10.3.1 Control Communications: Inpu

10.3.1 Control Communications: Inputs
10.3.1.1 Project Management Plan
Described in Section 4.2.3.1. The project management plan describes how the project will be executed,
monitored, controlled, and closed. It provides valuable information for the Control Communications process such
as, but not limited to:
• Stakeholder communication requirements,
• Reason for the distribution of the information,
• Timeframe and frequency for the distribution of required information,
• Individual or group responsible for communication of the information, and
• Individual or group receiving the information.
10.3.1.2 Project Communications
Described in Section 10.2.3.1. The Control Communications process involves the activities that are required
for information and communications to be monitored, acted upon, and released to stakeholders. Project
communications come from multiple sources and may vary significantly in their format, level of detail, degree of
formality and confidentiality. Project communications may include but are not limited to:
• Deliverables status,
• Schedule progress, and
• Costs incurred.
10.3.1.3 Issue Log
Described in Section 13.3.3.1. An issue log is used to document and monitor the resolution of issues. It may be
used to facilitate communication and ensure a common understanding of issues. A written log documents and helps
to monitor who is responsible for resolving specific issues by a target date. Issue resolution addresses obstacles
that can block the team from achieving its goals. This information is important to the Control Communications
process as it provides both a repository for what has already happened in the project and a platform for subsequent
communications to be delivered.
10.3.1.4 Work Performance Data
Described in Section 4.3.3.2. Work performance data organizes and summarizes the information gathered,
and presents the results of comparative analysis to the performance measurement baseline.
10.3.1.5 Organizational Process Assets
Described in Section 2.1.4. The organizational process assets that may influence the Control Communications
process include, but are not limited to:
• Report templates;
• Policies, standards, and procedures that define communications;
• Specific communication technologies available;
• Allowed communication media;
• Record retention policies; and
• Security requirements.
10.3.2 Control Communications: Tools and Techniques
10.3.2.1 Information Management Systems
An information management system provides a set of standard tools for the project manager to capture, store,
and distribute information to stakeholders about the project’s costs, schedule progress, and performance. Some
software packages allow the project manager to consolidate reports from several systems and facilitate report
distribution to the project stakeholders. Examples of distribution formats may include table reporting, spreadsheet
analysis, and presentations. Graphic capabilities can be used to create visual representations of project performance
information.
10.3.2.2 Expert Judgment
Expert judgment is often relied upon by the project team to assess the impact of the project communications,
need for action or intervention, actions that should be taken, responsibility for taking such actions, and the timeframe
for taking action. Expert judgment may need to be applied to technical and/or management details and may be
provided by any group or individual with specialized knowledge or training, such as:
• Other units within the organization,
• Consultants,
• Stakeholders, including customers or sponsors,
• Professional and technical associations,
• Industry groups,
• Subject matter experts, and
• Project management office (PMO).
The project manager, in collaboration with the project team, then determines the actions required to ensure that
the right message is communicated to the right audience at the right time.
10.3.2.3 Meetings
The Control Communications process requires discussion and dialogue with the project team to determine
the most appropriate way to update and communicate project performance, and to respond to requests from
stakeholders for information. These discussions and dialogues are commonly facilitated through meetings,
which may be conducted face to face or online and in different locations, such as the project site or the
client’s site. Project meetings also include discussions and dialog with suppliers, vendors, and other project
stakeholders.
10.3.3 Control Communications: Outputs
10.3.3.1 Work Performance Information
Described in Section 4.4.1.5. Work performance information organizes and summarizes the performance data
gathered. This performance data typically provides status and progress information on the project at the level of
detail required by the various stakeholders. This information is then communicated to the appropriate stakeholders.
10.3.3.2 Change Requests
Described in Section 4.3.3.3. The Control Communications process often results in the need for adjustment,
action, and intervention. As a result, change requests will be generated as an output. These change requests are
processed through the Perform Integrated Change Control process (Section 4.5) and may result in:
• New or revised cost estimates, activity sequences, schedule dates, resource requirements, and analysis
of risk response alternatives;
• Adjustments to the project management plan and documents;
• Recommendations of corrective actions that may bring the expected future performance of the project
back in line with the project management plan; and
• Recommendations of preventive actions that may reduce the probability of incurring future negative
project performance.
10.3.3.3 Project Management Plan Updates
Control Communications process may trigger updates to the communications management plan as well as
other components of the project management plan (e.g. stakeholders and human resource management plans).
10.3.3.4 Project Documents Updates
Project documents may be updated as a result of the Control Communications process. These updates may
include, but are not limited to:
• Forecasts,
• Performance reports, and
• Issue log.
10.3.3.5 Organizational Process Assets Updates
The organizational process assets that may be updated include, but are not limited to, report formats and
lessons learned documentation. This documentation may become part of the historical database for both this
project and the performing organization and may include the causes of issues, reasons behind the corrective action
chosen, and other types of lessons learned during the project.

Kết quả (Việt) 1:

10.3.1 kiểm soát thông tin liên lạc: Độc
10.3.1.1 dự án quản lý kế hoạch
được mô tả trong phần 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án mô tả làm thế nào dự án sẽ được thực thi,
giám sát, kiểm soát, và đóng cửa. Nó cung cấp thông tin có giá trị cho truyền thông kiểm soát quá trình như vậy
như, nhưng không giới hạn:
• bên liên quan truyền thông yêu cầu,
• Các lý do cho việc phân phối các thông tin,
• khung thời gian và tần số cho việc phân phối các yêu cầu thông tin,
• cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm về giao tiếp các thông tin, và
• cá nhân hoặc nhóm nhận được thông tin.
10.3.1.2 dự án truyền thông
được mô tả trong phần 10.2.3.1. Trình điều khiển thông tin liên lạc liên quan đến các hoạt động được yêu cầu
cho thông tin và truyền thông phải được theo dõi, đã hành động theo, và phát hành để các bên liên quan. Dự án
truyền thông đến từ nhiều nguồn và có thể thay đổi đáng kể trong định dạng của họ, cấp độ chi tiết, mức độ
hình thức và bảo mật. Dự án truyền thông có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
• tình trạng phân phôi,
• tiến bộ lịch trình, và
• chi phí phát sinh.
10.3.1.3 vấn đề đăng nhập
Mô tả trong phần 13.3.3.1. Một vấn đề đăng nhập được sử dụng để tài liệu và giám sát việc giải quyết vấn đề. Nó có thể
được sử dụng để tạo thuận lợi cho giao tiếp và đảm bảo một sự hiểu biết chung của vấn đề. Một bản ghi văn tài liệu và giúp
để giám sát những người chịu trách nhiệm về việc giải quyết vấn đề cụ thể theo ngày mục tiêu. Vấn đề giải quyết địa chỉ trở ngại
mà có thể chặn các nhóm từ việc đạt được mục tiêu của mình. Thông tin này là quan trọng về thông tin điều khiển
xử lý vì nó cung cấp cả một kho lưu trữ cho những gì đã xảy ra trong dự án và một nền tảng cho tiếp theo
truyền thông sẽ được chuyển giao.
10.3.1.4 dữ liệu hiệu suất công việc
được mô tả trong phần 4.3.3.2. Dữ liệu hiệu suất làm việc tổ chức và tóm tắt thông tin thu thập,
và trình bày kết quả của các phân tích so sánh để các hiệu suất đo lường baseline.
10.3.1.5 tổ chức quá trình tài sản
được mô tả trong phần 2.1.4. Tài sản quá trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến thông tin điều khiển
quá trình bao gồm, nhưng không giới hạn:
• báo cáo mẫu;
• chính sách, tiêu chuẩn và các thủ tục xác định thông tin liên lạc;
• Cụ thể giao tiếp công nghệ có sẵn;
• phương tiện truyền thông được phép;
• chính sách lưu giữ hồ sơ; và
• bảo mật yêu cầu.
10.3.2 kiểm soát truyền thông: công cụ và kỹ thuật
10.3.2.1 Hệ thống quản lý thông tin
một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một bộ các công cụ tiêu chuẩn cho quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ,
và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí của dự án, lịch trình tiến bộ, và hiệu suất. Một số
gói phần mềm cho phép dự án quản lý để củng cố các báo cáo từ một số hệ thống và tạo thuận lợi cho báo cáo
phân phối cho các bên liên quan của dự án. Ví dụ về định dạng phân phối có thể bao gồm bảng báo cáo, bảng tính
phân tích, và thuyết trình. Khả năng đồ họa có thể được sử dụng để tạo ra hình ảnh đại diện của dự án hiệu suất
thông tin.
10.3.2.2 chuyên gia bản án
chuyên gia bản án thường dựa theo bởi nhóm dự án để đánh giá tác động của truyền thông dự án,
cần cho hành động hoặc sự can thiệp, hành động cần được thực hiện, chịu trách nhiệm cho việc hành động như vậy, và khung thời gian
cho thực hiện hành động. Bản án chuyên gia có thể cần phải được áp dụng cho chi tiết kỹ thuật và/hoặc quản lý và có thể
cung cấp bởi bất kỳ nhóm hay cá nhân với kiến thức chuyên môn hoặc đào tạo, chẳng hạn như:
• các đơn vị khác trong tổ chức,
• tư vấn,
• bên liên quan, bao gồm cả khách hàng hoặc nhà tài trợ,
• chuyên nghiệp và Hiệp hội kỹ thuật,
• nhóm ngành công nghiệp,
• vấn đề các chuyên gia, và
• Văn phòng quản lý dự án (Măng xông PMO).
quản lý dự án, phối hợp với nhóm dự án, sau đó xác định các hành động cần thiết để đảm bảo rằng
thư phải được truyền đạt đến đúng đối tượng tại đúng thời gian.
10.3.2.3 cuộc họp
quá trình kiểm soát các thông tin liên lạc cần thảo luận và đối thoại với nhóm dự án để xác định
cách thích hợp nhất để cập nhật và giao tiếp hiệu suất dự án, và để đáp ứng các yêu cầu từ
bên liên quan để thông tin. Các cuộc thảo luận và đối thoại thường tạo điều kiện thông qua các cuộc họp,
mà có thể được thực hiện mặt đối mặt hoặc trực tuyến và các địa điểm khác nhau, chẳng hạn như dự án trang web hoặc các
trang web của khách hàng. Cuộc họp dự án cũng bao gồm các cuộc thảo luận và đối thoại với nhà cung cấp, nhà cung cấp, và dự án khác
bên liên quan.
10.3.3 kiểm soát truyền thông: kết quả đầu ra
10.3.3.1 thông tin hiệu năng công việc
được mô tả trong phần 4.4.1.5. Thông tin hiệu năng công việc tổ chức và tóm tắt dữ liệu hiệu suất
thu thập. Dữ liệu hiệu suất này thường cung cấp thông tin tình trạng và tiến bộ về dự án ở cấp độ của
chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau. Thông tin này sau đó được truyền đạt đến các bên liên quan thích hợp.
10.3.3.2 yêu cầu thay đổi
được mô tả trong phần 4.3.3.3. Truyền thông kiểm soát quá trình thường kết quả trong sự cần thiết cho điều chỉnh,
hành động và can thiệp. Kết quả là, yêu cầu thay đổi sẽ được tạo ra như một đầu ra. Những thay đổi yêu cầu
xử lý thông qua quá trình điều khiển thay đổi thực hiện tích hợp (phần 4.5) và có thể dẫn đến:
• New hoặc ước tính chi phí sửa đổi, các hoạt động trình tự, lịch trình ngày, yêu cầu tài nguyên, và phân tích
nguy cơ phản ứng lựa chọn thay thế;
• điều chỉnh để các kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu;
• khuyến nghị của hành động khắc phục có thể mang lại hiệu suất dự kiến trong tương lai của dự án
trở lại phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; và
• Đề nghị các hành động dự phòng mà có thể làm giảm khả năng phát sinh trong tương lai tiêu cực
dự án hiệu suất.
10.3.3.3 dự án quản lý kế hoạch Cập Nhật
truyền thông kiểm soát quá trình có thể kích hoạt bản Cập Nhật cho kế hoạch quản lý truyền thông cũng như
các thành phần khác của kế hoạch quản lý dự án (ví dụ như các bên liên quan và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực).
10.3.3.4 dự án tài liệu Cập Nhật
dự án tài liệu có thể được Cập Nhật là kết quả của quá trình kiểm soát truyền thông. Các bản Cập Nhật có thể
bao gồm, nhưng không giới hạn:
• dự báo,
• hiệu suất báo cáo, và
• vấn đề bản
10.3.3.5 cập nhật tài sản quá trình tổ chức
tài sản quá trình tổ chức có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn ở định dạng báo cáo và
bài học tài liệu. Tài liệu này có thể trở thành một phần của cơ sở dữ liệu lịch sử cho cả hai điều này
dự án và tổ chức thực hiện và có thể bao gồm những nguyên nhân của vấn đề, lý do đằng sau hành động khắc phục
được lựa chọn, và các loại bài học đã học được trong dự án.