9.1.4 Sức mạnh của danh mục kiểm tra
Một cách tốt để bắt đầu tạo tài liệu và hoạt động hiệu quả hơn
nói chung là sử dụng bản danh sách, hoặc một danh sách những điều sắp xếp sao cho mỗi dòng
hoặc đoạn chứa chỉ một bước. Như mỗi mục được hoàn thành, nó có thể được
kiểm tra bằng cách tạo ra dấu bên cạnh nó.
Danh sách kiểm tra cho phép bạn hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp và sau đó xác nhận rằng bạn đã
hoàn thành các bước. Nó rất rõ ràng rằng bạn bỏ qua một bước, nếu bạn là
9.1 Khái niệm cơ bản 247
đánh dấu chúng như là của mỗi người đều được hoàn thành. Một danh sách kiểm tra có thể được sử dụng bởi người ít kinh nghiệm để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của quá trình này đã được hoàn thành. Yêu cầu nhân viên cơ sở để nộp danh sách kiểm tra hoàn thành hoặc đơn giản chỉ để trao
chúng cho người quản lý của họ là một cách tốt để tạo ra trách nhiệm. Đối với quá trình thực sự quan trọng, đặc biệt là những người mà có thể liên quan đến sự hợp tác của một số người dân hoặc các phòng ban để thực hiện, một danh sách kiểm tra ký kết có thể là một tốt
cách để ghi nhận rằng tất cả các bước đã được thực hiện bởi các bên liên quan. Nhiều SAs sử dụng danh sách kiểm tra trong quản lý công việc hàng ngày của mình để
theo dõi tất cả các bước trong công việc phức tạp và tất cả các nhiệm vụ cần phải
được thực hiện.
Một số danh sách kiểm tra điển hình bao gồm
Tasks • được thực hiện cho mỗi mới thuê
• Các nhiệm vụ phải thực hiện cho mỗi nhân viên chấm dứt
nhiệm vụ • Cài đặt cho mỗi hệ điều hành được sử dụng tại một địa điểm
• Quy trình để lưu trữ và cho lưu trữ off-site của các dữ liệu theo yêu cầu của các
bộ phận pháp lý
• Quy trình để đảm bảo cho các hệ điều hành trước khi triển khai một máy
Thêm danh sách kiểm tra tài liệu hướng dẫn thường xuyên, đặc biệt là cho các nhiệm vụ được
thực hiện thường xuyên. Sau khi sử dụng tài liệu đầy đủ nhiều lần, những
người sẽ chỉ cần danh sách kiểm tra.
Tự động hoá toàn bộ quy trình có thể khó khăn; tự động hoá các bước errorprone nhất từ một danh sách kiểm tra có thể được quản lý hơn. Nếu quá trình này được lặp lại đủ, toàn bộ chuỗi sẽ được dần dần tự động.
9.1.5 Tài liệu lưu trữ
Tạo một khu vực lưu trữ tài liệu, hoặc kho lưu trữ tài liệu, là một bước quan trọng trong quá trình tài liệu. Một vị trí tập trung cung cấp
một điểm khởi đầu cho việc tổ chức và cập nhật các tài liệu. Thông thường, mỗi
SA có bản sao cá nhân của nguồn tài liệu và ghi chú cá nhân; có một
kho lưu trữ trung ương làm cho nó dễ dàng hơn cho người dân để tìm phiên bản mới nhất
của tài liệu.
Tạo ra một kho lưu trữ tài liệu cũng là một cách tuyệt vời để tìm hiểu về các
tài liệu mà bạn đã không nhận ra bạn đã có. Nếu có một kho lưu trữ trung ương,
người sẽ mang lại những mảnh lẻ của tài liệu mà họ đã viết. Hầu hết các
SAs có một hoặc nhiều thư mục đầy đủ các văn bản nhắc nhở và sẽ sẵn sàng
chia sẻ chúng khi có một nơi để đặt chúng.
248 Chương 9 Tài liệu
Phương pháp đơn giản nhất để làm một kho lưu trữ tài liệu là để tạo ra một
thư mục tài liệu trên một khối lượng chia sẻ. Bắt đầu nó đi với một README
tập tin mô tả bất kỳ quy định hoặc chính sách cần được theo sau trong việc đưa ra
các tài liệu để đưa vào kho lưu trữ này. Bạn có thể muốn thêm các
mẫu từ mục 9.1.2. Tạo một thư mục con khởi đặt tên theo
các loại chủ đề bạn muốn có, chẳng hạn như máy tính để bàn hoặc máy in hoặc Linux.
Khi nhân viên SA tạo ra các tài liệu, thêm chúng vào các thư mục con phù hợp, tạo ra một, nếu cần thiết, và sử dụng tên tập tin mô tả tài liệu .
Một người nào đó tìm kiếm một cái gì đó đặc biệt chỉ có thể liệt kê nội dung thư mục con và tìm kiếm cho các hạng mục quan tâm. Ví dụ, một người nào đó tìm kiếm
cho một tài liệu về làm thế nào để thêm máy in có thể danh sách các máy in thư mục con
hoặc liệt kê tất cả các thư mục con và lọc trên bất kỳ tên tập tin bao gồm các
bản in từ.
Thêm điều khiển mã nguồn đến một kho lưu trữ tài liệu có thể hữu ích trong
việc khôi phục các phiên bản trước đó của một tài liệu, nếu ai đó làm cho những thay đổi mà biến
ra là không chính xác, hoặc nếu một tập tin vô tình bị xóa. Nó là ít nhưng nhiều
rắc rối để kiểm tra một phiên bản trùng lặp từ một kho lưu trữ mã nguồn hơn để
làm một khôi phục lại từ bản sao lưu phương tiện truyền thông. Sản phẩm mã nguồn mở, chẳng hạn như Subversion,
làm cho nó dễ dàng để thiết lập một kho đơn giản.
Một trang web có thể là một kho lưu trữ tài liệu xuất sắc, nhưng thủ duy trì các bảng nội dung và như vậy có thể được nhiều việc hơn bạn đang tiết kiệm bằng cách
có các tài liệu ở nơi đầu tiên. Một giải pháp là để cấu hình web
server để xem nội dung của thư mục. Thư mục mặc định nhiều máy chủ web
'danh sách mã chỉ hỗ trợ tên tập tin của một độ dài nhất định, mô tả quá lâu
tên này có thể trở nên bị cắt bớt. Các máy chủ web khác làm cho nó dễ dàng để kiểm soát
chiều rộng tên tập tin được hiển thị trong một chỉ mục.
đang được dịch, vui lòng đợi..
