Objective: Effective management of

Objective:
Effective management of our receivables is critical to our business success. Timeliness of billings, accuracy of the data and effective methods of follow-up are key components of our strategy.
Procedure:

A written record of collection efforts must be maintained on an accounts receivable follow-up report or through the Property Management System, if applicable. This report should always be updated with the following information:
• Date and time the call was made.
• Name of the person spoken with.
• Any response from the person spoken with (e.g., when payment will be received, action plan for payment, who to contact next, etc.).
• If message is left on voicemail, then it must be noted in diary to call again the following day.

All efforts must be made to resolve billing queries or discrepancies with the guest as quickly as possible. Partial payment of undisputed items should always be encouraged.

Overdue (7 to 31 Days)
The Credit Manager is to call the company in question on or around the 15th day after departure and:
• Talk to the person whose name appears on the authorisation letter.
• Obtain and record a date on which payment will be received.
• Obtain and record the cheque number and date of mailing, if the cheque has been mailed.

Overdue (30 to 60 Days)
The Credit Manager is to take the following action, on or around the 40th day after due date:
• Call the person at the company in question who is in charge of making payments and advise them of the overdue payment.
• Confirm that there are no problems with the bill.
• Advise the person that you will wait seven (7) more days to receive payment, prior to turning the account over to the Financial Controller.

Overdue 90 Days
The Financial Controller is to take the files of the overdue accounts, on or around the 90th day after the due date, and again:

• Call the person at the company in charge of making payments and advise them that their billing privileges are suspended.
• Advise that he/she will turn over the account over to Collections to obtain payment.
• Delete this company from all copies of the Direct Billing List, making sure that all Front Desk personnel are aware of the change.
• Continue mailing of collection letters.

Note:
At the monthly credit meeting it may be established that certain attendees could assist Finance with resolving queries on certain accounts. In order to achieve cash flow targets the culture must be everyone is responsible for the credit policy being adhered to, and this must be reinforced at the monthly credit meeting.

Walk Outs
When it becomes obvious that a customer has walked out, a copy of his folio will be marked “walk out” and then processed with the Front Office Manager’s approval (initials by “skip”) as a Direct Bill. However, if after thirty (30) days, and after all attempts to reach the customer have failed, and no payment has been received, the account should be provided for in the Reserve for Bad Debts, and written off accordingly.

Note:
Head Office must be treated and chased like any other debtor and statements sent accordingly. All Head Office employees must settle their invoices on departure with the exception of those functions/conferences that are pre-booked with a quoted purchase order number and contact number.

Kết quả (Việt) 1:

Mục tiêu: Hiệu quả quản lý khoản phải thu của chúng tôi là rất quan trọng để chúng tôi kinh doanh thành công. Kịp thời của billings, độ chính xác của dữ liệu và các phương pháp hiệu quả theo dõi là các thành phần quan trọng của chiến lược của chúng tôi.Thủ tục: Một bản ghi văn của bộ sưu tập những nỗ lực phải được duy trì trên một tài khoản phải thu theo dõi báo cáo hoặc thông qua hệ thống quản lý tài sản, nếu có. Báo cáo này nên luôn luôn được Cập Nhật với các thông tin sau:• Ngày và thời gian cuộc gọi được thực hiện.• Tên của người mà nói chuyện với.• Bất kỳ phản hồi từ người sử dụng với (ví dụ như, khi thanh toán sẽ được nhận, kế hoạch hành động cho khoản thanh toán, người liên hệ tiếp theo, etc.).• Nếu tin nhắn còn lại trên thư thoại, sau đó nó phải được ghi chú trong Nhật ký để gọi một lần nữa ngày hôm sau.Tất cả những nỗ lực phải được thực hiện để giải quyết các truy vấn thanh toán hoặc sai lệch với khách càng nhanh càng tốt. Một phần thanh toán các khoản mục không thể tranh cãi nên luôn luôn được khuyến khích. Quá hạn (7-31 ngày)Quản lý tín dụng là để gọi cho công ty trong câu hỏi trên hoặc xung quanh ngày 15 ngày sau khi khởi hành và:• Nói chuyện với những người có tên xuất hiện trên lá thư uỷ quyền.• Có được và ghi lại một ngày mà thanh toán sẽ được nhận.• Có được và ghi lại các chi phiếu số và ngày tháng gửi thư, nếu các chi phiếu đã được gửi.Quá hạn (30-60 ngày) Quản lý tín dụng là để thực hiện hành động sau, trên hoặc xung quanh ngày thứ 40 sau do ngày:• Gọi những người tại công ty trong câu hỏi đã chịu trách nhiệm thực hiện thanh toán và tư vấn cho họ về các khoản thanh toán quá hạn.• Xác nhận rằng không có không có vấn đề với các hóa đơn.• Tư vấn cho những người bạn sẽ đợi bảy (7) ngày nữa để nhận thanh toán, trước khi chuyển vào tài khoản để bộ tài chính điều khiển.Quá hạn 90 ngàyBộ điều khiển tài chính là để lấy các tập tin của tài khoản quá hạn, trên hoặc xung quanh thành phố kỷ niệm 90 năm ngày sau khi ngày đáo hạn, và một lần nữa:• Gọi những người tại công ty chịu trách nhiệm thực hiện thanh toán và tư vấn cho họ đặc quyền thanh toán của họ đang bị đình chỉ.• Tư vấn cho rằng anh/cô ấy sẽ lật qua tài khoản cho các bộ sưu tập để có được thanh toán.• Xóa công ty này từ tất cả các bản sao trực tiếp thanh toán danh sách, đảm bảo rằng tất cả nhân viên Lễ tân đang nhận thức được sự thay đổi.• Tiếp tục gửi thư từ bộ sưu tập chữ.Lưu ý:Tín dụng hàng tháng gặp nó có thể được thành lập một số người tham dự có thể trợ giúp tài chính với việc giải quyết các truy vấn trên tài khoản nhất định. Để đạt được mục tiêu dòng tiền mặt văn hóa phải là tất cả mọi người là chịu trách nhiệm về chính sách tín dụng đang được tôn trọng, và điều này phải được tăng cường tại hội nghị tín dụng hàng tháng.Đi ngoàiKhi nó trở nên rõ ràng rằng một khách hàng đã đi, một bản sao của ông folio sẽ đánh dấu "đi" và sau đó xử lý với sự chấp thuận của người quản lý văn phòng mặt trận (tên viết tắt của "bỏ qua") như là một hóa đơn trực tiếp. Tuy nhiên, nếu sau ba mươi (30) ngày và sau khi tất cả nỗ lực để đạt được các khách hàng đã thất bại, và không thanh toán đã nhận được, tài khoản nên được cung cấp cho trong dự trữ cho khoản nợ xấu, và viết tắt cho phù hợp.Lưu ý:Trụ sở chính phải được xử lý và đuổi giống như bất kỳ khác con nợ và các báo cáo được gửi cho phù hợp. Tất cả các nhân viên văn phòng phải giải quyết các hoá đơn của ngày khởi hành với ngoại lệ của những chức năng nghị được đặt trước với một số thứ tự trích dẫn mua hàng và liên hệ với số.

Kết quả (Việt) 2:

Mục tiêu:
Quản lý hiệu quả các khoản phải thu của chúng tôi là rất quan trọng để kinh doanh thành công của chúng tôi. Kịp thời của các hóa đơn, tính chính xác của dữ liệu và các phương pháp hiệu quả theo dõi là những thành phần quan trọng trong chiến lược của chúng tôi.
Thủ tục:

Biên bản nỗ lực thu thập phải được duy trì trên một thu báo cáo theo dõi các tài khoản hoặc thông qua hệ thống quản lý tài sản, nếu áp dụng . Báo cáo này sẽ luôn được cập nhật với các thông tin sau:
. • Ngày và thời gian cuộc gọi đã được thực hiện
. • Tên người nói với
• Bất kỳ phản ứng từ người nói với (ví dụ, khi thanh toán sẽ được tiếp nhận, kế hoạch hành động để thanh toán, những người liên hệ tới, vv).
• Nếu thông điệp là trái vào hộp thư thoại, sau đó nó phải được lưu ý trong cuốn nhật ký để gọi lại vào ngày hôm sau.

Tất cả những nỗ lực phải được thực hiện để giải quyết các truy vấn thanh toán hoặc sai lệch với các khách càng nhanh càng tốt. Thanh toán một phần các mặt hàng không thể tranh cãi nên luôn luôn được khuyến khích.

Quá hạn (7-31 ngày)
Quản lý tín dụng là để gọi cho công ty trong câu hỏi trên hoặc xung quanh ngày thứ 15 sau khi khởi hành và:
• Nói chuyện với những người có tên trên giấy ủy quyền.
• có được và ghi lại một ngày mà thanh toán sẽ được nhận.
• có được và ghi lại số séc và ngày gửi thư, nếu kiểm tra đã được gửi.

Quá hạn (30-60 ngày)
Quản lý tín dụng là để có những hành động sau đây, trên hoặc khoảng ngày thứ 40 sau ngày đến hạn:
• Gọi cho người tại các công ty trong câu hỏi ai là trách nhiệm về việc thanh toán và tư vấn cho họ về việc thanh toán quá hạn.
• Xác nhận rằng không có vấn đề với các hóa đơn.
• Tư vấn cho người mà bạn sẽ đợi bảy (7) ngày nữa để nhận được thanh toán, trước khi chuyển tài khoản qua các kiểm soát tài chính.

quá hạn 90 ngày
Controller tài chính là để lấy các tập tin của tài khoản nợ quá hạn, trên hoặc xung quanh ngày thứ 90 sau ngày hết hạn, và một lần nữa:

• Gọi cho người tại các công ty trách nhiệm về việc thanh toán và cho họ biết là đặc quyền thanh toán của họ đều bị treo.
• Tư vấn cho rằng anh / cô ấy sẽ chuyển qua tài khoản trên để bộ sưu tập để có được thanh toán.
• Xóa công ty này từ tất cả các bản sao của Danh Thanh toán trực tiếp, đảm bảo rằng tất cả các nhân viên Lễ tân nhận thức được sự thay đổi.
• tiếp tục gửi thư của các chữ cái bộ sưu tập.

Lưu ý:
Tại cuộc họp tín dụng hàng tháng nó có thể được thành lập mà người tham dự nhất định có thể hỗ trợ tài chính với việc giải quyết các truy vấn trên tài khoản nhất định. Để đạt được dòng tiền mặt mục tiêu văn hóa phải là tất cả mọi người là chịu trách nhiệm về chính sách tín dụng đang được tôn trọng, và điều này phải được củng cố tại cuộc họp tín dụng hàng tháng.

Đi bộ Outs
Khi nó trở nên rõ ràng rằng một khách hàng đã bước ra, một bản sao của mình folio sẽ được đánh dấu "bước ra" và sau đó xử lý với sự chấp thuận Front Office Manager (viết tắt của "bỏ qua") như một Bill trực tiếp. Tuy nhiên, nếu sau ba mươi (30) ngày, và sau tất cả những nỗ lực để đạt được các khách hàng đã thất bại, và không có thanh toán đã được nhận, tài khoản phải được quy định trong dự trữ cho khoản nợ xấu, và viết tắt phù hợp.

Lưu ý:
Trụ sở chính phải được xử lý và truy đuổi giống như bất kỳ con nợ khác và báo cáo gửi cho phù hợp. Tất cả nhân viên Trụ sở chính phải quyết toán hoá đơn của họ ngày khởi hành với ngoại lệ của những chức năng / hội nghị được đặt trước với một số đơn đặt hàng được trích dẫn và số liên lạc.