II PROCEDURESA) TRANSFERRING TO CIT

II PROCEDURES

A) TRANSFERRING TO CITY LEDGER

1. General
The main sources of income of hotels are:
(a) Rooms
(b) Food and beverages
(c) Other Department Sales
(d) Income from Concessions
(e) Rental of shops and Show-cases, etc.
These can be settled by one of the following methods:
(a) Cash
(b) Credit Cards
(c) Authorized credit arrangement with travel agencies and Commercial firms, and occasionally with individuals.
In the hotel accounting system, Guest and City Ledger Accounts are introduced to record these receivable transactions.

2. Guest Ledger Transactions
While guests are in-house, guest’s bills are filed in room number sequence, together with the registration cards and guest folio. The Billing Clerk must verify the signatures on checks against the guest’s registration cards before posting.
On departure, if the guest chooses to settle his account by cash, the folio will be closed off and passes to the Night Auditor. If credit card or other form of credit arrangement is to be used, the folio and supporting checks are passed to Accounts Receivable for posting onto the Accounts Receivable sub-ledger before filing

3. City Ledger Transactions
After verification by the Audit Section, all City Ledger charges are to be passed to the Accounts Receivable Section for further processing onto the individual sub-ledger accounts.
Adjustments or transfers will be done through the Rebate Journal as approved by the GM/Controller.
Soon after the charges are posted to the individual City Ledger accounts and reconciled, copies of Guest checks are filed with each account in alphabetical order. They will be presented to the customers for payment together with the monthly statement.
The remaining copies (audit copy) are filed in date sequence for future reference.
a) Except for transfer to authorized travel agents of amounts covered by coupons, all transfer to the City Ledger represent a special credit privilege and should only be allowed to clients who have approved credit accounts opened in their names.
The Officer authorizing the transfer should sign on the Hotel copy of the guest bill after verification of the name and address of the party to whom the invoice is to be submitted. He must also check for compliance with all other requisites regarding the granting of credit.
No transfer voucher is necessary since the approval and all pertinent data appear clearly on the guest bill.
b) For transfer of amounts between the Guest and City Ledgers, where the bill is not attached to the corresponding City Ledger control folio at the Front Office, a Transfer Voucher will be prepared. This will record the accounts affected, with reason for the transfer, and authorization.
The transfer of reservation deposit upon arrival of a guest is an example of this type.
c) Internal transfers of balances within the City Ledger will be recorded simultaneously in the City Ledger control folio or the City Ledger Transcript.
A transfer voucher be prepared in each case and filed for audit reference

4. Late Charges
Late charges usually occur when the guest has signed for charges immediately before his departure. As a result these will not have been included in their folio when he checks out. These are usually breakfast checks, mini-bar consumptions or telephone charges for which the checks have not been delivered to the Billing Office in time for posting to the folio.
It is the duty of the Hotel Controller to take appropriate measures to lessen such charges. They can be reduced by speeding up the delivery of vouchers between various outlets to the Billing Office and instructing the cashiers on proper check-out procedures.
It is impractical to check with each operated department for charges pending at check-out time as it will delay the guest. Instead, the Front Office cashier should inquire from departing guests whether vouchers have been signed during the preceding hour. This is regarded as the most effective measure to lessen late charges.
Should late charges occur, these will be posted to the Late Charges Receivable Account for action by the Credit Officer.
It is the duty of the Credit Officer to examine and review the collectable of such charges against the guest history, credit status and method of payment.
Any charges considered uncollectible should be recommended by the Credit Manager to be written of, preferably in the same month as the original charge was raised.

5. Discounts and Allowances (Rebate)
These apply to allowances granted to guests for reasons such as disputed local telephone charges, room rate adjustments, adjustment of over-charges and adjustments for unsatisfactory services, etc.
For any credit of this nature, a Rebate Voucher must be prepared in which the room number, name of the guest, amount, department affected and detailed explanation will be entered in the appropriate places.
Rebate Voucher are pre-numbered with a separate series controlled at the Front Desk (for discounts, allowances and adjustments to Guest’s accounts) and another series in the accounting office (for those applicable to City Ledger accounts).
Allowances for rate adjustments must show full details of how the computation was made and why.
Allowance for overcharges and unsatisfactory service must also show a full explanation for the adjustment.
For more detail, please refer to Rebate policy

6. In-house Entertainment Account

Details of the party entertained and the reason should be entered on the check by the officer. These charges will be posted to a specific account in the City Ledger as for normal City Ledger Charges.
At the end of each month, a summary is prepared analyzing individual officers’ entertainment by locations. The total of the entertainment charges is to be reserved from sales.
All entertainment checks covered by the summary are sent to the costing section for calculating the cost and debit to respective department’s entertainment account through the monthly standard journal.

7. Control of the Entertainment Account
At the beginning of the year, an entertainment budget is prepared for individual personnel.
A daily summary of entertainment by individual officers will be prepared by the Accounts Receivable Supervisor and passed to the Controller/General Manager for scrutiny. This will enable management to ensure that the privilege is being exercised properly and will allow for appropriate action to be taken in case of abuse.
An Entertainment Return is prepared monthly and included in the monthly report of the Controller.

B) BILLING AND COLLECTION:

1. Invoice & statement bulling
Invoices and Statements should be prepared and send on the following schedule:
- Bills for Banquets and functions should be mailed not more than three (3) days.
- Hotel credit card holder accounts should be mailed monthly.
- The statement for airline crews should be sent by hand twice a month or monthly as per arrangement with the airlines themselves.
- The statement for companies and agents should be billed as soon as possible after the check-out but should not be more than seven (7) days or as per arrangement with companies or agents themselves.
- For EDC machine system, the charge amount will be sent daily upon closing and the payment will be received as per the contract of credit card company.
- Food and Beverage bills of employees who have authorized to sign should be deducted from salary at the end of each month.

2. Reminder & collection
a. Local companies
After the bills & statement has been sent to a company and no payment has been received within 2 to 3 weeks, the Credit officer should contact the company by telephone in order to collect the payment.
b. Local travel:
The terms of payment for local travel agents are within 15-30 days after receiving our bills & statement. The new agents as the hotel accept the voucher should be requested to settle the statement within fifteen (15) days. If no payment has been paid in due time, the Credit officer should contact the agent by telephone first and should this be unsuccessful, reminders first upon 45 days, second 60 days and last upon 90 days should be sent.
c. Foreign Travels:
The first reminder should be sent after 30-40 days of dispatching the statement. The facsimile or telex should be used after 30 days if no response has beep received and a copy should be furnished to Sunrise Beach Resort Sales Office or Sunrise Beach Resort Controller in that area for future assistance

3. Collection incentive scheme:
- To maintain the hotel’s receivable at the lowest possible level and improve the company’s cash position, and also to minimize the long overdue accounts, the following are the incentive scheme for the collector:
- The Collector must achieve a monthly Collection Efficiency (CE) of not less than eighty per cent (80%) on accounts assigned to him excluding accounts of credit card companies.
- Collection Efficiency is computed as follows:

Total amount collected for the month
CE rate =
Total amount assigned for collection during the month

4. Dunning Procedures:
Accounts which were not paid on their due dates must be monitored by the credit officer with the assistance of Financial Controller. It is the responsibility of the credit officer to remind clients on the payment of their accounts. The following are the different classes of dunning:
- Dunning by mail
Letter of a friendly reminder to follow up billing must be made. Second or third reminder may be sent, however the last reminder should be given personally or sent by a courier or registered mail to keep record of the acknowledgment receipt for the future action
- Dunning by Telephone
Conditions:
1. High valued accounts requiring personal attention.
2. Concern as to accuracy of address.
3. Concern as to existence of debtor.
4. Settlement of disputes in correspondence.
5. High balance account.
6. Request of assistance from Sunrise Beach Resort Hotel.
- Dunning by Fa

Kết quả (Việt) 1:

THỦ TỤC IIA) CHUYỂN GIAO CHO THÀNH PHỐ LEDGER 1. tổngCác nguồn chính của thu nhập của khách sạn là:(a) phòng(b) thực phẩm và đồ uống(c) khác bán hàng vùng(d) thu nhập từ nhượng bộ(e) cho thuê các cửa hàng và hiển thị trường hợp, vv.Đây có thể được giải quyết bởi một trong những phương pháp sau đây:(a) rút tiền trong KS(b) thẻ tín dụng(c) ủy quyền tín dụng sắp xếp với các cơ quan du lịch và các công ty thương mại, và đôi khi với cá nhân.Trong hệ thống kế toán khách sạn, khách và thành phố Ledger tài khoản được giới thiệu để ghi lại các giao dịch phải thu.2. đánh Ledger giao dịchTrong khi khách có trong nhà, hóa đơn của khách được nộp theo thứ tự số phòng, cùng với đăng ký thẻ và đánh folio. Thư ký hóa đơn phải xác minh chữ ký trên kiểm tra đối với các khách mời đăng ký thẻ trước khi gửi bài.Ngày khởi hành, nếu khách chọn để giải quyết các tài khoản của mình bằng tiền mặt, folio sẽ được đóng cửa giảm và đi cho kiểm tra đêm. Nếu thẻ tín dụng hoặc hình thức khác của sắp xếp tín dụng là để được sử dụng, folio và hỗ trợ kiểm tra được truyền đến Accounts Receivable để gửi bài vào sổ kế toán phụ Accounts Receivable trước khi nộp hồ sơ 3. thành phố Ledger giao dịchSau khi xác minh bởi phần kiểm toán, tất cả thành phố Ledger khoản phụ phí phải được thông qua tài khoản phải thu phần để chế biến tiếp vào tài khoản cá nhân tiểu ledger.Điều chỉnh hoặc chuyển sẽ được thực hiện thông qua các tạp chí giảm giá khi được chấp thuận bởi GM/bộ điều khiểnNgay sau khi những chi phí được gửi đến các tài khoản cá nhân của thành phố Ledger và hòa giải, bản sao của kiểm tra đánh được đệ trình với mỗi tài khoản trong thứ tự chữ cái. Họ sẽ được trình bày cho khách hàng thanh toán cùng với các báo cáo hàng tháng.Các bản sao còn lại (kiểm toán bản sao) được đệ trình trong ngày thứ tự để tham khảo trong tương lai.bản) ngoại trừ cho chuyển đến ủy quyền đại lý du lịch của số tiền được bảo hiểm bởi phiếu giảm giá, tất cả chuyển đến thành phố Ledger đại diện cho một đặc ân đặc biệt tín dụng và chỉ nên được phép cho khách hàng những người đã chấp thuận tài khoản tín dụng mở trong tên của họ.Các viên chức cho phép chuyển nên đăng trên bản sao khách sạn của các hóa đơn đánh sau khi xác minh tên và địa chỉ của Đảng mà hóa đơn là được gửi. Ông cũng phải kiểm tra cho phù hợp với tất cả các requisites khác liên quan đến việc cấp tín dụng.Không có phiếu chuyển là cần thiết từ sự chấp thuận và tất cả các dữ liệu cần thiết xuất hiện rõ ràng trên các hóa đơn đánh.b) cho chuyển những lượng giữa khách và thành phố Ledgers, nơi các hóa đơn không gắn liền với folio kiểm soát thành phố Ledger tương ứng tại văn phòng mặt trận, một phiếu chuyển sẽ được chuẩn bị sẵn sàng. Điều này sẽ ghi lại các tài khoản bị ảnh hưởng, với lý do cho việc chuyển giao, và ủy quyền.Việc chuyển giao các khoản tiền gửi tại khi xuất hiện của một khách là một ví dụ về loại này.Dịch vụ đưa đón c) nội bộ của các cân đối trong thành phố Ledger sẽ được ghi lại cùng một lúc trong thành phố Ledger kiểm soát folio hoặc bảng điểm Ledger City.Một phiếu chuyển được chuẩn bị trong từng trường hợp và nộp cho kiểm tra tài liệu tham khảo4. cuối chi phíChi phí cuối thường xảy ra khi khách đã ký cho chi phí ngay lập tức trước khi khởi hành của mình. Kết quả là chúng sẽ không có được bao gồm trong folio của họ khi ông kiểm tra. Đây thường là kiểm tra Bữa sáng, mini bar consumptions hoặc phí điện thoại mà kiểm tra đã không được chuyển giao cho văn phòng thanh toán trong thời gian cho gửi bài đến folio.Đó là nhiệm vụ của bộ điều khiển khách sạn để có các biện pháp thích hợp để giảm bớt các chi phí. Họ có thể được giảm bằng cách đẩy mạnh việc cung cấp các chứng từ giữa các cửa hàng khác nhau đến văn phòng thanh toán và hướng dẫn những cashiers về thủ tục đi đúng.Nó là không thực tế kiểm tra với từng bộ phận điều hành cho các khoản phí đang chờ giải quyết tại giờ trả phòng, vì nó sẽ trì hoãn khách. Thay vào đó, thủ quỹ văn phòng mặt trận nên tìm hiểu từ khởi hành khách cho dù chứng từ đã được ký kết trong những giờ trước. Đây được coi là các biện pháp hiệu quả nhất để giảm bớt chi phí cuối.Nên chi phí trễ xảy ra, đây sẽ được đăng lên muộn chi phí thu tài khoản cho các hành động của các viên chức tín dụng.Đó là nhiệm vụ của các viên chức tín dụng để kiểm tra và xem xét tập hợp của các chi phí so với lịch sử đánh, tình trạng tín dụng và phương thức thanh toán.Bất kỳ khoản phí nào được coi là uncollectible nên được đề nghị của bộ phận tín dụng phải được ghi, tốt nhất là trong tháng như phí ban đầu đã được nâng lên. 5. giảm giá và phụ cấp (giảm giá)Này áp dụng cho các khoản phụ cấp được trao cho khách cho lý do như tranh chấp khoản phí điện thoại địa phương, Phòng tỷ lệ điều chỉnh, điều chỉnh chi hơn- phí và điều chỉnh cho không đạt yêu cầu dịch vụ, vv.Đối với bất kỳ tín dụng của thiên nhiên này, một phiếu giảm giá phải được chuẩn bị trong đó phòng số, tên đánh, số lượng, vùng ảnh hưởng và giải thích chi tiết sẽ được nhập ở những nơi thích hợp. Phiếu giảm giá có sẵn số với một loạt riêng biệt quản lý tại quầy lễ tân (cho giảm giá, phụ cấp và điều chỉnh vào tài khoản của khách) và một loạt trong văn phòng kế toán (đối với những người áp dụng cho thành phố Ledger tài khoản).Phụ cấp cho điều chỉnh tỷ lệ phải hiển thị đầy đủ chi tiết về làm thế nào tính toán đã được thực hiện và tại sao.Trợ cấp cho overcharges và không đạt yêu cầu dịch vụ cũng phải hiển thị một lời giải thích đầy đủ cho việc điều chỉnh.Để chi tiết hơn, xin vui lòng tham khảo chính sách giảm giá6. trong nhà giải trí tài khoảnCác chi tiết của Đảng giải trí và lý do nên được nhập vào kiểm tra bởi các viên chức. Các chi phí sẽ được đăng lên một tài khoản cụ thể trong thành phố Ledger đối với bình thường thành phố sổ kế toán chi phí.Vào cuối mỗi tháng, một bản tóm tắt được chuẩn bị phân tích cá nhân viên giải trí của địa điểm. Tổng cộng chi phí giải trí là dành từ việc bán hàng.Kiểm tra giải trí tất cả được bảo vệ bởi các bản tóm tắt sẽ được gửi đến phần chi phí để tính toán chi phí và ghi nợ tài khoản tương ứng của bộ giải trí thông qua hàng tháng tạp chí tiêu chuẩn.7. Control of the Entertainment AccountAt the beginning of the year, an entertainment budget is prepared for individual personnel.A daily summary of entertainment by individual officers will be prepared by the Accounts Receivable Supervisor and passed to the Controller/General Manager for scrutiny. This will enable management to ensure that the privilege is being exercised properly and will allow for appropriate action to be taken in case of abuse.An Entertainment Return is prepared monthly and included in the monthly report of the Controller.B) BILLING AND COLLECTION:1. Invoice & statement bullingInvoices and Statements should be prepared and send on the following schedule:- Bills for Banquets and functions should be mailed not more than three (3) days.- Hotel credit card holder accounts should be mailed monthly.- The statement for airline crews should be sent by hand twice a month or monthly as per arrangement with the airlines themselves.- The statement for companies and agents should be billed as soon as possible after the check-out but should not be more than seven (7) days or as per arrangement with companies or agents themselves.- For EDC machine system, the charge amount will be sent daily upon closing and the payment will be received as per the contract of credit card company.- Food and Beverage bills of employees who have authorized to sign should be deducted from salary at the end of each month.2. lời nhắc nhở & bộ sưu tậpa. địa phương công tySau khi các hóa đơn và tuyên bố đã được gửi đến một công ty và không thanh toán đã nhận được trong vòng 2-3 tuần, các viên chức tín dụng nên liên hệ công ty qua điện thoại để thu thập các khoản thanh toán.sinh du lịch địa phương:Điều khoản thanh toán cho các đại lý du lịch địa phương trong vòng 15-30 ngày sau khi nhận được hóa đơn & tuyên bố của chúng tôi. Các đại lý mới như là khách sạn chấp nhận các chứng từ nên được yêu cầu để giải quyết các báo cáo trong vòng mười lăm (15) ngày. Nếu không có thanh toán đã được trả tiền do trong thời gian, tín dụng nhân viên nên liên hệ với các đại lý bằng điện thoại đầu tiên và nên điều này là không thành công, gửi lời nhắc trước khi 45 ngày, thứ hai 60 ngày và cuối khi 90 ngày.c. nước ngoài đi:Những lời nhắc nhở đầu tiên nên được gửi sau 30-40 ngày lập các tuyên bố. Fax hoặc telex nên được sử dụng sau khi 30 ngày nếu không có phản ứng có tiếng bíp nhận được và một bản sao sẽ được cấp cho văn phòng bán hàng Sunrise Beach Resort hoặc Sunrise Beach Resort điều khiển trong khu vực đó để được hỗ trợ trong tương lai 3. bộ sưu tập chương trình ưu đãi:-Để duy trì của khách sạn phải thu ở mức thấp nhất có thể và cải thiện trí tiền mặt của công ty, và cũng để giảm thiểu các tài khoản dài quá hạn, sau đây là các chương trình ưu đãi cho các nhà sưu tập:-Các nhà sưu tập phải đạt được một hàng tháng bộ sưu tập hiệu quả (CE) của không ít hơn tám mươi phần trăm (80%) vào tài khoản Google được chỉ định cho anh ta không bao gồm các tài khoản của công ty thẻ tín dụng.-Bộ sưu tập hiệu quả được tính như sau: Tổng số tiền thu thập cho thángCE tỷ lệ = Tổng số tiền được gán cho bộ sưu tập trong tháng4. dunning thủ tục:Tài khoản mà không được trả tiền trên của hạn phải được giám sát bởi các viên chức tín dụng với sự hỗ trợ của bộ điều khiển tài chính. Nó là trách nhiệm của nhân viên tín dụng để nhắc nhở khách hàng trên các khoản thanh toán của tài khoản của họ. Sau đây là các lớp khác nhau của dunning:-Dunning bằng thư Lá thư của một lời nhắc nhở thân thiện để theo dõi thanh toán phải được thực hiện. Nhắc nhở thứ hai hoặc thứ ba có thể được gửi, Tuy nhiên những lời nhắc nhở cuối cùng nên được cho cá nhân hoặc được gửi bởi một chuyển phát nhanh hoặc thư đã đăng ký để giữ các bản ghi nhận sự thừa nhận đối với hành động trong tương lai -Dunning qua điện thoạiĐiều kiện:1. cao có giá trị tài khoản yêu cầu sự quan tâm cá nhân.2. quan tâm về tính chính xác của địa chỉ.3. quan tâm về sự tồn tại của con nợ.4. giải quyết tranh chấp trong thư.5. cao số dư tài khoản.6. yêu cầu trợ giúp từ Sunrise Beach Resort Hotel.-Dunning bởi Fa

Kết quả (Việt) 2:

II THỦ TỤC A) CHUYỂN ĐẾN CITY Ledger 1. Chung Các nguồn thu nhập chính của khách sạn là: (a) Phòng (b) Thực phẩm và đồ uống (c) Khác Phòng Kinh Doanh (d) Thu nhập từ nhượng (e) Cho thuê cửa hàng và Show-trường hợp, vv Đây có thể được giải quyết bằng một trong những phương pháp sau đây: (a) Tiền mặt (b) Thẻ tín dụng. (c) sắp xếp tín dụng được phép với các cơ quan du lịch và các công ty thương mại, và đôi khi với các cá nhân trong hệ thống kế toán khách sạn, Khách và thành phố Ledger Accounts được giới thiệu để ghi lại các khoản phải thu giao dịch. 2. Các giao dịch của khách Ledger Trong khi khách đang ở nhà, hóa đơn khách của được nộp trong chuỗi số phòng, cùng với các thẻ đăng ký và folio khách. Lục Thanh toán phải xác minh chữ ký trên séc chống lại thẻ đăng ký của khách trước khi gửi bài. Ngày khởi hành, nếu khách lựa chọn để giải quyết tài khoản của mình bằng tiền mặt, folio sẽ được đóng lại và chuyển cho Kiểm toán Night. Nếu thẻ tín dụng hoặc các hình thức sắp xếp tín dụng đang được sử dụng, các folio và kiểm tra việc hỗ trợ được thông qua với các khoản phải thu cho đăng lên các khoản phải thu phụ sổ kế toán trước khi nộp đơn 3. Giao dịch thành phố Ledger Sau khi xác minh bởi các mục kiểm toán, tất cả các chi phí thành phố Ledger sẽ được thông qua vào mục Tài khoản phải thu để chế biến tiếp lên tiểu sổ cái tài khoản. Cá nhân điều chỉnh hoặc chuyển tiền sẽ được thực hiện thông qua các tạp chí Rebate theo phê duyệt của GM / Controller. Chẳng bao lâu sau khi những chi phí được gửi đến các tài khoản cá nhân thành phố Ledger và hòa giải, các bản sao của séc Khách đang đệ trình với mỗi tài khoản trong thứ tự chữ cái. Họ sẽ được trình bày cho khách hàng thanh toán kèm với tuyên bố hàng tháng. Các bản sao còn lại (bản sao kiểm toán) được nộp trong chuỗi ngày để tham khảo trong tương lai. A) Trừ trường hợp chuyển nhượng cho các đại lý du lịch có thẩm quyền của các khoản bao phủ bởi các phiếu giảm giá, tất cả chuyển đến Thành phố Ledger đại diện cho một đặc ân tín dụng đặc biệt và chỉ nên cho phép các khách hàng đã chấp nhận các tài khoản tín dụng mở trong tên của họ. Cán bộ cho phép chuyển nhượng phải ký vào bản sao của hóa đơn của khách sạn sau khi xác minh tên và địa chỉ của các bên tham gia mà hóa đơn là phải nộp. Ông cũng phải kiểm tra cho phù hợp với tất cả các vật dụng cần thiết khác liên quan đến việc cấp tín dụng. Không có chứng từ chuyển nhượng là cần thiết kể từ khi chính và tất cả các dữ liệu thích hợp xuất hiện rõ ràng trên các hóa đơn của khách. B) Đối với chuyển tiền giữa Khách và thành phố Ledgers, nơi hóa đơn không gắn liền với các thành phố tương ứng Ledger kiểm soát folio tại Văn phòng Mặt trận, một Voucher Transfer sẽ được chuẩn bị. Điều này sẽ ghi lại các tài khoản bị ảnh hưởng, với lý do cho việc chuyển giao, và ủy quyền. Việc chuyển tiền đặt cọc khi đến nơi của một khách là một ví dụ về loại này. C) chuyển nội bộ số dư trong thành phố Ledger sẽ được ghi đồng thời trong thành phố folio kiểm soát Ledger hoặc các thành phố Ledger Transcript. Một chứng từ chuyển nhượng được chuẩn bị trong mỗi trường hợp và nộp để tham khảo kiểm toán 4. Phí Late phí muộn thường xảy ra khi vị khách đã ký hợp đồng với phí ngay lập tức trước khi khởi hành. Kết quả là những không sẽ được đưa vào trong folio của họ khi ông kiểm tra ra. Đây thường là những kiểm tra bữa ăn sáng, tiêu hao mini-bar hoặc chi phí điện thoại mà các kiểm tra đã không được chuyển giao cho Văn phòng Thanh toán trong thời gian cho đăng lên folio. Đây là nhiệm vụ của các khách sạn khiển để có biện pháp thích hợp để giảm bớt các chi phí đó. Họ có thể được giảm bằng cách tăng tốc việc cung cấp các chứng từ giữa cửa hàng khác nhau cho Văn phòng Thanh toán và hướng dẫn thủ quỹ về thủ tục trả phòng thích hợp. Nó là không thực tế để kiểm tra với từng bộ phận hoạt động cho các chi phí chưa lúc check-out như nó sẽ trì hoãn khách hàng. Thay vào đó, các nhân viên thu ngân Front Office nên hỏi thông tin từ khởi hành khách dù chứng từ đã được ký kết trong các giờ trước đó. Đây được coi là biện pháp hiệu quả nhất để giảm bớt chi phí trễ. Nếu trễ phí xảy ra, chúng sẽ được gửi đến các khoản phí Late Tài khoản phải thu cho hành động của các nhân viên tín dụng. Đây là nhiệm vụ của các nhân viên tín dụng để kiểm tra và xem xét các sưu tập của phí như vậy đối với lịch sử của khách, tình trạng tín dụng và phương thức thanh toán. Mọi chi phí được coi là khó đòi nên được khuyến khích bởi người quản lý tín dụng được viết trong, tốt nhất trong cùng tháng như phí ban đầu đã được nâng lên. 5. Giảm giá và phụ cấp (Rebate) Những áp dụng đối với các khoản phụ cấp cấp cho khách vì lý do như chi phí tranh chấp địa phương điện thoại, điều chỉnh tỷ lệ room, điều chỉnh quá phí và điều chỉnh cho các dịch vụ không đạt yêu cầu, vv Đối với bất kỳ tín dụng của chất này, một Voucher Rebate phải được chuẩn bị, trong đó số phòng, tên của khách hàng, số lượng, bộ phận bị ảnh hưởng và giải thích chi tiết sẽ được nhập vào những nơi thích hợp. Rebate Voucher là số sẵn với một loạt riêng biệt kiểm soát ở bàn lễ tân (giảm giá, trợ cấp và điều chỉnh các tài khoản Guest) và bộ phim khác trong phòng kế toán (đối với những người áp dụng cho các tài khoản Thành phố Ledger). Trợ cấp điều chỉnh lãi phải thể hiện đầy đủ chi tiết về cách tính toán đã được thực hiện và tại sao. Phụ cấp cho overcharges và dịch vụ không đạt yêu cầu cũng phải chỉ ra một lời giải thích đầy đủ cho việc điều chỉnh. Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng tham khảo chính sách giảm giá 6. Trong nhà Entertainment tài khoản chi tiết của các bên được giải trí và lý do cần được nhập vào kiểm tra bởi các sĩ quan. Những khoản phí này sẽ được gửi vào một tài khoản cụ thể trong thành phố như Ledger cho Phí phố Ledger bình thường. Vào cuối mỗi tháng, một bản tóm tắt được lập phân tích vui chơi giải trí cá nhân cán bộ 'theo địa điểm. Tổng các chi phí vui chơi giải trí sẽ được dành riêng từ việc bán hàng. Tất cả các séc giải trí bao phủ bởi các bản tóm tắt được gửi đến phần chi phí cho việc tính toán chi phí và thẻ ghi nợ vào tài khoản tương ứng của bộ phận giải trí thông qua các tạp chí tiêu chuẩn hàng tháng. 7. Kiểm soát của Tài khoản Entertainment Vào đầu năm nay, một ngân sách giải trí được chuẩn bị cho các nhân viên cá nhân. Một bản tóm tắt hàng ngày của giải trí của công chức cá nhân sẽ được chuẩn bị bởi các Giám sát Tài khoản phải thu và chuyển tới Controller / Tổng Giám đốc cho giám sát. Điều này sẽ cho phép quản lý để đảm bảo rằng các đặc quyền đang được thực hiện đúng và sẽ cho phép hành động thích hợp để được thực hiện trong trường hợp lạm dụng. Một Entertainment Return được chuẩn bị hàng tháng và bao gồm trong báo cáo hàng tháng của Controller. B) TÍNH TIỀN VÀ THU: 1 . Hóa đơn và giấy báo bulling hoá đơn và báo cáo phải được chuẩn bị và gửi về lịch trình như sau: - Phiếu tiệc chiêu đãi và chức năng phải được gửi không quá ba (3) ngày. - Tài khoản chủ thẻ tín dụng khách sạn phải được gửi hàng tháng. - Báo cáo cho phi hành đoàn có thể gửi qua tay hai lần một tháng hoặc hàng tháng theo thỏa thuận với các hãng hàng không mình. - Báo cáo cho các công ty và các đại lý phải được lập hóa đơn càng sớm càng tốt sau khi trả phòng nhưng không nên quá bảy (7) ngày hoặc theo thỏa thuận với các công ty hoặc đại lý chính mình. - Đối với hệ thống máy EDC, số tiền phí sẽ được gửi hàng ngày khi đóng cửa và việc thanh toán sẽ được nhận theo hợp đồng của công ty thẻ tín dụng. - Thực phẩm và đồ uống các hóa đơn của người lao động đã được ủy quyền ký nên được khấu trừ từ tiền lương vào cuối mỗi tháng. 2. Nhắc nhở & bộ sưu tập một. Các công ty địa phương Sau khi các hóa đơn và giấy báo đã được gửi đến một công ty và không có thanh toán đã được nhận được trong vòng 2-3 tuần, nhân viên tín dụng cần liên hệ với công ty qua điện thoại để thu thập các khoản thanh toán. B. Du lịch địa phương: Điều khoản thanh toán cho các đại lý du lịch địa phương trong vòng 15-30 ngày sau khi nhận được hóa đơn và giấy báo của chúng tôi. Các đại lý mới như khách sạn chấp nhận các chứng từ nên được yêu cầu giải quyết các tuyên bố trong vòng mười lăm (15) ngày. Nếu không có thanh toán đã được thanh toán đúng hạn, cán bộ tín dụng cần liên hệ với các đại lý của điện thoại đầu tiên và điều này sẽ không thành công, nhắc nhở lần đầu tiên khi 45 ngày, sau 60 ngày và kéo dài trên 90 ngày phải được gửi. C. Travels nước ngoài: Những lời nhắc nhở lần đầu tiên nên được gửi đi sau 30-40 ngày kể từ ngày gửi đi tuyên bố. Các fax hoặc telex nên được sử dụng sau 30 ngày nếu không có phản ứng đã beep nhận được và một bản sao phải được trang bị để Sunrise Beach Resort Văn phòng kinh doanh hoặc Sunrise Beach Resort Controller trong khu vực đó để được hỗ trợ trong tương lai 3. Bộ sưu tập chương trình ưu đãi: - Để duy trì thu của khách sạn ở mức thấp nhất có thể và nâng cao vị thế tiền mặt của công ty, và cũng để giảm thiểu các tài khoản dài quá hạn, sau đây là những chương trình ưu đãi cho các nhà sưu tập: - The Collector phải đạt được một bộ sưu tập Hiệu quả hàng tháng . (CE) của không ít hơn tám mươi phần trăm (80%) trên tài khoản giao cho ông không bao gồm các tài khoản của các công ty thẻ tín dụng - Bộ sưu tập Hiệu quả được tính như sau: Tổng số tiền thu được trong tháng lãi CE = Tổng số tiền được giao cho bộ sưu tập trong suốt tháng 4. Dunning Thủ tục: Tài khoản mà không được trả vào ngày đáo hạn của họ phải được giám sát bởi các nhân viên tín dụng với sự hỗ trợ của KSTC. Đó là trách nhiệm của các cán bộ tín dụng để nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán của tài khoản của họ. Sau đây là các lớp khác nhau của dunning: - Dunning bằng thư Letter của một nhắc nhở để theo dõi thanh toán phải được thực hiện. Nhắc nhở lần thứ hai hoặc thứ ba có thể được gửi đi, tuy nhiên nhắc nhở cuối cùng nên được cá nhân hoặc gửi bằng chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm để giữ kỷ lục về việc nhận thừa nhận đối với hành động tương lai - Dunning bằng điện thoại Điều kiện: 1. Tài khoản có giá trị cao đòi hỏi sự chú ý cá nhân. 2. Lo ngại về độ chính xác của địa chỉ. 3. Mối quan tâm đến sự tồn tại của con nợ. 4. Giải quyết tranh chấp trong tương ứng. 5. Số dư tài khoản cao. 6. Yêu cầu hỗ trợ từ Sunrise Beach Resort Hotel. - Dunning của Pháp