặc dù tôi không cho DNVVN cần đến hơn-kỹ sư tiếp cận của họ trong lĩnh vực này, có một số bước đơn giản mà có thể làm cho một sự khác biệt thực sự. Thứ nhất, xem xét nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn để có. Đó là cam kết khá thú vị này xem xét từ một từ trên xuống và từ dưới lên cũng là một cách tiếp cận. Chúng tôi thiết lập một nhóm làm việc của đội ngũ nhân viên trẻ đến từ khắp các doanh nghiệp để xem xét điều này lần đầu tiên trong một định dạng hội thảo. Họ nhìn nhiều khía cạnh, từ thông báo chính sách công ty và cập nhật thông qua các doanh nghiệp để chuyển các cuộc gọi và email từ các khách hàng vào các bộ phận khác. Quan sát và khuyến nghị của họ sau đó được kết hợp với một quan điểm quản lý cấp cao, trong đó cung cấp một cái nhìn rộng hơn nhiều các vấn đề vĩ mô và vi mô. Sau đó bạn có thể bắt đầu để giải quyết bất kỳ điểm yếu và mặc dù các giải pháp của bạn sẽ rất cụ thể với hoàn cảnh riêng của bạn, đây là những ví dụ của một số công cụ có hiệu quả chúng ta sử dụng: